Foi desenvolvido um novo monitor que possibilita a gestão de cobranças de débitos diretos, bem como, o processamento de referências multibanco emitidas. Este desenvolvimento apenas está disponível com o PHC On e antes de começar a utilizar esta nova funcionalidade, deverá ser feita a instalação e manutenção à tabela CBB.
O novo monitor está localizado no módulo Gestão, no submenu Cobranças e chama-se “Monitor de cobranças eletrónicas”.
Neste monitor o utilizador poderá escolher entre: - Processar referencias multibanco emitidas - Emitir cobranças de débito direto - Processar débitos diretos
Ao escolher a opção “Processar referencias multibanco”, o utilizador navega para um ecrã onde terá de colocar a seguinte informação: Intervalo de datas para que a ligação com a EasyPay, devolva quais as referências multibanco pagas no intervalo de tempo indicado; Série de Recibos a emitir - para quando o documento de faturação pago com a referência multibanco gerou movimento de conta corrente; Quando o documento de faturação pago não gerou movimento de conta corrente, ao selecionar a opção “Processar referencias multibanco” e o documento vier comunicado como pago, a aplicação vai ativar no respetivo documento de faturação os campos “Referência multibanco paga” e a respetiva “Data de pagamento”. Série de documentos de faturação a emitir - a usar apenas quando o documento que foi pago com referência multibanco é do tipo “fatura proforma” (esta situação só é possível, quando está ativo o parâmetro geral “Não emite recibos C/C quando é criada a Cobrança via Banco e regista Revogações”). No campo “Série de documentos de faturação a emitir” só estão disponíveis séries faturação do tipo 1 em que as opções “Lança em tesouraria” e “Lança em conta corrente” estão inativas; Local de tesouraria; Classificação de tesouraria; Identificação interna – campo de preenchimento opcional, para preenchimento nos recibos gerados;
Ao selecionar a opção “Prever resultado”, o utilizador navega até um ecrã onde visualiza uma grelha com todas as referências multibanco que foram pagas para o intervalo de tempo anteriormente definido. Aí, o utilizador tem a possibilidade de escolher qual ou quais os documentos para os quais pretende processar os pagamentos. Por defeito, ao ser apresentada esta grelha, todos os registos estão automaticamente selecionados. Se o utilizador não pretender processar todos os registos, poderá então desselecionar os que não pretende processar. A grelha é composta pelas seguintes colunas: - Nome do cliente - composto pelo nome e estabelecimento; - Documento - nome da série de faturação e número de lançamento; - Data movimento - data de lançamento da fatura; - Data vencimento - data de vencimento da fatura; - Data pagamento - data em que foi paga via EasyPay a referência multibanco; - Valor pago - valor pago via EasyPay. (Nota a aplicação não controla valores pagos em excesso ou por valor inferior à dívida). - Valor a regularizar em recibo - valor com o qual irá ser emitido o recibo de conta corrente. Nos casos em que o documento de faturação não gera movimentos de CC, esta coluna tem valor zero.
Depois de escolher os registos e selecionar a opção “Emitir documentos”, para os documentos de faturação que movimentaram conta corrente, a aplicação emite e processa o(s) respetivo(s) recibo(s), coloca no campo “Identificação Interna” de cada recibo a informação que foi colocada anteriormente pelo utilizador e ativa no respetivo documento de faturação o campo “Referência multibanco paga”. Por sua vez, para os documentos de faturação que não movimentaram conta corrente, a aplicação coloca ativo nas respetivas faturas, no separador “Dados Multibanco”, as opções “Referencia multibanco paga” e “Data de pagamento”.
Inserido no módulo “Gestão”, submenu “Cobranças”, foi criado o novo ecrã “ Cobranças de débito direto via Banco”. Neste ecrã é possível consultar, inserir, apagar e alterar registos de cobranças.
Se o utilizador nesse ecrã, selecionar a opção “Introduzir”, é automaticamente direcionado para o novo “Monitor de cobranças eletrónicas” e para a respetiva opção “Emitir cobranças débitos diretos”. Alternativamente, para aceder a este ecrã, o utilizador poderá fazê-lo diretamente a partir do menu “Gestão” `opção “Monitor de Cobranças eletrónicas”.
