Os dossiers internos podem ser copiados entre eles, para documentos de faturação e para documentos de compras. Assim o ecrã de cópia de dossiers pode ser acedido nos documentos de faturação e nas compras através do botão existente para o efeito.
É de notar que, nos dossiers internos, as opções de faturar (no caso de dossiers dirigidos a clientes) e comprar os dossiers (no caso dos dossiers dirigidos a fornecedores) respeitam as opções de cópia que aqui vão ser descritas.

O processo de copiar um dossier interno para outro pode ser executado das seguintes formas:

• No novo dossier clicar no botão Copiar as linhas de outro dossier
• Configurar o dossier com a opção Pergunta se quer copiar de outro dossier
  Ao introduzir um dossier interno, configurado com esta opção ativa, é efetuada a cópia de outro dossier que está configurado com uma Tabela que utiliza que pode ser diferente do anterior. Nesse caso para que o preenchimento do nome no dossier seja corretamente efetuado, para além desta configuração é necessário que os dados só sejam copiados uma vez. O software vai verificar e atualizar os dados do cliente, fornecedor, entidade ou contacto referentes às seguintes possíveis ligações que existam:
  • Se no dossier de origem dos dados, a tabela utilizada é a EM (Contactos) e no novo dossier a tabela utilizada é a CL (Clientes) ou AG (Entidades), o software verifica se o contacto já é nosso cliente ou nossa entidade respetivamente.
  • Se no dossier de origem dos dados, a tabela utilizada é a AG (Entidades) e no novo dossier a tabela utilizada é a CL (Clientes), FL (Fornecedores), ou EM (Contacto) o software verifica se a entidade já é nossa cliente, fornecedora ou nosso contacto respetivamente.

Escolha o dossier a copiar ou pesquise por códigos de barras:
Poderá introduzir manualmente o número do dossier ou através da leitura do código de barras associado para permitir a pesquisa de documentos nas várias séries de dossiers internos.
Ao encontrar o registo, o mesmo é marcado como sendo para "Copiar". Se, posteriormente, o utilizador escolher outra série irá perderá os registos. O mesmo se aplica quando o utilizador seleciona os campos "Só os dossiers de ..." ou "Observar apenas os dossiers abertos".

Na eventualidade de ter documentos com um código de barras gerado antes da v.22, a pesquisa só poderá ser feita se estiver posicionado na série onde foi criado o documento, pois o código de barras era feito pela junção dos seguintes campos: Tipo documento + Série do documento + Data do documento + Número do documento.

Nota: Esta funcionalidade apenas está diponível nas gamas Advances e Enterprise e subscrição do PHC On ativa.

Observar apenas os dossiers abertos esta opção permite definir que só devem ser apresentados os dossiers que não se encontram fechados.

Nº uni. a copiar permite definir quantas unidades devem ser copiadas do dossier original. Esta opção é particularmente útil para a cópia de um dossier de Composição para um dossier de produção, indicando assim quantas unidades serão produzidas. Desta forma serão multiplicadas as quantidades dos artigos que constam no dossier original.
Esta opção encontra-se disponível apenas na cópia entre dossiers. Se pretender copiar um dossier para uma fatura ou compra, este campo aparece indisponível.

A opção Procura por descritivo é bastante útil, pois permitirá procurar um dossier interno pela informação registada do campo Descritivo do dossier.
Por exemplo, no caso do ciclo de Produção, é possível definir o nome do Produto final no campo do Descritivo do Dossier da Composição. Assim, quando o utilizador abre a Ordem de produção, pode identificar (pesquisar) o dossier de Composição através deste campo. Para mais informações sobre esta opção consulte por favor o capítulo sobre Configuração de Dossiers.

A forma mais fácil e mais imediata da utilização do campo Descritivo do dossier e a que já foi referenciado anteriormente. Como este campo do dossier de Composição foi identificado com o nome do Produto, torna-se mais simples identificar o dossier (por exemplo KIT 23).

Caso não se opte por esse método, é possível clicar na linha do dossier pretendido ou optar pela opção Nº do dossier a ser copiado, esta permite indicar qual o número do dossier que se deseja copiar e depois selecionar a opção Copiar só o dossier escolhido.
Na página Linhas do dossier escolhido, é possível visualizar todos as linhas (dados) do dossier ou Observar apenas as linhas em que a quantidade pendente é maior que zero. Pode-se ainda decidir se quer ou não incluir determinada linha, desclicando para esse efeito a opção Copiar?.

