No ecrã de Dossiers internos existem diversos botões:

 Totais: Ao clicar neste botão é apresentado um ecrã com uma ou mais páginas tendo em conta a configuração do Dossier Interno em questão:

• Se o Dossier Interno estiver configurado para apresentar o Preço real e/ou Preço indicativo neste botão são apresentadas duas páginas com a seguinte designação: nome atribuído ao preço real e/ou nome atribuído ao preço indicativo onde pode analisar vários dados do documento, como por exemplo os descontos, as margens, as bases de incidência, etc;


• Se o Dossier Interno em questão estiver configurado como É um dossier de Reorçamento neste botão também surge a página Processo onde pode verificar o custo do Orçamento e do Reorçamento, a margem total do Orçamento e do Reorçamento (em valor e %) e as respetivas diferenças;


• Se o Dossier Interno em questão estiver a usar uma moeda diferente da habitual, neste botão também é apresentada a página nome da moeda onde pode visualizar o valor total do Dossier Interno na moeda selecionada;


• Regime de Recargo de Equivalência (Apenas disponível no executável de Espanha): Se o utilizador tiver a utilizar uma base de dados configurada para o regime de recargo de equivalência pode clicar no botão Totais e consultar o valor do recargo do dossier.

Se tiver PHC On saiba como aceder às análises rápidas de Dossiers Internos, clicando aqui.

 

Cliente, Fornecedor, Contacto ou Entidade

Estes botões permitem observar os dados do cliente, fornecedor, contacto ou entidade, respetivamente, tendo em conta o nome, morada, localidade, código postal, país e n.º contribuinte.
É possível alterar alguns desses dados de modo a gravar um dossier com outros dados (não pertencentes ao cliente/fornecedor/contacto/entidade), ficando, no entanto, uma ligação à ficha original (número do cliente/fornecedor/contacto/entidade).
Uma das possibilidades é a de gravar um dossier de (p. ex. encomenda) para um Cliente genérico. Os dados introduzidos serão utilizados no dossier mas não será será atualizada a ficha de cliente nem criada uma nova ficha. Ao inserir o NIF, a aplicação irá fazer a validação do check-digit e, se o NIF for inválido irá aparecer uma mensagem a notificar o utilizador para proceder à correção.

Exemplo com Dados de Clientes
 

Exemplo prático:
Uma papelaria vende manuais escolares e permite aos seus clientes habituais reservar os manuais dos filhos.
Cada reserva de manuais é lançada como um Dossier Interno, sendo que os dados do dossier serão os mesmos para a emissão da fatura. Ao criar uma encomenda de manuais, o operador da loja pode de imediato validar o NIF do estudante, para que em caso de que o número fornecido esteja errado, possa pedir o número correto para emitir a fatura.

Ao clicar botão Re-chamar os dados é possível voltar a colocar os dados originais do cliente/fornecedor/contacto/entidade.

Quando se altera os dados originais do cliente, fornecedor, contacto ou entidade surge uma opção nova: Atualizar os dados da ficha com estes dados. Esta opção permite alterar a informação na ficha desse cliente, fornecedor, contacto ou entidade, com exceção do campo Consumidor Final.

Notas:

• Quando o cliente tem documentos certificados emitidos e não tem Nome ou Morada preenchido mas tem o Número de Contribuinte, é possível definir o Nome e a Morada do cliente mas não é possível alterar o Número de Contribuinte.
  Se o cliente tem o Nome e Morada preenchido mas não tem o Número de Contribuinte definido na sua ficha, pode preencher o Número de Contribuinte ou alterar a Morada, não sendo possível alterar o Nome.
  O mesmo acontece para fornecedores, contactos e entidades.


• Ao emitir um dossier interno cujo tipo para SAF-T seja igual a "GR", "GT", "GA", "GC", "GD", caso o cliente/fornecedor/contacto/entidade não seja consumidor final e não tenha o NIF preenchido, ao gravar o dossier o utilizador é impedido de o fazer surgindo a informação de que o número de contribuinte deverá estar preenchido.




 

Imprimir: Este ícone permite imprimir a ficha.
Para mais informações sobre esta opção consulte por favor as Impressões Definidas pelo utilizador.

 Processador texto: Este ícone permite imprimir um texto Processador de texto externo.

Etiquetas: Permite imprimir idus de etiquetas.

Exportar o dossier via XML: Esta opção só está disponível se nos  parâmetros de dossiers estiver ativa a opção. Ao clicar neste botão vai exportar o documento em questão tendo em conta a parametrização feita em Configuração de documentos XML.

