Este capítulo contém exemplos de como se podem configurar os dossiers internos.

Os exemplo apresentados são:

• Avenças
• Produção
• Circuito de Equipamentos
• Tabela de Preços
• Transferência entre dossiers

Avenças

O dossier de avenças/quotas permitirá uma faturação mensal do mesmo, podendo o texto ser automaticamente alterado, facilitando assim a passagem da informação para os documentos de faturação. A configuração de dossiers do tipo de avença só se encontra disponível se o utilizador possuir o módulo Gestão, uma vez que este dossier utiliza a Faturação automática.
 
Para criar um dossier de avenças ou quotas é necessário ativar a respetiva configuração:

Na Configuração de dossiers ativa-se a opção É um dossier de avenças ou quotas. Desta forma surgem os campos Última faturação e Periodicidade nos Outros dados do dossier, e é possível definir diversas variáveis nas linhas do documento.

Para facilitar a faturação mensal das avenças deve-se ter em conta:

• A faturação é emitida automaticamente a partir da opção Emissão automática de faturação;
• Para poder constar o mês por extenso na Fatura poderá indicar no dossier o campo #MES##### na designação;
• Identicamente pode-se ter o ano por extenso #ANO# e ainda o trimestre #TR# e o semestre #SE#;
• Na página Outros Dados é possível definir a periodicidade da faturação;
• Aqui também fica registada, de forma automática, a data da última faturação.

A restante configuração do dossier é muito semelhante aos outros dossiers internos. Para mais informações sobre a configuração de dossiers consulte por favor o capítulo de Configuração de Dossiers.

A vantagem da Avença é o facto de ser faturada com a periodicidade indicada, sendo para esse efeito utilizada a Faturação automática. A opção de Faturação automática encontra-se explicada no manual do módulo Gestão.

Depois de selecionar o documento de faturação e o dossier (Avença) clica-se em Preparar, e são apresentadas todas as avenças ou quotas que se devem ser faturadas.
Para emitir os documentos de faturação, basta clicar em OK e depois em Emitir.

Dossiers de produção
Para utilizar o acompanhamento do processo produtivo no software é necessário recorrer aos dossiers internos. A configuração de dossiers de produção só se encontra disponível se o utilizador possuir o módulo de Stocks.
O primeiro passo será a configuração dos mesmos, sendo possível utilizar os seguintes dossiers:

Composição de artigo - é o dossier que descrimina como é que o produto final é composto;

Ordem de produção - é o dossier que executa a produção do artigo (produto);

Para poder iniciar a produção é necessário criar os respetivos dossiers, sendo no entanto possível utilizar outros nomes para os dossiers. Neste local apresenta-se apenas um exemplo de dossiers, podendo o utilizador criar dossiers adicionais se desejar. No que respeita a configuração deve-se seguir os seguintes passos:

Qualquer dossier que faça parte do ciclo de Produção deve ser configurado (ver a Configuração de dossiers) como dossier de produção.

Após indicação de que o dossier faz parte do ciclo de produção é necessário configurar as restantes opções. Maioritariamente trata-se de opções que devem ser escolhidas pelo utilizador, embora existam algumas opções que devem respeitar a lógica de utilização, como por exemplo:

A tabela utilizada deve ser de Clientes (no nó Outras Configurações a Tabela que utiliza = CL).

- O Descritivo do dossier, disponível na página Campos do dossier, pode ser preenchido como Produto, facilitando mais tarde a identificação do dossier de composição aquando da cópia para a produção.

- O dossier Ordem de produção deve ter um clique em Movimenta stocks (opção disponível na página de Integração), indicando desta forma que é um dossier que vai movimentar o stock dos artigos. Além desta opção é importante indicar os códigos de movimentação de stocks.