Se o utilizador pretender colocar ou retirar algum campo na grelha, poderá fazê-lo utilizando o botão que se encontra do lado inferior direito da grelha: Configurar campos a visualizar.

Esta opção abre um ecrã com uma grelha que contém todo os campos disponíveis por tipo de dossier (nome e titulo) e uma coluna com um botão que dá a possibilidade ao utilizador de escolher quais os campos que pretende visualizar.

Depois de selecionar ou desselecionar os campos a visualizar e clicar em ok, a grelha da opção que permite copiar dossiers para outros documentos, irá apresentar as colunas correspondentes aos campos selecionados pelo utilizador, contendo a respetiva informação de cada dossier.

A escolha dos campos a visualizar é feita por cada utilizador e para cada tipo de dossier (depende do dossier escolhido na opção "Escolha o dossier a copiar") e é guardada no "Repositório de dados locais".

Por defeito, são visualizados na grelha os seguintes campos (no entanto o utilizador se pretender poderá retirá-los):

• Nome do dossier;
• Número;
• Data;
• Valor;
• Moeda;
• Descritivo do Dossier;
• 1º Campo Lógico

Os campos Descritivo do Dossier e 1º Campo Lógico apenas aparecem se estiverem definidos na configuração do dossier.

A coluna referente ao Valor total, por defeito apresentará valores em Euros, se o utilizador entrar pela primeira vez nesta opção em Euros (o mesmo para Escudos). Ou seja, se o utilizador entrar pela 1ª vez em Euros, aparece a coluna com os valores em Euros, se depois alterar e entrar com Escudos, não aparece por defeito a coluna de Escudos mas sim a coluna de Euros.

Ao mudar o tipo de dossier da opção Escolha o dossier a copiar a estrutura da grelha é refeita de acordo com os campos selecionados na opção de Configurar campos a visualizar. Para visualizar os respetivos dossiers, é necessário fazer duplo-click sobre o tipo de dossier ou então dar um click no botão de "Observar".

Antes de copiar o dossier é ainda possível executar algumas configurações, que estão disponíveis na página Opções sobre a cópia.

Nota: Apenas os utilizadores com acesso de supervisão à tabela de Configuração de Dossiers e ao Dossier nº X poderão aceder a esta página.

Para possuir a informação da origem dos dados é possível ativar a opção Ao passar inclui o nome e número do documento de origem, obtendo assim uma linha com a respetiva identificação no novo dossier.

Caso o utilizador deseja evitar o transporte de determinadas linhas, pode ativar a opção Só passa linhas com quantidade maiores que zero.

A opção Não passa a referência dos artigos, que só se encontra disponível se o utilizador possuir o módulo de Stocks, permite evitar que o campo da Refª seja preenchido no dossier. Esta opção pode não estar ativa se as permissões da configuração do dossier assim o indicarem.

A opção Verifica se existe stock em armazém antes de passar a linha permite controlar o stock dos componentes, ou seja, adverte o utilizador sobre a falta de stock. Esta opção é importante quando o controlo de stocks não se encontra ativo nos Parâmetros Gerais - Stocks. Quando por exemplo se fatura um dossier que cativou stock, esta questão não se coloca uma vez que se o stock se encontra cativo pelo dossier em questão, ou seja o stock existe.
Esta opção só se encontra disponível se o utilizador possuir o módulo de Stocks, para mais informações consulte por favor o respetivo manual.

A opção Fecha o dossier após ser copiado serve para automatizar o fecho do dossier interno após o processo da cópia.
Por exemplo, ao copiar vários dossiers internos para um documento de faturação ou dossier, com esta opção de cópia ativa, ao gravar o documento destino, ou seja, o documento de faturação, surge ao utilizador uma janela, com o Número e Nome do(s) dossier(s).

Esta janela permite que o utilizador selecione um ou vários dossiers, para que os mesmos sejam fechados após a gravação do documento, ao clicar no botão.
Se não pretender fechar qualquer dossier basta clicar no botão de cancelar.

