Este capítulo visa explicar o funcionamento da emissão de compras a fornecedores.

Na barra de ferramentas deste ecrã, quando em modo de cosnulta, existem várias opções que são comuns a todos os ecrãs, nomeadamente a procura de registos.

Ecrã em modo de introdução/alteração

Ao clicar nesta opção a aplicação disponibiliza um ecrã que tem inúmeras opções para que o utilizador possa copiar os dados de um dossier interno para dentro do documento de compra em introdução.
Nota: Nos documentos certificados esta opção deixa de estar visível aquando da alteração do documento.

Para procurar o dossier que se pretende copiar, o utilizador precisa de, em primeiro lugar, selecionar o "Dossier" que pretende e pode mesmo definir que quer observar Só os dossiers do fornecedor selecionado na compra ou Observar apenas os dossiers abertos.

Pode ainda definir o Nº de unidades a copiar. Ao premir o botão é apresentada uma listagem com os dossiers encontrados. Pode também, sem selecionar nenhum dossier a copiar, .

Qual o dossier a copiar
Neste local são visíveis os dossiers encontrados na pesquisa. É apenas necessário selecionar o dossier que se pretende copiar e selecionar as opções sobre a cópia que melhor servem cada propósito.



Ao clicar neste botão a aplicação disponibiliza um ecrã que tem inúmeras opções para que o utilizador possa copiar os dados de um documento de compra para as linhas de outro documento de compra (em introdução).
Nota: Nos documentos certificados esta opção deixa de estar visível aquando da alteração do documento.

Para procurar o documento de compra que pretende copiar, o utilizador precisa de, em primeiro lugar, "Escolher o documento a copiar" que pretende e pode mesmo definir que quer observar Só os documentosdo fornecedor selecionado na compra ou Observar apenas os doc. Não incluídos em pagamentos.

Pode ainda definir se outras opções, relativamente ao preenchimento dos dados na compra de destino, como por exemplo:



• Ao passar inclui o nome e número do documento de origem;


• Não passa a referência dos artigos;


• Atualiza o preço de compra com o valor atual;
  Se esta última opção se encontrar ativa, a aplicação vai buscar o preço de custo dos artigos que se encontram no documento de compra de origem, à ficha de cada um deles em vez de copiar o valor que se encontra na compra a ser copiada.
  O utilizador poderá efetuar cópias entre documentos de compra, podendo ser copiada especificamente uma linha (definida pelo utilizador), um grupo de linhas (definidas pelo utilizador) ou a totalidade (caso o utilizador selecione o Cabeçalho do documento);


• Passa os componentes do documento original
  Esta opção quando ativa passa os componentes do artigo composto do documento de origem. Quando está inativa, vai buscar os componentes definidos na estrutura do artigo composto.
  Se a opção estiver ativa e o documento de destino não utiliza artigos compostos passa os componentes do documento de origem e desmarca a opção da coluna C. Nota: Este comportamento é diferente na plataforma PHC CS Desktop.



Ao premir o botão é apresentada uma listagem com os documentos de compra encontrados. Pode também, sem selecionar qualquer documento a copiar, .

Fornecedor
Permite registar o nome do fornecedor para o qual se vai emitir o adiantamento. Este campo tem procura incremental pelo que ao começar a digitar as primeiras letras do nome do fornecedor, a aplicação mostra todos os fornecedores cujo nome inicia com as letras inseridas. Desta forma o utilizador não precisa de escrever o nome do fornecedor completo.
Através do botão também se pode procurar um fornecedor, bastando digitar a primeira letra do seu nome e procurar. Se não digitar qualquer valor o software apresenta uma listagem com todos os fornecedores para seleção.
Pode também criar um novo fornecedor, assim, caso introduza no campo o nome de um fornecedor que ainda não exista, aparece por baixo do campo uma mensagem com um caminho que, ao clicar, abre o ecrã "Fornecedores" com o nome que foi introduzido. Ao gravar os dados do novo fornecedor o Documento de Compras é atualizado com os dados do fornecedor.
Depois do registo gravado o campo com o nome do fornecedor fica sublinhado, pois ele é, na realidade, um link que permite navegar diretamente para a ficha do fornecedor.

Número
Neste local fica indicado o número do fornecedor e o do seu estabelecimento, caso exista. Inserindo o nº do fornecedor a aplicação preenche automaticamente o seu nome. Se o fornecedor tiver um estabelecimento basta no campo em frente ao do nº digitar o estabelecimento que se pretende.

Documento
Neste local fica indicado o tipo de documento de compra. Quando o documento é de autofaturação, após gravar o documento, surge no campo superior direito, o botão indicando que este documento é um documento certificado.

Número do Documento
Permite registar o número do documento.