Nota importante:
A definição dos preços dos Componentes e do Produto final.
Existem diversas formas para definir ou obter os preços dos Componentes (matérias primas) e do Produto acabado. A forma de funcionamento deve ser definida pelo utilizador, consoante o modo como se pretende utilizar o programa.
Os componentes do Produto e o próprio Produto podem sofrer variações de preços, mas por outro lado pode existir a possibilidade de predefinir o preço de custo/venda dos mesmo, contando já com a variação dos mesmos durante um determinado período. Assim sendo, o utilizador pode definir o preço de custo dos componentes e o preço de venda do produto na ficha de artigo dos mesmos, ou, caso possua o módulo Gestão, o preço de custo dos componentes pode ser oriundo do documento da compra. Em ambos os casos poderá a qualquer altura alterar os valores indicados, podendo esse processo ser efetuado das seguintes formas:

• alterando o preço indicado diretamente na ficha do artigo;
• alterando manualmente o preço no dossier que define a composição do Produto final;
• atualizando o preço no dossier que define a composição do Produto final, utilizando uma opção no Menu das linhas (atualizar preços) ou através da atualização quando se grava o dossier;
• alterando manualmente o preço no dossier de Produção;
• atualizando o preço no dossier de Produção, utilizando uma opção no Menu das linhas (atualizar preços) ou através da atualização quando se grava o dossier.

Um dos processos mais utilizados é o seguinte:
Uma vez que o preço dos componentes varia bastante, coloca-se um preço base na ficha do artigo (que deve ser periodicamente atualizado). Este valor passa para o dossier de Composição, onde serve apenas como referência. Neste dossier ainda não existe preço para o produto final, pelo que geralmente não existe atualização de preços neste dossier. A atualização de preços ocorre geralmente no dossier de Produção, onde além das unidades a produzir pode também ser adicionada a Mão-de-obra ou outros valores não previstos.
Assim neste dossier deve-se atualizar os preços de custo dos componentes, para depois no ato da gravação atualizar o Preço de venda/custo do produto acabado com os valores do componentes (transformados).

Em virtude deste dossier dar saída de stock dos componentes e entrada de stock dos produzidos, é necessário indicar dois 2 códigos de movimentação.
Desta forma o primeiro código deve ser de saída, ou seja, um código entre 50 e 99, e o segundo código deve situar-se entre os códigos 1 e 49, visto ser um código para dar entrada de stock.

Os códigos de movimentos de stocks estão descriminados numa tabela própria e que pode ser acedida através de Programas - Tabelas de códigos - Códigos de movimentos de stocks.

O primeiro dossier a ser utilizado é a Composição de produto e que permite descriminar como é que o Produto final é composto. Para esse efeito deve-se começar por indicar o nome do cliente, sendo possível indicar o nome da própria empresa, uma vez que se trata de um dossier interno e que não está relacionado com nenhum cliente em particular. Caso a composição seja específica para um cliente, poderá indicar-se sempre o nome do mesmo.

De seguida é necessário indicar o Produto a produzir e os respetivos componentes. No que respeita o produto basta indicar a referência do mesmo. Geralmente é criada uma referência nova, devendo-se criar uma nova ficha no ficheiro de Stocks. Para mais tarde facilitar o processo da cópia é possível introduzir o nome do produto no campo Produto (Descritivo do dossier).

Nota:
Quando é criada a ficha do artigo é possível indicar o Preço de venda, que constará também no dossier de composição, no entanto é possível fazer essa indicação mais tarde.

Após indicação da referência do produto, é necessário clicar na coluna Prod.?, indicando assim que a linha é a do Artigo a produzir (produto). Note-se que as restantes linhas, as dos componentes, não são identificadas dessa forma.

Depois da indicação anterior falta ainda especificar a quantidade e que neste caso deve ser 1 unidade, já que este dossier serve para definir o que é necessário para produzir um Produto (embora o utilizador possa indicar mais do que uma unidade, partindo do princípio que pretende, por exemplo, sempre 2 unidades como base).

DICAS:
Apesar da explicação do processo, sugere-se que os componentes sejam colocados antes do Produto, para assim facilitar o processo de cálculo de preços.

Além da indicação do Produto (artigo a produzir) é necessário indicar os Componentes, ou seja, as referências que compõem o produto. As linhas indicadas não devem ter o clique em Prod.?, uma vez que estes são os componentes.

