Pode através desta opção proceder à emissão automática de documentos de faturação, tais como Faturas a partir de Dossiers de Encomenda De Cliente ou Guias de Remessa, etc..
Tem a possibilidade de emissão de um ou dois tipos diferentes de documentos de faturação, relacionados com os dois conjuntos de filtros dos documentos de origem, para o primeiro tipo de documento a emitir e segundo tipo de documento a emitir, respetivamente.
A aplicação vai buscar todos os documentos de origem que estejam de acordo com o primeiro ou o segundo conjunto de filtros. Depois, vai distribuir o stock por todas as linhas (que estavam de acordo com qualquer um dos dois conjuntos de filtros). Seguidamente, vai emitir os documentos do primeiro tipo (a partir das linhas preparadas, que estavam de acordo com o primeiro filtro). E, finalmente irá emitir os documentos do segundo tipo (a partir das linhas preparadas, que estavam de acordo com o segundo filtro).
Deverá indicar os parâmetros para a emissão e poderá confirmar através da visualização de quais os documentos a emitir, para que possa ter a certeza dos documentos que vão ser emitidos.
Quando da emissão automática dos documentos de faturação, se o tipo de documento se encontra configurado com a opção
Utiliza Referências Multibanco/Easypay e o cliente com a opção "Gera Referências Multibanco automaticamente" selecionada na sua ficha, aquando da emissão é automaticamente gerada a referência multibanco.
Nota: Não são geradas referências multibanco para documentos em moeda estrangeira ou com valor zero(0).
Nota: No executável de África para Angola as Referências Multicaixa são geradas ao abrigo do protocolo com a Proxypay.Se tiver o PHC ON poderá saber mais sobre como gerar referências automaticamente nos documentos de faturação, clicando
aqui.
EmitirEsta opção permite definir os documentos de faturação a emitir, poderá ser apenas um tipo de documento, ou dois tipos distintos de documentos, por exemplo, fatura e fatura proforma.
Nota: -
Nesta listagem de documentos não se encontram disponíveis os tipos de documentos que estejam configurados com as opções "Série para cópias de documentos originais", "Série para registo manual de documentos produzidos externamente", ou "Série para documentos importados" ativas."
-
Se o utilizador alterar o tipo de documento de faturação, por exemplo de "Fatura Proforma" para "Guia de Remessa", a aplicação impossibilita a alteração de um ou dois tipos de documentos de faturação após a preparação dos mesmos, tornando os botões "Observar" e "Emitir" invisíveis.
A partir de
Documentos de faturação
Escolhendo esta opção está a indicar que vai emitir documentos de faturação a partir de outros e deve aqui especificar (através do botão que mostra uma lista de registos nas condições definidas) qual o tipo de documento de origem. É de salientar que a aplicação só passa a referência dos artigos se o documento de origem e de destino (fatura proforma por exemplo) movimentarem stocks, caso contrário a fatura emitida não apresentará a referência dos artigos.
Ao gerar faturas a partir de guias de remessa, tendo na guia os descontos para serem posteriormente assumidos na faturação, ao gerar a rotina de criação automática, o campo descontos é visível na grelha de preparação e o conteúdo do campo pode ser alterado pelo utilizador, desde que o parâmetro Na Emissão Automática de Faturação permite alterar na Preparação, caso esteja ativo. Caso esteja inativo, os descontos aparecem na preparação mas só para consulta.
Data e Hora de Carga
Este campo permite indicar a data e hora de início de transporte.
Quando o documento de destino é um documento de transporte estes campos são de preenchimento obrigatório, sendo que por defeito o campo Data aparece preenchido com a data atual.
Notas:
-
Ao emitir um documento de faturação configurado como
documento do tipo 1, tipo para SAFT igual a "FT" ou "FR" e a opção
Preenche e valida o Local de Carga e o Local se estes dois campos forem preenchidos, esse valor passa para os campos
Data e
Hora do documento de faturação de destino.
-
Caso seja colocada uma hora que não esteja compreendida entre as 00:00 e 23:59, ao emitir o documento de faturação surge a informação de que a hora não está correta e o utilizador é impedido de gravar o documento.