Data interna
Neste campo fica registada a data da compra. Para alterar a data de forma rápida basta clicar em cima do campo para se aceder a um calendário no qual se pode selecionar facilmente a data pretendida.



Condições de Pagamento
Este campo permite indicar as condições de pagamento do fornecedor. Se esta informação se encontrar preenchida na ficha do fornecedor, ela é automaticamente atualizada na compra ao escolher o fornecedor.

Data original
Permite indicar a data original do documento. Para alterar a data basta clicar em cima do campo para aceder a um calendário.

Data de Vencimento
Serve para registar a data de vencimento do documento de compra. Para alterar a data basta clicar em cima do campo para aceder a um calendário.

Moeda habitual
Neste campo fica registada a moeda do fornecedor.
Caso estejam configuradas Moedas estrangeiras e Taxas de Conversão para o Euro na aplicação PHC CS Desktop, o utilizador dispõe das mesmas neste campo, permitindo-lhe indicar a moeda utilizada no documento de compra.
Assim que o utilizador alterar a moeda do documento para uma moeda estrangeira, a aplicação disponibiliza as colunas Pr.Unit.Moeda e Total Moeda nas linhas do documento.

Para adicionar os artigos existem três opções:



Ao selecionar esta opção, terá acesso ao ecrã de "Escolha de Artigos/Serviços" disponíveis.
Quando o utilizador Voltar, depois de adicionar o(s) artigo(s), o mesmo será colocado nas linhas da compra, na quantidade definida.


Adiciona uma linha à compra. Nesta linha o utilizador poderá o início do valor da referência ou da designação que, automaticamente, após o segundo caratere, apareçam no máximo, os sete primeiros registos. À medida que vão sendo colocados mais carateres, mais restrita vai ficando a pesquisa. Após selecionar um dos campos, são automaticamente preenchidos os restantes campos, ou seja, se preencher a referência ao selecionar o valor pretendido, é automaticamente preenchida a designação e preço unitário, o mesmo se passa com a descrição. Para que a pesquisa incremental funcione é necessário ter o parâmetro Usa "autocomplete" em todos os campos texto, no PHC CS Desktop, ativo.


Este botão permite que seja copiada uma estrutura de dados a partir de um ficheiro com extensão .xls.
Este ficheiro deve conter na primeira linha os nomes dos cabeçalhos da grelha, sendo que abaixo devem ser inseridos os respetivos valores a importar.
Ao copiar os dados, a aplicação verifica se é passado um campo de referência e vai buscar os respetivos valores configurados para essa mesma referência.
Após esse processo, atribui os valores do ficheiro a cada um dos campos facultados, formatando os campos tendo em conta as formatações dos respetivos campos (se existentes), sendo por fim atualizados os totais dos documentos.
Nota: Este botão apenas está disponível se tiver subscrito o PHC On.


Se o utilizador tiver configurada a possibilidade de utilizar artigos com características específicas (como por exemplo: Cor e Tamanho) ou seja, utilize a funcionalidade de Grelhas, aparecerá nas linhas do documento as respetivas colunas para que o utilizador defina concretamente nos artigos que está a incluir no documento, qual a cor e tamanho.



Através da seta azul do lado esquerdo da listagem pode consultar alguns dados do artigo.
Para escolher os artigos basta colocar a quantidade pretendida e premir o botão de Adicionar artigos.
Caso a listagem apresente várias páginas e o utilizador pretenda selecionar referências de páginas diferentes, deve primeiro selecionar as referências da primeira página e adicioná-las de imediato ao documento. Só depois deve selecionar as que pretende na segunda página e adicioná-las ao documento.

Para voltar ao documento deve premir o botão Voltar .

O documento de compra assume as referências selecionadas disponibilizando a Referência, Designação e os campos referentes a quantidades e valores. O utilizador pode atribuir descontos a cada uma das linhas.

Nota: Ao introduzir uma compra de autofaturação, apenas é possível definir uma percentagem de desconto entre 0% e 100%. Caso a percentagem seja inferior a 0% ou superior a 100%, a aplicação altera automaticamente a percentagem para 0% e 100%, respetivamente.

Caso possua artigos compostos são introduzidas linhas com o artigos e os respetivos componentes. Na colunaC é possível identificar qual/is o(s) componentes(s) do artigo composto visto que a opção na linha fica ativa. Se alterar o preço, os descontos ou a quantidade do artigo composto, os componentes são atualizados. O contrário não se verifica, ou seja, se alterar o preço, desconto ou quantidade do componente, não atualiza o artigo composto. Se num artigo composto tiver a opção Permite incluir componentes durante a edição dos documentos, é ainda apresentado o botão onde é possível acrescentar uma linha a seguir ao último componente do produto composto. Esta opção apenas está disponível se o parâmetro Permite incluir novos componentes estiver ativo.
Para poder usufruir desta funcionalidade é necessário que tenha um artigo composto configurado no PHC CS Desktop e o parâmetro no nó de Compras Utiliza produtos composto ativado.


