A definição de documento é o conceito básico de contabilidade. Qualquer movimento em contabilidade deve possuir um suporte, o qual está identificado por um número e arquivado de modo a ser rapidamente consultado.
A maior parte dos documentos poderão ser agrupados em alguns tipos, o que levará a uma tabela de tipos de documentos relativamente reduzida. Para realizar movimentos é imprescindível que exista o respetivo tipo de documento pré-definido, pelo que deve estudar quais os tipos de documentos mais utilizados pela sua Empresa, formatando depois este sistema em função dessas conclusões.
Na medida em que cada tipo de documento apresenta frequentemente uma classificação contabilística invariável, ou de características muito similares, é possível associar a um tipo de documento, uma grelha de classificação que ajude ao lançamento ou substituição, mesmo em certos casos, da própria digitação das contas e alguns valores.
Cada documento poderá utilizar um fator multiplicativo, o qual permite, na posterior introdução do movimento, o cálculo automático do valor das diversas linhas, sendo apenas necessária a introdução de um valor base.
Exemplo da utilização do fator multiplicativo para o cálculo dos valores a imputar às respetivas contas de um documento com IVA:
Inativo
Ao ativar esta opção, o documento pré-definido deixa de aparecer para introdução de documentos e deixa de ser possível selecionar o mesmo para integrações e lançamentos de documentos de tesouraria.
Assim, ao clicar na opção "Inativo" (com a opção "Não está disponível na contabilidade" inativa) será mostrada uma listagem com as colunas Tabela e Registo com a informação dos locais onde o documento pré-definido é usado. Ao fazer duplo clique nas linhas é possível consultar o respetivo registo e proceder à alteração do documento pré-definido, à exceção dos Parâmetros do Sistema.
Notas:
1 - É necessário alterar o documento pré-definido em todos os locais de configurações de séries de documentos onde é usado de modo a poder fazer integrações da contabilidade e lançamentos de documentos de tesouraria;
2 - Só os documentos lançados na tesouraria, que não foram integrados, é que surgem na listagem dos locais onde o documento pré-definido é usado;
3 - Na integração automática de documentos que tenham configurados documentos pré-definidos inativos, a aplicação impede a integração e é apresentada uma mensagem;
4 - A aplicação não faz o lançamento de documentos de tesouraria que tenham configurados documentos pré-definidos inativos;
5 - Ao abrir uma Lista de valores disponíveis noutro ecrã, a listagem com a informação dos locais onde o documento pré-definido é usado será encerrada.
Rubrica
A designação do campo Rubrica é definida nos Parâmetros gerais e permite ser utilizado como campo de observações ou como número de documento interno.
Conta O utilizador pode optar pela identificação total ou parcial da Conta. Caso opte pela identificação parcial, o restante não identificado, a ser preenchido na altura do lançamento, deve ser substituído nesta ficha pelo caracter "-" (menos).
Exemplo:
12 -
em que num lançamento de Bancos, o caracter " - " poderá ser substituído por 1 ou 2 caso se refira à conta:
Valor Fixo
De forma a facilitar o posterior lançamento contabilístico, poderá ser atribuído um valor fixo a cada conta do documento pré-definido.
Fator Multiplicativo É o fator que irá ser automaticamente multiplicado pelo valor base introduzido em cada lançamento. Este fator poderá ser superior a um.
O Fator Multiplicativo permite automatizar o cálculo dos valores a considerar no movimento contabilístico para determinada conta, sendo automaticamente multiplicado pelo valor base introduzido.
Para um documento com iva, considerando o total do documento com fator multiplicativo igual a 1, para calcular o fator multiplicativo da base tributável deve basear-se nas seguintes fórmulas em função da taxa de Iva:
- taxa de 23% - 1/123 * 100
- taxa de 13% - 1/113 * 100
- taxa de 6% - 1/106 * 100
O Iva é igual ao total do documento, que é igual a 1, menos o valor calculado na base tributável.
Exemplo: Pretende-se lançar na contabilidade a despesa do combustível com iva 23% totalmente dedutível no valor de 123,00. Deve efetuar-se o seguinte movimento,
Conta Débito 624211 - 100,00
Este valor será calculado a partir do fator multiplicativo indicado que será 0,81300813 calculado a partir da seguinte equação 100/123.
