Manuais
Como fazer o registo de Séries de Documentos na AT no PHC CS Web

De acordo com as novas regras de faturação e segundo o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, "os sujeitos passivos devem comunicar por via eletrónica à AT, antes da sua utilização, a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado".

Para a obtenção do código de validação das séries de documentos, os sujeitos passivos devem comunicar:

  • O identificador da série do documento;
  • O tipo de documento, de acordo com as tipologias documentais definidas;
  • O início da numeração sequencial a utilizar na série;
  • A data prevista de início da utilização da série para o qual é solicitado o código de validação. 

 

O registo das séries de documentos na Autoridade Tributária (AT) é essencial para o preenchimento do ATCUD - Código Único do Documento. Assim, este código é composto pelo código de validação e pelo número sequencial do documento. Trata-se de um código que permite identificar univocamente um documento, independentemente do seu emitente, do tipo de documento e da série utilizada.

O "ATCUD" é reportado no ficheiro SAF-T e incluído no Código QR. Deve estar presente nos documentos impressos e eletrónicos imediatamente acima do Código QR. Em documentos com mais do que uma página, o "ATCUD" deve estar incluído em todas elas.

 

Tópicos Relacionados
Para obter outras informações sobre campos ou áreas relacionadas com o registo de séries de documentos na AT, aceda ao tópico pretendido:
  • Como configurar recibos de conta corrente
  • Como configurar dossiers internos
  • FAQS – Código QR e as soluções PHC

 

Para registar as séries de documentos, o utilizador deve seguir os seguintes passos:

1. Aceda ao ecrã de Monitor de Registo de Séries na AT (Menu Configurações > Administração > Monitor de Registo de Séries na AT).

 

 

Informação
 
O ecrã Monitor de Registo de Séries na AT está disponível em todas as Gamas e se o utilizador tiver acesso ao módulo Supervisor. Para poder registar ou alterar a série neste monitor, o utilizador deverá ter acesso de Introduzir em "Séries de documentos na AT ".

 

2. Neste monitor é possível consultar as séries por registar e registadas na AT e surgem os seguintes campos:

Na grelha apresentada, em cada série é possível verificar a seguinte informação:

  • Séries de documentos: Selecionar a tabela da série escolhida ou todas as tabelas.
  • Ver apenas séries por registar: Selecionar esta opção para ver apenas as séries por registar. (Está ativa sempre que entra no monitor)
  • Botão "Ver listagem": Ao clicar surge a listagem de séries conforme as opções acima escolhidas.

Na grelha apresentada, em cada série é possível verificar a seguinte informação:

  • Tipo de documento: Tipo do documento do preenchimento do SAF-T.
  • Identificador da série: Identificador interno da série de documentos. Quando a numeração sequencial dos documentos é reiniciada com a mudança de ano (Séries anuais): "Ano + Identificador atribuído pela aplicação + Código da série". Quando a numeração dos documentos mantém a sequência independentemente da mudança de ano (Séries contínuas): " Identificador atribuído pela aplicação + Código da série".
  • Nome da série: Nome do documento na série.
  • Ano da série: Ano que corresponde a série anual. Se série que mantém a numeração sequencial na mudança do ano, surge a palavra "Contínua".
  • Data de início de utilização: Data prevista para o início da utilização da série.
  • Início da numeração: Início da numeração do documento na série.
  • Código de validação (AT): Código atribuído pela AT no momento do registo da série, que deve integrar o ATCUD - Código Único de Documento.
  • Estado da Série: Caso a série ainda não tenha sido registadas na AT aparece o badge "Por registar". Se a série já tiver sido registada na AT mas ainda não tiver sido utilizada aparece o badge "Registada" sem cadeado, pelo que ainda é possível fazer alterações ao registo da mesma. Caso a série já tenha sido registada na AT e utilizada aparece o badge "Registada" com cadeado, pelo que neste caso já não é possível qualquer alteração.
  • Data de registo: Data de registo da série.

 

Registo das séries manual

3. Escolha a série que está "Por registar" e clique no botão de situado na coluna do Código de validação (AT).

4. Registe o código atribuído pela AT. A "Data de início de utilização" (É possível alterar se "Séries anuais") está pré-preenchida com a data atual no momento do registo. O "Início da numeração" (É possível alterar se "Séries anuais") está pré-preenchido com "1" quando série anual. No caso de "Série contínua" surge o último nº do documento emitido nessa série.

