PHC CS

Manuais

Faturação no Gestão Web

Esta opção permite ao utilizador efetuar os documentos de faturação necessários ao funcionamento da sua atividade.
Assim, permite utilizar vários tipos de documentos predefinidos, por exemplo faturas, notas de crédito, notas de débito, guias de remessa e guias de transporte.

Se o utilizador pretender que a aplicação controle a emissão de documentos de Faturação com artigos indisponíveis em stock, poderá ativar o parâmetro do sistema: Nunca permite stocks negativos nos documentos de faturação. Ao ativar esta parâmetro na aplicação PHC CS Desktop, a aplicação passa a controlar, ao gravar, se determinado artigo tem efetivamente stock para faturar.

Sendo que, os documentos certificados são assinados ao gravar, mesmo que tenham a opção Assina digitalmente apenas ao imprimir ativa, na configuração do documento (na aplicação PHC CS Desktop).
Note-se, que ao imprimir um documento de faturação ou um dossier interno no PHC CS Web, que tenha sido introduzido através da aplicação PHC CS Desktop e ainda não se encontre assinado, a aplicação assina o documento.

Ecrã em modo de introdução/alteração

Tipo de Documento

PHC CS Desktop

Utiliza Regime de IVA de Caixa

PHC CS Web

PHC CS Desktop

Configuração de Documentos de Faturação

Nº Doc

Introduzir

Tipo de Documento

Nº Doc

Faturar por cópia de um dossier

Faturar por cópia de outro documento

inserir manualmente o Documento de Faturação

Faturar por cópia de um dossier

Copiar de um dossier

Dossier

Observar apenas os dossiers abertos

Nº de unidades a copiar

opções de cópia

Faturar por cópia de outro documento

Copiar de outro doc.

Observar apenas os documentos não faturados

Ao passar inclui o nome e número do documento de origem

Ao copiar marca o documento como faturado.

Não passa a referência dos artigos

Atualiza o preço de custo com o valor atual

Passa os componentes do documento original

Nota:

Inserir manualmente o Documento de Faturação

Cliente
Identificação do cliente pretendido.
O cliente poderá ser selecionado através da opção de procura

e será efetuada com base na introdução do cliente que pretende procurar. Pode também criar um novo cliente, assim, caso introduza no campo o nome de um cliente que não ainda exista, aparece por baixo do campo uma mensagem com um caminho que, ao clicar, abre o ecrã "Clientes" com o nome que foi introduzido. Ao gravar os dados do novo cliente o Documento de Faturação é atualizado com os dados do cliente.

Na lista apresentada poderá através do ícone

selecionar o cliente pretendido.

Se o utilizador tiver efetuado cópia de um dossier ou de outro documento de faturação, este campo assume automaticamente o cliente que se encontrava no documento de origem.

Nota: Se o cliente pretendido for um "Cliente Genérico" fica visível um novo separador, "Dados do cliente deste documento", para que o utilizador preencha os seguintes dados:

Morada

Localidade

Código Postal

Nome do País

País do Número de Contribuinte

Número de Contribuinte

Este separador só está visível nos clientes genéricos, se o utilizador escolher um outro cliente o separador não aparece. Estes dados só ficam preenchidos no próprio documento e não alteram qualquer informação na ficha do cliente genérico.

Nº
Indica o número de cliente. Este campo fica automaticamente preenchido quando se seleciona o cliente.

Condições de Pagamento
Permite selecionar a condição de pagamento que será utilizada neste documento de faturação. Ao preencher o cliente esta informação é preenchida automaticamente com a informação que se encontra na ficha do cliente.

Data do documento
Data do documento de faturação.

Data de Vencimento
Data para vencimento do documento. Este campo é preenchido automaticamente, tendo em conta ao vencimento que se encontra preenchido na ficha do cliente.

Moeda
Caso estejam configuradas Moedas estrangeiras e Taxas de Conversão para o Euro na aplicação PHC CS Desktop, o utilizador dispõe das mesmas neste campo, permitindo-lhe indicar a moeda utilizada no documento de faturação.
Assim que o utilizador alterar a moeda do documento, a aplicação disponibiliza as colunas:

- Pr.Unit.Moeda e Total Moeda nas linhas do documento;

E altera para a moeda escolhida, efetuando a respetiva conversão dos campos:

Desconto Financeiro Moeda;

Total sem imposto, o valor do Imposto e o Total com imposto.

Zona
Permite indicar a zona do cliente. Este campo fica automaticamente preenchido com a informação que se encontra na ficha do cliente.

