Ao abrir o ecrã de Dossiers Internos fica disponível uma Barra de Ícones de Programas, onde existem variadas opções. Nessa barra existe um ícone de opções com várias ações, algumas delas já disponíveis através de ícones, nomeadamente a Introdução, Eliminação e Anulação de registos, bem como mapas definidos pelo utilizador.

Se estiver disponível o Módulo PHC Projecto, exitem várias opções específicas no Menu. 

Monitor de Dossiers internos 
Esta opção encontra-se explicada no capítulo das Análises de dossiers.

Nota: Esta opção não se encontra disponível caso esteja no Módulo POS Front. Se pretender aceder a esta opção terá que fazê-lo no Módulo POS Back.

Análise de Encomendas de Cliente pré-cativadas por esta Encomenda
Esta opção aparece disponível para dossiers de Encomendas a Fornecedor, que esteja configurado para movimentar as reservas de fornecedores nos stocks e que permita pré-cativar stock.
Esta análise permite verificar que linhas de encomendas de cliente estão pré-cativadas para as linhas da encomenda a fornecedor.

• Famílias Neste campo estão disponíveis todas as famílias existentes;


• Famílias incluídas para transferir Neste campo devem ser colocadas apenas as famílias a incluir na transferência entre armazéns;


• Filtro: stocks e serviços Esta opção permite definir um filtro para a transferência. Para mais informações consulte por favor o capítulo sobre Filtros;


• Armazéns de origem Permite definir quais os armazéns de onde serão transferidos os artigos. Para definir os armazéns clica-se em Adicionar armazém, sendo desta forma apresentada a respetiva lista. Para retirar um armazém da lista basta clicar em Remover armazém. Para mais informações sobre a definição de armazéns consulte por favor a informação sobre a Tabela de armazéns no manual do módulo Gestão;


• Artigos/Artigos com cor e tamanho Permite indicar se deseja incluir na transferência os campos cor e tamanho;


• Transferir de todos os armazéns Permite indicar que os artigos a transferir se encontram em todos os armazéns. Neste caso, os botões Adicionar armazém e Remover armazém ficam inativos;


• Para o armazém Neste local é inserido o número do armazém para onde irão ser transferidos os artigos;


• Quantidade a transferir O utilizador deve escolher se deseja transferir todo o stock das famílias de artigos indicadas ou se deseja excluir a quantidade reservada para clientes; A opção Ótima - stock (armazém de destino) permite transferir a quantidade igual à quantidade ótima menos o stock, se este for positivo. Se utilizar o módulo de Grelhas, permite para cada referência e/ou cor e tamanho, se o artigo tiver a definição de quantidade ótima.
  Ao selecionar esta opção, fica obrigado a selecionar apenas UM armazém de origem, não podendo selecionar vários.
  Caso não exista quantidade suficiente no armazém de origem para satisfazer uma dada transferência, então será transferida a quantidade existente no armazém de origem.

Nota: É obrigatório indicar pelo menos um armazém de origem e um armazém de destino.


Para observar os dados da transferência deve clicar em Preparar.

Depois de clicar em OK, surge um novo botão (Emitir) para emitir as transferências.

Enviar para E-Commerce B2B
Esta opção é bastante útil, no caso do seu fornecedor utilizar a receção de encomendas via aplicação PHC CS E-Commerce B2b e tenha instalado o Web Service do E-Commerce B2B.
Após a conclusão da sua encomenda, ou seja a criação do dossier, no menu de opções aparece esta opção que permite enviar a encomenda ao fornecedor para o Web Service do E-Commerce B2B. Assim a encomenda é enviada para o E-Commerce B2B do fornecedor pela Internet, utilizando o Web Service, tal como se o utilizador a tivesse introduzido pela aplicação E-Commerce B2B.
Não se pode esquecer que na ficha do fornecedor terá que ter preenchidos os campos de envio.


Importar documentos de EDI
Esta opção permite importar de um ficheiro externo em formato ASCII um dossier interno. Para esta opção se encontrar disponível é necessário possuir o Módulo de Documentos Eletrónicos.

Receber documentos via XML
Esta opção permite receber/importar de um ficheiro externo em formato XML Livre ou XML Padrão, os dados de dossiers internos. Para esta opção se encontrar disponível é necessário possuir o Módulo de Documentos Eletrónicos.

