Este capítulo visa explicar o funcionamento da emissão de compras a fornecedores. Na barra de ferramentas deste ecrã, quando em modo de cosnulta, existem várias opções que são comuns a todos os ecrãs, nomeadamente a procura de registos.

 

Ecrã em modo de introdução/alteração

Ao clicar nesta opção a aplicação disponibiliza um ecrã que tem inúmeras opções para que o utilizador possa copiar os dados de um dossier interno para dentro do documento de compra em introdução. Nota: Nos documentos certificados esta opção deixa de estar visível aquando da alteração do documento. Para procurar o dossier que se pretende copiar, o utilizador precisa de, em primeiro lugar, selecionar o "Dossier" que pretende e pode mesmo definir que quer observar Só os dossiers do fornecedor selecionado na compra ou Observar apenas os dossiers abertos. Pode ainda definir o Nº de unidades a copiar. Ao premir o botão. é apresentada uma listagem com os dossiers encontrados. Pode também, sem selecionar nenhum dossier a copiar,

Qual o dossier a copiar

Neste local são visíveis os dossiers encontrados na pesquisa. É apenas necessário selecionar o dossier que se pretende copiar e selecionar as opções sobre a cópia que melhor servem cada propósito.

Ao clicar neste botão a aplicação disponibiliza um ecrã que tem inúmeras opções para que o utilizador possa copiar os dados de um documento de compra para as linhas de outro documento de compra (em introdução).

Nota: Nos documentos certificados esta opção deixa de estar visível aquando da alteração do documento. Para procurar o documento de compra que pretende copiar, o utilizador precisa de, em primeiro lugar, "Escolher o documento a copiar" que pretende e pode mesmo definir que quer observar Só os documentos do fornecedor selecionado na compra ou Observar apenas os doc. Não incluídos em pagamentos. Pode ainda definir se outras opções, relativamente ao preenchimento dos dados na compra de destino, como por exemplo:

 

• Ao passar inclui o nome e número do documento de origem;


• Não passa a referência dos artigos;


• Atualiza o preço de compra com o valor atual; Se esta última opção se encontrar ativa, a aplicação vai buscar o preço de custo dos artigos que se encontram no documento de compra de origem, à ficha de cada um deles em vez de copiar o valor que se encontra na compra a ser copiada. O utilizador poderá efetuar cópias entre documentos de compra, podendo ser copiada especificamente uma linha (definida pelo utilizador), um grupo de linhas (definidas pelo utilizador) ou a totalidade (caso o utilizador selecione o Cabeçalho do documento);


• Passa os componentes do documento original Esta opção quando ativa passa os componentes do artigo composto do documento de origem. Quando está inativa, vai buscar os componentes definidos na estrutura do artigo composto. Se a opção estiver ativa e o documento de destino não utiliza artigos compostos passa os componentes do documento de origem e desmarca a opção da coluna C. Nota: Este comportamento é diferente na plataforma PHC CS Desktop.


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Ao premir o botão é apresentada uma listagem com os documentos de compra encontrados. Pode também, sem selecionar qualquer documento a copiar,

Copiar Câmbios Fixos 
Na cópia de um documento, nas opções avançadas, existe a opção com o nome "Usa o câmbio do documento origem (como câmbio fixo)". 
Por definição a opção vem ativa, mas depois guarda o último estado que o cliente escolher. 
 
Quando a opção se encontrar ativa, vai ser copiado o câmbio fixo do documento escolhido. Se o utilizador escolher várias linhas, na mesma moeda, o PHC CS vai copiar o câmbio fixo do documento mais recente. 
Se nenhuma das linhas selecionadas for de câmbio fixo, o PHC CS não copia nenhum valor. 

Se o documento origem não tiver câmbio fixo mas estiver em moeda estrangeira, a aplicação calcula o câmbio que foi utilizado na data do documento original e traz esse câmbio, marcando-o como câmbio fixo no documento destino. 
 Há apenas duas situações onde a opção não ficará ativa. A primeira é quando o documento de origem tem o valor 0. A segunda é quando, após a cópia dos documentos de origem, os clientes sejam alterados no documento de destino e não possuam a mesma moeda dos documentos copiados. 
  
Adicionalmente foram criadas duas novas colunas na grelha, "Valor em moeda" e "Taxa de câmbio (fixa)" que apresenta o valor do câmbio. 
 
Foi também feita outra alteração na cópia de dossiers. Antes, quando se copiava um dossier, por defeito era colocada a data do próprio dia. Agora, se o utilizador já alterou a data do documento origem, o PHC CS não a vai alterar e vai recalcular os valores de câmbio (caso não seja em moeda principal ou com câmbio fixo) com esta data. Esta alteração é necessária para garantir que quando se copia linhas em moeda estrangeira, os valores em moeda sejam calculados com a data correta. 