 

Notas
 

- Se a série do documento tem ativada a opção "Manter número sequencial na mudança de ano", isto é, a numeração dos documentos mantém a sequência independentemente da mudança de ano, apenas necessita de ser registada uma única vez na AT, dispensando a necessidade de registo todos os anos.
- Se a série do documento tem desativa a opção "Manter número sequencial na mudança de ano", isto é, a numeração sequencial dos documentos é reiniciada com a mudança de ano, tem de ser registada na AT todos os anos.

 

5. Depois de todos os campos preenchidos pode clicar em "Gravar" e assim é possível realizar a emissão de faturas e de documentos fiscalmente relevantes cumprindo com os requisitos exigidos.

6. Ao emitir um documento, os campos "Código QR" e "ATCUD" devem estar presentes nos documentos impressos e eletrónicos. O "ATCUD" deve estar imediatamente acima do "Código QR" e em documentos com mais do que uma página, deve estar incluído em todas elas.

 

Informação
 
Ao registar o código de validação fornecido pela Autoridade Tributária (AT) no Monitor de Registo de Séries na AT, no período de obrigatoriedade, quando o utilizador vai registar um documento de faturação ou um documento fiscalmente relevantes é retornada uma mensagem no início do ecrã a informar que o código irá ser validado quando o documento for gravado.
Ao gravar o documento, se o código de validação estiver incorreto vai ser retornada uma mensagem indicando que o código não está em conformidade com o código que foi atribuído pela AT, assim o utilizador não conseguirá gravar o documento e vai ter que alterar o código de validação no monitor.
Caso o código não esteja correto, e se já existir algum documento criado com essa série a aplicação não permitirá gravar o documento, mostrando uma mensagem com essa informação.

No registo de um documento que utilize uma série registada com código de validação manual e que não esteja validada, irá ser apresentada a mensagem: "O registo desta série na Autoridade Tributária ainda não se encontra validado. Ao gravar o documento o software irá validar se a série está corretamente registada na Autoridade Tributária."

Esta validação dos códigos é feita através do Webservice, e permite ao utilizador que colocou de forma manual o código de validação ter a informação se o código é o correto.
De referir que para ser feita esta validação do código das séries, é necessário ter acesso ao módulo de Documentos Eletrónicos e ter os parâmetros do Webservice para registo de séries corretamente configurados.

 

Registo das séries via webservice

 

Dicas
 
Para poder registar as series via webservice será necessário ter as gamas PHC Advanced ou PHC Enterprise, ter acesso ao módulo de Documentos Eletrónicos e os seguintes parâmetros corretamente preenchidos com os dados fornecidos pela AT:
- Webservice para registo de séries: Password
- Webservice para registo de séries: Utilizador
- Webservice para registo de séries: URL

 

Na listagem de séries apresentada no "Monitor de Registo de Séries na AT", pode selecionar a(s) série(s) que pretende registar e clicar no botão "Registar séries selecionadas" que se encontra no rodapé do ecrã, e receberá uma mensagem a informar que as séries selecionadas foram registadas com sucesso, informando qual o respetivo código de validação, assim como atualiza o mesmo na própria listagem na coluna "Código de validação".

Apenas poderão ser selecionadas as séries que não tenham código de validação da AT preenchido manualmente ou que não tenham sido registadas via webservice anteriormente. Para poder registar uma série via webservice serão feitas as seguintes validações:

  • A data de inicio de utilização não pode ser inferior a data atual
  • O número de início de utilização não pode ser inferir ou igual a zero
  • Não pode ter o código de validação preenchido
  • Caso se verifiquem estas situações serão apresentadas mensagens informativas ao utilizador, razão pela qual não podem ser registadas as séries via webservice.

 

Notas
 
No "Monitor de Registo de Séries na AT" são apresentadas, somente, as séries que tenham preenchido o seu "Tipo para SAF-T"

 

No que respeita às séries de documentos, foram criadas novas regras ligadas ao seu registo na AT. Deste modo:

- Séries registadas não podem ser eliminadas;

- Séries registadas e sem documentos emitidos não podem ser alteradas nas seguintes configurações: "Tipo de documento para SAF-T", "Série para recuperação de dados" e "Manter número sequencial na mudança de ano";

- "Série para documentos importados" não pode ser registada na AT;

- "Série para recuperação de dados" pode ser registada na AT.

 

Informação
Pode consultar, ainda, as questões frequentes relacionadas com Séries/ATCUD no portal das finanças.
 
 
Informação
O registo de séries via webservice apenas está disponível com PHC On ativo e em todas as gamas.