Encomenda
Este campo é útil para transportar dados entre documentos, podendo o conteúdo ser utilizado noutro documento.

% de desconto financeiro
Permite indicar um desconto financeiro em percentagem ou em valor.

Valor do desconto financeiro ou Desconto financeiro moeda
Este campos aparecem caso o documento seja em Euros ou em moeda estrangeira, respetivamente.
Permite inserir um desconto financeiro em valor de acordo com a moeda escolhida no documento.

Base de incidência
Este campo indica a base de incidência do IVA do documento de acordo com a moeda escolhida.
Se o documento for em euros visualiza o campo Base de incidência. Se o documento for em moeda estrangeira visualiza o campo Total sem IVA Moeda.

Total de IVA ou Total IVA Moeda
Este campo regista o total do documento, de acordo com a moeda escolhida.
Se o documento for em euros visualiza o campo Total de IVA. Se o documento for em moeda estrangeira visualiza o campo Total IVA Moeda.

Totalou Total Moeda
Este campo regista o total do documento de acordo com a moeda escolhida.
Se o documento for em euros visualiza o campo Total. Se o documento for em moeda estrangeira visualiza o campo Total Moeda.

Se alterar a designação da moeda no parâmetro de PHC CS Desktop Nome da moeda Euro para extenso (plural), os campos Total sem IVA, Total IVA e Total apresentam-se com a descrição da moeda à frente. Por exemplo: Se utilizarmos o Dólar Australiano (AUD) a aplicação apresenta:



• Total sem IVA AUD


• Total IVA AUD


• Total AUD


Caso o parâmetro da aplicação PHC CS Desktop: Utiliza controlo sobre a aprovação para pagamento esteja ativo, ficam visíveis os campos:

• Quem aprova
  Identificação da pessoa que é responsável por validar o documento e aprovar a compra;


• Aprovado
  É o campo lógico que determina se a compra passa a ficar disponível para pagamento.



Outros Dados

Categoria de Rendimentos
Ao gravar uma compra para um Fornecedor, que contenha pelo menos uma linha sujeita a retenção de IRS, é obrigatório o preenchimento deste campo, com um dos seguintes tipos de rendimentos: "B", "B11", "B12", "F","H" ou "R".

Valor de Retenção de IRS
Este campo indica o valor de IRS a ser retido na fonte. Uma vez que este respeita a existência de descontos comerciais ou financeiros, o IRS retido será diminuído na percentagem dos descontos efetuados.

Refª interna
Este campo contém uma informação que pode ser utilizada para pesquisas, filtros e agrupamentos. Este campo é automaticamente atualizado com o valor que se encontra no mesmo campo na ficha do fornecedor.

Centro analítico
Este campo contém uma informação que pode ser utilizada para pesquisas, filtros e agrupamentos por exemplo.

Classificação do documento
Se o campo Classificação de compras estiver preenchido na ficha do fornecedor é também preenchido automaticamente neste local, podendo o utilizador alterar esta informação.
No caso do campo Classificação de compras não estar preenchido na ficha do fornecedor, o utilizador pode preenchê-lo diretamente no documento.

Idioma
Este campo permite definir qual o idioma a utilizar, na descrição dos artigos.

Identificação interna
Esta opção pode ser utilizada para diversos fins, tais como facilitar a identificação de movimentos em listagens e na integração para a contabilidade.

Motivo de isenção de imposto
Este campo deve ser preenchido com o preceito legal aplicável,quando as linhas do documento de compras de autofaturação estão isentas de IVA.
Se os campos de motivo de isenção e respetivo código estiverem preenchidos na ficha do fornecedor, ao criar uma compra para um fornecedor com acordo de autofaturação, os referidos campos passam da ficha do fornecedor para a compra.
Se ao criar um documento de autofaturação com artigo a IVA a 0% e o campo Motivo de Isenção de Imposto não estiver preenchido, a aplicação impede a gravação do respetivo documento.
Pode efetuar uma procura através do botão ou introduzir um ou mais carateres diretamente no campo, assim irá surgir uma lista com todos os resultados da procura iniciados pelo caratere introduzido e conforme é introduzido mais carateres esta procura vai sendo refinada.

Nota: No momento da gravação, sempre que não existam linhas com taxa de IVA igual 0% , a aplicação remove o motivo de isenção de imposto.


Arredondamentos

Esta página mostra os valores do documento antes de arredondamentos, os respetivos arredondamentos efetuados e o valor após arredondamento.


Ecrã em modo de consulta



Após o dossier, será apresentada a "Próxima ação". O objeto "Próxima ação" poderá ser configurado através da Framework PHC onde poderá adicionar-lhe novas Opções de Ecrã definidas pelo utilizador.










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