Nome do Vendedor
Permite indicar o vendedor do cliente. Este campo fica automaticamente preenchido com a informação que se encontra na ficha do cliente.

Área do utilizador
Permite indicar a área do utilizador, caso tenha sido definida no ecrã de utilizadores.

A introdução de linhas no documento é efetuada através das seguintes opções:

Escolha de Artigos/Serviços

Nota:

Usa "autocomplete" em todos os campos texto

Nota:

Caso possua artigos compostos são introduzidas linhas com o artigos e os respetivos componentes. Na coluna C é possível identificar qual/is o(s) componentes(s) do artigo composto visto que a opção na linha fica ativa. Se alterar o preço, os descontos ou a quantidade do artigo composto, os componentes são atualizados. O contrário não se verifica, ou seja, se alterar o preço, desconto ou quantidade do componente, não atualiza o artigo composto. Se num artigo composto tiver a opção Permite incluir componentes durante a edição dos documentos, é ainda apresentado o botão

onde é possível acrescentar uma linha a seguir ao último componente do produto composto. Esta opção apenas está disponível se opção de configuração dos documentos de faturação Permite incluir novos componentes estiver ativa.
Se na opção de configuração do documento tiver a opção Recalcula o custo dos produtos compostos ativada, os campos Preço de Custo e Preço de Custo Ponderado do artigo composto são atualizados.
Para poder usufruir desta funcionalidade é necessário que tenha um artigo composto configurado no PHC CS Desktop e a opção de configuração de documentos de faturação Utiliza produtos composto ativada.
Saiba mais sobre a funcionalidade dos artigos compostos, aqui.

Os campos referentes à coluna de Preço Unitário de venda passa a verificar os acessos de um respetivo documento de faturação:

Acesso a Preços de Venda e Descontos;

Acesso a Preços de Venda.

Quanto aos campos das colunas de Desconto passam também a verificar os acessos de um respetivo Documento de faturação:

Acesso a Preços de Venda e Descontos"

Acesso a Descontos.

Nota: Ao criar um novo registo na linha do documento, sempre que definido previamente na configuração do documento de faturação (na aplicação PHC CS Desktop), pelo menos uma das opções:

Utiliza Motivo de Isenção de Imposto nas linhas;

Tem Ecovalor" e "Não calcula Ecovalor;

Utiliza data efetiva de entrega nas linhas do documento;

A partir do botão

nas linhas do documento, navega para o ecrã "Outras Opções".

Ao clicar no ícone de uma respetiva linha, a aplicação navega para um novo ecrã possibilitando:

A definição do campo Motivo de isenção na linha do documento associado ao artigo;

As opções Tem Ecovalor e Não calcula Ecovalor de cada linha.

A introdução de Data de Entrega, por linha, em que o artigo(s) ou serviço foi colocado à disposição do adquirente (este campo é de preenchimento facultativo. Quando não está preenchido, para o ficheiro SAFT assume a data efetiva de entrega do separador "Outras Opções");

Sempre que a configuração: Utiliza data efetiva de entrega nas linhas do documento está ativa, quando são copiados documentos para um documento de faturação, a data nas respetivas linhas é a do documento de origem.

Nota: Na aplicação PHC CS Web, quando os campos não têm informação (estão vazios), por definição em modo de consulta, ficam omissos.

As opções do módulo Ecovalor só estarão disponíveis se possuir o módulo Ecovalor . Assim, ao ativar o módulo Ecovalor fica visível nas linhas dos documentos de faturação as seguintes opções:

Ecovalor
Este campo indica que o artigo tem ecovalor.

Total Ecovalor (a adicionar)
Este campo indica o valor do ecovalor da linha em questão que será adicionado ao preço de venda do artigo.

Total Ecovalor (já incluído)
Este campo indica o valor do ecovalor da linha em questão que já se encontra incluído no preço de venda do artigo.

Não calcula ecovalor
Ativando esta opção o valor total do documento não está sujeito a ecovalor, como tal esta opção deve ser utilizada para os artigos em que o ecovalor é suportado pela empresa.
Apenas possível retirar o ecovalor do total do documento, quando o artigo está a adicionar o ecovalor ao preço de venda.

Se o utilizador tiver configurada a possibilidade de utilizar artigos com características específicas (como por exemplo: Cor e Tamanho) ou seja, utilize a funcionalidade de Grelhas, aparecerá nas linhas do documento as respetivas colunas para que o utilizador defina concretamente nos artigos que está a incluir no documento, qual a cor e tamanho.

