O formato e o modo de funcionamento dos documentos de faturação é variável, podendo o utilizador parametrizar e definir cada tipo de documento individualmente.

De seguida explica-se o modo de funcionamento do ecrã de faturação:

A pesquisa de documentos de faturação pode ser feita automaticamente através de um código de barras associado a cada documento e que se posiciona imediatamente no registo pretendido.
Esta pesquisa é efetuada através da seleção do botão .

A criação do código de barras é feita automaticamente pela junção dos seguintes campos:

• Prefixo - constituído por quatro carateres sendo que o primeiro é referente ao tipo de documento e os restantes três para a série do documento
• Ano - constituído apenas pelos dois dígitos do ano (exemplo: para o ano 2017, os números a entrar para o código de barras serão 17)
• Número do documento - Constituído por nove carateres (número atribuído automaticamente ao documento)


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Temos como exemplo:
O novo código de barras gerado através de um documento de faturação da série "Fatura", irá ficar = 100117000000009 (1: Documento de Faturação / 001: Série de faturação "Fatura" / 17: Ano / 000000009: Número do documento)

Desta forma, é possível a pesquisa de documentos nas várias séries.

Esta combinação é gerada pelo campo Código de Barras do documento da IDU e retorna a combinação necessária para a pesquisa de documentos.

Na eventualidade de ter documentos com um código de barras gerado antes da v.22, a pesquisa só poderá ser feita se estiver posicionado na série onde foi criado o documento, pois o código de barras era feito pela junção dos seguintes campos: Tipo documento + Série do documento + Data do documento + Número do documento.

Nota:Esta funcionalidade apenas está disponível para utilizadores que possuem a subscrição do PHC On ativa e as gamas Advanced e Enterprise.

Introdução/consulta do nome do cliente:

Existem diversas formas de introduzir o nome de um cliente:

a) Introduzindo o nome de um cliente novo, ou seja, que ainda não está criado na tabela de clientes a aplicação pergunta ao utilizador se quer criar uma ficha nova no ficheiro de clientes, se o utilizador responder que sim é aberto o ecrã de clientes no formato de introdução.

b) Clicar no ícone , se a tabela de clientes tiver menos de 100 registos, a aplicação mostra automaticamente uma listagem com todos os clientes, para que o utilizador possa selecionar o que pretende. Se a tabela tiver mais de 100 registos, a aplicação disponibiliza o ecrã de seleção de registos para que se possam criar critérios de seleção e mais facilmente encontrar o cliente pretendido. Para escolher o cliente pretendido basta fazer duplo-clique na respetiva linha ou selecionar o registo e clicar em Ok.

c) Digitar um conjunto de letras do cliente (por exemplo as primeiras três ou quatro letras do nome) e no fim colocar o ponto de interrogação (?). Desta forma irá obter os clientes cujo nome começa por esse conjunto de letras.

Para utilizar esta opção é necessário ativar a mesma nos Parâmetros de Clientes na opção Procura incremental automática de clientes.
d) Clicar no ícone de procura e escrever o nome do cliente que pretende .
e) Utilizar o número do cliente (0 seguido do número de cliente)
f) Procurar pela Abreviatura. Este processo permite pesquisar não pelo Nome do cliente, mas pela Abreviatura do mesmo. Para tal basta colocar um ponto seguido de uma ou várias letras da abreviatura, por exemplo .M&M. Para que esta opção funcione corretamente, é necessário preencher o campo de Abreviatura na respetiva ficha. A procura incremental por abreviatura pode ser efetuada para as tabelas de Fornecedores, Clientes e Entidades.

Quando introduz um cliente que já existe o programa preenche diversos campos do documento ( Vendedor, Moeda, Operações com o exterior, etc. ), utilizando para esse efeito os dados da ficha. Além disso é ainda possível preencher outros campos de forma automática, podendo-se utilizar para esse efeito os Valores por defeito.

Nota: Quando se introduz uma fatura que não seja uma fatura simplificada, a aplicação valida se a morada do cliente está preenchida quando o valor total da fatura é superior ou igual a 1.000€.

Para consultar documentos de faturação, utiliza-se o botão Selecionar os registos a observar/ alterar. Para mais informações sobre esta opção consulte por favor a Seleção de registos.
Se quer consultar por exemplo através do nome do cliente, pode ainda clicar na lupa que se encontra junto ao campo e digitar o nome, a aplicação retorna todos os documentos desse cliente.

