PHC CS

Manuais

Opções Disponíveis no Ecrã de Documentos de Faturação

No ecrã de faturação existem diversas opções:

Observar os totais deste documento.
Permite observar informações sobre o documento de faturação criado. Desde os valores do documento, valores de IVA e a moeda de cálculo que também podem ser observados diretamente no documento. Quanto ao custo total, lucro total e margem bruta são calculados das seguintes formas:

CustoTotal = Custo unitário * Quantidade
Lucro Total = Preço venda total - custo total
Margem bruta % = ((Total da base de Incidência - Total do custo) / Total da base de Incidência)*100

A informação de documento regularizado ou do valor que falta regularizar tem em conta o parâmetro da "Dívida a ignorar".

Observar os dados do cliente neste documento.
Busca os dados do cliente, isto é, nome, morada, localidade, código postal, província, n.º contribuinte e país caso seja necessário atualizar os mesmos.

Notas:

O campo Província apenas está disponível no executável de Espanha.
Quando o cliente tem documentos certificados emitidos e não tem Nome ou Morada preenchido mas tem o Número de Contribuinte, é possível definir o Nome e a Morada do cliente mas não é possível alterar o Número de Contribuinte.
Se o cliente tem o Nome e Morada preenchido mas não tem o Número de Contribuinte definido na sua ficha, pode preencher o Número de Contribuinte ou alterar a Morada, não sendo possível alterar o Nome.
Ao emitir um documento de faturação do tipo 4 ou 1 e que tenha ativa a opção Preenche e valida o Local de Carga e o Local de Descarga, caso o cliente não seja consumidor final e não tenha o NIF preenchido, ao gravar o documento o utilizador é impedido de o fazer surgindo a informação de que o número de contribuinte deverá estar preenchido.
Se o documento lançar movimentos no 2º cliente, é verificado o preenchimento do número de contribuinte desse cliente, e caso não esteja preenchido, o utilizador é impedido de gravar o documento.

Em Advanced e Enterprise, caso tenha ativa na configuração do documento a opção Lança os movimentos no 2º Cliente, ao clicar neste botão aparecem duas opções:
Observar os dados do Cliente
Observar os dados do "2º Cliente" (aparece o definido no campo Nome do campo 2º Cliente, que se encontra na configuração do respetivo documento).

Ambas permitem visualizar os dados dos clientes do documento de faturação em causa, uma para o cliente e outra para o 2º cliente.

Este ícone permite imprimir a ficha.

Nota: Para que na impressão ou na previsão do IDU apareça a indicação que o documento está anulado, apenas tem de juntar ao IDU o campo Documento anulado em texto.

Para mais informações sobre esta opção consulte por favor as <%= TopicLink([Impressões Definidas pelo utilizador],[Impressões Definidas pelo Utilizador ( IDU )]) %>.

Emitir um recibo para este documento.
Esta opção está visível quando o utilizador tem acesso para introduzir no ecrã de recibos.
Esta opção não aparece acessível caso o ecrã de faturação esteja em modo de alteração/introdução, caso o ecrã de recibos esteja em modo de introdução/alteração, caso o documento de faturação não esteja configurado para lançar em conta corrente ou caso o documento de faturação esteja configurado para regularizar os movimentos em conta corrente automaticamente.

Ver que documentos regularizaram este documento.
Esta opção está visível quando o utilizador tem acesso de consulta ao ecrã de conta corrente de clientes.
Esta opção não aparece acessível caso o ecrã de faturação esteja em modo de alteração/introdução.

Este ícone permite imprimir um texto <%= TopicLink([Processador de texto externo],[Ligação a Processador de texto externo]) %>.

Imprimir etiquetas.
Permite imprimir <%= TopicLink([idus de etiquetas],[idus de etiquetas]) %>.

Exportar o documento via XML.
Esta opção só está disponível se o parâmetro Utiliza a receção e envio de documentos via XML
estiver ativo. Ao clicar neste botão vai exportar o documento em questão tendo em conta a parametrização feita na configuração deste tipo de documento no campo Documento de XML e ainda na respetiva <%= TopicLink([Configuração de documentos XML],[configurações documentos xml]) %>.

