A Portaria n.º 302/2016, de 02 de dezembro cria as taxonomias nos seus anexos II e III a utilizar no preenchimento dos respetivos campos na estrutura de dados do Ficheiro SAF-T (PT).
Esta portaria entrou em vigor no dia 01 de janeiro de 2017 e a partir de 01 de julho de 2017 entra em vigor a nova estrutura de dados do Ficheiro SAF-T (PT).
Para fazer face a esta obrigação legal foi criada a nova tabela TAXONOMIAS.
A tabela TAXONOMIAS é uma tabela interna e protegida que é criada ao efetuar o upgrade da BD de uma versão anterior para a versão 21. Esta tabela é constituída por todos dados a aplicar às Microentidades, às Pequenas Entidades e às Entidades com o normativo SNC Integral.

Para que seja efetuada uma correta associação dos códigos de taxonomia às contas SNC que compõem o plano de contas da entidade é necessário ter em atenção os vários cenários possíveis e ter corretamente preenchido o campo da "Norma contabilística" no separador "Dados para Mapas" do ecrã "Ficha Completa da Empresa".

As formas disponíveis para efetuar a associação dos códigos de taxonomia são:

• Código de Taxonomia
  Campo do ecrã "Plano de Contas", separador "Dados Principais" onde é possível efetuar a associação de códigos de taxonomia diretamente a um registo do plano de contas.


• Atualização de Códigos de Taxonomia para o Plano de Contas do ano atual
  Opção no menu "Opções Diversas" do ecrã "Plano de Contas" e que permite ao utilizado correr um automatismo de associação de códigos de taxonomia às contas do seu plano de contas.


• Manutenção de Contas sem Códigos de Taxonomia
  Opção no menu "Opções Diversas" do ecrã "Plano de Contas" que dá acesso ao ecrã "Taxonomia - Associação de códigos às contas SNC" e que permite aos utilizadores efetuarem a atribuição dos códigos de taxonomia às contas do plano de contas para as quais existe mais de um código de taxonomia possível.

Código de Taxonomia





O campo Código de Taxonomia é composto por:

• Botão de pesquisa de códigos de taxonomia disponíveis

Ao selecionar este botão são apresentados todos os códigos de taxonomia disponíveis para a conta SNC selecionada no ecrã de plano de contas, tendo em conta o normativo aplicável à entidade. No caso de a conta selecionada não tiver nenhuma correspondência possível com a tabela de TAXONOMIAS é apresentada uma mensagem informativa ao utilizador com a seguinte informação "Desculpe, mas os registos que pediu não estão disponíveis!"






• Campo de introdução de códigos de taxonomia

Se o utilizador souber qual o código de taxonomia a aplicar à conta selecionada no ecrã do plano de contas pode introduzir diretamente, digitando no teclado os números que compõem o código.

Nota: Se o utilizador introduzir um código de taxonomia inválido para a conta selecionada é-lhe apresentada a mensagem "Desculpe, mas os registos que pediu não estão disponíveis!".
Após fechar a mensagem os dígitos introduzidos são eliminados, não deixando o registo ser gravado com o código de taxonomia incorreto.
Se o utilizador digitar um código de taxonomia válido para a conta selecionada não é apresentada nenhuma mensagem ao utilizador permitindo a gravação das alterações ao registo.


• Botão de pesquisa de contas por código de taxonomia

Este botão permite efetuar pesquisa de contas com determinado código de taxonomia associado.
Exemplo: Ao pesquisar pelo Código de Taxonomia "1" a aplicação retorna uma listagem das contas do plano de contas que tenham uma taxonomia iniciada pelo digito 1.


• Campo da descrição do código de taxonomia

Este campo não é editável pelos utilizadores e apresenta a descrição de cada código de taxonomia.
Exemplo: Para a aplicação do normativo das Pequenas Entidades o código de taxonomia 1 apresenta neste campo o texto "Caixa".