Validação de NIF de Cliente via WebService  (Apenas disponível no executável de África para Angola)

Nota: Para mais informações consulte por favor o tópico Validação de NIF de Clientes e Fornecedores via WebService (AO).

Comunicação de Faturas Via Webservice à AT  (Apenas disponível no executável de África para Moçambique)

Nota: Para mais informações consulte por favor o tópico Comunicação de Faturas Via Webservice (MZ).

Vencimento
Data de vencimento do documento de faturação.
Quando no documento se escolheu uma condição de pagamento, a data de vencimento (do cabeçalho da fatura) é calculada da seguinte forma:
- com base no vencimento do cliente OU acrescentado dias à data de emissão;
- depois verifica se o mês da data encontrada/calculada é um mês de não pagamento (1º verifica os meses de não pagamento da ficha do cliente e se não existirem verifica se existem meses de não pagamento nas condições de pagamento da fatura). Caso coincida com um mês de não pagamento, passa para o mês seguinte; E
- verifica também se existem dias específicos de pagamento (1º verifica os dias específicos da ficha do cliente e se não existirem verifica se existem dias específicos nas condições de pagamento da fatura). Se existirem dias específicos passa para um desses dias, o mais próximo da data encontrada.

 Se possuir PHC ON poderá obter mais informação sobre como definir dias de Pagamento e Meses de Não Pagamento, carregando aqui.

Hora para Stock
Neste campo fica registada a hora do documento.
Este campo apenas está disponível com a ativação do parâmetro Utiliza valorização de Stocks por Data e Hora quando o custeio de stock é "Preço de Custo Ponderado" (reinstalar triggers) e em Documentos de Faturação que movimentem stock.

Área
Este campo por defeito aparece com a área do utilizador, caso tenha sido definida no ecrã de utilizadores.
Se o utilizador tiver controlo de acessos à área, apenas conseguirá criar registos para a sua área.

Introdução da referência
Só é possível introduzir uma Referência (para tal existe a respetiva coluna nas linhas do documento) se o utilizador possuir o módulo de Stocks. Caso o utilizador não possua o módulo referido, não será apresentada a coluna Referência.
Existem diversas formas de introduzir ou procurar uma referência:
a) Introduzindo o nome de uma referência nova (que ainda não existe na tabela de stocks e serviços), o programa pergunta ao utilizador se quer criar uma ficha nova no ficheiro de artigos, se a resposta for positiva é aberto o ecrã de stocks e serviços em modo de introdução.
b) Digitar um conjunto de letras da referência (por exemplo as primeiras duas ou três letras da referência). Desta forma irá obter as referências cujo nome começa por esse conjunto de letras.
Para utilizar esta opção é necessário ativar a mesma nos Parâmetros de stocks e serviços na opção Procura incremental automática de artigos.
Nota: Também existe o mesmo funcionamento para a designação da referência, sendo necessário ativar a mesma nos Parâmetros de stocks e serviços na opção Procura incremental automática da designação de artigos.
c) Clicar no botão direito do rato ou colocar um ponto de interrogação, é possível executar uma consulta que possui diversas formas de escolher a referência pretendida.

Notas:

• Ao selecionar a referência através da Consulta/Seleção de artigos, poderá relativamente a cada artigo consultar informação importante antes de o passar para o documento a emitir, como por exemplo, o último desconto efetuado ao artigo, o stock atual, etc.
• Ao digitar a referência do artigo é passado para a coluna Classificação Estatística o código de classificação estatística definido no campo Classificação Estatística.
• Se o documento de faturação estiver configurado para permitir definir um ativo nas linhas, surgirá a opção É um ativo? que permite definir que o artigo definido é um ativo.
  Caso possua o módulo PHC CS Imobilizado desktop, irá surgir a coluna Ativo nas linhas do documento de faturação. Ao selecionar um ativo esta coluna é preenchida com a referência do ativo, sendo ativada automaticamente a opção É um ativo?.
• Se uma Fatura não movimentou stock, na criação de uma Nota de Crédito por cópia de uma Fatura, o campo "Referência"(Ref) é preenchido com o campo "Refª do artigo ou serviço (se o de origem já movimentou)" (Oref). Assim, caso a Nota de Crédito esteja configurada para movimentar stocks, é criado um movimento de entrada do artigo devolvido.
• Ao emitir uma Nota de Crédito com linhas que já foram retificadas noutras notas de crédito ou cujo valor é superior ao valor de origem na fatura, a aplicação passa a informar o utilizador do valor na fatura de origem e do valor que já foi retificado noutras notas de crédito.
• Com o parâmetro ativo: "Faturação: Permite incluir a descrição dos artigos no documento", ao clicar no botão "Opções de registo de linha" é possível adicionar a descrição dos artigos nas linhas do documento de faturação. 