Se o dossier estiver configurado para receber e enviar documentos via XML é através desta opção que se recebem os documentos. Antes de se executar esta opção deve-se configurar os documentos XML.

Transferência especial de armazém entre datas
Esta opção só se encontra disponível se o dossier tiver configurado como "Transferência de armazéns".
Permitindo assim efetuar transferências de artigos entre armazéns, podendo essa transferência ser efetuada entre datas.

Antes de efetuar a transferência especial entre datas terá que se certificar que:

• Os artigos estão configurados no ecrã de Stock por Armazém para os armazéns que serão utilizados na transferência;
• No ecrã de Stock de Armazém de cada artigo a coluna Quantidade Ótima tem que estar preenchida.

 

Nota: No caso dos artigos de grelhas, terá que se definir nas opções de grelhas as quantidades ótimas de cada artigo, para cada armazém, pois é nas opções de grelhas que a transferência de armazém irá buscar a informação relativa às quantidades ótimas. Mas é importante defenir os armazéns na opção de Stock por Armazém.

Após a devida configuração poderá efetuar a transferência. O ecrã de transferência de armazém entre datas é constítuido por:

Famílias
Neste campo serão apresentadas todas as famílias criadas na tabela de Famílias.

Famílias incluídas para transferir
Permite selecionar as famílias que pretende incluir na transferência a efetuar.
Ao clicar em  poderá digitar o nome da família pretendida e assim incluí-la na transferência.
É obrigatório escolher uma família.

Filtro
Permite efetuar um filtro à tabela de Stock e Serviços, assim dentro de uma família poderá apenas transferir alguns artigos.

Período de referência para o cálculo dos movimentos de stock
Permite indicar um intervalo de datas.

Armazém de Origem
Permite indicar qual o armazém de origem dos artigos.

Artigos
Esta opção deverá estar sempre ativa exceto se se tratar de artigos com cor e tamanho.

Artigos com cor e tamanho
Ao ativar esta opção, ao efetuar a preparação irão aparecer mais duas colunas referentes à cor e tamanho do artigo.

Armazém de destino
Permite indicar qual o armazém de destino dos artigos.

Factor para incrementar a quantidade ótima
Permite indicar um fator para incrementar a quantidade ótima definida nos armazéns.
As referências que tiverem a Quantidade saída em determinado armazém (no período definido) superior ou igual à quantidade ótima definida nesse armazém, verão a sua quantidade ótima multiplicada pelo fator definido. Essa nova quantidade ótima será utilizada para calcular a quantidade a transferir. As linhas que forem sujeitas à aplicação deste fator, surgirão na lista de resultados da preparação com uma cor diferente (VERMELHO).

Limite para quantidade disponível
Esta opção permite definir um valor limite para a quantidade disponível no armazém de origem. Todas as referências cuja quantidade existente no armazém de origem seja inferior ou igual ao limite indicado para quantidade ótima disponível, verão a sua quantidade ótima no armazém de destino multiplicada pelo limite definido. A quantidade a emitir será calculada com base na nova quantidade ótima. As linhas sujeitas a esta condição surgirão na lista de resultados da preparação a cor diferente (AMARELO).

As linhas do resultado que estiverem sujeitas a ambas as condições (fator e limite) surgirão de uma outra cor (CINZENTO).

Quantidade mínima a emitir
Ao preencher este campo, significa que não serão emitidas linhas para quantidades inferiores à indicada neste campo. Quando este campo está definido com o valor zero, indica à aplicação que a referida opção esta inativa.

Arredondar as quantidades á unidade
Caso esta opção esteja ativa, ao clicar em preparar os campos referentes à Quantidade a emitir e Quantidade Ótima serão arredondados à unidade.

Incluir artigos com stock igual a zero
Esta opção permite definir se os artigos com stock igual a zero (no armazém de origem), aparecem ou não na lista de artigos que surge na preparação da transferência.
Ao selecionar esta opção, fica indisponível a opção Quantidade mínima a emitir.

Só emite movimentos com quantidades maiores que zero
Ao ativar esta opção apenas serão emitidas as linhas cuja quantidade seja superior a zero.