Comportamentos da utilização do campo Código de Taxonomia:

1 - Se a conta já tiver um código de taxonomia associado e o utilizador alterar para:

Um código inválido (através de introdução direta) a aplicação irá apresentar a mensagem "Desculpe, mas o registo que pediu não se encontra disponível!" e irá cancelar os dígitos introduzidos, atribuindo por defeito o código de taxonomia da sua conta de integração.

Um código válido (diferente do que estava inserido) a aplicação efetua a gravação do registo sem apresentar nenhuma mensagem de aviso.

2 - Quando um utilizador está a criar um novo registo no plano de contas:

Se a conta criada não tem nenhuma associação a um código de taxonomia possível a aplicação apresenta a seguinte mensagem ao gravar "Não foi atribuído um código de taxonomia, esta conta não pode ser de movimento ou não pode ser utilizada!".

Se a conta criada tem apenas um código de taxonomia possível a aplicação preenche esse código automaticamente quando o utilizador grava o novo registo.

Se a conta criada tem apenas mais de um código de taxonomia possível existem dois cenários:

• A conta criada tem uma conta de integração já com um código de taxonomia associado a aplicação associa automaticamente à conta criada o código de taxonomia respeitante à sua conta de integração.

Nota: Se o utilizador pretender que o código de taxonomia da conta criada seja outro diferente da sua conta de interação, deverá alterar o registo para o outro código que seja mais adequado à natureza contabilística da conta.


• Se a conta criada não tem uma conta de integração com um código de taxonomia associado a aplicação não preenche nenhum código automaticamente e apresenta a seguinte mensagem ao utilizador "Existe mais do que Taxonomia possível para esta conta. Deve definir manualmente a taxonomia a utilizar.", após fechar o ecrã desta mensagem a aplicação grava o registo alterado sem nenhum código de taxonomia associado.

Nota: Nesta situação o utilizador deverá associar o código de taxonomia que é adequado à natureza contabilística da conta.

Atualização de Códigos de Taxonomia para o Plano de Contas do ano atual

A opção "Atualização de Códigos de Taxonomia para o Plano de Contas do ano atual" permite ao utilizador aceder à rotina que irá efetuar a associação automática dos códigos de taxonomia às contas do plano de contas do ano de trabalho selecionado, mediante a sua norma contabilística e tendo em conta as seguintes validações:

Validação 1: A aplicação só efetua a associação automática de códigos se existir uma relação de um para um, ou seja, para determinada conta existe apenas um código de taxonomia possível (não sendo necessária a intervenção de um utilizador na atribuição).

Validação 2: Esta rotina retira a associação de códigos de taxonomia que não sejam permitidos em determinada conta, ou seja, se uma conta tiver um código de taxonomia que não é possível, esta associação é retirada. Se a conta estiver de acordo com a primeira validação é automaticamente preenchida na rotina. No caso contrário ficará sem código de taxonomia associado.

Validação 3: Sempre que para uma conta do plano de contas exista mais de uma taxonomia possível, mas esta já tenha associada uma taxonomia válida a aplicação não apaga essa associação (a validação que o utilizador efetuou deve sobrepor-se ao automatismo, sempre que seja válido legalmente).

Comportamentos da utilização da opção Atualização de códigos de Taxonomia para o Plano de Contas do ano atual:

Ao selecionar esta opção a aplicação questiona o utilizador se pretende executar esta rotina, apresentando um ecrã com a mensagem "Ao executar esta rotina irá atualizar os códigos de taxonomia para todas as contas do ano atual. Deseja continuar?"

Se o utilizador seleciona a opção "Não" não será efetuada a associação de nenhum código de taxonomia a nenhuma conta do plano de contas.

Se o utilizador responder "Sim" a aplicação irá efetuar a rotina.

Durante a execução da rotina é apresentado um ecrã ao utilizador com a mensagem "A atualizar os códigos de taxonomia para o ano atual.".