Cada componente (referência) indicado pode ser um artigo já existente ou uma referência nova, devendo para esse efeito ser criada no ficheiro de artigos. É possível indicar referências de serviço, incluindo desta forma por exemplo Mão-de-obra ou outras situações desejadas.

Qualquer dos componentes indicados pode ter 1 ou mais unidades (quantidades) e o seu preço pode ser, ou não, indicado/alterado caso seja necessário. Em geral os valores dos componentes estão sempre a ser atualizados, por essa razão pode até não estar indicado preço no dossier interno.

Para terminar a Composição basta confirmar os dados e Gravar o respetivo dossier.

Depois de descriminar como o Produto é composto, já é possível executar a produção do mesmo. Para tal basta abrir um dossier de produção (Ordem de produção) e copiar a Composição para dentro do dossier.

Para copiar basta indicar o cliente, que pode ser ou não o mesmo utilizado na Composição, e clicar nas linhas do dossier, por exemplo na referência. Depois basta selecionar o botão Copiar as linhas de outros dossiers, que se encontra na parte inferior do dossier juntamente com outros botões. Alternativamente é possível configurar o dossier de produção, para solicitar a cópia de outro dossier, bastando para tal ativar a opção Pergunta se quer copiar de outro dossier na Configuração de dossiers.

Após clicar no botão indicado, é necessário selecionar o dossier do qual se pretende copiar os dados, neste caso é a Composição.

Após selecção do tipo do dossier é apresentada uma listagem com todos os dossiers de Composição (neste exemplo), sendo possível identificar o dossier pretendido de diversas formas.

Durante o processo de cópia entre dossier é possível definir diversas opções. Para mais informações sobre estas opções consulte por favor o capítulo sobre as Opções na cópia de dossiers.

Ao efetuar uma cópia entre dossiers internos de produção, desde que as linhas estejam devidamente configuradas como artigos a produzir e os mesmos utilizem lotes, ao passar para o novo dossier irá apresentar o ecrã de Inserir Lotes, dando a opção ao utilizador de selecionar os Lotes, se algum deles tiver lotes associados estes serão automaticamente preenchidos.

Após confirmar a cópia do dossier de origem para o novo dossier, volta-se ao dossier de Produção.

Ao retornar ao dossier de Produção é possível observar que foram introduzidas as quantidades necessárias para produção das unidades desejadas. Uma vez que o dossier movimenta stocks, ao gravar este documento serão executados dois passos:

• saída de stock dos componentes
• entrada de stock do produto

Quando se grava um dossier interno onde existem dados provenientes de outro dossier, é apresentada uma janela que permite fechar ou não o dossier original. Só se deve fechar o dossier da Composição caso não se pretenda produzir mais unidades.

Nota: Poderá suceder que durante o processo da cópia exista um componente que não possui stock suficiente. Se o programa estiver parametrizado para avisar stocks negativos será apresentada uma janela com as seguintes opções:

Passa a linha com o stock - passa apenas as unidades em stock;
Passa a linha com o pedido - passa a linha com as unidades indicadas;
Passa a linha com zero - passa a linha mas coloca 0 unidades;
Não passar a linha - não copia a linha para o dossier;

Nesta fase já está criado o dossier de produção com a indicação do número de unidades a produzir do Produto (dar entrada em stock) e o número de componentes a abater ao stock (dar saída).

É possível alterar o dossier de produção em todos os aspetos, ou seja, alterar preços ou quantidades existentes, adicionar linhas, como por exemplo criar uma linha com Mão-de-obra, etc.

Para terminar basta Gravar o dossier de produção, não fechando depois o dossier de composição, a não ser que já não seja necessário efetuar mais produções.

Quando se grava o dossier de produção é movimentado o stock do produto (dá entrada em stock) e dos componentes (dá saída de stocks).

Dossiers de Produção com nºs de série

Nos dossiers de produção, é também possível registar números de série nos artigos a serem consumidos na produção do artigo. Assim, na compra destes é dada a entrada do equipamento e no dossier de produção é dada a saída do mesmo.