d) É ainda possível introduzir códigos de barra e códigos de barra alternativos no campo Referência. A aplicação, caso o parâmetro respetivo se encontre ativo, assume automaticamente a referência correspondente ao código introduzido.

Se desejar uma linha em branco ou uma linha só com texto, deverá ser criada uma linha não definindo qualquer referência e alterando apenas a descrição. Pode introduzir diversas linhas em branco entre as linhas com referências.
A introdução de uma linha é feita pressionando a tecla [Ctrl+Ins], ou clicando em  por baixo nas linhas do documento.
Para apagar uma linha usam-se as teclas [Ctrl+Delete] ou o ícone .
Se num documento de faturação existirem produtos compostos, ao se alterar ou apagar o artigo pai, os artigos componentes associados à referência anterior são eliminados de imediato.

Introdução do Valor da Venda

O campo do Valor da Venda de cada linha pode ser inserido ou alterado neste local. Caso o utilizador possua o módulo de Stocks, existirá a coluna Referência, cujo valor e designação poderão ser preenchidos de forma automática. Para automatizar o preenchimento dos dados é possível utilizar por exemplo os Valores por defeito.
Outra forma de obter o valor é através do campo Total do valor (ou Total da venda). Quando se introduz uma quantidade e o Total da linha, é automaticamente calculado o valor unitário.
Se existir um dossier de preços por cliente e o valor da venda for preenchido através dessa tabela, o preço tido em conta será sempre o da tabela mais recente. Para mais informações consulte por favor o capítulo sobre Dossiers Internos.

Após preenchimento destes dados é ainda possível complementar a informação do documento preenchendo a segunda página que se encontra disponível.

Existem dois campos especiais nas linhas dos documentos de faturação, são eles Origens e Destinos.
Estes botões permitem consultar os documentos interligados entre si por cópia.
Nos Documentos de Faturação, o botão Origem permite consultar os documentos que lhe deram origem, podendo estes ser Documentos de Faturação e/ou Dossiers Internos. O botão Destino, permite consultar os documentos de destino que podem ser Documentos de Faturação e/ou Recibos de Clientes.


Notas:

• As colunas (informações) apresentadas nas linhas dos documentos podem variar mediante a configuração, como aliás se encontra explicado em Configuração de documentos de faturação, mas o utilizador poderá ainda definir quais as colunas a colocar no início ou no fim de cada documento. Para executar uma operação deste género basta clicar no cabeçalho da coluna e arrastar o mesmo para a posição desejada.
  Esta alteração ficará gravada, podendo no entanto voltar a mudar a disposição destas informações.
  Outra possibilidade é retirar o acesso aos preços de venda e aos descontos, situação que pode ser definida nos acessos.
• Relativamente à ordenação das colunas esta depende também guardada por moeda ; ou seja, se o utilizador alterar a moeda ao introduzir um documento de faturação, a ordem das colunas altera-se assumindo a que está guardada pela aplicação para aquela moeda. Se o utilizador voltar a repor a moeda de origem, por exemplo, as colunas voltam a ordenar-se para a assumir o que está guardado para aquela moeda.
• Independentemente de outras definições, os seguintes campos de valores em Euros serão sempre arredondados a duas casas decimais nos documentos de faturação: Campos de incidência de IVA; Campos de valor do IVA por taxa; Campo de valor total de IVA; e Campo de Total do documento.

 Se tiver PHC ON saiba como construir um Mapa de Resumo de IVA, aqui .

