No ritmo a que o trabalho do dia a dia acontece em qualquer empresa é fácil a qualquer utilizador apagar informação importante registada. Para que nenhuma informação ou registo importante não se perca em definitivo, é fundamental que o software de gestão consiga apoiar os utilizadores a evitar que determinados registos sejam eliminados definitivamente, seja acidentalmente ou intencionalmente.
Com o PHC CS é possível definir regras tanto ao gravar um registo, como para quando tentar eliminar determinada informação, evitando que determinados registos, principalmente os críticos sejam eliminados, evitando as consequências negativas de perda de informação que daí possam advir.
Estas regras são essenciais, garantindo:
Segurança e prevenção de erros: os utilizadores não conseguem apagar informação importante ou mesmo crítica, seja por acidente ou de forma intencional. A implementação deste tipo de regras logo no software de gestão, ajuda a evitar erros ao eliminar registos importantes no ERP. Como exemplo, uma regra pode ser definida para impedir a eliminação de registos que já foram utilizados em processos de faturação ou pagamentos, evitando assim a perda de dados importantes.
Conformidade no cumprimento legal: em alguns setores, existe regulamentação que exige que as empresas mantenham determinados registos por períodos de tempo definidos. Estas regras garantem que os registos sejam mantidos pelo tempo exigido.
Rastreabilidade e organização: as regras ajudam a garantir que os registos sejam apagados apenas quando necessário e que a ação fique documentada adequadamente, sendo importante em casos de auditorias. Estas regras podem ainda ajudar a manter o software organizado e funcional ao nível dos registos e da informação gerida, impedindo que informações irrelevantes ou desatualizadas ocupem espaço desnecessário.
Eficiência: com regras claras para apagar registros, os utilizadores trabalham com mais eficiência e segurança, pois sabem que o PHC CS os apoia caso exista o risco de apagar determinados registos.
Prevenção de fraude: A definição de regras para a eliminação de registos pode ajudar a prevenir a fraude ou o uso indevido dos dados da empresa. Como exemplo, uma regra pode ser definida para impedir a eliminação de registos por utilizadores com permissões limitadas ou sem a devida autorização.
Enquanto software de gestão adaptável aos processos de gestão da empresa, o PHC CS apoia os utilizadores a garantir que não eliminam informação importante. |