Motivo de RetificaçãoEste campo permite indicar o motivo pelo qual foi necessário emitir um Documento Retificativo de Fatura.
Ao clicar em
é verificado se o documento a emitir é um documento retificativo (Nota de Crédito ou Nota de Débito) e se o documento de origem escolhido é uma Fatura, caso aconteça é obrigatório o preenchimento do Motivo de Retificação.
Notas: -
Ao emitir um documento de faturação do tipo 4 por cópia de outro documento do mesmo tipo, caso possua o módulo PHC SMS CS e o parâmetro
Utiliza envio de Mensagens SMS esteja ativo, na gama Enterprise e com PHC ON ativo, é possível enviar o código de identificação atribuído pela AT ao motorista.
Se a série do documento a emitir tiver a opção
Envia SMS para o Motorista com o Código da AT quando comunica por WebService à AT ativa e for definida uma viatura e um motorista no documento de faturação de origem que tenha número de telemóvel preenchido, ao gravar um documento é enviado automaticamente um SMS para o motorista.
Se a opção na configuração do documento a emitir estiver inativa ou o Método de envio de Documentos de Transporte for através de ficheiro SAF-T, apenas é possível enviar o SMS através do botão
disponível no ecrã de Faturação.
Em ambos os casos se o documento de origem tiver motorista e viatura, essa informação é passada para o documento de faturação de destino.
-
Apenas TotaisCria uma linha por documento na emissão de documentos de faturação a partir de documentos de faturação.
Quando a emissão de documentos de faturação é efetuada a partir de Dossiers Internos, esta opção não aparece.
Entre as datas dd:mm:aaaa e dd:mm:aaaaPermite indicar um intervalo de datas, é nesse período de tempo que vão ser encontrados os documentos de faturação para os quais vai ser feita a emissão de outros documentos de faturação.
Entre o cliente n.º X e YPermite indicar um intervalo de clientes para os quais se vai emitir os documentos de faturação, a partir de outros documentos de faturação.
Filtros para emitir o primeiro tipo de documentoEsta opção permite definir os
filtros, de Cabeçalhos e Linhas, dos documentos de origem, para emissão do primeiro tipo de documentos de faturação a emitir. Sempre que é definido um filtro para as linhas dos documentos, terá de, obrigatoriamente, definir um filtro para o cabeçalho, dado que, caso contrário, os resultados não serão filtrados.
Filtros para emitir o segundo tipo de documentoEsta opção permite definir os
filtros, de Cabeçalhos e Linhas, dos documentos de origem, para emissão do segundo tipo de documentos de faturação a emitir. Sempre que é definido um filtro para as linhas dos documentos, terá de, obrigatoriamente, definir um filtro para o cabeçalho, dado que, caso contrário, os resultados não serão filtrados.
Dossiers internosPermite indicar que se vai emitir documentos de faturação a partir de um Dossier Interno (ex.: encomenda de cliente, proposta, transferência de armazém (neste caso irá movimentar o armazém de origem do dossier), etc.).
Ao ativar esta opção aparecem uma série de novas opções:
Apenas os Dossiers com a data de emissão entre a data inicial e finalAqui pode-se definir que só se vai faturar os Dossiers internos cuja data esteja compreendida entre as datas indicadas.
Movimentos entre DATA1 e DATA2Neste local define-se o intervalo de datas dos movimentos para os quais se vai emitir os documentos de faturação.
Ignorar quantidade já faturada no cálculo de quantidade a emitirEsta opção serve para ignorar as quantidades já faturadas quando for executar a faturação.
Só emitir para os Dossiers marcadosPermite definir que só vão ser considerados para emissão dos documentos de faturação os Dossiers que estiverem
marcados.
Percentagem mínima de satisfaçãoEsta opção serve para estabelecer uma percentagem mínima de satisfação, ou seja só serão emitidas faturas para encomendas que fiquem x % satisfeitas após a faturação. Em caso de não ser atingida a percentagem, não haverá emissão de documentos de faturação.