Em qualquer uma das linhas do documento, existe a opção de Apagar

, possibilitando apagar a linha respetiva.
Após as alterações necessárias ao campo quantidade deverá gravar o documento.
Nas linhas, ao clicar em cima da referência do artigo terá acesso à ficha do mesmo.

Encomenda
Permite inserir informação referente à encomenda.

% de Desconto Financeiro
Permite inserir um desconto financeiro em percentagem.

Nota: Apenas é possível definir uma percentagem de desconto entre 0% e 100%. Caso a percentagem seja inferior a 0% ou superior a 100%, a aplicação altera automaticamente para 0% e 100%, respetivamente.

Valor Desconto Financeiro
Permite inserir um desconto financeiro em valor, de acordo com a moeda escolhida no documento.

Os seguintes valores são calculados automaticamente:

Total sem IVA
Indica a base de incidência do documento de faturação, de acordo com a moeda escolhida no documento.

Total de IVA
Indica o total do iva, de acordo com a moeda escolhida no documento.

Total
Indica o valor total do documento, de acordo com a moeda escolhida no mesmo.

Se alterar a designação da moeda no parâmetro de PHC CS Desktop Nome da moeda Euro para extenso (plural), os campos Total sem IVA, Total IVA e Total apresentam-se com a descrição da moeda à frente. Por exemplo: Se utilizarmos o Dólar Australiano (AUD) a aplicação apresenta:

Total sem IVA AUD

Total IVA AUD

Total AUD

Nota: Ao criar faturas que não sejam faturas simplificadas, a aplicação valida se a morada do cliente está preenchida quando o valor total da fatura é superior ou igual a 1.000€.

Cálculo da Detração (Apenas no executável do Peru)
Quando o executável é do Peru passam a surgir os seguintes campos:

Taxa de detração
Este campo indica a taxa de detração definida no artigo.

Detração regularizada
Esta opção permite indicar que a detração já foi regularizada.

Alterar total de detração
Esta opção deve ser ativada quando o utilizador pretende alterar a taxa de detração calculada pela aplicação.
Ao ativar esta opção, o campo Total de detração fica no modo editável.

Total de detração
Este campo indica o valor da detração calculada pela aplicação.
Caso o utilizador pretenda alterar o valor total deve ativar a opção Alterar total de detração.

Outros Dados

Classificação do documento
Este campo permite indicar a classificação de vendas do cliente. Fica preenchido automaticamente com a informação que se encontra na ficha do cliente.

Hora para movimento de stock
Este campo apresenta a hora, minuto e segundo.
O campo aparece na aplicação PHC CS Web se na aplicação PHC CS Desktop tiver os Documento de Faturação, Dossier ou Compra que estejam configurados no PHC CS Desktop para movimentar stock e o parâmetro "Utiliza valorização de Stocks por Data e Hora quando o custeio de stock é Preço de Custo Ponderado" estiver ativo.

Local habitual da carga de mercadorias
Permite indicar qual o local de carga da mercadoria.
Pode efetuar uma procura através do botão

ou introduzir um ou mais carateres diretamente no campo, assim irá surgir uma lista com todos os resultados da procura iniciados pelo caratere introduzido e conforme é introduzido mais carateres esta procura vai sendo refinada.

Nota: Se na aplicação PHC CS Desktop, no documento de Faturação, a opção: Preenche e valida o Local de Carga e o Local de Descarga estivar ativa, depois de indicar o cliente no documento, a aplicação preenche o local de descarga da mesma forma que preencheria se fosse um documento de Transporte e assume as mesmas validações quanto ao Local de carga e descarga que existem num documento de transporte.

Linha Final do documento
O texto aqui colocado é livre e poderá, no caso de o utilizador assim o pretender, ser impresso no documento de faturação.

Segmento de Mercado
Segmento de mercado a que o cliente pertence. Este campo fica automaticamente preenchido com a informação que se encontra na ficha do cliente.

Modo de Cobrança
Modo de cobrança a utilizar com o cliente, por ex: transferência bancária, cobrador, etc.. Este campo fica automaticamente preenchido com a informação que se encontra na ficha do cliente.

Cobrador
Nome do cobrador para este cliente. Este campo fica automaticamente preenchido com a informação que se encontra na ficha do cliente.

Rota de Cobrança
Nome ou número da rota de cobrança deste cliente. Este campo fica automaticamente preenchido com a informação que se encontra na ficha do cliente.

Modo de Expedição
Permite indicar o tipo de expedição utilizado.

Ref. Interna
Permite indicar a refª interna do documento.

Centro Analítico
Permite indicar o centro analítico do documento.

Tipo de título
Neste campo é identificado o tipo de título, por exemplo; se se trata de um cheque, de numerário de um vale, etc...