Para manter o os preços de venda e os descontos atualizados, é possível utilizar a opção Atualiza preços e descontos, atualizando desta forma os valores com a informação disponível na ficha dos artigos, e nos dossiers de preços.
Vejamos o seguinte exemplo:
Ao emitir um dossier de encomenda de cliente a partir de um dossier de encomenda de fornecedor, com esta opção ativa, os preços de venda que passam para o dossier de encomenda de cliente são os preços do dossier de ref. preços (caso exista), caso contrário são os preços que se encontram na ficha do artigo.
Se a opção se encontrar inativa, os preços de venda que passam para o dossier de encomenda de cliente são os preços que se encontram no dossier de encomenda de fornecedor.

Relativamente a esta opção, ela requer especial atenção pela sua complexidade pela quantidade e prioridade dos descontos utilizados em ambos os documentos. Esta opção de cópia só se encontra disponível na cópia entre dossiers internos e de dossiers para documentos de faturação.

Nota: Caso o dossier seja configurado para utilizar a tabela de Fornecedores "FL", Entidades "AG" ou Contactos "EM", esta opção não será apresentada ao utilizador, na cópia entre dossiers.

A opção Atualiza preços e mantém os descontos do documentos de origem, relativamente aos preços funciona da mesma forma que a anterior, no entanto passa sempre os descontos existentes na linha do dossier de origem.
Esta opção não se encontra disponível na cópia de dossiers internos para compras.
Na faturação de um Dossier (Opção de Faturar este Dossier) esta opção não funciona.

Estas duas opções respeitam sempre o número de descontos configurado no documento de destino, pelo que, se o documento copiado tiver 3 descontos e o documento destino apenas tiver dois, são passados os dois primeiros descontos e o valor do total do documento é recalculado de acordo com o novo valor dos descontos.

A opção Atualiza o preço de custo com o valor atual uma vez selecionada, faz com que, seja a copiar entre dossiers ou de um dossier interno para um documento de faturação, a aplicação vá buscar o preço de custo à ficha do artigo em vez de copiar o valor que se encontra no dossier a ser copiado.
Quando por exemplo, o dossier de origem utiliza um preço de custo diferente do dossier de destino, para que prevaleça o preço a ser utilizado pelo dossier de destino, é necessário que esta opção se encontre ativada. Assim, se o dossier para o qual vão ser copiados os dados estiver configurado para utilizar o último preço de custo e esta opção se encontrar ativa, a aplicação vai atualizar o valor deste campo no dossier mediante a configuração já mencionada. Caso esta configuração não exista, a aplicação vai atribuir o preço de custo de acordo com o que se encontrar definido no parâmetro de custeio de stocks e se encontre na ficha do artigo.

A opção O preço de custo dos compostos é calculado com base na soma do dos componentes permite passar/calcular para o documento o custo do produto composto resultante da soma dos custos dos produtos componentes.

A opção Atualiza a segunda quantidade do dossier de origem permite passar a quantidade que está no novo dossier para o campo da segunda quantidade do dossier original. Para que esta opção funcione é necessário que o dossier original (de onde se vai copiar) esteja configurado para possuir a Quantidade 2.

A opção Para a quantidade passa o saldo de quantidades do dossier de origem (só entre dossiers) permite copiar a diferença de quantidades do dossier de origem (quantidade 1 e quantidade 2) para o dossier de destino. Desta forma é possível ter um dossier com uma quantidade fixa e uma quantidade prevista e copiar a diferença entre ambas para o novo dossier. Para que esta opção funcione é necessário que o dossier original (de onde se vai copiar) esteja configurado para possuir a Quantidade 2.

Com a opção Passa a quantidade para a quantidade 2 é possível transportar a quantidade registada no campo Quantidade do dossier original (de onde se vai copiar) para o campo da Quantidade 2 do novo dossier.

Se ao copiar não estiverem ativas as últimas duas opções de cópia explicadas, a quantidade 2 do dossier de origem é passada diretamente para o dossier de destino.
O mesmo acontece quando se copiam linhas a partir de um dossier para outro (através do botão para o efeito, junto às linhas).

A opção Passa o campo de descritivo para as linhas com o prefixo permite copiar o conteúdo do campo descritivo (do dossier original) para uma linha em branco (é criada uma linha nova) no novo dossier.

