No ecrã de Horas de Funcionário é possível introduzir diversos tipos de registos:
Deverá começar por definir qual o tipo de registo que pretende. Mediante a selecção efectuada, a página correspondente fica activada podendo então definir o Funcionário.
Tipo de Registo
Nesta opção de campos tabela deve definir o registo a introduzir e que passará por:
Data
Este campo deve ser preenchido com a data da hora extra.
Tipo de hora extraordinária
Este campo permite escolher o tipo de hora extraordinária que pretende. Neste campo aparece a informação que se encontra na tabela Horas Extras.
Factor
Deverá definir qual o factor de hora extraordinária a utilizar. Se desejar definir vários factores para vários turnos, clique o botão direito do rato em Factor da hora extraordinária, obtendo desta forma uma Tabela onde poderá definir os diversos factores.
Permite ainda a alteração individual do valor do factor, assumido pela escolha na anterior tabela, não alterando o valor do registo da tabela para futuras utilizações.
Número de Horas
Número de horas realizadas pelo funcionário.
Data de Referência
Permite indicar a data de referência da remuneração. Quando é preenchida ao processar um recibo incluindo o registo nessas condições, a data de referência da remuneração que resulta desse registo fica com o mês da data de referência.
Caso tenha activo o parâmetro No processamento de ordenados, agrupa as horas extraordinárias por tipo, mesmo que a data de referência esteja preenchida, é sempre colocada na data de referência da remuneração a data do recibo de vencimento.
Data do recibo é a data de referência
Tendo esta opção ativa, ao processar a aplicação irá separar sempre pelo mês da data em que foi lançada a hora extra, ou seja, separará por mês (acaso a aplicação identifique que há necessidade irá efetuar acertos de IRS). Ou seja, quando um utilizador processa um recibo de vencimento nas seguintes condições:
- Parâmetro da aplicação: "No Processamento de ordenados agrupa as horas extra por tipo" - ativo;
- Horas extras marcadas para meses anteriores ao mês do processamento do recibo de vencimento.
A aplicação agrupa todas as horas extra tendo em conta os meses em causa, ou seja, se tiver horas extras do mesmo tipo mas de meses diferentes, a aplicação faz essa separação no recibo de vencimento e no suporte informático da Segurança Social são criadas duas linhas, uma para cada mês em que houve a hora extra.
Por exemplo: A empresa ABC possui o parâmetro "No Processamento de ordenados agrupa as horas extra por tipo" - ativo.
No mês de agosto o funcionário Joaquim teve as seguintes Horas Extras:
- 17.08.2016- 1 hora extra a 100%;
- 18.08.2016 - 1 hora extra a 50%;
- 16.09.2016 - 1 hora extra a 100%.
Aqui temos 2 horas extras do mesmo tipo (hora extra a 100%), mas para meses diferentes e uma do tipo diferente (hora extra a 50%).
No recibo de vencimento do funcionário, verifica-se que as horas extras já estão agrupadas por tipo, ou seja, fica uma hora extra a 50% que corresponde a agosto, uma outra linha com a hora extra 100% de agosto e por fim uma terceira linha com a hora extra 100% de setembro.
Hora Extra Processada
Permite que, ao processar automaticamente os vencimentos, os registos incluídos sejam marcados como processados.
Os registos que tenham esta opção activa não serão incluídos em processamentos automáticos de vencimentos, mesmo que as datas coincidam.
Centro Analítico
Permite indicar o centro analítico nos registos de horas extra. O centro analítico será assumido nos recibos de vencimento aquando do processamento destes registos.
Data
Este campo deve ser preenchido com a data da falta. É importante que coloque neste campo a data física da falta, pois esta data irá influenciar o cálculo do n.º de dias trabalhados da segurança social, Análise de Absentismo e o desconto de subsídio de refeição. Após preencher a data e sair deste campo, é apresentada a informação do dia da semana correspondente.
Caso seja feriado, também é indicado, permitindo ao utilizador uma maior percepção ao classificar as horas do funcionário.
Anulada
Esta opção permite anular um registo de falta. Se a falta teve origem na Classificação da faltas, o registo de falta que deu origem a este, será também automaticamente anulado. As faltas anuladas não serão usadas na Emissão Automática de Vencimentos, nem na Análise de Absentismo, nem no cálculo de dias de férias acrescidos.
Tipo de falta
Neste campo tabela deverá definir qual o tipo de falta que vai registar, por exemplo, justificada, atraso, obrigações legais, etc.
Estas faltas deverão ser previamente definidas na tabela de tipos de faltas. Depois de definir o tipo de falta, deverá validar uma das opções seguintes:
- Se o funcionário faltou todo o dia. Faltou um determinado número de dias, que terá de indicar, pré-definido pelo tipo de falta.
- Se o funcionário faltou horas. Faltou apenas um determinado número de horas, que terá de indicar.
- Se o funcionário faltou todo o mês. Faltou num determinado Mês, que terá de indicar o mês e Ano.
- Se o funcionário faltou uma percentagem do dia.
No processamento da faltas, uma falta mensal ficará registada com a quantidade em dias, ou seja, o n.º de dias úteis do mês da falta (ou o n.º indicado pelo utilizador aquando do seu lançamento no ficheiro de horas). As faltas mensais, serão sempre incluídas em recibos processados de acordo com o mês da falta, desde que esse mês esteja incluído no intervalo de datas para processar faltas.
