Aumente a capacidade de comunicação da sua empresa
Existem diversas formas de uma empresa estabelecer comunicação com os clientes ou de abordar novos contactos.
Tão importante como o tipo de abordagem, via e-mail, telefone,
carta ou fax, entre outros, é o registo destas interacções.
Por outro lado, esta comunicação é sempre bilateral, pelo que a empresa também é constantemente
contactada pelos seus clientes.
Quantas vezes ligámos, enquanto clientes, para uma instituição, pela segunda ou terceira vez e ouvimos a seguinte expressão:
O senhor já tinha ligado? Quando? – Não sabia.
Existem muitas formas de transmitir um recado, mas deixando o post-it para trás, a PHC desenvolveu
uma ferramenta que muito eficazmente lhe permite guardar este tipo de informação, salvaguardando-o de respostas
que, como a anterior, transmitem uma sensação de desorganização e
fazem-nos sentir menos confiantes relativamente a u ma organização.
Para que os utilizadores possam saber sempre que determinado cliente ligou, ou que
naquela data foi enviada uma proposta por correio, o software PHC CRM Comercial e PHC Gestão dispõem
de um monitor que guarda o registo de todas a chamadas telefónicas, correspondência recebida e
efectuada, visitas e marcações a clientes, clientes potenciais, contactos, pessoas e negócios.
Caso possua o PHC ControlDoc, esta ferramenta permite-lhe ainda registar todos os anexos relacionados com o contacto, cliente,
etc.
O funcionamento deste monitor é muito simples.
Se, por exemplo, um cliente telefona a confirmar a data de uma futura reunião, o utilizador
pode seleccionar as comunicações por data, escolhendo visualizar apenas as comunicações com data futura.
Pode, ainda, visualizar todas as comunicações com data passada para procurar uma marcação já efectuada no mês passado. Se
necessita de extrair mais informação relativamente a uma comunicação, o utilizador
pode facilmente consultá-la a partir deste ecrã.
Mas o registo de comunicações não lhe permite apenas
consultar, possibilita-lhe ainda introduzir novas visitas.
Concluindo, com esta funcionalidade, que se encontra disponível em todas as gamas a partir da versão
2008, pode acompanhar sempre as interacções com os seus clientes, desde o primeiro contacto às visitas marcadas para datas futuras.
Os benefícios do registo e consulta desta informação de forma organizada são inegáveis para qualquer instituição, cliente e
até mesmo para o próprio utilizador.
Contamos que lhe seja útil esta informação e aguardamos que nos envie as suas sugestões.
Esteja atento às próximas edições da iDirecto.
Márcia Silva
Controlo de Qualidade
PHC
Julho 2008
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