A agenda pessoal é o local onde o utilizador pode colocar e gerir os seus compromissos pessoais e profissionais. Esta agenda está diretamente relacionada com a "Agenda de Marcações" / "Marcações" do módulo Suporte, ou seja, o utilizador poderá visualizar e realizar as suas marcações neste local e nas marcações da aplicação PHC CS Desktop.

A gestão de marcações respeita a restrição dos acessos por área. Se este sistema de acesso aos registos da aplicação CRM web se encontrar ativo, na ficha do utilizador, então cada utilizador apenas tem acesso aos registos que pertençam à sua área, ou seja, à área definida na sua ficha de utilizador. Neste caso, um utilizador da área Norte, mediante acessos mais específicos, apenas pode visualizar marcações que tenham sido introduzidas por si ou por outros utilizadores da mesma área.
As marcações efetuadas por utilizadores da área Sul apenas são visíveis a este utilizador, se na sua criação, o utilizador da área Sul adicionar um utilizador da área Norte para estar presenta na marcação. Neste caso, a marcação aparece na agenda de ambos.

Ainda, se um determinado utilizador pretender dar acesso às suas marcações, a outro utilizador, como acontece, por exemplo, com as Secretárias que gerem a agenda dos seus superiores, apenas consegue fazê-lo a utilizadores da sua área.

Na página inicial são mostradas as marcações do utilizador para o dia de hoje. Aí, ao clicar na marcação, poderá aceder à Agenda.

Ecrã em modo de introdução/alteração

Data
Este campo deverá ser preenchido com a data para a qual se está a efetuar a marcação. Através do ícone poderá ter acesso ao calendário, através do qual, clicando no dia pretendido, é preenchido automaticamente o campo Data.

Hora
Deverá ser selecionado qual o período a reservar na "Agenda", isto é, qual a hora de início e a hora de fim desta marcação.

Área
Aqui poderá selecionar a área para a qual está a efetuar a marcação. A lista de áreas disponível corresponde à tabela de áreas da aplicação PHC CS Desktop, que regista o espaço físico onde a marcação vai ser realizada, por exemplo, Exterior, Sala 1, Sala de reuniões, etc..

Quando já existe uma marcação efetuada para a área "Sala 1", por exemplo, ao gravar um outra para a mesma área, no mesmo período ou noutro de qualquer forma coincidente, a aplicação avisa que existe conflito de áreas. Ou seja, a aplicação verifica se essa área se encontra ocupada nesse período e avisa o utilizador. Este, se assim o entender, pode gravar a sua marcação mesmo existindo esse conflito.
Ao validar os conflitos de agenda, a aplicação identifica os registos agendados para o mesmo momento (de acordo com a hora de início e fim nos registos), das tabelas:



• Marcações (.MX);


• Férias (.FP);


• Datas de Projetos (.TDA);


• Tarefas (.TTA) ;


• Passos de Tarefas (.TTAPA);


• Intervenções (.MH).


Se existirem conflitos a aplicação mostra no final um relatório com a identificação dos mesmos.

Depois de selecionar a Área, e através do botão tem a possibilidade de visualizar a ocupação dessa área.

Ao clicar no botão referido é aberto o seguinte ecrã:



Este ecrã apresenta a ocupação da área selecionada no ecrã Marcações.

Do lado esquerdo do ecrã o utilizador tem a possibilidade de:

Procurar
Este campo permite ao utilizador efetuar uma pesquisa de uma área especifica das apresentadas.

Marcar todas
Este campo permite ao utilizador Marcar ou Desmarcar todas as áreas.

Gravar as áreas selecionadas
Ao clicar no botão , a aplicação atualiza as Áreas selecionadas no respetivo ecrã Marcações.

Do lado direito do ecrã o utilizador tem a possibilidade de alterar os campos Data inicial e Data final para que seja possível verificar a ocupação em outros períodos. De seguida deverá utilizar o botão para que possa atualizar a informação consoante os períodos e áreas selecionadas.

O gráfico apresentado pela aplicação mostra as várias marcações mediante a(s) área(s) selecionada(s) podendo navegar através da barra de navegação.
São disponibilizados vários botões, podendo navegar para o dia corrente ou ter mais ou menos detalhe de visualização.

Para visualizar o detalhe de uma marcação é necessário clicar na marcação que aparece no gráfico.

Nota: Esta funcionalidade apenas está disponível se tiver a subscrição do PHC On ativa.

Privada
Permite que o utilizador defina que a marcação é privada (caso esta opção esteja ativa) ou disponível a todos os utilizadores (se inativa).

