Este capítulo visa explicar o funcionamento da emissão de compras a fornecedores. Na barra de ferramentas deste ecrã, quando em modo de consulta, existem várias opções que são comuns a todos os ecrãs, nomeadamente a procura de registos.

ECRÃ EM MODO DE INTRODUÇÃO/ALTERAÇÃO

É possível emitir um documento de compra a partir da Cópia de um Dossiers ou da Cópia de outro documento de Compra.

Fornecedor
Permite registar o nome do fornecedor para o qual se vai emitir o adiantamento. Este campo tem procura incremental pelo que ao começar a digitar as primeiras letras do nome do fornecedor, a aplicação mostra todos os fornecedores cujo nome inicia com as letras inseridas. Desta forma o utilizador não precisa de escrever o nome do fornecedor completo. Através do botão  também se pode procurar um fornecedor, bastando digitar a primeira letra do seu nome e procurar. Se não digitar qualquer valor o software apresenta uma listagem com todos os fornecedores para seleção. Pode também criar um novo fornecedor, assim, caso introduza no campo o nome de um fornecedor que ainda não exista, aparece por baixo do campo uma mensagem com um caminho que, ao clicar, abre o ecrã "Fornecedores" com o nome que foi introduzido. Ao gravar os dados do novo fornecedor o Documento de Compras é atualizado com os dados do fornecedor. Depois do registo gravado o campo com o nome do fornecedor fica sublinhado, pois ele é, na realidade, um link que permite navegar diretamente para a ficha do fornecedor.

Número
Neste local fica indicado o número do fornecedor e o do seu estabelecimento, caso exista. Inserindo o nº do fornecedor a aplicação preenche automaticamente o seu nome. Se o fornecedor tiver um estabelecimento basta no campo em frente ao do nº digitar o estabelecimento que se pretende.

Documento
Neste local fica indicado o tipo de documento de compra. Quando o documento é de autofaturação, após gravar o documento, surge no campo superior direito, o botão  indicando que este documento é um documento certificado.

Número do Documento
Permite registar o número do documento.

Data interna
Neste campo fica registada a data da compra. Para alterar a data de forma rápida basta clicar em cima do campo para se aceder a um calendário no qual se pode selecionar facilmente a data pretendida.

Condições de Pagamento
Este campo permite indicar as condições de pagamento do fornecedor. Se esta informação se encontrar preenchida na ficha do fornecedor, ela é automaticamente atualizada na compra ao escolher o fornecedor.

Data original
Permite indicar a data original do documento. Para alterar a data basta clicar em cima do campo para aceder a um calendário.

Data de Vencimento
Serve para registar a data de vencimento do documento de compra. Para alterar a data basta clicar em cima do campo para aceder a um calendário.

Hora para Movimento de Stock
Este campo apenas está disponível na gama Enterprise, com a ativação do parâmetro Stock: Utiliza valorização de stocks por data e hora quando o custeio de stock é 'Preço de Custo Ponderado' (reinstalar triggers) e permite registar a hora para movimento de stock da compra.

Moeda habitual
Neste campo fica registada a moeda do fornecedor. Caso estejam configuradas Moedas estrangeiras e Taxas de Conversão para o Euro na aplicação PHC CS Desktop, o utilizador dispõe das mesmas neste campo, permitindo-lhe indicar a moeda utilizada no documento de compra. Assim que o utilizador alterar a moeda do documento para uma moeda estrangeira, a aplicação disponibiliza as colunas Pr.Unit.Moeda e Total Moeda nas linhas do documento.

Utiliza câmbio fixo
Permite colocar um câmbio fixo no documento.

Para adicionar os artigos existem três opções:

 Ao selecionar esta opção, terá acesso ao ecrã de "Escolha de Artigos/Serviços" disponíveis. Quando o utilizador Voltar, depois de adicionar o(s) artigo(s), o mesmo será colocado nas linhas da compra, na quantidade definida.