Débito 24323131 - 23,00
O fator multiplicativo que indicar deve ser 0,18699187 a diferença entre 1 e 0,81300813 ou a partir da seguinte equação 23/123, registando-se os 23% de iva.
Crédito 111 - 123,00
Sendo este o valor base a partir do qual os restantes são calculados, deve indicar 1 no fator multiplicativo.
Debita ou Credita
Deverá apenas ser validada a opção de débito para as respetivas contas a débito.
Conta de Tesouraria
O campo Conta de Tesouraria é muito importante para os Documentos de Tesouraria do módulo de Gestão, pois permite indicar que, na integração dos documentos, os movimentos devem ser lançados na conta do Banco indicado no documento, ignorando dessa forma a conta patente no Documento pré-definido.
Classificação de Tesouraria Este campo permite ao utilizador indica qual o grupo de tesouraria atribuído ao documento. Por exemplo podem ser criados grupos para os recebimentos e para os pagamentos.
Com preenchimento deste campo e mediante configurações específicas, como está explicado nos tópicos : Classificação de Tesouraria em Documentos Contabilísticos e Constituição da Tabela do Plano de Contas, esta informação repercute-se diretamente quando se utilizam Documentos Predefinidos em lançamentos de movimentos contabilísticos. No entanto, o utilizador pode redefinir a mesma.
Centro Analítico
Corresponde ao centro analítico, anteriormente definido, a selecionar.
Descritivo para Tesouraria
Será a descrição do movimento a realizar na tesouraria.
Nesta coluna deve constar a descrição correta das contas, de forma que aquando da introdução de documentos de tesouraria, já se saiba para que contas se estão a indicar os valores.
Chave da operação - só disponível no Executável de Espanha
Permite ao utilizador definir qual o tipo de operação está inerente àquela operação, a definição da chave colocada pelo utilizador neste documento é a que vai ser colocada no Modelo 347.
O utilizador tem as seguintes chaves para opção:
- Chave A, se Compras - Chave B, se Vendas - Chave C, Pagamentos por Mediação - Chave E, Subvenções - Chave F, Vendas de Agências de viagens - Chave G, Compras a Agências de viagens - Chave H, Anexos de Aluguer Tipo de IVA - só disponível no Executável de Espanha Se é um documento do tipo dedutível (compras) ou liquidado (vendas). Pede um valor para aplicar o fator multiplicativo Caso tenha optado pela utilização de fator multiplicativo na introdução do documento, esta opção ativa originará, logo que selecione o documento, que lhe seja solicitado o valor base a aplicar, atribuindo automaticamente os valores às respetivas Contas SNC.
Arredonda se utilizar o fator
Serve para arredondar os resultados da multiplicação do valor base pelo fator multiplicativo, a lançar em cada Conta SNC.
No lançamento deste documento não são pedidos os dados para os mapas recapitulativos
Serve para definir se não pede os dados para os mapas recapitulativos. Caso tenha esta opção ativa, não serão registados os dados para os mapas recapitulativos dos documentos criados através das integrações.
Não está disponível na contabilidade
Ao ativar esta opção, o documento definido deixa de aparecer para introdução de documentos e deixa de ser possível selecionar o mesmo para integrações, exceto no campo Documento da página Ligação à Tesouraria do ecrã de Documentos Predefinidos. Esta opção pode ser usada, por exemplo, se se pretender que os documentos Predefinidos, que sejam configurados para ficarem disponíveis nos documentos de tesouraria no Gestão, não fiquem disponíveis para introduzir documentos na Contabilidade.
Documento com dados para a relação de clientes anexa à declaração periódica de IVA
Esta opção está disponível quando o parâmetro "Utiliza anexos da declaração periódica para reembolso de IVA" está ativo. Os dados dos documentos com este campo ativo são considerados para a relação, referente ao reembolso de Iva.
Documento com dados para a relação de fornecedores anexa à declaração periódica de IVA
Esta opção está disponível quando o parâmetro "Utiliza anexos da declaração periódica para reembolso de IVA" está ativo.
