No mundo dos ERP só há uma realidade melhor do que fazer uma implementação que renova e moderniza uma empresa – é avaliar posteriormente essa implementação e concluir que a mudança foi mesmo para melhor, que a empresa está a ser mais produtiva e a ter um desempenho superior.
Se concorda com esta afirmação, então perguntamos: Como pode chegar a essa conclusão sem fazer uma auditoria pós-implementação, ou pelo menos uma rápida análise?
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No mundo dos ERP só há uma realidade melhor do que fazer uma implementação que renova e moderniza uma empresa – é avaliar posteriormente essa implementação e concluir que a mudança foi mesmo para melhor, que a empresa está a ser mais produtiva e a ter um desempenho superior.
Se concorda com esta afirmação, então perguntamos: Como pode chegar a essa conclusão sem fazer uma auditoria pós-implementação, ou pelo menos uma rápida análise?
A resposta é: não pode.
E no entanto aquilo que verificamos é que muitas empresas não auditam nem analisam as suas implementações de ERP, nem a curto nem a longo prazo. |
Há uma razão por trás disso, é claro. As auditorias podem consumir tempo e dinheiro, dois recursos que para além de serem preciosos já foram profusamente gastos na fase de implementação.
O último desejo de uma empresa, depois de terminar uma implementação de ERP, é ouvir falar em novos custos de tempo e de dinheiro.
Mas mesmo tendo isso em conta, fazemos outra pergunta: Se foi bastante trabalhoso implementar o ERP, não vai querer avaliar os resultados de todo esse trabalho?
Julgamos que a resposta é positiva. E uma vez que se as auditorias pós-implementação são a ferramenta por excelência para fazer essa avaliação, passamos à próxima questão: Qual é então a melhor forma de se fazer uma auditoria?
O nosso histórico diz-nos que é difícil encontrar uma fórmula que funcione em todas as situações e em todas as empresas.
Mas há um conjunto de passos transversais que podem e devem ser seguidos:
- O primeiro deles ocorre ainda na fase de pré-implementação. Além da documentação detalhada que compilar sobre os processos de funcionamento da empresa e sobre as especificações do ERP (se leu os nossos artigos não abdicou de reunir toda esta informação), junte ainda uma análise aos valores de desempenho do negócio.
- Depois seleccione a equipa certa para realizar a auditoria. Ou seja, escolha pessoas que estejam familiarizadas com os processos, os objectivos, a história e as necessidades da empresa, assim como com as customizações implementadas com o ERP. Se necessário, escolha um responsável para gerir a equipa e a auditoria.
E sempre que lhe for possível, faça estas selecções logo no arranque da implementação.
- Faça perguntas aos intervenientes do processo de implementação e aos utilizadores que trabalham com o novo ERP. De preferência a todos, independentemente do cargo e do departamento.
Pode recorrer ao método que melhor se adaptar à empresa e aos colaboradores. Quer seja através de questionários, entrevistas, reuniões, em grupo ou individualmente, com respostas de escolha múltipla ou não, o importante é obter as informações que referimos no passo que se segue.
- Tenha o cuidado de perguntar se o ERP é eficiente, se cumpre as necessidades do utilizador, se faz o que foi planeado, se os processos de negócios mudaram, se ainda há procedimentos executados pelo método ‘antigo’, se houve benefícios para as tarefas e para o negócio, se o utilizador já teve toda a formação e treino de que necessita.
Devem ainda, se possível, ser feitas perguntas mais específicas sobre o trabalho de cada utilizador.
- Faça uma nova análise aos valores de desempenho do negócio, agora depois do ERP. Compare estes valores com os que obteve no primeiro ponto.
- Das respostas dadas pelos utilizadores, assim como das suas próprias análises comparativas, surgirão as conclusões sobre a implementação.
Vai ser capaz de afirmar, com valores e dados empíricos para o comprovar, se a empresa melhorou ou não com o novo ERP.
Isto pode levar-nos uma pergunta adicional: O que significa, mais especificamente, fazer esta comprovação?
Com a auditoria e as respectivas conclusões vai poder detectar eventuais falhas com o ERP ou com os processos de negócio, falhas essas que podem ser tanto potenciais como efectivas, e que podem ser genéricas ou ir até ao mais pequeno detalhe.