Nota: Ao exportar um documento pela segunda vez, se o ficheiro exportado anteriormente ainda permanecer no local da exportação, o utilizador terá que o sobrepor, caso contrário o documento não é exportado mantendo-se o anterior.

Consultar/alterar os equipamentos incluídos neste documento.
Esta opção só está disponível se na <%= TopicLink([configuração],[Configuração de documentos de faturação]) %> estiver clicada a opção Permite agregar equipamento ao documento.
Esta opção permite definir ou consultar os números de série e outras informações das referências do documento. Na consulta de números de série, caso as opções Abre o ecrã para preencher os nºs de série e Abre o ecrã para eliminar os nºs de série se encontrarem ativas, surge ao utilizador uma

que permite ao utilizador localizar um número de série. Após a primeira procura surge um segundo botão que permite procurar a próxima linha com a mesma condição de procura.

Nota: Para o correto funcionamento desta opção é necessário que a referência utilize os números de série e que esteja definida na ficha do equipamento. Para mais informações sobre estas situações consulte por favor o manual do módulo Suporte ou o manual do módulo de Equipamento.

Depois de preencher a informação da referência na linha do documento, clica-se neste botão para introduzir os números de série, sendo ainda possível indicar por exemplo o segundo número de série.

Nesse ecrã é possível consultar os números de série existentes exceto os do próprio documento, bastando para esse efeito carregar o botão direito do rato ou introduzir ? no campo do número de série. Ao clicar no botão

consegue visualizar todos os equipamentos disponíveis para esse documento incluindo os do próprio documento.

Em Documentos de Faturação que dão saída de equipamentos, ao atribuir números de série através do ecrã Equipamentos para dar saída com o documento, existe uma coluna na grelha denominada Registo, que funciona como contador de novos registos. Por cada unidade colocada na quantidade do documento, é efetuada uma numeração sequencial neste campo de forma a que o utilizador saiba sempre em que registo se encontra posicionado.
Esta funcionalidade tem como finalidade informar os utilizadores que inserem grandes quantidades de números de série nos documentos.
Por exemplo num Documento de Faturação são introduzidas 10 unidades de um artigo com número de série. No ecrã Equipamentos para dar saída com o documento, por cada linha da grelha essa coluna vai contar de 1 a 10, sendo a ultima linha o registo 10.
Se mais tarde, acrescentar novas linhas no Documento de Faturação, no ecrã Equipamentos para dar saída com o documento, no campo Registo irão constar as 10 linhas antigas e as 5 linhas novas, que começam novamente do 1 e terminam em 5.
Se porventura alterar a quantidade já introduzida numa linha, adicionando mais unidades do artigo, a numeração é sequencial.

Caso o utilizador tenha a opção de Mostrar os Nºs de série nas linhas, os números de série dos equipamentos, aqui selecionados, passarão a estar visíveis na linha da referência de stock, na coluna Nº de Série, separados por uma vírgula.

Conferir quantidades.
Esta opção serve para a conferência de quantidades, isto é, comparar as unidades registadas no documento com as unidades contadas, apurar desvios e lançar os mesmos no documento.
Assim, ao colocar as quantidades na conferência são atualizadas as quantidades principais e as quantidades alternativas, conforme a configuração do documento em questão.

Relativamente ao funcionamento desta opção, ao clicar no botão referido é apresentada uma janela que permite introduzir as Referências a confirmar.

Neste local é possível introduzir a Referência e a quantidade contada (fisicamente existente) para comparar com o documento emitido. É ainda possível Introduzir ou Apagar linhas com os botões deste ecrã.

Uma função importante é a opção Importar de ficheiro a conferência de quantidades. A opção de Importação, permite introduzir um <%= TopicLink([ficheiro],[Configuração do Ficheiro a Importar]) %> via ODBC.

Depois de efetuadas todas as configurações e de definir o Ficheiro a importar, ao clicar em Importar as linhas, são lidas as informações e colocadas no dossier, se não existir nenhum erro na configuração do ficheiro externo.