 

Fornecedor

Permite registar o nome do fornecedor para o qual se vai emitir o adiantamento. Este campo tem procura incremental pelo que ao começar a digitar as primeiras letras do nome do fornecedor, a aplicação mostra todos os fornecedores cujo nome inicia com as letras inseridas. Desta forma o utilizador não precisa de escrever o nome do fornecedor completo. Através do botão também se pode procurar um fornecedor, bastando digitar a primeira letra do seu nome e procurar. Se não digitar qualquer valor o software apresenta uma listagem com todos os fornecedores para seleção. Pode também criar um novo fornecedor, assim, caso introduza no campo o nome de um fornecedor que ainda não exista, aparece por baixo do campo uma mensagem com um caminho que, ao clicar, abre o ecrã "Fornecedores" com o nome que foi introduzido. Ao gravar os dados do novo fornecedor o Documento de Compras é atualizado com os dados do fornecedor. Depois do registo gravado o campo com o nome do fornecedor fica sublinhado, pois ele é, na realidade, um link que permite navegar diretamente para a ficha do fornecedor.

Número Neste local fica indicado o número do fornecedor e o do seu estabelecimento, caso exista. Inserindo o nº do fornecedor a aplicação preenche automaticamente o seu nome. Se o fornecedor tiver um estabelecimento basta no campo em frente ao do nº digitar o estabelecimento que se pretende.

 

Documento Neste local fica indicado o tipo de documento de compra. Quando o documento é de autofaturação, após gravar o documento, surge no campo superior direito, o botão indicando que este documento é um documento certificado.

 

Número do Documento Permite registar o número do documento.

 

Data interna Neste campo fica registada a data da compra. Para alterar a data de forma rápida basta clicar em cima do campo para se aceder a um calendário no qual se pode selecionar facilmente a data pretendida.

 

 

 

 

Condições de Pagamento

Este campo permite indicar as condições de pagamento do fornecedor. Se esta informação se encontrar preenchida na ficha do fornecedor, ela é automaticamente atualizada na compra ao escolher o fornecedor.

 

Data original

Permite indicar a data original do documento. Para alterar a data basta clicar em cima do campo para aceder a um calendário.

 

Data de Vencimento

Serve para registar a data de vencimento do documento de compra. Para alterar a data basta clicar em cima do campo para aceder a um calendário.

 

Moeda habitual

Neste campo fica registada a moeda do fornecedor. Caso estejam configuradas Moedas estrangeiras e Taxas de Conversão para o Euro na aplicação PHC CS Desktop, o utilizador dispõe das mesmas neste campo, permitindo-lhe indicar a moeda utilizada no documento de compra. Assim que o utilizador alterar a moeda do documento para uma moeda estrangeira, a aplicação disponibiliza as colunas Pr.Unit.Moeda e Total Moeda nas linhas do documento.

 

 

Utiliza câmbio fixo

Permite colocar um câmbio fixo no documento.

 

Para adicionar os artigos existem três opções:

Ao selecionar esta opção, terá acesso ao ecrã de "<%= TopicLink([Escolha de Artigos/Serviços],[Escolha de Artigos/Serviços]) %>" disponíveis. Quando o utilizador Voltar, depois de adicionar o(s) artigo(s), o mesmo será colocado nas linhas da compra, na quantidade definida. Adiciona uma linha à compra. Nesta linha o utilizador poderá o início do valor da referência ou da designação que, automaticamente, após o segundo caratere, apareçam no máximo, os sete primeiros registos. À medida que vão sendo colocados mais carateres, mais restrita vai ficando a pesquisa. Após selecionar um dos campos, são automaticamente preenchidos os restantes campos, ou seja, se preencher a referência ao selecionar o valor pretendido, é automaticamente preenchida a designação e preço unitário, o mesmo se passa com a descrição. Para que a pesquisa incremental funcione é necessário ter o parâmetro Usa "autocomplete" em todos os campos texto, no PHC CS Desktop, ativo. Este botão permite que seja copiada uma estrutura de dados a partir de um ficheiro com extensão .xls. Este ficheiro deve conter na primeira linha os nomes dos cabeçalhos da grelha, sendo que abaixo devem ser inseridos os respetivos valores a importar. Ao copiar os dados, a aplicação verifica se é passado um campo de referência e vai buscar os respetivos valores configurados para essa mesma referência. Após esse processo, atribui os valores do ficheiro a cada um dos campos facultados, formatando os campos tendo em conta as formatações dos respetivos campos (se existentes), sendo por fim atualizados os totais dos documentos.

Ao importar as linhas de artigos através do ficheiro Excel, pode simplesmente escrever apenas a designação da linha (ou qualquer informação que pretender nessa coluna) e a aplicação trata essa informação não como um artigo, mas sim como um texto e incorpora essa informação na grelha do documento.
 