Ao concluir este automatismo apresenta duas situações possíveis:
1) A aplicação efetua a associação de códigos de taxonomia à totalidade dos registos existentes no plano de contas do ano de trabalho onde a aplicação apresenta uma mensagem ao utilizador "Taxonomias das Contas SNC atualizadas corretamente para o ano atual.".
2) A aplicação não consegue efetuar a associação de códigos de taxonomia à totalidade dos registos do plano de contas, devido a contas com mais de um código de taxonomia possível é apresentado um ecrã com a mensagem informativa ao utilizador:
"Existem Contas SNC em que não foi possível atribuir um código de Taxonomia. Deve definir manualmente a taxonomia a utilizar.".
Para fechar este ecrã informativo é necessário selecionar o botão "OK" que apresenta um novo ecrã ao utilizador, o ecrã "Taxonomia - Associação de códigos às contas SNC".



Manutenção de Contas sem Códigos de Taxonomia

Esta opção dá acesso direto ao ecrã "Taxonomia - Associação de códigos às contas SNC"
Nota: Este ecrã também é apresentado ao utilizador sempre que ao concluir a rotina de associação automática de códigos de taxonomia não conseguiu associar um código a todas as contas do plano de contas para o ano de trabalho.

Neste ecrã os utilizadores podem efetuar a atribuição dos códigos de taxonomia às contas do plano de contas para as quais existe mais de um código de taxonomia possível.
No título deste ecrã é apresentada uma informação ao utilizador "Para atribuir o mesmo código de taxonomia às contas de movimento, selecione primeiro o código de taxonomia da respetiva conta integradora. Desta forma os códigos de taxonomia serão automaticamente preenchidos nas contas de movimento."





Este ecrã apresenta uma grelha com as seguintes colunas:

Conta SNC

Nesta coluna são apresentados os registos do plano de contas sem um código de taxonomia associado.

Descrição de Conta

Nesta coluna é apresentada a descrição da conta do plano de contas identificado numericamente na coluna anterior.

Cód. Taxonomia

Neste campo é possível efetuar a introdução direta do código de taxonomia que se pretende associa ao registo do plano de contas para a linha que está a editar.
Nota: Se o utilizador introduzir um código de taxonomia que não possa ser associado à conta que está representada na linha da grelha em edição a aplicação apresenta a seguinte mensagem "Desculpe, mas o registo que pediu não se encontra disponível!" e elimina os dígitos introduzidos.

Taxonomia

Nesta coluna está apresentado o botão que pesquisa de códigos de taxonomia disponíveis para a conta na linha em edição.
Notas:

- É apresentado um botão de pesquisa em cada uma das linhas da grelha.
- Este botão apresenta apenas os códigos de taxonomia que são possíveis para a conta em questão.
- Se a conta do plano de contas não tiver nenhum código de taxonomia possível de acordo com o normativo da entidade será apresentada uma listagem de códigos possíveis sem registos.
- Se o plano de contas tem registos para os quais não existem códigos de taxonomia possíveis o utilizador não deve de utilizar essa conta nos seus registos contabilísticos. Deve efetuar as correções contabilísticas necessárias e eliminar a conta do plano de contas.

Descrição da Taxonomia

Nesta coluna é apresentada a descrição do código de taxonomia selecionado.

Exemplo: Para uma entidade em que aplico o normativo contabilístico das Microentidades e a determinada linha estiver associado o código 87, na coluna da descrição da taxonomia dessa linha contém o texto "Provisões - Impostos".

Comportamentos da utilização dos campos no ecrã Taxonomia - Associação de códigos às contas SNC:

Ao selecionar um código de taxonomia para uma conta de integração, de ultimo nível, todas as suas subcontas de movimento que não tenham nenhum código de taxonomia associado serão preenchidas com o código de taxonomia da sua conta integradora.