No artigo a ser "produzido", é possível criar um n.º de série, (sendo neste último caso inserido um registo na tabela de Equipamentos) uma vez que é dada a entrada de um equipamento.
De igual modo, também o artigo pode ser produzido com um componente que já tenha por sua vez um n.º de série.

O dossier de produção deve ter a seguinte configuração:

• Ser um dossier de produção;
• Permitir agregar equipamentos ao dossier;
• Atualiza o cliente nos equipamentos produzidos e /ou Atualiza o cliente nos equipamentos consumidos.

As opções de atualização do cliente são facultativas e permitem que a ficha do equipamento, seja a do equipamento consumido ou o produzido, fique atualizada com o cliente, logo na gravação do dossier de produção; ou seja, na hora da produção do produto.

Nas opções das linhas dos dossiers, quando o dossier é do tipo produção, fica disponível a opção:

Atualizar o custeio do dossier de produção (se tiver só um produto produzido), que vai corrigir o custo dos artigos produzidos, quando for inserida uma compra dos seus componentes em data anterior a realização do movimento de stock do produto produzido.
Ou seja, sempre que os preços de custo dos artigos a serem consumidos forem alterados, na produção do artigo é sempre possível recalcular o seu P.C.P. (que continua com o valor dos artigos consumidos anteriores à alteração) com o P.C.P. novo dos novos artigos que vão dar origem ao artigo produzido.

Os custos de vendas dos produtos produzidos são corrigidos apenas quando se corre a rotina existente para o efeito (atualização do stock do artigo) na ficha do artigo.

Circuito de Equipamentos

Os dossiers de equipamentos permitem um controlo total sobre os mesmos. Permitindo assim ao utilizador saber todas as ações realizadas sobre os equipamentos, desde entrega ao cliente, devolução, retoma, etc.
Para o correto funcionamento é necessário configurar os seguintes dossiers:

É necessário ativar os seguintes parâmetros:
Compras:
"Utiliza números de série nas compras"
Equipamentos:
"Nome do nº de série Principal";
"O número de série é sempre único seja qual for a marca e modelo" (opcional);
"Numera sequencialmente o n.º de série Principal" (opcional).

Compra do equipamento
Exemplo:
É efetuada uma compra ao Fornecedor B, do seguinte equipamento:
Referência: Equipamento A - série 1234
Referência: Equipamento A - série 1235
Ao efetuar a compra e após atribuição dos números de série, é criado um registo para cada equipamento no ficheiro de equipamentos. Neste ecrã ficam registados todos os dados referentes ao equipamento, podendo o utilizador saber também a localização do mesmo. Neste momento encontra-se em armazém, logo o campo respetivo Em Armazém, está ativo, indicando o armazém e a data de entrada do equipamento.

Venda do equipamento
Ao faturar o equipamento A (série 1234) ao cliente Demo, serão alterados na tabela de equipamentos diversos campos, nomeadamente o nome do cliente, localização, entre outros. Desta forma permite ao utilizador saber qual o cliente que possuí o equipamento A com o n.º de série1234.

Apagar/Alterar documentos que agreguem equipamentos
Após efetuar todos os documentos o utilizador poderá apaga-los ou altera-los, para isso terá que ter em atenção à atualização dos mesmos na tabela de equipamentos.
Para atualizar possíveis erros nos equipamentos o utilizador terá que ativar o respetivo parâmetro (dos equipamentos) desta forma procederá à atualização automática de alterações efetuadas nas compras, faturação e dossier.
Terá também a possibilidade de atualizar os dados através da rotina de Atualizar equipamentos. Esta rotina permite corrigir, para além dos documentos, possíveis alterações efetuadas diretamente na tabela de equipamentos.

Se o documento é do tipo compras, faturação ou dossier interno, desde que tenha equipamentos agregados é feito o seguinte controlo:
Quando se apaga o documento na sua totalidade ou uma linha ou mesmo se mude o n.º série, mesmo que este seja o ultimo documento onde o equipamento foi agregado ou não, o utilizador é sempre avisado que o ficheiro do equipamento poderá ficar desatualizado, podendo continuar com a operação ou cancelar.