Para evitar a passagem de artigos que não se encontrem disponíveis por alguma razão, é possível activar a opção Não passa artigos bloqueados. Esta opção só se encontra disponível se o utilizador possuir o módulo de Stocks, para mais informações consulte por favor o respetivo manual.

A opção Passa a Data do Dossier do documento de origem valida a passagem da data inicial do dossier de origem para o dossier de destino. Se esta opção não for alterada a cópia do dossier é feita com a data atual de Sistema.
Esta opção só se encontra disponível quando se efetuam copias entre dossiers (cabeçalho) logo ao introduzir; ou seja, só fica disponível nos dossiers configurados para perguntar se quer copiar de outro dossier e apenas quando o utilizador efetua a cópia nestes termos.

Passa os componentes do documento original ao ativar esta opção, toda a informação dos componentes do artigo composto será a informação que se encontra no documento de origem aquando a cópia. Sem o clique ativo, toda a informação referente aos componentes do artigo é a que se encontra na ficha do artigo. Por exemplo, caso antes da cópia se tenha alterado o preço do artigo composto na ficha do mesmo, terá que se ativar o clique "atualiza preço e desconto" para copiar o novo preço que se encontra na ficha de artigo e não o preço que se encontra no documento de origem.
Esta opção permite também copiar produtos compostos de um dossier que não utiliza compostos para outro, ou para um documento de faturação que utiliza. Assim, se no primeiro não se visualizam os componentes do artigo composto, no documento destino, com esta opção ativa, também não se vão visualizar os componentes por muito que este documento esteja configurado para visualizar componentes de compostos.
Se o utilizador não ativar esta opção, então ao copiar de um documento para o outro, a aplicação refaz toda a estrutura do produto calculando os valores dos seus componentes, sendo assim visíveis no documento destino.

Passa os ecovalores do documento original
Se esta opção estiver ativa passa os valores referentes ao ecovalor do documento original. Pode consultar mais informação sobre esta opção em Documentos Sujeitos a Ecovalor.

Passa o desconto da encomenda
Se esta opção estiver ativa é o desconto concedido no documento de origem, seja este 0% ou não, que é copiado para o documento de destino. Caso a opção se encontre desativada, o desconto a copiar é aquele que se encontra na página do cliente.

Passa os equipamentos do documento original
Esta opção de cópia só se encontra disponível se o utilizador possuir Equipamentos ou o módulo Suporte.
Esta opção permite copiar os equipamentos (nºs de série) entre dossiers internos e de dossiers internos para documentos de faturação. Para que a cópia se verifique e os equipamentos sejam atualizados no ficheiro de equipamentos, é necessário respeitar as seguintes condições:

• Em primeiro lugar esta opção tem naturalmente de se encontrar ativa, caso contrário não passa qualquer equipamento para o documento de destino (Dossier ou Documento de Faturação);
• O dossier de destino deve agregar equipamentos mas não movimentar stocks ou, se movimentar stocks o dossier de origem e de destino não podem ser simultaneamente de entrada ou de saída de equipamento.
• O documento de faturação de destino deve agregar equipamentos mas não movimentar stocks ou, se movimentar stocks, o dossier de origem e o documento de faturação destino não podem ser simultaneamente de entrada ou de saída de equipamento.

Assim, podem copiar-se:
 

• Dossiers Internos que agreguem equipamento (sem dar saída nem entrada do mesmo) para Doc. de Faturação que agreguem equipamentos e movimentem stock (o nº de série dá saída do armazém no momento da fatura);
• Dossiers Internos que deem entrada de equipamento para doc. de faturação que agreguem equipamento mas não movimentem stock (o movimento no ficheiro de equipamentos é efetuado no momento da elaboração do dossier);
• Dossiers Internos de saída de equipamento para doc. de faturação que deem entrada do mesmo.

Copia as novas linhas para o fim do documento
Esta opção permite ao utilizador escolher se as novas linhas são copiadas para o fim do documento ou se são copiadas para a posição abaixo da linha onde se encontra posicionado no documento.

