Este capítulo visa explicar o funcionamento da introdução de dados nos documentos de compras.

De início é necessário introduzir o fornecedor a que diz respeito o documento. É possível fazê-lo de diversas formas:

a) Introduzindo o nome de um fornecedor novo. Neste caso, o programa pergunta ao utilizador se quer criar uma ficha nova no ficheiro de fornecedores. Quando se trata de um documento novo, é apresentado o ecrã de Seleção de registos.

b) Clicando no ícone que permite consultar uma listagem dos fornecedores existentes.
Se a tabela de fornecedores tiver menos de 100 registos, a aplicação mostra automaticamente uma listagem com todos os fornecedores, para que o utilizador possa selecionar o que pretende. Se a tabela tiver mais de 100 registos, a aplicação disponibiliza o ecrã de seleção de registos para que se possam criar critérios de seleção e mais facilmente encontrar o fornecedor pretendido. Para escolher o fornecedor na listagem basta fazer duplo-clique na respetiva linha ou selecionar o registo e clicar em Ok.

c) digitar um conjunto de letras do fornecedor (por exemplo as primeiras três ou quatro letras do nome) e no fim colocar o ponto-de-interrogação (?). Desta forma obtém-se os fornecedores cujo nome começa por esse conjunto de letras. Deve-se ter em consideração que esta opção só funciona se o utilizador já chamou os registos da tabela de fornecedores.

Para utilizar esta opção é necessário ativar a mesma nos Parâmetros Gerais - Fornecedores - opção Procura incremental automática de fornecedores.

d) digitar o número do fornecedor na linha do nome. Para esse efeito deve utilizar sempre o número 0 (zero) antes do número. Alternativamente pode ainda colocar o número de estabelecimento no fim.

Exemplo: 025+2 à vai procurar a filial número 2 do fornecedor número 25.

e) procurar pela Abreviatura. Este processo permite pesquisar não pelo Nome do fornecedor, mas pela Abreviatura do mesmo. Para tal basta colocar um ponto seguido de uma ou várias letras da abreviatura. Para que esta opção funcione, é necessário preencher o campo de abreviatura na ficha do fornecedor.


Para pesquisar um documento de um determinado fornecedor pode:

f) utilizar os botões de movimentação---. Esta opção só se encontra disponível, se o utilizador selecionou diversos registos para surgirem no ecrã. Para mais informações sobre esta opção, consulte por favor no manual de Navegação o capítulo Seleção de registos.

g) clicar no ícone de procurae escrever o nome do fornecedor que pretende. Deve-se ter em consideração que esta opção só funciona se o utilizador já chamou os registos da tabela de fornecedores.


Quando introduz um fornecedor que já existe o programa preenche diversos campos da compra (Moeda, vendedor, pagamento, etc.), utilizando para esse efeito os dados da ficha do fornecedor.

Ao introduzir uma compra, após indicar o fornecedor, ao selecionar o campo Documento a aplicação apresenta apenas séries de documentos de autofaturação do fornecedor e séries sem autofaturação, ou seja, exclui series de documentos de autofaturação de outros fornecedores, apresentando em primeiro lugar as séries associadas ao fornecedor e depois as séries que não têm fornecedor ordenadas por nome da série.
Ao gravar uma compra são validados os dados da série, ou seja, se for após 01.01.2023, e a série seja de autofaturação e ainda não tenha fornecedor atribuído, a aplicação automaticamente associa na série o fornecedor do documento atual.

A partir de 01.01.2023:
- após gravar uma compra de autofaturação, não é possível alterar o nome do fornecedor pois o campo fica apenas em modo de leitura.
- ao gravar uma compra de autofaturação, se a série não tiver um fornecedor atribuído, mas existirem documentos já lançados nessa série para outros fornecedores, a aplicação impede a gravação e apresenta uma mensagem para esse efeito.

Validação de NIF de Fornecedor via WebService  (Apenas disponível no executável de África para Angola)

Nota: Para mais informações consulte por favor o tópico Validação de NIF de Clientes e Fornecedores via WebService (AO).

Após introduzida a primeira parte do documento passa-se para a introdução dos seus lançamentos. Para cada lançamento deve ser introduzido a referência do artigo e a sua quantidade, sendo alguns dados preenchidos de forma automática, nomeadamente o preço de custo, etc..

Para mais informações sobre os métodos de introdução de referências, consulte por favor o capítulo dos Dossiers internos (clique no Link indicado de seguida). A explicação existente é para os Dossiers internos, devendo o utilizador ter em consideração que podem existir ligeiras diferenças entre as compras e os Dossiers Internos.