Ao Conferir e corrigir o documento as quantidades contadas ou importadas com o documento, é apresentada uma janela com diversas informações:

Este é apenas um exemplo das mensagens que podem surgir, depende da situação da conferência propriamente dita (se o artigo existe no documento, se tem mais ou menos quantidade do que foi referido, etc.).

Ao clicar em Executar correções no documento, serão lançados os respetivos desvios, tendo por base as diversas definições patentes neste ecrã:

Apagar no documento as Referências não encontradas na conferência
Esta opção verifica quais as referências que estão no documento mas não estão na conferência e as que se encontrarem nesta situação são apagadas do documento.
Introduzir nas linhas as referências da conferência não encontradas no documento
Esta opção é contrária à anterior visto que vai introduzir no documento as referências encontradas na conferência e não existentes no documento.
Corrigir as quantidades no documento com as diferenças encontradas
Como o próprio nome indica esta opção corrige no documento as quantidades, tendo como base as quantidades da conferência.
- Apagar no documento as referências corrigidas com quantidade igual a zero
- Ao ativar esta opção serão eliminadas as linhas do documento que tenham quantidade igual a zero. Esta opção está diretamente relacionada com a anterior, enquanto que a anterior apenas corrige os respetivos valores e efetua acertos quando necessário, esta opção, após correção dos valores, vai eliminar as linhas do documento que se encontrem com quantidade zero.
Corrigir os preços no documento com as diferenças encontradas
Como o próprio nome indica esta opção corrige no documento os preços, tendo como base os preços da conferência. Esta opção apenas se encontra disponível se a respetiva configuração do documento se encontrar ativa.

Notas:
- Para que seja possível corrigir uma referência é obrigatório que todas as linhas existentes no documento a corrigir, dessa referência, tenham o mesmo preço unitário.
- É aplicado o valor proporcional à respetiva quantidade indicada na linha do documento.

Este botão apenas está disponível quando o documento em questão está configurado como Utiliza Referências Multibanco/Easypay e serve para gerar referências multibanco.

Se tiver <%= TopicLink([PHC ON],[O que é o PHC ON]) %> poderá saber mais sobre como gerar referências automaticamente nos documentos de faturação, clicando aqui.

Nota: No executável de África para Angola o botão "Gerar MC" está disponível quando a série tem a opção "Utiliza Referências Multicaixa/Proxypay" ativa.

Finaliza o documento e imprime.
Este botão aparece disponível nas séries que estejam configuradas para permitir documentos em rascunhos e cujos documentos ainda não estejam finalizados.
Ao clicar no botão o documento é numerado, assinado digitalmente e abre o ecrã da impressão.

Observar os dados da morada através de Map Point
Esta opção só está disponível quando a aplicação está interligada com o <%= TopicLink([Map Point],[Mappoint]) %>.

Esta opção permite exportar o documento de faturação por EDI e só está disponível com o módulo <%= TopicLink([Documentos Eletrónicos],[Módulo de Documentos Eletrónicos]) %>.

Esta opção permite produzir o documento eletrónico referente ao Documento Faturação e só está disponível com o módulo <%= TopicLink([Documentos Eletrónicos],[Módulo de Documentos Eletrónicos]) %>.

Caso a ficha do cliente tenha configurado o país de origem como "Outros", não será exigido o número de contribuinte ao produzir o documento eletrónico.

Ícones das linhas
Existem opções que só dizem respeito às linhas dos documentos de faturação, são elas:

Serve para introdução de uma nova linha.

Serve para apagar a linha em que estamos posicionados.

Na cópia de dossiers o preço unitário e o total da linha por vezes são copiados outras vezes são recalculados, veja em que <%= TopicLink([situações ],[Cópias a Partir de Dossiers Internos]) %>.

Serve para <%= TopicLink([copiar linhas],[opções na cópia de documentos de faturação]) %> de outro documento de faturação.

Acede ao <%= TopicLink([menu de opções das linhas],[opções especiais no ecrã de documentos de faturação]) %>.

Ver o documento que deu origem a este movimento.

