Arquivo Organizado, Redução de Custos, Melhor Ambiente
Quantas vezes teve de ir
ao arquivo da sua empresa procurar um determinado documento? E
enquanto estava à procura, encontrava tudo menos aquilo que o
levou até lá? Acredito que até teve vontade de desistir, certo?
A procura incessante de um documento, correspondência, ficheiro
ou qualquer outro elemento, recepcionado pela sua empresa,
acabou!
Como?
Disponível a partir da versão 2004, o
módulo PHC ControlDoc
disponibiliza o ecrã de Gestão Documental, que de uma forma
extremamente simples, rápida na sua pesquisa e devidamente
organizada, permite efectuar a gestão de toda a documentação da
sua empresa.
Ao aceder a este ecrã poderá visualizar os seus documentos
(anexos) de uma forma global ou, no caso de um documento ou
anexo específico, poderá realizar uma pesquisa e aplicar filtros
de forma a facilitar a sua procura. Também é possível neste ecrã
visualizar os seus documentos, ou anexos, por tabelas ou pastas.
De que forma?
Ao clicar no botão “Novo
Anexo” deverá definir qual a origem do mesmo (localizar um
ficheiro, usar um scanner ou escolher um anexo existente), sendo
possível guardar o ficheiro que será gerado, dentro de uma
tabela ou apenas criar uma ligação na tabela para o ficheiro de
origem.
Por último surgir-lhe-á o
ecrã onde deverá preencher o campo Resumo, seleccionar o campo
que permitirá definir a Pasta onde será colocado o anexo, uma
breve descrição no sentido de facilitar a sua pesquisa e,
facultativamente, poderá definir quais as palavras para procura.
Se o anexo se encontrar
relacionado com as tabelas FT (Facturação) ou BO (Dossiers
Internos), por defeito os campos correspondentes à Tabela e ao
Documento encontram-se preenchidos.
Após a gravação o anexo
surgirá na pasta correspondente, sendo possível, através das
opções disponíveis no ecrã de Gestão Documental, que o mesmo
seja visualizado, enviado por email, extraído ou copiado para o
disco.
Por outro
lado, poderá configurar o anexo de diferentes formas tais como,
ser acedido por password, ser alterado ou visualizar-se o
registo de origem e, se o anexo se encontrar gravado na base de
dados e a opção “Guarda Histórico” se encontrar activa na pasta
do anexo, é possível conhecer a sua versão.
Visto a gestão de
documentação das empresas ser um assunto de extrema importância
perante a realidade actual, poderá através da gestão documental
do Software PHC, não só reduzir o consumo de papel e melhorar a
gestão do seu arquivo, como também contribuir para a melhoria na
sustentabilidade ecológica e consequentemente ver reduzida a
pegada de carbono da sua empresa.
Porque queremos que se
sinta “em casa” ao trabalhar com PHC, envie as suas sugestões
através do link
Sugestões iDirecto PHC.
Contamos que lhe seja
útil esta informação e esteja atento às próximas edições da
iDirecto.
Até
à próxima,
Manuela Costa
Qualidade
PHC
Maio 2010
Veja ainda...
Registo das comunicações com o cliente
Fatura Eletrónica
Histórico dos Anexos PHC ControlDoc
O Monitor de trabalho
Como anexar um documento a um registo do Software PHC
PHC Outlook Addin para o ControlDoc
Feedback nos e-mails
Monitor global dos anexos
Módulo PHC Documentos Eletrónicos
Anexos com ficheiros compactados
Impressão de documentos para arquivo digital