Exemplo 1: Para uma empresa que tenha o normativo SNC Integral e neste ecrã seja apresentado ao utilizador as seguintes linhas para este efetuar a associação dos códigos de taxonomia:

2517 - Outros financiamentos
2517001 - Financiamentos de outros A - Corrente
2517002 - Financiamentos de outros A - Não corrente
2517003 - Financiamentos de outros B - Corrente
2517004 - Financiamentos de outros C - Corrente

Para a conta 2517 existe dois códigos de taxonomia possíveis neste normativo:

53 - Financiamentos obtidos - Instituições de crédito e sociedades financeiras - Outros financiamentos C - (CORRENTE)
54 - Financiamentos obtidos - Instituições de crédito e sociedades financeiras - Outros financiamentos C - (NÃO CORRENTE)

Neste exemplo para que exista uma correta associação dos códigos de taxonomia o utilizador terá de associar à conta 2517002 o código de taxonomia 54 e às contas 2517001, 2517003 e 2517004 o código de taxonomia 53.

O utilizador neste ecrã e perante este exemplo pode:

1 - Associar o código de taxonomia individualmente a cada uma das contas;
2 - Associar primeiro o código de taxonomia 53 à conta 2517 (que irá preencher com este código as contas 2517001 a 2517004) e de seguida alterar o código de taxonomia da conta 2517002 para o 54 e gravar;
3 - Associar primeiro o código de taxonomia 54 à conta 2517002 e de seguida associar o código de taxonomia à conta 2517 (que irá preencher com o código 54 as contas 2517001, 2517003 e 2517004) e gravar.

Exemplo 2: Para uma empresa que tenha o normativo SNC Integral e neste ecrã seja apresentado ao utilizador as seguintes linhas para este efetuar a associação dos códigos de taxonomia:

219 - Perdas por imparidade acumuladas
21913 - Perdas por imparidade acumuladas Clientes c/c - empresas subsidiárias
21913001 - PI - Emp. Subsidiárias A
21913002 - PI - Emp. Subsidiárias B
21913003 - PI - Emp. Subsidiárias C

Para a conta 219 existem vários códigos de taxonomia possíveis neste normativo, sendo que o correto para todas as contas desta situação é o código 26 - Clientes - Perdas por imparidade acumuladas - Clientes c/c -Clientes - empresas subsidiárias.

Perante este exemplo o utilizador se associar o código de taxonomia 26 à conta 21913 a aplicação aplica o mesmo código de taxonomia às contas 21913001, 21913002 e 21913003 sem que este precise de efetuar quaisquer alterações antes de gravar.

Notas:

Se o utilizador associar o código 26 diretamente à conta 219 (que é possível legalmente) a aplicação não aplica a todas as contas que iniciam com 219, uma vez que existem contas de integração pertencentes à conta 219 (como por exemplo a conta 2191 e a conta 21913).

O preenchimento automático das contas de movimento verifica-se apenas se a conta à qual se associa um código de taxonomia for a ultima conta de integração antes das contas de movimento.

Opções disponíveis no ecrã Taxonomia - Associação de códigos às contas SNC:

Encolher todas as colunas - na grelha apresentada permite encolher a largura de todas as colunas simultaneamente

Expandir todas as colunas - na grelha apresentada permite encolher a largura de todas as colunas simultaneamente

Imprimir - Este botão permite efetuar uma impressão da listagem

Pesquisar um registo - Este botão permite executar uma pesquisa de determinado registo na grelha podendo escolher-se qual a coluna em que se pretende pesquisar e para terminar clica-se em Procurar.

Copiar a listagem para memória - Este botão efetua uma cópia a listagem para a memória do computador podendo ser efetuada a ação de colar em outros softwares como sejam folhas de cálculo, de texto ou bolco de notas.

Visualizar no Excel - Este botão cria uma folha de cálculo de Excel com os dados apresentados na listagem.

Copiar a listagem para formato HTML - Este botão abre uma nova janela no browser apresentado os dados da listagem.

Mover para o primeiro registo - Este botão coloca o cursor na primeira linha da grelha, independentemente da linha em que o cursor estivesse posicionado.

Mover para o ultimo registo - Este botão coloca o cursor na ultima linha da grelha, independentemente da linha em que o cursor estivesse posicionado.