Nota:
Ao exportar um dossier pela segunda vez, se o ficheiro exportado anteriormente ainda permanecer no local da exportação, o utilizador terá que o sobrepor, caso contrário o documento não é exportado mantendo-se o anterior.


Consultar/alterar os equipamentos incluídos neste dossier
Esta opção permite definir ou consultar os números de série e outras informações das referências do dossier. Consoante a configuração do dossier é possível dar entrada ou saída de equipamento, sendo para tal necessário indicar pelo menos o número de série. Esta opção só se encontra disponível se o utilizador possuir o módulo Suporte ou o módulo de Equipamento, o módulo de Stocks e se o dossier estiver configurado para tal (consulte por favor também a Configuração de Dossiers).

Na consulta de números de série, caso as opções Abre o ecrã para preencher os nºs de série e Abre o ecrã para eliminar os nºs de série se encontrarem ativas, surge ao utilizador umaque permite ao utilizador localizar um número de série. Após a primeira procura surge um segundo botão que permite procurar a próxima linha com a mesma condição de procura.

Nota:
Para correto funcionamento desta opção é necessário que a referência utilize os números de série e que esteja definida na ficha do equipamento. Para mais informações sobre estas situações consulte por favor o manual do módulo Suporte ou Equipamento.

Depois de preencher a informação da referência na linha do dossier, clica-se neste botão para introduzir os números de série, sendo ainda possível indicar por exemplo o segundo número de série.
 

Neste ecrã é possível consultar os números de série existentes (isto para os dossier que deem saída de equipamentos), bastando para esse efeito carregar o botão direito do rato ou introduzir ? no campo do número de série. Ao clicar no botãoconsegue visualizar todos os equipamentos disponíveis para esse documento incluindo os do próprio documento. Caso o utilizador esteja a tentar dar entrada de equipamentos e tenta introduzir um número que não existe no ficheiro de Equipamentos, será apresentada uma mensagem a advertir sobre tal situação.

A entrada e a saída de equipamentos é definida na Configuração de Dossiers.

Em Dossiers Internos que dão entrada ou saída de equipamentos, ao atribuir números de série através dos ecrãs Equipamentos para dar entrada com o documento ou Equipamentos para dar saída com o documento, existe uma coluna na grelha denominada Registo, que funciona como contador de novos registos. Por cada unidade colocada na quantidade do documento, é efetuada uma numeração sequencial neste campo de forma a que o utilizador saiba sempre em que registo se encontra posicionado.
Esta funcionalidade tem como finalidade informar os utilizadores que inserem grandes quantidades de números de série nos documentos.
Por exemplo, num Dossier Interno são introduzidas 3 unidades de um artigo com número de série.
No ecrã Equipamentos para dar entrada com o dossier, por cada linha da grelha essa coluna vai contar de 1 a 3, sendo a última linha o registo 3, conforme imagem acima.
Se mais tarde, acrescentar novas linhas no Dossier, no ecrã Equipamentos para dar entrada com o documento, no campo Registo irão constar as 3 linhas antigas e as 5 novas linhas, que começam novamente do 1 e terminam em 5.
Se porventura alterar a quantidade já introduzida numa linha, adicionando mais unidades do artigo, a numeração é sequencial.

Caso o utilizador esteja a utilizar a opção de Numera sequencialmente o número de série principal para os dossiers de entrada de equipamentos, surgirá mais um botão no ecrã anteriormente referido.

Esta opção permite preencher automaticamente os números de série, ou seja, bastará indicar o número de série inicial que a aplicação preencherá as linhas que ainda não tenham nenhum número de série associado.

Caso o utilizador tenha o parâmetro Numera sequencialmente o Nº de Série Principal por referência ativo, nos dossiers de entrada de equipamento, passa a ser possível preencher automaticamente apenas os números de série da referência selecionada e da posição atual na grelha de dados até ao fim dos dados relativos a esta referência.
Quando se ativa este parâmetro, automaticamente o parâmetro Numera sequencialmente o Nº de Série Principal fica inativo e vice-versa.


Caso o utilizador tenha a opção de Mostrar os Nºs de série nas linhas, os números de série dos equipamentos, aqui selecionados, passarão a estar visíveis na linha da referência de stock, na coluna Nº de Série, separados por uma vírgula.


Conferir quantidades por referência
Esta opção serve para a conferência de quantidades, isto é, comparar as unidades registadas no dossier com as unidades contadas, apurar desvios e lançar os mesmos no documento.
Assim, ao colocar as quantidades na conferência são atualizadas as quantidades principais e as quantidades alternativas, conforme a configuração do documento em questão.