Entra em Intrastat (saída)

Esta opção apenas se encontra disponível se possuir o modulo Intrastat e se o documento estiver configurado para entrar em Intrastat. Ela permite identificá-lo como um documento dirigido ao sistema intrastat. Ao premir o botão pode-se consultar e alterar toda a informação que, relativa ao documento é essencial constar na <%= TopicLink([declaração Intrastat],[Constituição da Tabela Sistema Intrastat]) %>. Para mais informações aceda por favor a tópico relativo aos Dossiers Internos

Este botão permite, nos documentos de faturação, visualizar o stock do artigo por armazém. Esta opção apenas se encontra disponível se possuir o Módulo de <%= TopicLink([Grelhas],[Stocks e Serviços - Opções com Grelhas]) %>.

Se possuir <%= TopicLink([PHC ON],[O que é o PHC ON]) %> poderá obter mais informação sobre «Consultar stock por Armazém de cores e tamanhos nos documentos», carregando aqui.

Permite procurar documentos com os dados das linhas, de acordo com as condições definidas pelo utilizador.
Após efetuar uma pesquisa com os dados das linhas, esses dados são atualizados de forma que ao clicar neste botão, os documentos resultantes da pesquisa por linhas, passam para a lista de seleção, podendo assim navegar-se pelos vários registos resultantes da pesquisa.

Fixar colunas
Na grelha das linhas dos documentos de faturação é possível fixar colunas (uma ou várias) através do botão direito do rato sobre o cabeçalho da coluna até onde se quer fixar.
Nessa altura surge um menu através do qual o utilizador pode escolher Fixar até esta coluna ou, caso já existam colunas fixas, pode Libertar as colunas fixas . Esta opção é particularmente importante, uma vez que, após fixar colunas, deixa de ser possível alterar as suas posições. Assim, caso se pretenda mover colunas, terá primeiro que as libertar.

A aplicação guarda, as configurações efetuadas nos dossiers, respeitando:

As colunas fixas por utilizador (por PC);
O tipo de documento;
Nas gamas Advanced e Enterprise, a configuração das colunas pelo workflow

Se uma das colunas fixas deixar de existir no documento por nova configuração do mesmo, como por exemplo, se um documento deixar de trabalhar produtos compostos, a coluna Comp? deixa de existir. A aplicação vai buscar outra coluna da grelha e coloca-a no lugar da anterior, para que o documento mantenha o número de colunas fixas definido.

Se tiver um documento de faturação em Euros, cujas primeiras 3 colunas fixas sejam, Referência, Designação e Quantidade e no mesmo documento noutra moeda, quiser que as colunas fixas sejam outras, tenho de, na moeda estrangeira, libertar as colunas fixas e definir nova ordenação para colunas. Por fim basta colocar de novo as três primeiras colunas fixas.
Esta configuração é respeitada.
Ou seja, apesar do número de colunas fixas ser sempre o mesmo, as colunas que estão efetivamente fixas podem ser diferentes, consoante a moeda em que se esteja a emitir o documento.

Para as Gamas Advanced e Enterprise:
Para o mesmo tipo de documento, podem existir duas configurações de Workflow, que se podem aceder através do botão. Este botão também permite introduzir novas configurações de colunas no workflow operacional. Podem 2 utilizadores diferentes usar as duas de forma partilhada, ou usar cada um a sua configuração.
Relativamente às colunas fixas, usando por exemplo a mesma configuração de workflow, (como este número é guardado por utilizador), podem existir para os dois utilizadores números de colunas fixas diferentes. A aplicação respeita estas configurações.

Com Workflow Operacional, há que considerar que, se mudar a configuração das colunas das grelhas, caso a configuração escolhida tenha menos colunas que as que estavam fixas na configuração anterior, na configuração ativa não ficam quaisquer colunas fixas. Mas se voltar à configuração anterior, a aplicação volta a colocar o número correto e antes definido de colunas fixas.

Ainda, se a configuração escolhida tiver o mesmo número de colunas que as que se encontravam fixas, ao aplicar esta configuração, as colunas apesar de estarem em mesmo número, deixam de estar fixas. Se o utilizador pretender de facto trabalhar com todas as colunas fixas tem de, com clique direito, voltar fixá-las.