Dossier configurado para ser do tipo de entrada de equipamento e tabela de clientes
Por exemplo, uma empresa que faça reparações a eletrodomésticos. Recebeu um equipamento do cliente para reparar, equipamento este que não faz parte da sua tabela de equipamentos.
Tendo configurado um dossier nas condições acima mencionadas, a aplicação irá efetuar as seguinte:
Ao digitar o n.º de série, a aplicação verifica se existe algum equipamento com o n.º série digitado no cliente em questão.
Se houver - apaga o n.º de série digitado pelo utilizador.
Se Não - pergunta ao utilizador se pretende criar um novo equipamento.
Caso o utilizador crie um novo equipamento a aplicação irá verificar no armazém se existe um equipamento com o n.º de série igual.
Se houver - não permite gravar o novo equipamento.
Se Não - Permite inserir a informação necessária para gravar o novo equipamento na tabela de equipamento, disponibilizando as colunas necessárias para o efeito. Permitindo assim inserir o novo equipamento em documentos futuros.

Para além da configuração do dossier acima mencionada, se ativar também as opções Procura a referência por 0+nº de série e Permite equipamentos de outros clientes é possível criar dossier de equipamentos que permitam a entrega de equipamentos de vários clientes para um determinado cliente.

Exemplo:
Uma fábrica de máquinas fotográficas vende as suas máquinas aos seus revendedores e estes é que afetam as vendas ao cliente final. Assim o revendedor é cliente do produtor e o cliente final é cliente do revendedor.
Mas a máquina fotográfica tem garantia e o cliente final envia a máquina diretamente para o produtor. Esse equipamento está associado ao cliente revendedor, pois o cliente final não existe no produtor.

Dossier de Produção que agregue equipamento
O dossier tem de agregar equipamentos e ser um Dossier de Produção.
Para os artigos que sejam produzidos, na opção de agregar equipamentos ao dossier, o utilizador poderá introduzir todos os dados possíveis aquando a introdução de um novo equipamento.
Na ficha de equipamentos é introduzido um novo equipamento em armazém.
Para os artigos que não sejam produzidos (componentes), na opção de agregar equipamentos ao dossiers, o utilizador poderá escolher, de entre todos os equipamentos com as caraterísticas escolhidas existentes em armazém, o equipamento a dar saída com o documento.
Na ficha de equipamentos o nºs de série escolhidos são dados como indisponíveis, pois deram origem a um outro.
Assim um dossier de produção que agregue equipamentos, permite que as linhas dos componentes dêem saída de nºs de série e os artigos produzidos dêem entrada.
Ainda, mediante configuração do dossier de produção, ao agregar equipamento, os dados do cliente podem agora ficar automaticamente atualizados nas ficha do equipamento produzido e consumido.

Tabela de Preços

• Tabela de Preços de Clientes

Para criar um dossier de Preços de Clientes é necessário ativar a respetiva configuração:
Na Configuração de dossiers ativa-se as opções: É um dossier de preços de clientes; tabela que utiliza é CL; Movimenta as reservas de clientes nos stocks. É possível definir diversas variáveis nas linhas do documento.

Dossier preços cliente
- Independentemente do Campo Fornecedor Habitual estar Preenchido ou Não
»» Se o dossier interno usar dossier de preços de Cliente o desconto este já não surge preenchido de acordo com o desconto que se encontra definido no dossier de preços
»» Se o dossier interno não usar dossier de preços de Cliente o desconto este já não surge preenchido de acordo com o desconto que se encontra definido no campo desconto habitual de cliente (CL)

Para que serve um dossier de preços de clientes?
Caso pretenda que um cliente tenha preços diferentes para um determinado número de artigos, terá que proceder à elaboração do dossier.
Exemplo:
Na tabela de stocks existem dois artigos com as seguintes referências: Ref001(PV=5€) e Ref002 (PV=6€).
Para o Cliente Demonstração, efetua-se sempre um preço especial, mas só para esses dois artigos.
Nas linhas do dossier coloque: Ref001 (PV=3€) e Ref002 (PV=4€), sempre com a quantidade igual a 1. Para além do preço de venda também pode definir outros campos, por exemplo, refª interna, entre outros.
Sempre que faturar para este cliente, a aplicação irá buscar para estes artigos, o preço que se encontra no dossier e não o preço que se encontra na tabela de stocks.