 Adiciona uma linha à compra. Nesta linha o utilizador poderá o início do valor da referência ou da designação que, automaticamente, após o segundo caratere, apareçam no máximo, os sete primeiros registos. À medida que vão sendo colocados mais carateres, mais restrita vai ficando a pesquisa. Após selecionar um dos campos, são automaticamente preenchidos os restantes campos, ou seja, se preencher a referência ao selecionar o valor pretendido, é automaticamente preenchida a designação e preço unitário, o mesmo se passa com a descrição. Para que a pesquisa incremental funcione é necessário ter o parâmetro Usa "autocomplete" em todos os campos texto, no PHC CS Desktop, ativo.

 Este botão permite que seja copiada uma estrutura de dados a partir de um ficheiro com extensão .xls. Este ficheiro deve conter na primeira linha os nomes dos cabeçalhos da grelha, sendo que abaixo devem ser inseridos os respetivos valores a importar. Ao copiar os dados, a aplicação verifica se é passado um campo de referência e vai buscar os respetivos valores configurados para essa mesma referência. Após esse processo, atribui os valores do ficheiro a cada um dos campos facultados, formatando os campos tendo em conta as formatações dos respetivos campos (se existentes), sendo por fim atualizados os totais dos documentos.

Ao importar as linhas de artigos através do ficheiro Excel, pode simplesmente escrever apenas a designação da linha (ou qualquer informação que pretender nessa coluna) e a aplicação trata essa informação não como um artigo, mas sim como um texto e incorpora essa informação na grelha do documento.

Através da seta azul do lado esquerdo da listagem pode consultar alguns dados do artigo. Para escolher os artigos basta colocar a quantidade pretendida e premir o botão de Adicionar artigos. Caso a listagem apresente várias páginas e o utilizador pretenda selecionar referências de páginas diferentes, deve primeiro selecionar as referências da primeira página e adicioná-las de imediato ao documento. Só depois deve selecionar as que pretende na segunda página e adicioná-las ao documento. Para voltar ao documento deve premir o botão Voltar .

O documento de compra assume as referências selecionadas disponibilizando a Referência, Designação e os campos referentes a quantidades e valores.

O utilizador pode atribuir descontos a cada uma das linhas. Ao ter o parâmetro Usa grelha de processamento em servidor inativo, ou seja, caso o utilizador utilize a grelha de processamento em browser (navegador), poderá ter até seis descontos nas linhas dos artigos. O número dos descontos pretendido nas linhas é definido no parâmetro "Número de descontos nas linhas dos documentos de compra (0 a 6)" em PHC CS Desktop.

Assim como terá a possibilidade de criar uma nova ficha de ativos diretamente através de uma linha de um artigo (caso possua o módulo PHC CS Imobilizado web).

Caso possua artigos compostos são introduzidas linhas com o artigos e os respetivos componentes. Na coluna C é possível identificar qual/is o(s) componentes(s) do artigo composto visto que a opção na linha fica ativa. Se alterar o preço, os descontos ou a quantidade do artigo composto, os componentes são atualizados. O contrário não se verifica, ou seja, se alterar o preço, desconto ou quantidade do componente, não atualiza o artigo composto. Se num artigo composto tiver a opção Permite incluir componentes durante a edição dos documentos, é ainda apresentado o botão  onde é possível acrescentar uma linha a seguir ao último componente do produto composto. Esta opção apenas está disponível se o parâmetro Permite incluir novos componentes estiver ativo.

Para poder usufruir desta funcionalidade é necessário que tenha um artigo composto configurado no PHC CS Desktop e o parâmetro no nó de Compras Utiliza produtos composto ativado.

Sujeito a Inversão
Permite indicar se a referência em questão está sujeita a inversão do sujeito passivo de IVA.

Encomenda
Este campo é útil para transportar dados entre documentos, podendo o conteúdo ser utilizado noutro documento.

% de desconto financeiro
Permite indicar um desconto financeiro em percentagem ou em valor.

Valor do desconto financeiro ou Desconto financeiro moeda
Este campos aparecem caso o documento seja em Euros ou em moeda estrangeira, respetivamente. Permite inserir um desconto financeiro em valor de acordo com a moeda escolhida no documento.

