Para cumprir as exigências da legislação fiscal, as empresas são obrigadas a conceder acesso à Autoridade Tributária (AT) aos documentos fiscalmente relevantes, sempre que solicitado.
O Cegid PHC Web facilita este processo, permitindo a extração rápida e segura do Arquivo Digital Legal, garantindo a conformidade legal e a integridade dos documentos.
Como realizar a extração:
1 - Aceda ao Cegid PHC CS/ Evolution Web;
2 - Navegue no menu aplicacional até ao Monitor de Gestão Documental;
3 - No canto superior direito do Monitor de Gestão Documental, clique no botão 
;
4 - É aberta uma janela de configuração, na qual o utilizador define:
- O ano contabilístico a exportar (preenchido automaticamente com o ano ativo no software),
- O intervalo de meses, definido por defeito de Janeiro a Dezembro,
- O e-mail para onde será enviado o link de download (por defeito é usado o e-mail do perfil do utilizador).
Por defeito, a opção "Apenas arquivo legal" está ativa.
5 - Depois de confirmada a operação, o download do ficheiro ZIP é iniciado diretamente no navegador, e é enviado o ficheiro para o e-mail preenchido.
Informação
Os documentos em rascunho não são considerados durante a extração do arquivo digital.
Apenas documentos finalizados são incluídos na extração.
Notas
O botão "Extração do Arquivo Digital" está disponível para utilizadores que sejam administradores do package "Documentos Intranet". Pode definir este acesso no ecrã "Utilizadores" no separador "Opções de acesso".
Conteúdo do Arquivo Digital Legal
O arquivo legal reúne apenas os ficheiros relevantes para efeitos fiscais. São incluídos:
- Anexos de documentos que tenham sido emitidos pela própria empresa, sempre que estes forem Fiscalmente Relevantes, e
- Anexos de documentos recebidos pela empresa, sempre que estes forem Fiscalmente Relevantes e tenham dados contabilísticos.
Conteúdo do Arquivo Digital completo
Quando a opção "Apenas arquivo legal" está inativa, são extraídos todos os anexos armazenados no Cegid Docs, sem levar em conta o período ou relevância fiscal.
Notas
Para clientes sem o módulo de Contabilidade (sem integração na contabilidade) o contabilista pode efetuar o averbamento manualmente na plataforma Cegid-Docs, de forma a que sejam considerados totalmente arquivados para efeitos de Arquivo Digital Legal e sejam considerados na extração. Para consultar sobre edição de anexos na aplicação Cegid Docs, consultar
aqui.