No que diz respeito ao funcionamento desta rotina, ao clicar no botão referido é apresentada uma janela que permite introduzir as Referências a confirmar.

Neste local é possível introduzir a Referência e a quantidade contada (fisicamente existente) para comparar com o documento emitido. É ainda possível Introduzir ou Apagar linhas com os botões deste ecrã.


Uma função importante é a opção Importar de ficheiro a conferência de quantidades. A opção de Importação, permite introduzir um <%= TopicLink([ficheiro],[Configuração do Ficheiro a Importar]) %> via ODBC.


Depois de efetuadas todas as configurações e de definir o Ficheiro a importar, ao clicar em Importar as linhas, são lidas as informações e colocadas no dossier, se não existir nenhum erro na configuração do ficheiro externo.

Ao Conferir e corrigir o documento as quantidades contadas ou importadas com o documento, é apresentada uma janela com diversas informações:
 

Este é apenas um exemplo das mensagens que podem surgir, dependo a mensagem da situação da conferência propriamente dita (se o artigo existe no documento, se tem mais ou menos quantidade do que foi referido, etc.).

Ao clicar em Executar correções no documento, serão lançados os respetivos desvios, tendo por base as diversas definições patentes neste ecrã:
 

• Apagar no documento as Referências não encontradas na conferência


• Esta opção verifica quais as referências que estão no documento mas não estão na conferência e as que se encontrarem nesta situação são apagadas do documento.



 
• Introduzir nas linhas as referências da conferência não encontradas no documento


• Esta opção é contrária à anterior visto que vai introduzir no documento as referências encontradas na conferência e não existentes no documento.



 
• Corrigir as quantidades no documento com as diferenças encontradas


• Como o próprio nome indica esta opção corrige no documento as quantidades, tendo como base as quantidades da conferência.
   
  • Apagar no documento as referências corrigidas com quantidade igual a zero
  
  
  • Ao ativar esta opção serão eliminadas as linhas do documento que tenham quantidade igual a zero. Esta opção está diretamente relacionada com a anterior, enquanto que a anterior apenas corrige os respetivos valores e efetua acertos quando necessário, esta opção, após correção dos valores, vai eliminar as linhas do documento que se encontrem com quantidade zero.


• Corrigir os preços no documento com as diferenças encontradas


• Como o próprio nome indica esta opção corrige no documento os preços, tendo como base os preços da conferência. Esta opção apenas se encontra disponível se a respetiva configuração do documento se encontrar ativa.
  
  Notas:
  - Para que seja possível corrigir uma referência é obrigatório que todas as linhas existentes no documento a corrigir, dessa referência, tenham o mesmo preço unitário.
  - É aplicado o valor proporcional à respetiva quantidade indicada na linha do documento.

Este botão permite inserir ou atualizar um Dossier num Registo de Entregas.
Apenas está disponível com os módulos PHC CS Qualidade desktop, PHC CS Documentos desktop e PHC CS Gestão desktop.

Nota: Antes da explicação dos ícones das linhas é importante referir que não é possível apagar compras com pagamentos já associados.


Esta opção só está disponível se tiver instalado o PHC CS Web. Serve para consultar e inserir diálogos na encomenda do cliente, quando esta é feita pelo cliente através da aplicação E-Commerce B2B.

Consulta/ Introdução de Recibos de Adiantamento
Este botão aparece disponível quando o dossier está configurado com a opção Permite associar Recibos de Adiantamento.
Ao selecionar esta opção pode escolher Consultar Recibo(s) de Adiantamento ou Introduzir Recibo de Adiantamento, de forma a poder consultar os recibos de adiantamento associados ao dossier ou introduzir um novo adiantamento..
Quando um dossier está anulado apenas fica disponível a opção de Consultar Recibo(s) de Adiantamento.


Este botão permite observar as ordens de fabrico que satisfazem a encomenda. Apenas está disponível com o programa PHC Manufactor CS.

Ícones das linhas


Serve para introduzir uma nova linha no dossier.


Serve para apagar a linha do dossier onde estamos posicionados.


Esta opção permite copiar os dados de outro dossier.
Quando se copia dados de outro dossier é necessário indicar o tipo de dossier. De seguida definem-se diversas opções e é possível executar diferentes tipo de cópias. Para mais informações sobre esta opção consulte por favor o capítulo sobre <%= TopicLink([Opções na cópia de dossiers],[Opções na cópia de dossiers]) %>.

Este botão dá acesso ao <%= TopicLink([menu de opções das linhas],[opções especiais no ecrã de dossiers]) %>.