Se desejar uma linha em branco ou uma linha só com texto, deverá criar a linha não definindo qualquer referência e alterando apenas a descrição. Pode introduzir muitas linhas, se pretender, entre as linhas com referências. A introdução de uma linha é feita pressionando a tecla [Ctrl+Ins], ou clicando empor baixo nas linhas do documento. Para apagar uma linha usam-se as teclas [Ctrl+Delete] ou o ícone.

A ordenação das colunas nas linhas de compras é guardada por moeda, pelo que basta alterar a moeda do documento para que a ordenação das colunas fique diferente.

Notas:
Caso o utilizador tenha o parâmetro para utilização da quantidade alternativa ativo e tenha definido a quantidade alternativa e o respetivo coeficiente na ficha do artigo, então poderá lançar a compra na unidade e quantidade original ou na unidade e quantidade alternativa (a conversão é automática). Para mais informações sobre esta opção consulte por favor o capítulo
sobre Stocks e serviços.

É ainda possível configurar o Software para utilizar os produtos compostos. Nesse caso o utilizador tem a possibilidade de lançar uma compra de um artigo que é composto por diversas referências. Para mais informações sobre esta opção consulte por favor o capítulo sobre Stocks e serviços.

Ao lançar o produto composto (geralmente fica na 1ª linha), são também descriminados os diversos componentes (os que possuem um "clique" na coluna C?).

Quando se introduz um produto composto na compra sucede o seguinte:

• O preço unitário do composto é o custo de tabela nos stocks;
• O preço unitário dos componentes é calculado através de uma média ponderada entra as quantidades de cada componente e os seus preços de custo de tabela (do ficheiro de stocks);
• O total do documento só é afetado pelo preço do composto, sendo os preços dos componentes necessários para a valorização do movimento de stock.

Notas:

• Se o artigo tiver número de série (opção só disponível com o módulo de Suporte ou de Equipamento), vai permitir agregar números de série ao artigo composto e também aos seus componentes.
• Se numa compra de produtos compostos se alterar ou apagar o artigo pai os artigos componentes associados à referência anterior são eliminados de imediato.
• Ao gravar uma compra de autofacturação com data e hora do sistema inferior à da última compra emitido, o utilizador passa a ser alterado sobre se a data e hora de sistema se encontra correta, sendo, posteriormente, questionado se pretende continuar com a emissão da compra.
• Ao introduzir uma compra de autofacturação, apenas é possível definir uma percentagem de desconto entre 0% e 100%. Caso a percentagem seja inferior a 0% ou superior a 100% o utilizador é impedido de gravar o documento.

Relativamente aos Nºs de série, mediante a seleção da opção respetiva na configuração dos Códigos de Conta-Corrente para compras, os números de série dos equipamentos da compra, podem ser visualizados diretamente na linha.
Terminada a introdução de movimentos, passa-se então à parte final do documento onde entre outras operações é possível definir outros dados e visualizar os totais do documento. Finalmente, para terminar o documento, é só clicar na opção Gravar.

Se possuir o módulo Frota e o parâmetro das compras estiver ativo, a aplicação permite que ao gravar, seja aberto o ecrã de gastos deste módulo, de forma a que o documento de compra criado, origine um gasto relativo com a frota. Ou seja, se o documento de compra lançado tiver origem numa despesa com a frota, esta pode ser lançada diretamente neste módulo, na tabela de gastos, ficando automaticamente agregada à viatura respetiva. No ecrã de gastos, os campos relativos à compra ficam automaticamente preenchidos, sendo que, o utilizador só necessita de preencher os restantes.


Criação a partir de outros documentos
Existe outra forma de preencher uma compra, usando-se para esse efeito os dados dos Dossiers internos. Para mais informações sobre esta opção consulte por favor o capítulo sobre as Opções de cópia.

Ao voltar ao documento de compra é possível alterar a quantidade comprada, mantendo desta forma um registo entre o Encomendado e o Comprado (ESTA INFORMAÇÃO FICA REGISTADA NO DOSSIER INTERNO). Caso o utilizador deseje usar diversas vezes o mesmo dossier NÃO deverá fechar o mesmo, mantendo assim a possibilidade de atualizar os dados quando quiser.

Criação a partir da duplicação da compra
Duplicar
Esta opção permite aproveitar um registo já criado e executar alterações no mesmo, podendo depois gravar.
Ao duplicar uma compra, são limpos os campos relacionados com: Nº da V/fatura, adiantamentos, nºs de serie, ou seja, todo o equipamento que esteja agregado. É também acrescentado mais uma linha em branco, mantendo-se tudo o resto.