Multi-pagamento pré-datado
A opção de multi-pagamento pré-datado está disponível se tiver preenchido o Código do movimento de c/c para multipagamento, pois este código é que permite lançar um Documento de Faturação através de multi-pagamento.
Ao associar um tipo de Condições de Pagamento com multi-pagamento a um Documento de Faturação, este campo fica automaticamente marcado e preenchido o Multi-pagamento, de acordo com a definição no tipo de Condições de Pagamento. Ou seja, o valor do documento é distribuído tendo em conta as percentagens de abate definidas nas linhas de Multi-Pagamento das Condições de Pagamento selecionadas no documento.
Assim, ao gravar a fatura é apresentado automaticamente o ecrã de Multi-Pagamento pré-datado onde é apresentado: o valor total do documento (este é o valor a distribuir que é igual ao valor total do documento subtraído do valor de regularizações), o valor da entrada inicial (se nas condições de pagamento definir o nº de dias =0 a aplicação assume automaticamente o valor como entrada), o número de pagamentos, o número de dias de intervalo para pagamento (pode optar por uma periodicidade mensal, para isso apenas tem de ativar a opção Pagamento Mensal) e se tem títulos pré-datados. Por baixo destes campos, está disponível uma grelha com as datas de pagamento e respetivos valores a pagar pelo cliente definidos nas condições de pagamento, bem como as formas de pagamento.

Por exemplo:
Se a Condição de Pagamento selecionada no Documento de Faturação estiver configurada para utilizar multi-pagamento em que o valor inicial é de 50% sobre o valor do documento, após 10 dias o valor é de 30% sobre o valor do documento, após 15 dias é de 20% sobre o valor do documento e o Documento de Faturação tiver a data de 25.08.2009 e o valor de 94€, no ecrã de Multi-Pagamento pré-datado aparece a seguinte informação:
 

Depois pode introduzir observações, o número do título de tesouraria e o banco para cada pagamento.

Atenção
As datas do multi-pagamento são calculadas com base no seguinte:
- linhas de multi-pagamento das condições de pagamento da fatura;
- Dias de pagamento e Meses de não pagamento das condições de pagamento da fatura e da ficha do cliente.

Se pretender visualizar ou alterar as condições de pagamento com multi-pagamento pré-datado para o documento, apenas tem de clicar eme é apresentado o ecrã acima referido, o qual dispõe de toda a informação gerada no momento da introdução da fatura.
Quando é alterado o valor do documento, são automaticamente ajustados os valores de Multi-Pagamento.
Após qualquer alteração efetuada no ecrã de Multi-Pagamento (seja o valor da entrada, o nº de pagamentos, a periodicidade, ou qualquer valor ou data), perde a ligação do Multi-Pagamento ao tipo de Condições de Pagamento que lhe deu origem. Nessa altura, o comportamento passa a ser o normal, na definição de Multi-Pagamento manual. No ecrã do documento, é automaticamente limpa a informação relativa às Condições de Pagamento.

Notas:

• Quando se altera as Condições de Pagamento de um documento que já tem associado um tipo de Condições de Pagamento com Multi-Pagamento (seja manual, seja por outro tipo de Condições de Pagamento), perde as anteriores definições de Multi-Pagamento.
• Quando se altera as Condições de Pagamento de um documento que já tem associado um tipo de Condições de Pagamento com Multi-Pagamento, para um tipo de Condições de Pagamento sem Multi-Pagamento, o documento deixa automaticamente de estar marcado como Multi-Pagamento. No entanto, se ainda antes da gravação do documento marcar manualmente o documento como Multi-Pagamento, ainda são aproveitados os dados de Multi-Pagamento associados ao anterior tipo de Condições de Pagamento.


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Dados do multipagamento em documento de crédito (Apenas disponível no executável de Espanha)

Introduzir um documento de crédito

• Pode introduzir um documento de crédito e ativar os dados do multipagamento. Para tal basta que o seu documento de crédito tenha na sua configuração o código do movimento de c/c de multipagamento preenchido.
  
  Copiar os dados da fatura original
  Caso o utilizador tenha emitido uma fatura com condições de multipagamento preenchidas e necessite de efetuar um documento de crédito com base nessa fatura, através da sua cópia, os dados do multipagamento passam também para o documento de crédito.
  