Base de incidência
Este campo indica a base de incidência do IVA do documento de acordo com a moeda escolhida. Se o documento for em euros visualiza o campo Base de incidência. Se o documento for em moeda estrangeira visualiza o campo Total sem IVA

Moeda. Total de IVA ou Total IVA Moeda
Este campo regista o total do documento, de acordo com a moeda escolhida. Se o documento for em euros visualiza o campo Total de IVA. Se o documento for em moeda estrangeira visualiza o campo Total IVA Moeda.

Total ou Total Moeda
Este campo regista o total do documento de acordo com a moeda escolhida. Se o documento for em euros visualiza o campo Total.
Se o documento for em moeda estrangeira visualiza o campo Total Moeda. Se alterar a designação da moeda no parâmetro de PHC CS Desktop Nome da moeda Euro para extenso (plural), os campos Total sem IVA, Total IVA e Total apresentam-se com a descrição da moeda à frente. Por exemplo: Se utilizarmos o Dólar Australiano (AUD) a aplicação apresenta:

• Total sem IVA AUD 
• Total IVA AUD 
• Total AUD

Caso o parâmetro da aplicação PHC CS Desktop: Utiliza controlo sobre a aprovação para pagamento esteja ativo, ficam visíveis os campos:

MULTIPAGAMENTO PRÉ-DATADO

Para o separador “Multi-pagamento pré-datado” ser apresentado no PHC CS Web, são necessárias as seguintes configurações: 

• Documentos de Faturação - Nas configurações de faturação da série pretendida para a utilização do multi-pagamento, no parâmetro "Conta corrente Cód do movimento de c/c de Multi-pagamento" na “Valor da variável escolhida” deve ser selecionado o respetivo nome da série (i.e.: Série “Faturas” - colocar “V/Fatura” nesta opção de configuração). Podem ser criadas várias condições de pagamento no ecrã “Condições de Pagamento” que utilizam o multi-pagamento e as mesmas podem ser associadas a um cliente;   
• Compras - Nas configurações do “Documento”, na opção “Cod. mov. c/c multi-pagamento" no separador “Config. Compras e Pagamentos” deve ser selecionada a série pretendida para o multi-pagamento (i.e.: Documento “V/Fatura” - colocar “V/Fatura” nesta opção de configuração). Na ficha do fornecedor não é possível de associar um plano de pagamento próprio mas é possível selecionar nas “Condições de Pagamento” uma que utilize multi-pagamento.

Uma vez configurado o multi-pagamento, o separador “Multi-pagamento pré-datado” possui várias funcionalidades: 

Utiliza multi-pagamento pré-datado

Apresenta as configurações das “Condições de Pagamento” que tiverem sido selecionadas para a Fatura/Compra. Se existir um multi-pagamento associado, a opção “Utiliza multi-pagamento pré-datado” fica automaticamente ativa; 

Para além das condições de pagamento, existe também a possibilidade de configuração do multi-pagamento diretamente no ecrã ao ativar manualmente as seguintes opções:

Valor da entrada inicial | “Nº de pagamentos | Titulos pré-datados | Pagamento mensal” ou “Dias de intervalo”

No separador multi-pagamento, é dada a possibilidade de fracionar o pagamento de acordo com o “Valor da entrada inicial”, o “Nº de pagamentos”, “Titulos pré-datados”, “Pagamento mensal” ou “Dias de intervalo”.

Nas linhas da grelha é possível introduzir “Nº do Título” , o “Banco” e a “Forma de pagamento”.
Para obter os valores dos vários multi-pagamentos, é necessário clicar no botão . Para cada pagamento criado, a forma de pagamento pode ou não ser definida (Cheque, Transferência Bancária, Débito Direto, etc). 

