Quando está a preparar ou a executar a implementação de um novo ERP, além de tudo o mais, há uma migração de dados.
Todos os seus milhares de milhões de pedaços de informação vão ter de ser retirados do sistema antigo e inseridos no novo. E quando ligar o software, todos esses dados vão ter de estar a funcionar. Não lhe parece que há aqui razões para ter muita atenção?
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Nunca se processaram tantos dados como nos dias de hoje.
E a curva com que crescem nem sequer é constante, mas sim exponencial – e bastante pronunciada.
Um exemplo muito simples: Em 2007 o Twitter registou uma média de 5 mil ‘tweets’ por dia. Esse número cresceu para 300 mil em 2008, 2,5 milhões em 2009 e 35 milhões por dia em 2010. Uma subida de 700.000% em 3 anos.
Já em 2012, o ano começou logo com uma média de 250 milhões de ‘tweets’ por dia, para no segundo semestre atingir os 340 milhões.
Esta tendência é para continuar. Isto vale para o Twitter ou para qualquer fonte de informação. |
E como é óbvio, vale também para a informação que as empresas criam e partilham, tanto interna como externamente.
É mesmo altamente provável que no dia em que está a ler este texto a quantidade de dados processada globalmente seja superior à do dia de ontem.
Sendo assim, não lhe parece que é realmente importante ter toda a sua informação bem armazenada, bem cuidada e sem erros?
Tanto é assim, que já publicámos um outro artigo sobre este tema. Se ainda não o leu pode fazê-lo aqui.
Desta vez queremos falar de uma fase muito específica dentro do universo dos ERP, possivelmente a mais crítica para o tratamento dos dados: a fase de instalação de um novo sistema.
Isto porque quando está a preparar ou a executar a implementação de um novo ERP, além de tudo o mais, há uma migração de dados.
Todos os seus milhares de milhões de pedaços de informação vão ter de ser retirados do sistema antigo e inseridos no novo. E quando ligar o software, todos esses dados vão ter de estar a funcionar. Não lhe parece que há aqui razões para ter muita atenção?
Costuma-se dizer que o trabalho não se faz sozinho. Da mesma forma, o seu novo ERP, que deverá ser diferente e mais avançado do que o seu sistema antigo, não vai estar automaticamente configurado para lidar com todos os dados migrados – esse trabalho tem de ser feito.
Nestes casos é particularmente importante seguir os passos que lhe apresentámos no artigo já mencionado. Mas aconselhamos que tenha o cuidado de realizar ainda mais uma tarefa, logo na fase inicial da implementação.
A tarefa chama-se:
Eliminação do desnecessário.
Ou seja, não migre para o seu ERP os dados que não são mesmo, mesmo indispensáveis.
E nesse caso, como decidir o que fica e o que sai?
Bem, que tal uma empresa cliente que já não existe? Um artigo que a sua empresa deixou de fabricar? Um equipamento interno que já foi trocado? E que tal todos os documentos relativos a encomendas com mais de 5 anos?
É tentador levar toda essa história para o novo sistema, mas a verdade é que há elementos de que notoriamente nunca mais vai precisar. E quanto maior for a dimensão dos dados a migrar, mais complexo e moroso será o processo.
Essa escolha, dos dados que ficam e que saem, depende obviamente de cada caso e da história de cada empresa.
Lembre-se de fazer esta escolha com:
a) Um bom plano de base.
b) O acordo dos chefes de departamento ou de quem esteja habilitado para tomar decisões.
E já agora, estas duas alíneas valem para todos os pontos que envolvam tratamento de dados. São processos complexos, não deixe de preparar tudo muito bem para os tornar tão fluidos quanto possível.
Por exemplo, valem também para a próxima tarefa.
Sim, ainda há mais uma tarefa. E nós achamos que tem tudo a ganhar se a realizar.
Depois de ter os seus dados migrados, não acha que seria interessante conseguir minimizar a necessidade futura de procedimentos de limpeza de dados?
Então, como possibilitar que na próxima implementação os dados estejam mais organizados e a migração seja mais direta?
Através de uma tarefa a que vamos chamar:
Aprenda com os erros cometidos.
Esta tarefa só é mencionada agora, mas deve ser executada desde o início. Na verdade, é transversal a todos os passos do tratamento da informação.
Ao correr cada um deles, vá anotando os erros que registou e corrigiu nos seus dados. De preferência, faça-o num template e num formato previamente definidos, para que possam ser analisados por qualquer colaborador do projeto.
Estas notas podem depois ser usadas para blindar os seus dados. No mínimo, se não impedirem o surgimento de novos tipos de erro, deverão evitar a repetição dos erros que ocorriam no passado.
Por exemplo, suponha que ao fazer o tratamento e a limpeza reparou que o campo ‘zona do cliente’ aparecia algumas vezes em branco. E que registou uma nota a indicar isso mesmo. Depois da migração de dados, pode ser criada uma regra no software que avise automaticamente o utilizador de que esse campo tem de ser preenchido. Ou então o próprio software pode preencher esse campo com um valor por defeito.
Isto significa que o tempo que gastar agora com estas tarefas vai ser ganho em eficácia e produtividade para o futuro. É uma boa ideia, não concorda?
E já que estamos no tópico das boas ideias, não se esqueça de uma que é por vezes negligenciada: no fim da migração, verifique os inventários e os saldos.
São dois testes simples para confirmar que dados especialmente críticos coincidem na data de fim do sistema antigo e na data de início do sistema novo. Assim, confira todos os valores e quantidades de stocks, assim como os saldos de contas correntes, incluindo clientes e fornecedores.
No caso de ter ocorrido um erro na sua migração poderá tornar-se bastante complicado de resolver se for detetado mais tarde. Vale a pena jogar pelo seguro.
Agora que sabe tudo isto, esperamos que tenha achado que este processo é, no mínimo, interessante para o seu negócio. Seja como for, são só três tarefas adicionais aos passos que já conhecia. São poucas. E fique com o nosso conselho: os benefícios compensam.
E assim, quando a sua empresa processar tanta informação como o Twitter, vai ficar tranquilo. O que são alguns triliões de conteúdos quando os seus dados estão tão saudáveis?