Uma das formas mais intuitivas para o fazer é através da procura e detecção de padrões. Se houver falhas, elas vão evidenciar-se por repetição e recorrência, tanto nos questionários como nas análises.
Pode então tirar conclusões tão práticas como por exemplo “o nosso desempenho é inferior nos projectos para pequenos clientes”, ou “as encomendas desta família de produtos são mais lentas a processar”, ou ainda “há 2 departamentos que ainda não utilizam o ERP ao máximo”, ou até mesmo “os colaboradores precisam de mais treino com esta funcionalidade”.
Mas este não é o único tipo de conclusões a que pode chegar com uma auditoria.
É através destes dados que vai saber se há custos adicionais que ainda precisa de ter com o seu ERP (o que vai ter impacto no cálculo do retorno de investimento), se comprou o número correcto de licenças suficientes para o software, se a empresa está a conseguir fazer mais com menos dinheiro (e qual é exactamente o valor dessa poupança)… em resumo, podem ser o seu melhor aliado.
Se lhe começa a parecer uma ideia cada vez melhor, podemos colocar ainda uma questão: Qual é a altura ideal para efectuar uma auditoria?
Ao fim de alguns meses após a activação do novo ERP.
Deve haver tempo suficiente para que os resultados da empresa sejam analisáveis.
Tem ainda de haver tempo para ultrapassar um eventual recuo que surja no desempenho da empresa, algo que por vezes se verifica enquanto os processos não estão afinados.
Tipicamente isso acontece a partir dos três meses, mas pode ser a partir de um ano, dependendo da empresa e da implementação específica.
Espere até ter um volume mínimo de dados que lhe permita perceber os resultados práticos do negócio. Espere também até que os utilizadores estejam ambientados ao novo software. A partir desse dia, não perca mais tempo para iniciar a sua auditoria.
Mas pensamos conhecer a sua próxima pergunta: E se já tiverem passado anos desde a implementação do ERP? Perdeu-se a oportunidade para sempre?
Não, ainda pode e deve fazer a auditoria.
Qualquer que seja a altura, é sempre muito positivo saber os efeitos do seu investimento. E se houver erros ou imprecisões com o ERP, nunca é tarde demais para os conhecer e corrigir.
O único senão é que entretanto já foram ganhas rotinas com o novo software, e se concluir que é necessário alterar procedimentos poderá encontrar alguma resistência por parte dos utilizadores, assim como alguma dificuldade em manusear um volume de dados que poderá já ser considerável.
Para minimizar este problema pode sempre separar a auditoria em várias pequenas auditorias, divididas por tópicos e objectivos.
Devemos dizer que esta estratégia de divisão é válida em qualquer caso, tanto a curto como a longo prazo. Por exemplo, pode fazer uma auditoria à eficácia do ERP logo um ou dois meses depois da implementação, e posteriormente executar uma auditoria sobre o retorno de investimento cerca de seis ou nove meses após a activação.
Outra vantagem desta abordagem é o pouco tempo que demora cada auditoria. Dos questionários às conclusões não deve ser necessário mais do que uma semana.
Deixamos então uma última pergunta: Existem riscos associados às auditorias?
O único risco que corre é o de eventualmente constatar que algo ainda não corresponde às expectativas.
O que, já o dissemos, é positivo. Se existe um problema ele tem de ser conhecido. Se algo ainda não está a funcionar em pleno, existe uma oportunidade de melhoria.
Em resumo:
- Se não há contrariedades com o seu novo ERP e tudo corre sobre rodas, vai ter provas cabais disso mesmo, e vai poder demonstrar com valores reais a boa decisão que a empresa tomou.
- Se há pequenas arestas a limar (e devemos dizer-lhe que esta é a hipótese mais provável. A implementação de um ERP é em geral demasiado complexa para que possa esperar realisticamente que esteja tudo perfeito logo após a activação – não deixando por isso de ser uma boa decisão tomada pela empresa), esta é a melhor forma de as encontrar.
- Se há problemas graves, são expostos mais depressa com uma auditoria ou um conjunto de auditorias.
Por tudo isto, acreditamos plenamente que a prática de auditorias é um investimento com retorno garantido.
E agora sim, a última pergunta: E a sua empresa, concorda connosco?