Permite procurar documentos com os dados das linhas, de acordo com as condições definidas pelo utilizador.
Após efetuar uma pesquisa com os dados das linhas, esses dados são atualizados de forma que ao clicar neste botão, os documentos resultantes da pesquisa por linhas, passam para a lista de seleção, podendo assim navegar-se pelos vários registos resultantes da pesquisa.

Fixar Colunas
Na grelha das linhas Dossier é possível fixar colunas (uma ou várias) através do botão direito do rato sobre o cabeçalho da coluna até onde se quer fixar.
Nessa altura surge um menu através do qual o utilizador pode escolher Fixar até esta coluna ou, caso já existam colunas fixas, pode Libertar as colunas fixas . Esta opção é particularmente importante, uma vez que, após fixar colunas, deixa de ser possível alterar as suas posições. Assim, caso se pretenda mover colunas, terá primeiro que as libertar.

A aplicação guarda, as configurações efetuadas nos dossiers, respeitando:

• As colunas fixas por utilizador (por PC);


• O tipo de documento;


• Nas gamas Advanced e Enterprise, a configuração das colunas pelo workflow

.

Se uma das colunas fixas deixar de existir no documento por nova configuração do mesmo, como por exemplo, se um documento deixar de trabalhar produtos compostos, a coluna Comp? deixa de existir. A aplicação vai buscar outra coluna da grelha e coloca-a no lugar da anterior, para que o documento mantenha o número de colunas fixas definido.

Se tiver um documento em Euros, cujas primeiras 3 colunas fixas sejam, Referência, Designação e Quantidade e no mesmo documento noutra moeda, quiser que as colunas fixas sejam outras, tenho de, na moeda estrangeira, libertar as colunas fixas e definir nova ordenação para colunas. Por fim basta colocar de novo as três primeiras colunas fixas.
Esta configuração é respeitada.
Ou seja, apesar do número de colunas fixas ser sempre o mesmo, as colunas que estão efetivamente fixas podem ser diferentes, consoante a moeda em que se esteja a emitir o documento.
 

• Para as Gamas Advanced e Enterprise:
  Para o mesmo tipo de documento, podem existir duas configurações de Workflow, que se podem aceder através do botão. Este botão também permite introduzir novas configurações de colunas no workflow operacional. Podem 2 utilizadores diferentes usar as duas de forma partilhada, ou usar cada um a sua configuração.
  Relativamente às colunas fixas, usando por exemplo a mesma configuração de workflow, (como este número é guardado por utilizador), podem existir para os dois utilizadores números de colunas fixas diferentes. A aplicação respeita estas configurações.
  
  Com Workflow Operacional, há que considerar que, se mudar a configuração das colunas das grelhas, caso a configuração escolhida tenha menos colunas que as que estavam fixas na configuração anterior, na configuração ativa não ficam quaisquer colunas fixas. Mas se voltar à configuração anterior, a aplicação volta a colocar o número correto e antes definido de colunas fixas.
  
  Ainda, se a configuração escolhida tiver o mesmo número de colunas que as que se encontravam fixas, ao aplicar esta configuração, as colunas apesar de estarem em mesmo número, deixam de estar fixas. Se o utilizador pretender de facto trabalhar com todas as colunas fixas tem de, com clique direito, voltar fixá-las.
  
  
  Conforme mencionado, este botão está ligado às configurações de workflow relacionadas com as colunas do documento selecionado. O funcionamento deste botão obedece ao tipo de utilizador e respetivos acessos, que se encontrar no documento em questão.
   
• Para utilizadores configurados como Administrador de sistema

:
O botão permite ativar cada configuração disponível e ainda, aceder ao ecrã de Workflow Operacional para criar novas configurações para o tipo de documento atual, ou aceder à ficha da configuração atual, para proceder a alterações à mesma, que ficam disponíveis imediatamente após a gravação do Workflow Operacional.
Quando não existe qualquer configuração disponível para o utilizador e tipo de documento atual, esse botão permite apenas criar uma configuração para esse tipo de documento.
 

• Para utilizadores não configurados como Administrador de sistema:


 

Quando existe mais do que uma configuração para o utilizador e tipo de documento atual, este botão permite ativar cada configuração disponível.
Quando existe apenas uma configuração disponível para o utilizador e tipo de documento atual, não aparece o botão do lado direito da grelha, mas a configuração disponível é automaticamente ativada.
Quando não existe qualquer configuração disponível para o utilizador e tipo de documento atual, não aparece o botão do lado direito da grelha e o ecrã comporta-se como sempre até aqui, ou seja, mostrando todas as colunas disponíveis para aquele tipo de documento.