  É importante referir que ao efetuar a cópia do documento de faturação, se nas "Opções sobre a cópia" a opção "Regulariza o movimento de conta corrente do documento copiado" estiver ativa não poderá alterar os dados do multipagamento.
  Se optar por inativar a opção "Regulariza o movimento de conta corrente do documento copiado", os dados do multipagamento no documento de crédito podem ser alterados conforme o utilizador pretender e fica ao seu critério a gestão da conta corrente e a sua regularização. Se alteração dos dados obrigar a refazer as linhas do multipagamento, deixam de estar refletidos os dados do multipagamento da fatura original, exemplo: alterar o número de pagamentos.
  Enquanto que com a opção ativa, a regularização da conta corrente deste fornecedor é efetuada automaticamente.
  
  Notas adicionais:
  - Não é suportada a cópia de mais do que um documento.
  - Se existirem títulos associados ao documento de origem, ao lançar uma fatura retificativa não passam a estar automaticamente no estado de devolvido. Esta operação deve ser manual, diretamente no ecrã de títulos.
  - Também não é suportado o seguinte cenário: caso já exista um movimento de conta corrente associado a um multipagamento, que é regularizado num recibo e posteriormente seja efetuada a cópia da fatura para uma retificativa, apesar do alerta da aplicação que indica que a fatura já se encontra total ou parcialmente regularizada, se o utilizador gravar o documento, o movimento de conta corrente fica corretamente regularizado. Caso o recibo envolvido nesta operação seja eliminado por algum motivo, a conta corrente deixará de estar saldada.

Outros campos que se podem preencher num Documento de faturação:
Como já foi referenciado é possível definir diversos campos para um determinado documento de faturação, além da possibilidade que o utilizador tem de definir o Funcionamento dos Campos do utilizador. Existem no entanto diversos campos fixos, tanto no cabeçalho e rodapé como nas linhas do documento. Alguns dos campos para preenchimento são por exemplo: Refª interna, Moeda, Centro analítico, Descontos, Armazém, etc. O nome de alguns dos campos pode ser definido pelo utilizador e alguns casos é necessário possuir determinados módulos para o funcionamento automático dos mesmos.

 Se possuir PHC ON poderá obter mais informação sobre "Consultar stock por Armazém de cores e tamanhos nos documentos", carregando aqui.

Notas adicionais:

• Não é possível gravar uma fatura com o número inferior à última fatura gravada.
• Ao gravar um documento de faturação são efetuadas as seguinte validações:
  - se o documento for do tipo 1 ou 2, o utilizador é impedido de continuar com a gravação caso o valor total do documento tenha sinal negativo.
  - se o documento for do tipo 3, o utilizador é impedido de gravar o registos caso o documento em que o valor total do documento tenha sinal positivo.
  - se o documento for do tipo 4 ou do tipo 5 e o tipo para SAFT for igual a "DC" ou "FC, o utilizador é impedido de continuar a gravação do registo se o valor total do documento for negativo, ou o documento não possuir linhas, ou se o somatório de quantidades for zero e o somatório dos valores for diferente de zero.
• Ao gravar um documento com data e hora do sistema inferior à do último documento emitido, o utilizador passa a ser alterado sobre se a data e hora de sistema se encontra correta, sendo, posteriormente, questionado se pretende continuar com a emissão do documento.
• Ao gravar um documento de faturação se a percentagem de desconto for inferior a 0% ou superior a 100%, o utilizador é impedido de gravar o documento.
• Caso o documento esteja configurado com a opção "Lança os movimentos em c/c automaticamente" ativa, é possível saber se um documento de faturação está regularizado ou não.
• A data da nota de crédito não pode ser anterior à data da fatura que lhe dá origem.

Quando o documento está regularizado, no cabeçalho do documento aparece a informação "Regularizada.".
Quando o documento está por regularizar, no cabeçalho do documento aparece o texto "Por regularizar.".
Se o documento de faturação está anulado ou ainda não foi processado, o texto "Regularizada." e "Por Regularizar." não é apresentado.

• No momento de assinatura do documento são calculados os totais por produto - referência ou designação do bem, quando não existe referência. Caso alguma desta somas tenha resultado negativo, o documento não é assinado.
  Para além do controlo de referência e designação do bem é ainda efetuado o controlo da quantidade, assim como a taxa de IVA aplicado ao produto.