Nota: Este botão apenas está disponível se tiver subscrito o PHC On.

Se o utilizador tiver configurada a possibilidade de utilizar artigos com características específicas (como por exemplo: Cor e Tamanho) ou seja, utilize a funcionalidade de <%= TopicLink([Grelhas],[Funcionamento e Configuração do PHC CS Grelhas web]) %>, aparecerá nas linhas do documento as respetivas colunas para que o utilizador defina concretamente nos artigos que está a incluir no documento, qual a cor e tamanho.

 

 

 

 

Através da seta azul do lado esquerdo da listagem pode consultar alguns dados do artigo. Para escolher os artigos basta colocar a quantidade pretendida e premir o botão de Adicionar artigos. Caso a listagem apresente várias páginas e o utilizador pretenda selecionar referências de páginas diferentes, deve primeiro selecionar as referências da primeira página e adicioná-las de imediato ao documento. Só depois deve selecionar as que pretende na segunda página e adicioná-las ao documento. Para voltar ao documento deve premir o botão Voltar .

O documento de compra assume as referências selecionadas disponibilizando a Referência, Designação e os campos referentes a quantidades e valores.

O utilizador pode atribuir descontos a cada uma das linhas. Ao ter o parâmetro Usa grelha de processamento em servidor inativo, ou seja, caso o utilizador utilize a grelha de processamento em browser (navegador), poderá ter até seis descontos nas linhas dos artigos. O número dos descontos pretendido nas linhas é definido no parâmetro "Número de descontos nas linhas dos documentos de compra (0 a 6)" em PHC CS Desktop.

Assim como terá a possibilidade de criar uma nova ficha de ativos diretamente através de uma linha de um artigo (caso possua o módulo PHC CS Imobilizado web).

 

Nota: Ao introduzir uma compra de autofaturação, apenas é possível definir uma percentagem de desconto entre 0% e 100%. Caso a percentagem seja inferior a 0% ou superior a 100%, a aplicação altera automaticamente a percentagem para 0% e 100%, respetivamente.

Caso possua artigos compostos são introduzidas linhas com o artigos e os respetivos componentes. Na coluna C é possível identificar qual/is o(s) componentes(s) do artigo composto visto que a opção na linha fica ativa. Se alterar o preço, os descontos ou a quantidade do artigo composto, os componentes são atualizados. O contrário não se verifica, ou seja, se alterar o preço, desconto ou quantidade do componente, não atualiza o artigo composto. Se num artigo composto tiver a opção Permite incluir componentes durante a edição dos documentos, é ainda apresentado o botão onde é possível acrescentar uma linha a seguir ao último componente do produto composto. Esta opção apenas está disponível se o parâmetro Permite incluir novos componentes estiver ativo.

Para poder usufruir desta funcionalidade é necessário que tenha um artigo composto configurado no PHC CS Desktop e o parâmetro no nó de Compras Utiliza produtos composto ativado.

 

Encomenda

Este campo é útil para transportar dados entre documentos, podendo o conteúdo ser utilizado noutro documento.

% de desconto financeiro

Permite indicar um desconto financeiro em percentagem ou em valor.

 

Valor do desconto financeiro ou Desconto financeiro moeda

Este campos aparecem caso o documento seja em Euros ou em moeda estrangeira, respetivamente. Permite inserir um desconto financeiro em valor de acordo com a moeda escolhida no documento.

 

Base de incidência

Este campo indica a base de incidência do IVA do documento de acordo com a moeda escolhida. Se o documento for em euros visualiza o campo Base de incidência. Se o documento for em moeda estrangeira visualiza o campo Total sem IVA

 

Moeda. Total de IVA ou Total IVA Moeda

Este campo regista o total do documento, de acordo com a moeda escolhida. Se o documento for em euros visualiza o campo Total de IVA. Se o documento for em moeda estrangeira visualiza o campo Total IVA Moeda. Total ou Total Moeda Este campo regista o total do documento de acordo com a moeda escolhida. Se o documento for em euros visualiza o campo Total. Se o documento for em moeda estrangeira visualiza o campo Total Moeda. Se alterar a designação da moeda no parâmetro de PHC CS Desktop Nome da moeda Euro para extenso (plural), os campos Total sem IVA, Total IVA e Total apresentam-se com a descrição da moeda à frente. Por exemplo: Se utilizarmos o Dólar Australiano (AUD) a aplicação apresenta:

• Total sem IVA AUD


• Total IVA AUD


• Total AUD

 

Caso o parâmetro da aplicação PHC CS Desktop: Utiliza controlo sobre a aprovação para pagamento esteja ativo, ficam visíveis os campos:

 