Após todas as opções necessárias definidas terá que clicar em Preparar:

A quantidade a emitir, é sempre calculada de forma a que o stock no armazém de destino (após a transferência) seja igual ao stock ótimo. No caso de o stock existente no armazém de destino já ser superior a esse stock ótimo, não será transferida nenhuma quantidade. No caso de o stock disponível no armazém de origem não ser suficiente para completar a quantidade ótima do armazém de destino, será transferida a quantidade existente no armazém de origem.

Na lista de resultado da preparação, será possível ao utilizador alterar os valores das seguintes colunas:

• Quantidade a emitir (que será utilizada para a emissão das transferências);
• Quantidade ótima.

Nota: Sempre que a quantidade ótima de uma referência for alterada, quer pelo utilizador quer pelos cálculos em cima descritos, surgirá no ecrã um botão Gravar, que permite gravar as NOVAS quantidades ótimas na tabela de stock por armazém para serem utilizadas em futuras emissões.

Fechar vários dossiers de seguida
Permite executar o fecho de diversos dossiers simultaneamente. Para executar esta opção pode ser aplicado um filtro. Para mais informações consulte por favor o capítulo sobre Filtros.

Atualizar o custo nas vendas dos artigos deste dossier
Esta opção surge disponível, nos dossiers que se encontrem configurados com a opção Corrige custo de vendas de artigos quando grava o dossier ativa.
Ao utilizar esta opção, será corrigido o custo de vendas, à semelhança do que acontece quando se grava um dossier configurado com a opção Corrige custo de vendas de artigos quando grava o dossier ativa. Ao utilizar esta opção são também tidas em linha de conta as configurações do dossier adjacentes à opção "Corrige custo de vendas de artigos quando grava o dossier":

• Corrige o custo de vendas em docs. já contabilizados;
• Atualiza o pr. custo ponderado do artigo composto;
• Atualiza o pr. custo em moeda estrangeira do artigo composto.

Gerar Enc. Fornecedores
Esta opção, apenas aparece disponível, quando o dossier está configurado com a opção Mostra Fornecedor Habitual nas Linhas ativa.
Deve-se escolher o tipo de dossier interno a emitir. Nesta lista não aparecem disponíveis os tipos de dossiers configurados com a opção Série para cópias de documentos originais.
Através desta opção, serão emitidos Dossiers Internos, para todas as linhas do dossier em que o "Forn. Habitual" se encontre preenchido. Desta forma, serão emitidos tantos dossiers, quantos forem os artigos (do dossier de origem) que possuam o "Forn. Habitual" preenchido. No caso de no dossier interno de origem existirem Artigos com o mesmo Fornecedor habitual, então apenas será emitido um dossier por cada Fornecedor. Os artigos sem "Forn. Habitual" preenchido não são tidos em conta nesta opção de emissão.

Quando se seleciona esta opção é mostrada ao utilizador uma lista dos artigos e respetivos dossiers já emitidos para os artigos constantes no dossier atual. A partir desta lista o utilizador pode definir se pretende ou não voltar a emitir para esses artigos ou só para as novas linhas.
No fim do processo de "Gerar Enc. Fornecedores", é apresentada ao utilizador, uma listagem indicando quais os Artigos que não foram incluídos na emissão e quantos Dossiers Internos foram emitidos.
Ao utilizar a opção "Gerar Enc. Fornecedores", é pedido ao utilizador que selecione um tipo de Dossiers Internos de Fornecedores para o qual a emissão será efetuada.

Preencher os Totais com IVA
Esta opção apenas está disponível se o utilizador for administrador de sistema. A rotina permite atualizar os seguintes campos da tabela Dossiers Internos - Outros Dados (BO2): Total com IVA em Moeda Estrangeira, Euros: Total com IVA e Total com IVA. Os campos são atualizados com o valor que se encontra nas linhas dos dossiers.

Nota: Estes campos não se encontram disponíveis para o utilizador, estando apenas na respetiva tabela.

Resultado da comunicação via webservice à AT
Esta opção apenas está disponível se possuir o módulo PHC Documentos Eletrónicos CS, se o dossier for um documento de transporte e se a comunicação de documentos de transporte for via webservice.
Nesta opção é possível visualizar as mensagens de erro ocorridas aquando o envio do documento à AT, bem como é possível visualizar a mensagem de documento registado com sucesso quando não ocorreu nenhum erro no envio.