De salientar que a aplicação guarda e ativa automaticamente, a última configuração utilizada por um utilizador num determinado tipo de documento.
A aplicação guarda também as posições e tamanhos das colunas por utilizador / tipo de documento / configuração.

Para mais informações relacionadas com o Workflow, se possuir a gama Advanced ou Enterprise, aceda ao respetivo manual.


Na página Outros Dados dos dossiers existem ainda:

Entra em Intrastat (entrada)/(saída)
Esta opção apenas se encontra disponível se possuir o módulo Intrastat e se o documento estiver configurado para entrar em Intrastat. Ela permite identificá-lo como um documento dirigido ao sistema intrastat. Ao premir o botão pode-se consultar e alterar toda a informação que, relativa ao documento é essencial constar na declaração Instrastat, como se pode observar na próxima imagem.



As alterações efetuadas a qualquer um dos campos apresentados na imagem podem fazer-se sentir na tabela de fornecedores ou clientes, consoante o tipo de documento em que o utilizador se encontre posicionado. Para tal basta premir o botão existente neste ecrã para o efeito.

Fechado no E-Commerce B2B
Esta opção poderá ter outro nome conforme o definido pelo utilizador no parâmetro para o efeito.
Esta opção serve para controlar se o utilizador no E-Commerce B2B consegue alterar ou cancelar a encomenda.


Esta opção permite fechar o dossier
Ao fechar um dossier ficará clicando o campo Dossier fechado em e será preenchido o campo com a data atual. Esta opção é importante pois permitirá saber quais os dossiers que já estão concluídos/encerrados. É possível reabrir um dossier fechado, bastando para tal clicar em Reabrir o dossier e confirmar (processo idêntico ao do fecho do dossier).

Para fechar automaticamente vários Dossiers Interno, configurados para utilizar a tabela "FL - Fornecedor", no ecrã "Fecho de vários Dossiers Interno", na cópia entre Dossiers Internos, na Compra do respetivo Dossier Interno ou pela cópia de linhas de um Dossier Interno no ecrã de "Compras", deverá configurar os respetivos documentos com as seguintes opções:


Por exemplo:

• Para o ecrã de Dossiers Internos:
  - No ecrã "Configuração de Dossiers Internos" deverá ativar a opção "Pergunta se quer copiar de outro dossier";
  - No ecrã "Cópia de Dossiers Internos"deverá ativar a opção "Fecha o dossier após ser copiado" que se encontra no separador "Opções sobre a cópia".


• Para o ecrã de Compras:
  - No ecrã "Copia de Dossiers Internos" deverá ativar a opção "Fecha o dossier após ser copiado" que se encontra no separador "Opções sobre a cópia".


• Ao copiar vários Dossiers Internos para um documento de Compras ou Dossier com a opção "Fecha o dossier após ser copiado "ativa, ao gravar o documento destino, ou seja, o documento de Compra, surge ao utilizador uma janela, com o Número e Nome do(s) dossier(s). Nessa janela o utilizador tem a possibilidade de selecionar um ou vários Dossiers, para que os mesmos sejam fechados após a gravação do documento. Se consultar posteriormente Dossier Interno que foi dado como fechado irá verificar que a opção "Dossier fechado em" encontra-se ativa.


 

• 
  
  
  Permite introduzir um documento de faturação com os dados do dossier, mesmo que o dossier tenha sido anulado.
  A vantagem de utilizar este processo é o facto que o documento é preenchido de forma automática, podendo no entanto o utilizador alterar os dados.
  Poderá ainda ser incluída a linha informativa que descrimina o nome e nº do Dossier dependendo do estado do clique (Ativo ou Inativo ) Ao passar inclui o nome e o número do documento de origem associado a esse Dossier. Este estado deste clique pode ser configurado no ecrã Copiar linhas de outro Dossier .
  Esta opção só se encontra disponível se o utilizador possuir o módulo de Gestão. Para mais informações consulte por favor o respetivo manual.
  
  É de salientar que se o campo Centro analítico estiver preenchido, ao faturar o dossier, estes dados são também copiados para o cabeçalho da fatura, caso contrário esta assumirá os dados que se encontram na ficha do cliente.
  Esta opção não se encontra disponível no módulo POS front.
  
  Ao Faturar este Dossier o preço unitário e o total da linha por vezes são copiados outras vezes são recalculados, veja em que situações.
  
  Ao Comprar este Dossier o preço unitário e o total da linha por vezes são copiados outras vezes são recalculados, veja em que situações.
  
  Nota:
  Os restantes ícones de carácter geral encontram-se explicados nas Opções globais.