Os dados dos documentos com este campo ativo são considerados para a relação, referente ao reembolso de Iva.
Documento com dados para a relação de regularizações anexa à declaração periódica de IVA
Esta opção está disponível quando o parâmetro "Utiliza anexos da declaração periódica para reembolso de IVA" está ativo.
Os dados dos documentos com este campo ativo são considerados para a relação referente ao reembolso de Iva.
Nota: Não é possível ativar estes campos num documento pré-definido que já tenha documentos contabilísticos com mais de um contribuinte nas linhas.
Entra para modelo intracomunitário de IVA
Esta opção está disponível quando o parâmetro Utiliza anexos da declaração periódica para reembolso de IVA está ativo.
Quando se ativa esta opção, ficam disponíveis nos documentos contabilísticos vários campos, nomeadamente o Tipo de Operação, de forma a classificar-se os movimentos para a Análise Declaração Recapitulativa de IVA.
Nota: Se possuir o executável de Espanha, ao ativar esta opção, passa a ser disponibilizado o campo Tipo de operação relativo ao Modelo 349.
Tipo de Movimento para SAFT
Este campo permite indicar qual o tipo de movimento do documento pré-definido. Esta informação é importante para o preenchimento de um elemento (TransactionType) do ficheiro SAF-T (PT).
Nota: Em relação ao Tipo de Movimento para SAFT, a aplicação faz as seguintes validações:
- Quando se altera o nome de um documento pré-definido com tipo para SAFT preenchido, é verificado se existem movimentos na tabela de documentos contabilísticos associados ao nome anterior, e se existirem é apresentada a mensagem: "Atenção: Ao alterar o nome deste documento não vai ter reflexo nos movimentos já lançados e associados a este registo, nomeadamente na produção do SAF-T (PT). Deseja continuar?".
- Ao eliminar um registo com tipo para SAFT preenchido é verificado se existem movimentos na tabela de documentos contabilísticos associados; caso o utilizador tenha acesso de supervisão à tabela "DC" - documentos Predefinidos - é-lhe colocada a questão "Atenção: Ao apagar este documento, os movimentos contabilísticos que lhe estão associados não vão ser incluídos na produção do SAF-T (PT). Deseja continuar?" e caso o utilizador não tenha acesso de supervisão é impedido de eliminar o registo.
No que diz respeito aos documentos pré-definidos tipo A - Apuramento, existe limitação quanto aos ecrãs em que estes podem ser utilizados. Assim, a sua disponibilidade cinge-se, unicamente, aos seguintes ecrãs:
- Ecrã de Documentos pré-definidos, no menu Contabilidade (apresentam-se todos tipos de documentos pré-definidos)
- Execução de Apuramento de Resultados (apresenta apenas tipos de documentos "A-Apuramento")
- Movimentos em Documentos Contabilísticos
Ligação à Tesouraria
- Está disponível para documentos de tesouraria no Programa Gestão
Permite definir se este documento aparece na lista de documentos disponíveis nos documentos de tesouraria.
Os documentos de tesouraria podem ter centro analítico nas linhas, assim como no documento pré-definido pode ser indicado o centro analítico nas linhas.
Caso o parâmetro "Na integração de Documentos de Tesouraria na Contabilidade, pode utilizar o centro analítico das linhas do documento pré-definido, quando o documento de tesouraria não tem linhas" esteja ativo e o documento de tesouraria não tenha linhas e na integração do documento de tesouraria seja indicado para utilizar centro analítico nas linhas, é usado o centro analítico do documento pré-definido.
Para que a informação da Classificação de Tesouraria seja refletida também na contabilidade, deve também configurar o documento pré-definido ativando as 3 opções abaixo indicadas (estas opções encontram-se no separador "Ligação à Tesouraria" do ecrã "Documentos Pré- definidos"):
- "Está disponível para documentos de tesouraria no Programa Gestão"
- "No documento de tesouraria pede ao utilizador os valores por movimento"
- "No documento de tesouraria permite classificação de tesouraria movimento a movimento"
- No documento de tesouraria pede ao utilizador os valores por movimento Permite ao utilizador definir a introdução de valores na tesouraria linha a linha.
