O ecrã de Gastos é composto pelos seguintes campos:

Matrícula
Permite visualizar a matrícula da viatura com a qual se efetuou o gasto.

Marca
Identifica a marca da viatura com a qual se efetuou o gasto. Este é um campo só de leitura.

Modelo
Permite visualizar o modelo da viatura com a qual se efetuou o gasto. Este é um campo só de leitura.

Data
Campo para introdução da data em que foi efetuado o gasto da viatura. Se der um clique no botão direito do rato sobre este campo pode escolher o dia a partir de um calendário.

Hora
Campo para introdução da hora em que foi efetuado o gasto da viatura. Se der um clique no botão direito do rato sobre este campo pode escolher o dia a partir de um calendário.

Quilómetros
Informa o utilizador da quantidade de quilómetros efetuados pela viatura à data do gasto.
Caso a viatura em questão esteja associada a um contrato de Leasing/ALD, e tenha na sua ficha preenchido o número de quilómetros contratados, a aplicação atendendo ao número que se encontra no respetivo parâmetro avisará o utilizador. Assim:

Caso o número de quilómetros introduzidos se aproxime do número de quilómetros contratados a aplicação mostra a mensagem "Limite dos Quilómetros contratados";

Caso o número de quilómetros introduzidos ultrapasse o número de quilómetros contratados a aplicação mostra a mensagem "Quilómetros contratados ultrapassados".

Quantidade
Informa o utilizador da quantidade adquirida.

Valor Unitário
Permite visualizar o custo unitário do artigo descrito no tipo de gasto.

Total
Este campo apresenta o custo total do gasto em questão.

Valor unitário em
Este campo permite selecionar a moeda em que se deu o gasto e apresenta o valor unitário na moeda escolhida.

Total em moeda
Este campo permite visualizar o valor total na moeda escolhida. Só é preenchido se o valor for em moeda estrangeira.

Descrição
Este campo permite inserir uma pequena descrição do gasto.

Viagem
Este campo do utilizador tem a função de identificar a viagem em que foi realizado o gasto.

Grupo de Gasto
É neste campo que reside a informação do grupo de gasto, por exemplo, manutenção, utilização, reparação, etc..

Tipo de Gasto
É neste campo que reside a informação do tipo de gasto como por ex.: combustível, pneus, etc...

Se possuir PHC ON poderá obter mais informação sobre «Como controlar os pneus da sua viatura», carregando aqui.


Motorista
Este campo apresenta a identificação do motorista da viatura.

Passou a utilização particular
Este campo indica que após este gasto a viatura passou a ser de utilização particular do motorista.

Acessório
Este campo apresenta a identificação do acessório que originou o gasto em questão.

O acessório está no veículo após o gasto
Se o utilizador selecionar esta opção está a indicar que o acessório continua na viatura após o gasto.

Existe uma opção nos Dossiers Internos denominada por Pergunta se quer lançar um gasto no PHC Frota que permite, após a gravação de um Dossier Interno, introduzir e gravar diretamente um gasto no ecrã de Gastos do Frota. A mesma funcionalidade existe nas Compras

Ao abrir o referido ecrã, de forma automática e em modo de alteração, os campos relativos ao gasto (Quantidade, Valor Unitário, Total, Valor Unitário em Moeda Estrangeira e Total em Moeda Estrangeira) são preenchidos automaticamente em função da compra.
Os valores da compra que são preenchidos no gasto têm por base os cabeçalhos das compras e não as linhas, logo, o campo referente à quantidade passará a mostrar o valor 1 (unidade) e os campos referentes ao Valor Unitário e ao Total terão o mesmo conteúdo, ou seja, encontram-se refletidos nestes campos o valor total do documento, com IVA incluído.

Alternativamente, poderá lançar os gastos da sua frota manualmente. O lançamento desta forma possibilita a obtenção de uma perceção mais próxima da realidade, devido ao facto do lançamento da compra ser realizado pelo valor sem IVA. Assim, os campos relativos à quantidade, valor unitário e total refletem de forma fidedigna a informação referente ao gasto.

Os campos a ser descritos seguidamente só se encontram disponíveis se o utilizador possuir o módulo Gestão, sendo estes atualizados com base nos dados correspondentes ao Documento do Gasto (Compra).

Não é possível eliminar gastos que estejam associados a compras, e caso se pretenda eliminar um gasto que tenha uma compra associada, tem o seguinte comportamento:

- Caso o utilizador seja Administrador do Sistema antes de eliminar o Gasto surge a seguinte mensagem "Está a eliminar um Gasto que se encontra associado a um documento de compra. Pretende eliminar este registo?"
Se responder afirmativamente o gasto é eliminado, ficando a compra associada a um gasto que já não existe.

- Caso o utilizador NÃO seja Administrador do Sistema a aplicação não deixa eliminar o Gasto apresentando a seguinte mensagem: " Não pode eliminar este registo porque ele está associado a um documento de compra."

Assim, o utilizador possui outra forma, muito mais rápida e eficaz, de identificar os documentos que estão na origem dos gastos.

Tabela
Este campo permite selecionar uma das tabelas FL, CL e AG permitindo através do campo explicado abaixo visualizar informação sobre o fornecedor, cliente ou entidade.

Fornecedor/Cliente/Entidade/Descrição
Este campo só se encontra disponível se o utilizador possuir o módulo Gestão. Através deste é possível aceder a uma lista com todos os fornecedores e selecionar um deles, caso o gasto seja proveniente de um documento de compra.
Para tal é necessário selecionar, em primeiro lugar, a tabela, de Clientes ou de Fornecedores, no respetivo campo Tabela.
Se este campo se encontrar sem preenchimento, irá assumir a denominação constante no campo Descrição.

Número
Este campo só se encontra disponível se o utilizador possuir o módulo de gestão. É o número atribuído a cada fornecedor ou cliente e ao respetivo estabelecimento.

Documento
Nome e número do documento que originou o gasto, sendo que este campo é alfanumérico. Este campo pode ser introduzido pelo utilizador ou automaticamente atualizado pelo dossier interno ou pela compra introduzidos no Gestão, de acordo com a opção explicada anteriormente.

Data
Este campo funciona como o anterior e permite visualizar a data em que foi feito o gasto.

Ver o documento que deu origem a este Gasto (seja um Documento de Compra ou um Dossier Interno).
Esse botão não está disponível quando o Gasto não foi gerado a partir de um Documento de Compra ou Dossier Interno.

Refª Interna
Este campo poderá ser utilizado para diversos fins, tais como, para filtro de mapas e listagens, ou para informação complementar de outras tabelas, pois o conteúdo deste campo transita para outras tabelas. O nome deste campo é definido nos Parâmetros gerais

Centro Analítico
Este campo permite ao utilizador introduzir uma informação considerada importante, e é configurado pelo utilizador nos Parâmetros gerais

Referência
Este campo só se encontra disponível se possuir o Módulo Gestão.
Permite indicar qual a referência de stock a ser utilizada aquando a Emissão Automática de Compras.

Já lançado nas Compras
Este campo só se encontra disponível se possuir o Módulo Gestão.
Após ter efetuado a compra, através da opção de Menu do ecrã de compras Emissão Automática de Compras a partir de Gastos, poderá lançar a compra no ecrã de Gastos do módulo Frota. Após a gravação compra, na qual se lançaram gastos, a opção fica automaticamente selecionada, o que traduz que o gasto em questão já tem uma compra lançada no Módulo de Gestão.

Se tiver PHC ON poderá aprender um pouco mais como lançar compras a partir de gastos, carregando aqui.

Neste ecrã existem outras opções expressas por ícones, tal como:

Este ícone permite imprimir a ficha.
Para mais informações sobre esta opção consulte por favor as Impressões Definidas pelo utilizador.

Nota: Os restantes ícones de carácter geral encontram-se explicados nas opções globais.