A data de referência da remuneração negativa correspondente a essa falta será o 1º dia do mês da falta (independentemente da data indicada no seu registo no ficheiro de horas).
Relativamente ás faltas percentuais, estas ficam registadas com a quantidade em dias, ou seja, uma falta de 50% do dia é registada no recibo como 0,5 dias; 3 faltas de 50% do dia, são registadas no recibo como 1,5 dias, etc.
Este tipo de falta permite o registo das faltas dos funcionários utilizando o valor diário para o desconto de faltas percentuais. Têm ainda de atribuir uma classificação a esta falta. O software disponibiliza três classificações possíveis e pré-definidas por falta se associado:
- A descontar.
- Justificada.
- Perde subsídio de refeição.
- Dias de subsídio de refeição perdidos (este campo apenas se encontra disponível se a falta for mensal).
No entanto, estas classificações poderão ser conjugadas, por exemplo, a falta pode ser justificada mas o funcionário perde o subsídio de refeição na data definida. Para isto acontecer deverá validar estas duas opções (justificada e perde sub. refeição). Caso a falta seja mensal poderá ainda definir quantos dias é que o funcionário irá perder o seu subsídio de refeição.
Desconta dias de férias (Apenas disponível no executável de África para Angola)
Este campo permite definir se as faltas marcadas contam para descontar aos dias de férias.
Desconta aos dias de férias acrescidos
Ao activar esta opção, a falta em questão será tida em conta no cálculo de dias de férias acresidos.
Classificação para o Relatório Único
Permite a definição do registo da falta do funcionário para o Mapa do Relatório Único.
Data de Referência
Permite indicar a data de referência da remuneração.
Quando é preenchida ao processar um recibo incluindo o registo nessas condições, a data de referência da remuneração que resulta desse registo fica com o mês da data de referência.
Data do recibo é a data de referência
Tendo esta opção activa, ao processar um recibo, a data de referência da remuneração que resulta desse registo fica com o mês da data do recibo (desta forma, mesmo que o registo tenha uma data com mês diferente da data do recibo, a remuneração fica com a data do recibo não dando origem a eventuais acertos de IRS).
Falta Processada
Permite que, ao processar automaticamente os vencimentos, os registos incluídos sejam marcados como processados. Esses registos não mais serão incluídos em processamentos automáticos de vencimentos, mesmo que as datas coincidam.
Data do processamento
Permite visualizar a data do processamento da falta. Ao clicar no botão 
poderá navegar até ao recibo, onde foi processada a falta.
Não contabilizar pela análise de Absentismo
Permite incluir ou não na análise de absentismo a realizar pelos recibos de vencimento ou por este registo.
Número interno da ocorrência
Serve para classificar o tipo de falta para futuros mapas.
Notas: Se não for preenchida a data de referência nem indicado para Data do recibo a data de referência, é a data do registo que determina a data da referência da remuneração que resulta desse registo, caso o registo seja do tipo de Faltas. Se o registo for do tipo Hora Extra, então, se não for preenchida a data de referência nem indicado para Data do recibo é a data de referência, é a data do recibo que determina a data da referência da remuneração que resulta desse registo.
Se o utilizador desejar pode usar outro método de introdução de faltas e horas extraordinárias. Esse método consiste, na emissão automática de recibos de vencimento, em indicar as faltas e horas do mês no processamento de ordenados, não tendo assim de recolher a informação diariamente.
Centro Analítico
Permite indicar o centro analítico nos registos de faltas. O centro analítico será assumido nos recibos de vencimento aquando do processamento destes registos.
Remunerações variável
Permite a introdução de uma remuneração de caracter não fixo, com uma referência pré-definida nos códigos para vencimentos.
Quantidade é a unidade de multiplicação do Valor Unitário a atribuir e consequente resultado no Valor Total.
Desconto não sujeito
Permite a introdução de um desconto de caracter não fixo, com uma referência pré-definida nos códigos para vencimentos.
Centro Analítico
Permite indicar o centro analítico nos registos de movimentos variáveis. O centro analítico será assumido nos recibos de vencimento aquando do processamento destes registos.
Data de Referência
Permite indicar a data de referência da remuneração.
Quando é preenchida ao processar um recibo incluindo o registo nessas condições, a data de referência da remuneração que resulta desse registo fica com o mês da data de referência.
Data do recibo é a data de referência
Tendo esta opção activa, ao processar um recibo, a data de referência da remuneração que resulta desse registo fica com o mês da data do recibo (desta forma, mesmo que o registo tenha uma data com mês diferente da data do recibo, a remuneração fica com a data do recibo não dando origem a eventuais acertos de IRS).
Remuneração Processada
Esta opção indica que a remuneração em causa já se encontra processada.
Dados da Divisão de Centro Analítico
Existe ainda a possibilidade de definir que as horas a introduzir, no campo tabela do utilizador, são do tipo " Centro Analítico " (ou o que quer que esteja definido nos parâmetros gerais como Nome do campo de Centro Analítico). Para registos deste tipo, define-se o n.º de Horas e Centro Analítico a que correspondem essas mesmas horas, podendo também preencher o campo de observações.
Estes registos servirão para, em conjunto com a opção de distribuição de horas em % por centro analítico, determinar a % por centro analítico aquando da emissão automática de recibos de vencimento.