- No documento de Tesouraria permite classificação de Tesouraria movimento a movimento
Permite ao utilizador introduzir a classificação de tesouraria de cada movimento do documento de tesouraria, ou seja, quando os documentos de tesouraria apresentam os valores, também permitem que se defina uma classificação de tesouraria, movimento a movimento.
Em documentos desse tipo não é permitido apagar linhas, quando já existem documentos de tesouraria lançados (documentos que estejam associados a esse tipo de documentos Predefinidos).
Quando nos documentos Predefinidos, na ligação à tesouraria, esta opção se encontra ativa, nos dados do documento pré-definido surgem duas colunas disponíveis: Grupo de Tesouraria e Sub-Grupo de Tesouraria, uma vez que a Classificação de Tesouraria está sempre presente. Deste modo é possível configurar a classificação de tesouraria que deve aparecer no documento. Se também está ativo o campo Está disponível para documentos de tesouraria no Programa Gestão, surgem os campos para a classificação de tesouraria nos documentos de tesouraria no gestão. No documento pré-definido, são configuradas as contas de tesouraria a movimentar, nos documentos de tesouraria assume essa configuração dos documentos Predefinidos, mas é possível alterar as contas de tesouraria.
- Documento a ser integrado na contabilidade assim que é gravado
Ao ativar esta opção permite efetuar a integração online do documento em questão. Assim, ao gravar o documento, é efetuada a integração do respetivo documento contabilístico. Para mais informações consulte por favor o Manual de Contabilidade. - No documento de tesouraria permite lançar o número de contribuinte
Quando nos documentos Predefinidos, na ligação à tesouraria, esta opção se encontra ativa, nos dados do documento pré-definido surgem mais uma coluna disponível: Nº de Contribuinte. Deste modo é possível recolher o NIF do terceiro ao lançar o documento de tesouraria.
Nota: Se estiver inativa a opção "No documento de tesouraria pede ao utilizador os valores por movimento", o documento de tesouraria passa a ter disponível, nos Dados Principais, o campo "Nº Contribuinte" para recolher o NIF do terceiro. - Diário
Indicação do diário para integração (obrigatório a opção sobre integração está ativa). - Documento
Indicação do documento pré-definido (obrigatório a opção sobre integração está ativa). - Classificação de tesouraria e Descrição na tesouraria
Serve para indicar informação sobre a integração na tesouraria. Caso não tenha a descrição do movimento de tesouraria preenchido, os movimentos de tesouraria criados ficam com a descrição do lançamento da contabilidade. - É um documento de transferência interna ( i.e. de depósito )
Permite definir o documento como sendo de transferência interna.
Nas transferências internas não há nem entrada nem saída de valor, no entanto há um movimento. Esta opção permite registar este movimento. - Os movimentos introduzidos neste documento lançam automaticamente na tesouraria
Atualmente, para o campo “Os movimentos introduzidos neste documento lançam automaticamente na tesouraria” estar visível no ecrã dos Documentos Predefinidos, é necessário que o utilizador disponha dos módulos de Contabilidade e Gestão e cumulativamente, ative o parâmetro na aplicação Desktop: “Os lanç.manuais em determinadas contas podem ser refletidos na tesouraria (reinstalar triggers)”.
De salientar também, que os campos “Os movimentos introduzidos neste documento lançam automaticamente na tesouraria” e “Está disponível para documentos de tesouraria no Programa Gestão” passaram a ter o mesmo comportamento do Desktop. Ou seja, deixa de ser possível selecionar as duas opções em simultâneo. Ao ativar por exemplo a opção: "Os movimentos introduzidos neste documento lançam automaticamente na tesouraria" a opção: "Está disponível para documentos de tesouraria no Programa Gestão" inativa-se automaticamente e vice-versa.
Opções Disponíveis no Menu de Documentos Predefinidos
Exportar a tabela de Documentos Predefinidos
Esta opção permite efetuar a exportação da tabela de documentos Predefinidos para a diretoria escolhida. Esta funcionalidade é útil para o funcionamento da Contabilidade de Gabinete.
Se possuir PHC ON poderá obter mais informação, sobre como lançar os documentos contabilísticos rapidamente, carregando aqui.