Conforme mencionado, este botão está ligado às configurações de workflow relacionadas com as colunas do documento selecionado. O funcionamento deste botão obedece ao tipo de utilizador e respetivos acessos, que se encontrar no documento em questão.

Para utilizadores configurados como Administrador de sistema

O botão permite ativar cada configuração disponível e ainda, aceder ao ecrã de Workflow Operacional para criar novas configurações para o tipo de documento atual, ou aceder à ficha da configuração atual, para proceder a alterações à mesma, que ficam disponíveis imediatamente após a gravação do Workflow Operacional.
Quando não existe qualquer configuração disponível para o utilizador e tipo de documento atual, esse botão permite apenas criar uma configuração para esse tipo de documento.

Para utilizadores não configurados como Administrador de sistema:

Quando existe mais do que uma configuração para o utilizador e tipo de documento atual, este botão permite ativar cada configuração disponível.
Quando existe apenas uma configuração disponível para o utilizador e tipo de documento atual, não aparece o botão do lado direito da grelha, mas a configuração disponível é automaticamente ativada.
Quando não existe qualquer configuração disponível para o utilizador e tipo de documento atual, não aparece o botão do lado direito da grelha e o ecrã comporta-se como sempre até aqui, ou seja, mostrando todas as colunas disponíveis para aquele tipo de documento.

De salientar que a aplicação guarda e ativa automaticamente, a última configuração utilizada por um utilizador num determinado tipo de documento.
A aplicação guarda também as posições e tamanhos das colunas por utilizador / tipo de documento / configuração.

Para mais informações relacionadas com o Workflow, se possuir a gama Advanced ou Enterprise, aceda ao respetivo manual.

- Estes botões permitem anular e apagar os documentos de faturação.

Ao clicar no botão

surge uma caixa de diálogo com a seguinte pergunta:

ATENÇÃO: apagar um documento de faturação depois de emitido é crime. Tem a certeza que quer continuar a fazer o que ia fazer?
Nota: Se este documento não for um documento de faturação pode apagá-lo.

Ao clicar no botão

surge uma caixa de diálogo com as seguintes perguntas:

"Este documento está configurado para SAF-T. Se já foi enviado não deve ser anulado.
Tem a certeza que pretende continuar com a anulação?
Nota: Vai eliminar todos os movimentos, mantendo o registo." - para documentos do tipo 1, 2 e 3.
Quer mesmo anular este documento?
Nota: Vai eliminar todos os movimentos, mantendo o registo." - para documentos do tipo 4 e 5.

Ao responder que sim à pergunta:

as linhas do documento não são apagadas e o documento passa a ser identificado com a indicação "Documento anulado" ao lado do número do documento;
não são apagados títulos de clientes associados.

Não é possível <%= TopicLink([Apagar/Anular],[Apagar ou Anular Registos]) %> documentos de faturação nas seguintes condições:

Cuja data seja anterior à data fechada (definida no parâmetro respetivo);
Que já estejam incluídos em <%= TopicLink([recibos],[Recibos de C/c para Clientes]) %> (total ou parcialmente regularizados);
Que tenham sido exportados e que o utilizador não tenha o acesso POS - Não permite alterar/apagar documentos de faturação já exportados;
Cujo tipo de documento esteja configurado para lançar em Tesouraria, cujo local seja Caixa e cuja data seja anterior à data da caixa fechada.

Quando se anula um documento de faturação que na contabilidade foi integrado automaticamente, apenas são eliminadas as linhas do documento contabilístico respetivo, mantendo-se o número de lançamento no diário e o cabeçalho do documento contabilístico. Atenção ao efetuar esta operação pois o documento contabilístico pode já ter sido considerado numa declaração periódica.
Esse documento apesar de anulado, no ecrã de integração dos documentos de faturação continua a aparecer na listagem de documentos para integração, no entanto ao preparar não encontra o documento anulado.

Nota: Os restantes ícones de caráter geral encontram-se explicados nas <%= TopicLink([Opções globais],[Navegação nos ecrãs]) %>.