Utiliza a tabela
Este campo permite selecionar a tabela, da qual se vai escolher Com quem se pretende efetuar esta marcação. Assim e mediante os módulos ativos, esta opção apresenta as seguintes opções:

• Clientes (Se possuir o módulo PHC CS Suporte intranet web e/ou PHC CS Gestão web);


• Contactos (Se possuir o módulo PHC CS Crm web);


• Pessoas (Se possuir o módulo PHC CS Crm web);


• Nenhuma - Esta opção permite inserir um nome que identifica alguém que não pertence a nenhuma das bases de dados da aplicação.


Com quem vai ser a marcação
Depois de selecionada a tabela, é este campo que permite introduzir ou procurar um cliente, contacto ou pessoa, através do botão ou introduzir um ou mais carateres diretamente no campo, assim irá surgir uma lista com todos os resultados da procura iniciados pelo caratere introduzido e conforme é introduzido mais carateres esta procura vai sendo refinada.

Caso se tenha selecionado a opção Nenhuma, este campo apenas permite escrever o nome da entidade para a marcação.

Descrição
Este é o local onde poderão ser introduzidas informações pertinentes relacionadas com a marcação.

Utilizadores
Neste campo pode-se à marcação através de um campo tabela que apresenta o nome de todos os utilizadores.
Podem adicionar-se utilizadores independentemente da sua área.



À semelhança das áreas e depois de selecionar um utilizador, através do botão o utilizador tem a possibilidade de visualizar a ocupação dos utilizadores selecionados.
No ecrã que é apresentado, o utilizador pode fazer alterações nos campos Data inicial e Data final. De seguida deverá utilizar o botão para que possa atualizar a informação no gráfico consoante os períodos selecionados.

O gráfico apresentado pela aplicação mostra as várias marcações mediante o(s) utilizador(es) selecionado(s) podendo navegar através da barra de navegação.
São disponibilizados vários botões, podendo navegar para o dia corrente ou ter mais ou menos detalhe de visualização.

Para visualizar o detalhe de uma marcação é necessário clicar na marcação que aparece no gráfico.

Nota: Esta funcionalidade apenas está disponível se tiver a subscrição do PHC On ativa.

Áreas
Neste campo pode-se à marcação através de uma listagem que apresenta o a identificação de todas as áreas.
A lista de áreas disponível corresponde à tabela de áreas da aplicação PHC CS Desktop, que regista o espaço físico onde a marcação vai ser realizada, por exemplo, Exterior, Sala 1, Sala de reuniões, etc...
Desta forma, o utilizador poderá realizar uma marcação com diversas áreas.



Através do botão , o utilizador pode visualizar a ocupação das áreas selecionadas.

Nota: Esta funcionalidade apenas está disponível se tiver a subscrição do PHC On ativa.

Os campos Utilizador, Vendedor, Técnico e Número interno são introduzidos pela aplicação automaticamente.
Nota: Este número é sequencial e não é controlado pelo utilizador. Pode ser utilizado em posteriores consultas.

Ecrã em modo de consulta
Em modo de consulta, na barra de ferramentas existem varias opções. Algumas destas opções são comuns a todos os ecrãs, nomeadamente, a "Procura", a "Introdução/Alteração" e a "Eliminação" de registos.

Encontra-se também, nas "Marcações" os seguintes botões:



Possibilita navegar diretamente para a agenda, permitindo realizar a marcação pretendida ;


Permite enviar email, notificando os participantes da data específica. Ao clicar neste botão, o utilizador será redirecionado para um ecrã de envio de email genérico, num editor de HTML, onde poderá preencher uma Mensagem em Html com a informação desejada, numa linha disponibilizada por baixo da identificação do utilizador que envia o email. Na notificação enviada, existe a possibilidade de clicar num link Clique aqui para consultar para navegar diretamente para o registo.
Caso exista informação referente aos endereços de email nas respetivas fichas de utilizadores, o email do emitente e do destinatários serão devidamente preenchidos.Criar Recorrência


Permite efetuar a multiplicação do registo onde se encontra posicionado. Ao clicar no botão, é encaminhado para o ecrã "Criação de Registos", onde tem à sua disposição os campos relativos Regras de periodicidade e Duração da periodicidade que permitem definir o tempo de duração da data. Terminada esta configuração, ao clicar no botão Preparar é gerada uma listagem de registos tendo em conta as definições anteriomente configuradas associadas ao registo em causa.
Por fim, a partir do botão Criar Registos, todos os registos selecionados são criados.
Nota: Qualquer alteração efetuada num registo é refletida nos registos associados à mesma recorência desde que estes tenham uma data posterior à do registo a ser modificado.










Agenda