Multipagamento pré-datado

Para o separador “Multi-pagamento pré-datado” ser apresentado no PHC CS Web, são necessárias as seguintes configurações no PHC CS Desktop: 

• Documentos de Faturação - Nas configurações de faturação da série pretendida para a utilização do multi-pagamento, no parâmetro "Conta corrente Cód do movimento de c/c de Multi-pagamento" na “Valor da variável escolhida” deve ser selecionado o respetivo nome da série (i.e.: Série “Faturas” - colocar “V/Fatura” nesta opção de configuração). Podem ser criadas várias condições de pagamento no ecrã “Condições de Pagamento” que utilizam o multi-pagamento e as mesmas podem ser associadas a um cliente; 


• Compras - Nas configurações do “Documento”, na opção “Cod. mov. c/c multi-pagamento" no separador “Config. Compras e Pagamentos” deve ser selecionada a série pretendida para o multi-pagamento (i.e.: Documento “V/Fatura” - colocar “V/Fatura” nesta opção de configuração). Na ficha do fornecedor não é possível de associar um plano de pagamento próprio mas é possível selecionar nas “Condições de Pagamento” uma que utilize multi-pagamento. 

Uma vez configurado o multi-pagamento, o separador “Multi-pagamento pré-datado” possui várias funcionalidades: 

Utiliza multi-pagamento pré-datado

Apresenta as configurações das “Condições de Pagamento” que tiverem sido selecionadas para a Fatura/Compra. Se existir um multi-pagamento associado, a opção “Utiliza multi-pagamento pré-datado” fica automaticamente ativa; 

Nota: Um cliente/fornecedor que possuir um plano próprio que utilize a modalidade de multi-pagamento, por defeito vai ver a sua condição de pagamento apresentada e as respetivas configurações serão refletidas no separador multi-pagamento. Se nenhuma indicação for dada em contrário, a aplicação assume a condição de pagamento por defeito que foi definida para o cliente; 

Para além das condições de pagamento, existe também a possibilidade de configuração do multi-pagamento diretamente no ecrã ao ativar manualmente as seguintes opções:

 

Valor da entrada inicial | “Nº de pagamentos | Titulos pré-datados | Pagamento mensal” ou “Dias de intervalo”

No separador multi-pagamento, é dada a possibilidade de fracionar o pagamento de acordo com o “Valor da entrada inicial”, o “Nº de pagamentos”, “Titulos pré-datados”, “Pagamento mensal” ou “Dias de intervalo”.

Nas linhas da grelha é possível introduzir “Nº do Título” , o “Banco” e a “Forma de pagamento”.
Para obter os valores dos vários multi-pagamentos, é necessário clicar no botão . Para cada pagamento criado, a forma de pagamento pode ou não ser definida (Cheque, Transferência Bancária, Débito Direto, etc). 

Nota:  No parâmetro do CS Web “Clientes: Nº de dias de vencimento por defeito” é possível colocar o número de dias de intervalo por defeito que devem ser utilizados para as linhas do multi-pagamento. Se nenhuma indicação for dada em contrário, a aplicação assume esse valor por defeito e faz os cálculos dos pagamentos com esse intervalo de dias. 

 

 

 

Outras opções da linha - Introduzir um ativo a partir de uma compraO campo ativo, apresentado em "Outras opções". Este campo só aparecerá com o módulo imobilizado e se o utilizador tiver acesso ao Imobilizado.Refrência - Apresenta a referência da linhaDesignação - Apresenta a designação da linhaIVA - Possibilidade de alterar o IVA associado à linhaSuj. a IRS - Possibilidade de alterar se a linha encontra-se a sujeita a IRS ou nãoAtivo - Associar um ativo à linhaNota: Ao introduzir um ativo que não exista na base de dados, a aplicação irá apresentar uma mensagem a vermelho "Não encontrei "Ativo", para criar clique aqui" onde o "aqui" irá encaminhar o utilizador para a ficha do ativo em modo introdução e com o campo da "Referência" preenchido, mas o utilizador pode preencher os restantes campos que pretender, só o campo "Valor de aquisição total" não é apresentado porque ao gravar a compra a aplicação vai colocar o valor total da linha na ficha do ativo associado e ao gravar a ficha do ativo, o utilizador será reencaminhado para o ecrã das "Compras", contendo toda a informação prévia, tal como mostrar as "Outras opções" da linha alterada.AtivoEste campo só está visível se possuir o módulo de Imobilizado. Nele o utilizador poderá visualizar a referência do ativo correspondente à referência de stocks que introduziu na compra.Na compra de um novo ativo, o utilizador tem a possibilidade de selecionar por pesquisa incremental o novo ativo já criado em Ativos.Para mais informações, pode consultar o tópico: Constituição da Tabela de Ativos (PHC CS Web)