Outras opções da linha

• Introduzir um ativo a partir de uma compra, caso possua o módulo de Imobilizado  
• Referência -  Apresenta a referência da linha 
• Designação - Apresenta a designação da linha IVA 
• Possibilidade de alterar o IVA associado à linha Suj. a IRS  
• Possibilidade de alterar se a linha encontra-se a sujeita a IRS ou não Ativo
• Associar um ativo à linha

Ativo -  Este campo só está visível se possuir o módulo de Imobilizado. Nele o utilizador poderá visualizar a referência do ativo correspondente à referência de stocks que introduziu na compra. Na compra de um novo ativo, o utilizador tem a possibilidade de selecionar por pesquisa incremental o novo ativo já criado em Ativos.

Para mais informações, pode consultar o tópico: Constituição da Tabela de Ativos (PHC CS Web)

COMPRAS COM NÚMEROS DE SÉRIE

Para lançar números de série nas compras deve possuir o módulo PHC CS Equipamento.

Caso tenha o parâmetro "Utiliza números de série nas compras" ativo passa a ser possível realizar compras com números de série. Deve ter em atenção se o código de movimento de conta corrente não tem ativo a opção "Não permite agregar equipamentos".

Ao adicionar um artigo à grelha que esteja configurado para ser um artigo com números de série fica disponível o botão com a opção "Número de série".

Se selecionar a opção "Números de série" fica disponível a modal que permite gerar os números de série para o artigo. A quantidade de linhas disponível para criar um número de série depende da quantidade que está a comprar do artigo.

A janela possui os seguintes campos:

• Quantidade de dígitos - Definido através do parâmetro "Número de zeros no número de série automático".
• Número inicial**- Corresponde ao número de série mais alto presente nos equipamentos.
• Botão "Gerar números de série" - Preenche a coluna "Número de série" tendo em conta o campo "Número inicial".
• Grelha "Defina os números de série"
  • Número de série - Número de série principal
  • Série opcional - Número de série opcional
  • Observações - Preenche as observações no separador "Situação atual do equipamento" no ecrã "Equipamentos"
  • Marca - Preenchido por defeito com a marca do equipamento
  • Modelo - Preenchido por defeito com a modelo do equipamento
  • Tipo - Preenchido por defeito com o tipo do equipamento
  • Armazém - Armazém de destino

**Número Inicial - Utilizando o CS Desktop, o campo "Número Inicial" varia mediante o valor do parâmetro "Número de zeros no número de série automático" quando se está a gerar números de séries nas compras acabando por ir buscar o último número de série tendo em conta a quantidade de dígitos. No CS Web o campo "Numero inicial" vai buscar o maior número de série existente no software.

Desta forma, é possível gerar os números de série quer de forma automática quer de forma manual. Ao gravar a "Compra" são criados os equipamentos com o número de série.

Na introdução da compra, caso seja selecionado um código de movimento de conta corrente a débito, a opção "Números de série" disponível no botão "Opções de registo de linha" apenas permite a escolha do número de série do equipamento comprado ao fornecedor em questão.

Após gravar a compra, o número de série é criado no ecrã "Equipamentos" com a devida informação preenchida.

ECRÃ EM MODO DE CONSULTA

A partir da v202403, nas "Opções de registo" passa a existir a opção "Duplicar" que permite ao utilizador criar um registo de compras idêntico ao que está no ecrã.

Após consultar um documento de compra, caso exista um documento que já tenha regularizado parcialmente ou na totalidade esta compra passará a estar visível o botão  .

Se a compra estiver parcialmente regularizada é apresentada a informação, caso esteja regularizada na sua totalidade surge e ao clicar no botão "Ver regularizações"  passará a surgir a informação ao utilizador do(s) documento(s) que regularizam a compra, sendo possível navegar para o respetivo registo ou para a conta corrente do fornecedor.

A partir da v202402 tem disponível o botão , que permite atualizar e/ou corrigir o valor do custo dos artigos (referentes ao atual documento de compra) nas linhas dos documentos de faturação.
Após clicar no botão, surge uma mensagem ao utilizador a indicar que foi iniciada a atualização e que pode consultar o seu resultado no Monitor de Processamentos Assíncronos: