Durante o mês de Novembro decorre o prazo de entrega dos mapas dos Quadros de Pessoal, com informação referente ao mês de Outubro.

A entrega por meio informático (correio eletrónico ou CD-ROM) é obrigatória para os empregadores com mais de 10 trabalhadores, devendo conter toda a informação referente à entidade empregadora ou seja, os dados da empresa, de todos os estabelecimentos e dos respetivos trabalhadores, incluindo os estrangeiros e apátridas, referentes ao mês de Outubro anterior.


Antes de iniciar a impressão deve configurar os pressupostos necessários, são eles:

Ficha Completa da Empresa

Funcionários

Recibos de Vencimento

Na Ficha Completa da Empresa deve na pasta Dados para os Mapas, preencher a informação relativa aos contactos e dados da empresa.
Os seguintes campos são de preenchimento obrigatório:
- N.º Contribuinte;
- Nome da empresa;
- Localização e contactos da empresa (Morada, Telefone, Código de Distrito, Concelho e Freguesia);
- CAE (Código da Atividade Principal da Empresa);
- Cód. Nat. Juridica (Código da Natureza Jurídica);
- Ano de Constituição da Empresa;
- Dados para contacto dos Quadros de Pessoal.

No ecrã de Funcionários, os funcionários devem ter a sua ficha devidamente preenchida, sendo obrigatório o preenchimento dos seguintes campos:
- Nome do Funcionário
- Data de Nascimento
- Data de Admissão
- Inst. Reg. Coletivo
- Categoria
- Profissão
- Curso (Habilitações Mapa Trab.)
- Sexo
- Nacionalidade
- Situação na Profissão
- Tipo de Contrato
- Regime de Duração de Trabalho

Existem campos que estão associados a tabelas, que têm um código associado. Por exemplo, se efetuar clique direito sobre o campo Inst. Reg. Coletivo, abre um ecrã que tem um registo com código e descrição, esse código por vezes é alterado pela instituição responsável pelo mapa (DGEEP - http://www.dgeep.mtss.gov.pt/).
Se não estiver a utilizar os códigos corretos (Ver o dossier de especificações técnicas disponibilizado pela entidade DGEEP) ao validar o seu ficheiro na aplicação da instituição dará mensagens de erros.


No ecrã de Recibos de Vencimento devem existir recibos para os funcionários para o mês indicado no filtro (Para entregar o mapa, conforme descrito acima, os dados têm que ser referentes ao mês de Outubro).
Consoante a configuração utilizada na tabela de códigos de vencimento, assim os valores aparecerão nas respetivas colunas do mapa de Quadros de Pessoal (Base, Prémios e Subsídios Regulares, Trabalho Suplementar e Prestações Irregulares).

Como configurar os Códigos de Vencimentos?
Para aparecerem valores na coluna Base do mapa, o código de vencimento deve ter ativas as seguintes opções:

• Este é um código para o ordenado base


• Esta é uma remuneração de caráter constante

Para aparecerem valores na coluna Prémios e Subsídios Regulares do mapa, o código de vencimento deve ter ativa a seguinte opção:

• Esta é uma remuneração de caráter constante

Para aparecerem valores na coluna Trabalho Suplementar do mapa, o código de vencimento deve ter ativas as seguintes opções:

• Este é um código de subsídios


• Este é um código para horas extra

Na coluna Prestações Irregulares do mapa, aparecem todos os valores que não estão incluídos nas colunas anteriores.

Exemplo:
O código de vencimento - Subsídio Alimentação - se tiver as seguintes validações:
Este é uma remuneração de carater constante
Este é um código de subsidio de refeição
Como o subsídio esta configurado como remuneração de caráter constante, aparecerá na coluna de subsídios regulares, caso contrário será uma prestação irregular.





Para preencher as colunas do mapa, referentes ao valor deve preencher os seguintes campos:

Mês dos salários

Ano dos salários

Pode escolher qual a ordenação pretendida, por Nome de funcionário ou pelo Número.

Ao ativar a Utiliza o filtro definido para os funcionários são ignoradas as considerações oficiais definidas pelas instruções de preenchimento do referido mapa, nomeadamente no que toca aos funcionários em atividade na última semana do mês para que se está a tirar o mapa. Isto quer dizer que o utilizador tem opção de decidir quais os funcionários que aparecem no mapa.


Inst. Reg. Coletivo, neste campo deve selecionar o Instrumento de Regulamentação Coletivo de Trabalho (IRCT) que pretende imprimir. Deve imprimir um mapa para cada IRCT definido. Este campo é utilizado para a impressão em papel, pois ao criar o ficheiro do mapa este será criado tendo em conta todos os IRCTs criados na tabela.


Como Imprimir e Criar o ficheiro do referido mapa?

Impressão do Mapa
Para imprimir o mapa, deve fazê-lo por fases:
a) Primeiro imprimir a folha de rosto, utilizando o botão de Imprimir que se encontra ao lado da opção Folha de Rosto.
Ao mandar imprimir as folhas de rosto dos Quadros de Pessoal utilizando o botão de imprimir que se encontra no fundo ecrã, é possível escolher quais os estabelecimentos para imprimir.

b) Para imprimir a restante informação deve ativar a opção Mapa para o Ministério do Trabalho, selecionar qual o mês, ano dos salários e o Inst. Reg. Coletivo.
Depois de configuradas as opções deve imprimir utilizando o botão que se encontra no fundo do ecrã.



Criação do Suporte Informático
Ao clicar em Suporte Informático é possível produzir o mapa em ficheiro. Deve escolher a diretoria para guardar o ficheiro.

Ao clicar em Observar pode visualizar a informação do ficheiro.
Ao clicar em Suporte Informático será criado o ficheiro na diretoria indicada.



Nota:
Caso não haja recibos de vencimento para o mês indicado no filtro, o mapa é preenchido com a informação que se encontra na ficha do funcionário e os campos referentes aos valores aparecem em branco.