Copia armazém de destino para armazém do documento de destino
Esta opção permite ao utilizador que, se o documento de origem for uma transferência entre armazéns, ao copiar para outro documento, o armazém deste último é o armazém de destino do documento de origem.
Por exemplo:
Se no Dossier Interno - Transf entre Armazéns, transferir 3 unidades da referência R001 do armazém 1 para o armazém 2 e se no Documento de Faturação - Fatura, clicar no botão Copiar as linhas de um dossier interno e se de seguida selecionar o dossier de Trasferência entre Armazéns atrás referido e nas opções sobre a cópia ativar a Copia o Armazém de destino para o Armazém do documento de destino, irá verificar que o armazém que passa para as linhas do documento de faturação é o mesmo que se encontra no armazém de destino do dossier de Transferência entre Armazém.

Limpa quantidade 2 na cópia de dossier
Quando o dossier de origem tem os campos "fornecido" (quantidade2) e "Partes (fornecido)" preenchidos, ao ativar esta opção a aplicação não copia os campos indicados para o dossier de destino.
No entanto, se esta opção estiver ativa juntamente com as opções Para a quantidade passa o saldo de quantidades do dossier de origem (só entre dossiers) ou Passa a quantidade para a quantidade 2, esta opção é ignorada e a aplicação preenche os campos "fornecido" (quantidade2) e "Partes (fornecido)" no dossier de destino.


Para terminar basta clicar em Copiar só o dossier escolhido, Copiar os dossiers selecionados, Copiar só o total ou ainda Copiar só o Sub-total.
Pode ainda utilizar a tecla de atalho Atl+D que está associada ao botão copiar só o dossier escolhido. Ao premir Atl+D serão copiados os dossiers selecionados para o novo dossier ou documento de faturação.
Algumas destas opções só se encontram disponíveis se o dossier de origem possuir valores.

Outras considerações relativamente à cópia de dossiers internos:

 

• Na cópia de dossiers há configurações que são respeitadas e que prevalecem, são estas a do documento destino.
• Quando os dois documentos utilizam taxas de Câmbio diferentes, a que prevalece é a do documento destino.
• Como referido anteriormente, prevalece sempre o número de Descontos configurado no documento destino.
• Também com as decimais nas quantidades, prevalece sempre o número de Decimais configurado para o documento destino.
  Caso o utilizador possua o package Intrastat, e tenha na configuração do documento destino a opção Na conversão arredonda para quantidade inteira campo NCUNSUP é atualizado na cópia, no documento destino.
• Na cópia entre dossiers prevalece sempre o número de Decimais para os Preços, configurado no documento destino.
• Na cópia de um Dossier Interno para um Documento de Compra ou para um Documento de Faturação, o total da linha e o preço unitário são copiados para o documento de destino quando a quantidade fornecida é igual a 0. Quando a quantidade fornecida é diferente de 0 ou quando o desconto é de 100%, a aplicação copia a quantidade e o preço unitário e recalcula o valor total da linha.
   
• Na cópia de um Dossier Interno para um Documento de Faturação configurado como Calcula descontos por quantidade ou valor Just in Time e o parâmetro da Faturação A gestão das promoções é ao momento (JIT) - ao introduzir as linhas do documento de faturação ativo ou use a opção de cópia Atualiza preços e descontos ou Atualiza preços e mantém os descontos do documento de origem ou Verifica se existe stock em armazém antes de passar a linha, em que o artigo tem uma quantidade em stock inferior à quantidade do Dossier Interno, e que apenas passa para o documento a quantidade em stock, a aplicação copia o preço unitário e recalcula o valor total da linha.
• Quando um Dossier é copiado para outro Dossier ou para um Documento de Faturação, se o campo Data efetiva de entrega (no separador "Outros Dados") do Dossier estiver preenchido, a Data de Entrega do documento é herdada do documento de origem. Caso contrário, assumirá a data do documento.

            Não inverte armazéns quando o ID é Transferência de Armazém

Esta opção aparece disponível quando o dossier está configurado como um dossier de transferência entre armazéns.
Quando se activa esta opção, não inverte os armazéns do dossier de origem para o dossier de destino.
Quando a opção está inactiva, o armazém de destino do dossier de origem passa a ser o armazém de origem do dossier de destino.
Quando o módulo Logística está activo, esta opção tem o nome "Não inverte armazéns e zonas quando DI é Transferência de Armazém".