Exportar listagem para ficheiro - Este botão permite efetuar a exportação da listagem em vários formatos:

• XLS versão 2.0.


• XLS versão 5.0.


• DBF.


• ASCII.


• LOTUS 123.


• ASCII separado por vírgula.

Gravar - Este botão regista definitivamente as alterações efetuadas na grelha do ecrã.

Cancelar - Este botão cancela as alterações efetuadas na grelha do ecrã que não tenham sido previamente gravadas.

Informações sobre outros cenários possíveis:

Alteração da Norma Contabilística

Se a entidade alterar a norma contabilística pela qual rege o seu encerramento e apresentação de contas deve efetuar a execução da rotina "Atualização de Códigos de Taxonomia para o Plano de Contas do ano atual" novamente de modo a que a aplicação aplique a tabela de taxonomia correta de acordo com o novo normativo contabilístico.

Emissão do Ficheiro SAF-T (PT)

Se a entidade estiver a utilizar contas de movimento para as quais não tem código de taxonomia associado a aplicação não irá permitir a emissão do Ficheiro SAF-T (PT), uma vez que a sua estrutura exige a associação de um código de taxonomia às contas de movimentos.

Integração de novos Clientes, Fornecedores, Funcionários e Profissionais

Após se efetuar a integração de novos clientes, fornecedores, pessoal, profissionais será necessário efetuar a associação de códigos através da opção "Manutenção de Contas sem Códigos de Taxonomia" para as contas que a associação não seja automática, ou seja, para as que contas que não tenham código de taxonomia associado à sua conta de integração.

Criação do plano de contas através da "Abertura de exercício" com base em um plano de contas sem códigos de taxonomia

Ao efetuar a criação do Plano de Contas através da opção especial "Abertura de exercício" com base no plano de contas de um exercício sem códigos de taxonomia associados é necessário executar a rotina "Atualização de Códigos de Taxonomia para o Plano de Contas do ano atual" e efetuar a associação dos códigos de taxonomia para as contas do plano de contas que tenham mais de um código possível, quer o utilizador o faça no final da rotina, quer através da opção diversa "Manutenção de Contas sem Códigos de Taxonomia".

Cópia das tabelas do plano de contas e taxonomias

Ao efetuar "Copiar de uma Base de Dados", disponível no menu de opções diversas do ecrã "Sociedades" do módulo PHC CS InterOp Desktop, se selecionar as tabelas PC e TAXONOMIAS ou todo o módulo CONTABILIDADE estas contemplam a associação das taxonomias existente na base de dados de origem.

Campo da Norma Contabilística vazio

Se o campo "Norma contabilística" no separador "Dados para Mapas" do ecrã "Ficha Completa da Empresa" estiver vazio a rotina na opção "Atualização de Códigos de Taxonomia para o Plano de Contas do ano atual" não vai efetuar nenhuma associação de códigos de taxonomia às contas do plano de contas do ano de trabalho.

Campo da Norma Contabilística vazio

Se o utilizador digitar um código de taxonomia com caracteres inválidos como por exemplo a introdução de caracteres que sejam símbolos será apresentada a seguinte mensagem ao utilizador "Desculpe, mas não encontrei a ficha respetiva.".

Outros

- O utilizador deve associar os códigos de taxonomia possíveis a determinada conta de acordo com a natureza contabilística da mesma.
- Deve ser o utilizador a verificar se está a criar uma conta de razão ou integradora ou se está a criar uma conta que segundo o seu normativo não pode ser utilizada pois não tem uma associação a um código de taxonomia sempre que lhe é apresentada a mensagem "Não foi atribuído um código de taxonomia, esta conta não pode ser de movimento ou não pode ser utilizada!".
- Se o código de taxonomia correto não seja o mesmo que o código da conta integradora deve ser o utilizador a efetuar a alteração.
- Para atribuir o mesmo código de taxonomia às contas de movimento, selecione primeiro o código de taxonomia da respetiva conta integradora. Desta forma os códigos de taxonomia serão automaticamente preenchidos nas contas de movimento.