Título pré-datado único para este documento
Ao ativar esta opção permite indicar que a regularização do documento de faturação será efetuada com um cheque único pré-datado.

Nº do título atribuído
Este campo identifica o título, indicando o respetivo número.

Data do título
Este campo identifica a data do título.

Banco do título
Serve para indicar o banco de origem do título.

Número do B.Id
Serve para indicar o número do Bilhete de identidade/Cartão cidadão

Data do B.Id
Serve para indicar a data do bilhete de identidade/Cartão Cidadão

Documento anulado
Esta opção quando está selecionada indica que o documento está anulado. Este campo é apenas informativo e não pode ser alterado.

Motivo de Isenção
O campo Motivo de isenção de imposto aparece disponível caso o tipo de documento não utilize motivo de isenção nas linhas.
Este campo deve ser preenchido com o preceito legal aplicável, quando as linhas do documento estão isentas de IVA e um dos campos Quantidade ou Total da linha sejam diferentes de 0.
Ao criar um novo documento o Motivo de isenção é preenchido com o valor da ficha do cliente e caso não existam linhas no documento com iva igual a zero, o motivo de isenção é limpo ao gravar o documento.
Pode efetuar uma procura através do botão

ou introduzir um ou mais carateres diretamente no campo, assim irá surgir uma lista com todos os resultados da procura iniciados pelo caratere introduzido e conforme é introduzido mais carateres esta procura vai sendo refinada.

Nota: Caso o documento esteja configurado para ter o Motivo de Isenção nas linhas do documento de Faturação, o campo é preenchido na linha do artigo e tem em conta a informação contida no campo Motivo de Isenção da respetiva ficha do Artigo.

Descrição do Regime de IVA
Este campo apresenta uma lista de valores que permite indicar a descrição do Regime de IVA em questão e é utilizado para o preenchimento do elemento TaxCountryRegion do elemento TaxTableEntry.
Ao criar uma fatura, caso o cliente esteja preenchido o campo Descrição do Regime de IVA, essa informação passa para a fatura, podendo o utilizador aqui no ecrã do documento de faturação alterar essa informação.

Motivo de Retificação
Este campo permite indicar o motivo pelo qual foi emitido um Documento Retificativo de Fatura.
Apenas surge quando se trata de um documento de faturação do tipo Nota de Crédito, ou Nota de Débito. Este campo torna-se de preenchimento obrigatório nestes tipos de documentos retificativos, quando os mesmos são criados por cópia de faturas.

Dados Multibanco

Entidade
Este campo está disponível se tiver o documento de faturação, na aplicação PHC CS Desktop, se encontre configurado como Utiliza Referências Multibanco/Easypay.

Se o cliente em questão tiver a opção Gera Referências Multibanco automaticamente ativa este campo é preenchido de forma automática com o que está definido no parâmetro Referência multibanco/Easypay: Entidade.

Se o cliente em questão tiver a opção Gera Referências Multibanco inativa este campo não é preenchido e posteriormente pode preenche-lo manualmente com a entidade da referência multibanco ou clicar no botão Gerar MB. Este botão apenas fica visível quando o documento quando está em modo de consulta.

Referência Multibanco
Neste campo deve preencher a referência multibanco gerada ao abrigo do protocolo com a Easypay. Estas referências começam pelos dígitos 45.

Total a pagar
Este campo é preenchido automaticamente com o valor a pagar aquando o preenchimento automático da referência multibanco.

Referência Multibanco paga
Este campo fica ativo automaticamente quando a EasyPay dá como pago o documento.

Data de pagamento
Este campo é preenchido de forma automática com a data em que a EasyPay dá como pago o documento.

Nota: Não são geradas referências multibanco para documentos em moeda estrangeira.

Negócio
Os seguintes campos apenas se encontram disponíveis mediante o módulo CRM Comercial e caso o utilizador tenha configurado o documento de faturação para ser um documento ligado a Negócios.
Pode efetuar uma procura através do botão

ou introduzir um ou mais carateres diretamente no campo, assim irá surgir uma lista com todos os resultados da procura iniciados pelo caratere introduzido e conforme é introduzido mais carateres esta procura vai sendo refinada.

Negócio
Este campo estabelece a ligação entre o documento a ser criado e um negócio através do código do próprio negócio.

Status
Este campo identifica o status do Negócio associado.
Pode efetuar uma procura através do botão

Opções de Ecrã

opções de registo

Anular o documento

Motivo de anulação

Nota:

imprimir

Gestão

PHC CS Desktop

Nota:

Clientes no Gestão Web