Ao abrir “Monitor de cobranças eletrónicas” e selecionar a opção “Emitir cobranças débito direto”, são automaticamente apresentados ao utilizador os seguintes campos para preenchimento: Campos de preenchimento obrigatórios: - Descrição: Descrição da cobrança - Data da cobrança - Série de recibos a emitir - série a usar aquando do processamento da cobrança - Série de documentos de faturação a emitir: série a usar para emissão de documentos de faturação aquando do processamento da cobrança - Esta opção só está disponível quando está ativo o parâmetro “Não emite Recibos C/C quando é criada a Cobrança via Banco e regista Revogações” - Local de tesouraria - para registo nos recibos de conta corrente - Classificação de tesouraria - para registo nos recibos de conta corrente. Campos de preenchimento facultativos: - Identificação interna - Referência interna - Centro analítico - Natureza (este campo está disponível apenas na gama Enterprise)
Depois de preencher os campos anteriormente indicados e de selecionar a opção “Prever resultado”, o utilizador navega para um ecrã onde lhe é apresentada uma grelha com todos os documentos de faturação emitidos e não pagos e com a condição de pagamento com a opção “Cobrança via Sistema de Débitos Diretos”. (Nesta listagem não aparecem documentos com origem em recibos de adiantamento nem documentos que utilizem regime de caixa).
A grelha é composta pelas seguintes colunas: - Nome do cliente - nome do cliente concatenado com o estabelecimento; - Documento - série do movimento e número de lançamento; - Data movimento - data de lançamento do movimento; - Data de vencimento - data de vencimento do movimento; - Valor - valor não regularizado;
O Ecrã com esta grelha contém ainda dois totalizadores - “Total selecionado” e “Total valor”. O “Total valor” totaliza a coluna “Valor” da grelha de resultados.
Ao selecionar qual ou quais os documentos para os quais se pretende emitir cobrança, aparecem na parte inferior do ecrã as seguintes opções: - Emitir cobrança e descarregar ficheiro SEPA - Emitir e comunicar cobrança - Voltar
Se for selecionada a opção “Emitir cobrança e descarregar ficheiro SEPA”, é criado um novo registo de cobrança com os movimentos selecionados e automaticamente descarregado o ficheiro SEPA que o utilizador deverá posteriormente submeter via homebanking.
A opção “ Emitir e comunicar cobrança ” apenas está disponível se o utilizador tiver ativa a opção “Este utilizador tem acesso à integração Millenium BCP” (em Menu principal >Utilizadores)
Caso o utilizador selecione a opção “Emitir e comunicar cobrança” também é criado o registo de cobrança e são imediatamente comunicados os registos ao banco (para já só está disponível a comunicação com o Millenium BCP). Caso a comunicação tenha sida efetuada com sucesso, a cobrança é marcada com a opção “Cobrança Serviços Bancários Online”.
Se o parâmetro geral “Não emite Recibos C/C quando é criada a Cobrança via Banco e regista Revogações” estiver inativo, ao selecionar a opção “Emitir cobrança e descarregar ficheiro SEPA”, a aplicação emite os recibos para cada documento selecionado e coloca a informação do recibo emitido na respetiva grelha da cobrança, acessível a partir do ecrã “Cobranças de débito direto via banco”. Nesta altura, os recibos estão emitidos mas não estão processados, uma vez que apenas está emitida a cobrança.
Após emitida a cobrança, o processamento da mesma pode ser feito por 3 formas: • Por processamento manual • Por Importação de ficheiros SEPA • Por comunicação de serviços bancários Online
Se o movimento da cobrança ainda não tiver documentos emitidos e processados, em modo de alteração no ecrã “Cobranças de Débito Direto via Banco” passa a estar disponível na grelha a opção “Validação manual”. Ao ativar esta opção e gravar a cobrança são emitidos os documentos com vista à regularização da mesma. Caso já existam documentos emitidos e processado a aplicação permite que o utilizador ative a opção “Validação manual”, mas não emite nem processa qualquer outro documento.