 
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Emissão de Fatura a clientes com o mesmo NIF com origem em Guias de Transporte

Para que seja possível emitir uma fatura com origem em uma Guia de Transporte emitida a um cliente diferente, mas com o mesmo NIF, é necessário que o parâmetro geral "Permite introduzir 2 clientes com o mesmo nº de contribuinte" esteja ativo, para que aplique o controlo por Número de Contribuinte e não por Número de Cliente. Desta forma, é possível efetuar cópias nos cenários abaixo descritos, para 2 clientes diferentes com o mesmo nº de contribuinte:

• Na cópia de linhas de documentos de faturação para um documento do tipo "Nota de Crédito/Débito" e que não tenha a configuração "Série para registo manual de documentos produzidos externamente" ativa. Não é possível emitir uma nota de crédito cujas linhas são copiadas de uma fatura de outro cliente.
• Na cópia entre documentos de faturação, quando as linhas de origem são do tipo 4 - Documento para trânsito de mercadorias - e o de destino é do tipo 1 - Documentos de faturação. Não é possível emitir faturas cujas linhas são cópias de documentos associadas a outro cliente - guias de transporte.
• Na cópia de linhas de Dossiers Internos com o tipo SAF-T 'GR','GT','GA','GC','GD' (que não estejam anulados), para documentos de faturação do tipo 1 - Documentos de faturação. Não é possível emitir uma fatura para um cliente diferente do que foi definido no documento de origem.
  
  
  Emissão de Nota de Crédito referente a uma Fatura não certificada
  
  A aplicação permite que se tenham séries de faturação nas quais os documentos só são digitalmente assinados quando são impressos. Até lá, os documentos não se encontram legalmente certificados (pois não é gerada assinatura através do algoritmo RSA).
  Qualquer documento retificativo de fatura deve conter referência à fatura a que respeita. Ao efetuar a cópia de dados no documento de retificação, a aplicação cria uma ligação entre o documento original (objeto da retificação) e a Nota de Débito ou Crédito que esteja a ser emitida.
  
  Ao emitir uma Nota de Crédito, o utilizador pode pesquisar os documentos já emitidos para copiar e estabelecer a dita ligação. No entanto, quando se efetua essa pesquisa as faturas não assinadas não são apresentadas, para evitar que se emitam retificações a documentos que, por não estarem assinados, podem ainda ser alterados pelo utilizador.
  
  
  Emissão de Fatura emitida manualmente (livro tipográfico)
  
  Para que seja possível inserir na aplicação uma fatura que tenha sido emitida manualmente é necessário ter a opção Série para cópias de documentos originais ativa.
  Ao emitir um registo numa série assim configurada, automaticamente surgem os campos Série do doc. manual e nº para que seja indicada a série e o número do documento original.
  
  Ao emitir uma documento retificativo, Nota de Crédito ou Nota de Débito, por cópia de uma fatura manual é adicionada automaticamente uma linha com a seguinte informação: (referente ao documento manual: (Série do doc. manual).(nº)).
  Ao emitir o ficheiro SAF-T, o elemento Sourcebilling irá ser preenchido com a letra "M" e o elemento HashControl irá ser preenchido da seguinte forma:
• Número da versão da chave privada (1,2, etc.) e separado por um “-“ (hífen);
• Registo sequencial dos seguintes elementos: a sigla constante do campo 4.1.4.7 correspondente ao respetivo tipo de documento, seguida da letra M; um espaço; a série do documento manual; o carater “/”; o número do documento manual.
  Exemplo: 1-FTM abc/00001.









 
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Cálculo da Detração (Apenas no executável do Peru)
Quando o executável é do Peru passam a surgir os seguintes campos:

Taxa de detração
Este campo indica a taxa de detração definida no artigo.

Detração regularizada
Esta opção permite indicar que a detração já foi regularizada.

Alterar total de detração
Esta opção deve ser ativada quando o utilizador pretende alterar a taxa de detração calculada pela aplicação.
Ao ativar esta opção, o campo Total de detração fica no modo editável.

Total de detração
Este campo indica o valor da detração calculada pela aplicação.
Caso o utilizador pretenda alterar o valor total deve ativar a opção Alterar total de detração.