• Tabela de Preços de Fornecedores

Para criar um dossier de Preços de Fornecedores é necessário ativar a respetiva configuração:
Na Configuração de dossiers ativa-se a opção: É um dossier de refª e preços de Fornecedores; tabela que utiliza é FL. É possível definir diversas variáveis nas linhas do documento.
Para além da configuração do dossier é necessário preencher os campos de Fornecedor Habitual na ficha do artigo.

Dossier preços fornecedor

- Campo Fornecedor Habitual Preenchido
»» Se o dossier interno usar dossier de preços de Fornecedor o desconto já não surge preenchido de acordo com o desconto que se encontra definido na ficha do artigo
»» Se o dossier interno não usar dossier de preços de Fornecedor o desconto já não surge preenchido de acordo com o desconto que se encontra definido na ficha do artigo

- Campo Fornecedor Habitual Não Preenchido
»» Se o dossier interno usar dossier de preços de Fornecedor o desconto já não surge preenchido de acordo com o desconto que se encontra definido no dossier de preços
»» Se o dossier interno não usar dossier de preços de Fornecedor o desconto já não surge preenchido de acordo com o desconto que se encontra definido no campo desconto habitual de fornecedor (FL)

Para que serve um dossier de preços de fornecedores?
Quando um fornecedor pratica preços diferentes dos registados na ficha do artigo, terá que proceder à elaboração do dossier.
Exemplo:
Na tabela de stocks existem dois artigos com as seguintes referências: Ref001(PC=5€) e Ref002 (PC=6€).
O fornecedor Demonstração, efetua um preço especial, mas só para esses dois artigos.
Nas linhas do dossier coloque: Ref001 (PC=3€) e Ref002 (PC=4€), sempre com a quantidade igual a 1. Para além do preço de custo também pode definir outros campos, por exemplo, refª interna; referência do fornecedor, entre outros.
Sempre que efetuar uma compra para esse fornecedor, a aplicação irá buscar para estes artigos, o preço que se encontra no dossier e não o preço que se encontra na tabela de stocks.

Em ambos os dossiers de preços não são apenas os preços definidos nestes dossiers que têm prioridade relativamente aos preços definidos nas fichas dos artigos.

Nota:
Para um correto funcionamento dos dossiers de preços de Clientes / Fornecedores é necessário que exista apenas uma configuração de dossier para preços de clientes e apenas uma configuração de dossier para preços de fornecedores. Ao preencher o dossier o campo quantidade deverá ser igual a 1 (um).
Quando o preço (num documento de faturação, compra ou dossier) é preenchido a partir de uma tabela de preços (seja de clientes ou de fornecedores), esse preço vem sempre da tabela mais recente (data do dossier da tabela de preços) e só são consideradas tabelas não fechadas (por fechadas entenda-se, aquelas marcadas como fechadas e também aquelas cuja data é inferior à data fechada indicada nos parâmetros gerais ou inferior à data fechada indicada no tipo de dossier (caso esteja configurado para ignorar a data fechada dos parâmetros gerais)).

Transferência entre dossiers

Para criar um dossier de Transferência entre dossiers é necessário ativar a respetiva configuração:
Na Configuração de dossiers ativa-se a opção: É um dossier de transferência entre armazéns. É possível definir diversas variáveis nas linhas do documento.
Este tipo de dossier serve para transferir artigos de um armazém para outro armazém. Ao configurar este dossier, ficará, disponível nas linhas do dossier dois novos campos, armazém de origem e armazém de destino.