Para uma cobrança que tenha sido validada manualmente, a aplicação não irá ter em conta qualquer que seja a informação relativa à cobrança que possa vir posteriormente em ficheiro SEPA. Para que o documento origem da cobrança validada manualmente volte a ficar disponível para processamento automático, então é necessário apagar o registo da cobrança e voltar a emitir nova cobrança.
Se uma cobrança tiver sido gerada por exportação do ficheiro SEPA, no ecrã de “Cobranças de débito direto via banco” ficam disponíveis as opções de registo “Descarregar ficheiro” e “Importar ficheiro”, caso contrário apenas fica disponível a opção “Processar”.
Ao selecionar a opção “Importar ficheiro”, o utilizador navega automaticamente para o “Monitor de cobranças eletrónicas”, para o ecrã “Processar débitos diretos”. Neste ecrã, o utilizador deverá carregar os ficheiros de retorno do banco em formato XML. Depois de selecionar o ou os ficheiros e de clicar em “Prever resultado”, a aplicação vai verificar a que movimentos de cobranças se referem os ficheiros e apresentar uma grelha com as várias cobranças e com os respetivos códigos de retorno do banco.
No ecrã onde é apresentada a grelha com as várias cobranças incluídas nos ficheiros retorno do banco, existem ainda dois totalizadores – Um para o “Total cobrado” e outro para o “Total não cobrado”. Este último totalizador contém o valor das cobranças contidas nos ficheiros e que estão como não aceites ou rejeitadas.
Por fim, o utilizador tem a possibilidade de processar as cobranças incluídas no ficheiro de retorno do banco, bastando para tal, selecionar a opção “Processar cobranças”. Se estiver inativo o parâmetro “Não emite Recibos C/C quando é criada a Cobrança via Banco e regista Revogações” e a cobrança vier “Aceite”, então é processado o recibo previamente emitido aquando da emissão da cobrança e o movimento da cobrança fica com o estado “Processado”. Se estiver ativo o parâmetro “Não emite Recibos C/C quando é criada a Cobrança via Banco e regista Revogações” e a cobrança vier “Aceite”, então é emitido um documento de faturação do tipo “documento de faturação”, caso a fatura de origem seja do tipo “fatura proforma”, é emitido e processado o recibo de conta corrente para regularizar a dívida do cliente e o movimento da cobrança fica com o estado “Processado”. Se a cobrança vem “Devolvida”: - Se for a primeira devolução, não é emitido nenhum documento e o movimento da cobrança fica com o estado “Devolvido”. - Se a devolução ocorrer depois de ter sido dada como paga, ou seja, depois de emitidos os documentos de regularização e da cobrança estar com o estado “Processado”, então é registada uma revogação.
A revogação implica o desprocessamento do recibo de conta corrente, que passa a estado “revogado”, tal como o estado da respetiva cobrança. Por sua vez, implica igualmente a saída do valor da tesouraria (Movimentos em contas de tesouraria) e o registo contabilístico da saída de banco por contrapartida do cliente. O recibo é desvinculado da cobrança e a dívida volta a ficar pendente.
Se a cobrança foi emitida usando a comunicação online, é feito o mesmo flow da importação de ficheiro. Ou seja, para processar as cobranças de débito direto que foram emitidas utilizando a comunicação online, o utilizador poderá aceder por duas formas: A partir da própria cobrança, no ecrã "Cobranças de Débito Direto via Banco", o utilizador ao selecionar o botão "Processar", navega diretamente para o "Monitor de Cobranças Eletrónicas" e a opção "Processar débitos diretos" fica automaticamente selecionada. Nessa altura, basta que o utilizador coloque a informação do período para o qual pretende obter os débitos diretos processados pelos Serviços bancários online e selecione a opção "Prever resultado". A partir deste momento o funcionamento da aplicação é idêntico ao da importação do ficheiro SEPA.
A partir do "Monitor de Cobranças Eletrónicas", aceder à opção "Processar débitos diretos", colocar a informação do período para a obtenção dos débitos diretos (campos "Data inicial" e "Data final") e selecionar a opção "Prever resultado".
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