É possível definir dois conjuntos de filtros dos dossiers de origem:
Filtros para emitir o primeiro tipo de documentoApós a escolha dos filtros de cabeçalhos e linhas serão emitidos os documentos do primeiro tipo.
Filtros para emitir o segundo tipo de documentosApós a escolha dos filtros de cabeçalhos e linhas e depois da emissão dos documentos do primeiro tipo, serão emitidos os do segundo.
Notas: Outros documentosSuporteInstalações com x dias de antecedênciaEsta opção só está disponível se o módulo de Suporte estiver instalado. Serve para emitir documentos de faturação a partir de instalações de clientes.
Para utilizar esta opção é necessário indicar quantos dias antes do fim do contrato pretende faturar. Além do preenchimento desta opção deve garantir que as instalações que pretende faturar têm a opção
Utiliza faturação automática periódica ativa, os campos
Valor do contrato e
Periodicidade da faturação estão preenchidos, a data de emissão do documento de faturação é maior ou igual à data de fim de situação e a data do último documento de faturação é inferior à data de fim de situação.
Ao emitir documentos de faturação de forma automática a data da última fatura na tabela de instalações é atualizada com a data de lançamento e com o nome e número do documento, indicado no ecrã de Emissão Automática de Faturação.
A faturação das Instalações permite faturar mais que uma Instalação no mesmo documento. Sendo assim, na página
Opções especiais está disponível a opção
um documento emitido por cada um de origem. Se ativar esta opção, a faturação das Instalações é feita uma a uma, ou seja, uma Fatura por cada Instalação (ordenado pelo que for selecionado na caixa de seleção). Se inativar esta opção, as Instalações serão faturadas agrupadas por Cliente, ou seja, várias instalações num só documento, de acordo com o cliente.
Nota: Apenas os utilizadores que tenham
acesso às opções de configuração podem alterar o estado das Opções Especiais
Contratos de SuporteEsta opção está disponível se tiver o módulo de Suporte e serve para faturar Contratos de Suporte que tenham equipamento associado.
Ao ativar esta opção ficam disponíveis os seguintes campos:
Entre as datasPermite definir um intervalo de datas para emissão de documentos de faturação a partir de contratos.
A faturação do contrato começa a contar a partir do dia seguinte definido na data inicial.
Atenção: -
Para Faturar contratos mensais, o utilizador terá de colocar o intervalo de 30 dias. Por exemplo: para faturar contratos mensais, o utilizador terá de colocar 01.10.2015 a 31.10.2015;
-
Para Faturar contratos trimestrais, o utilizador terá de colocar o intervalo de 3 meses. Por exemplo: para faturar contratos trimestrais, o utilizador terá de colocar 01.10.2015 a 31.12.2015;
-
Para Faturar contratos semestrais, o utilizador terá de colocar o intervalo de 6 meses. Por exemplo: para faturar contratos semestral, o utilizador terá de colocar 01.06.2015 a 31.12.2015;
-
Para Faturar contratos anuais, o utilizador terá de colocar o intervalo de 12 meses. Por exemplo: para faturar contratos anuais, o utilizador terá de colocar 01.01.2015 a 31.12.2015.
Filtro de Contratos
Permite definir um filtro para emissão de documentos de faturação.
Período de vigência
Ao ativar esta opção, está a dizer que a faturação será feita tendo em conta o período do contrato.
Podemos faturar conforme o período de vigência do mesmo - Mensal, Trimestral, Semestral, Anual ou por um período determinado de dias.
Periodicidade
Ao ativar esta opção, está a dizer que a faturação será feita tendo em conta a periodicidade de faturação.
Esta opção utiliza o controlo da periodicidade da faturação que permite escolher a periodicidade de faturação - Mensal, Trimestral, Semestral, Anual ou por um período determinado de dias.
Só excessos
Ao ativar esta opção, está a dizer que a faturação será feita tendo em conta os excessos, ou seja, vai faturar o valor excedente por unidade, referente ao campo Excedente por unidade existente no separador Contadores no ecrã Contratos.
Atenção que:
-
A aplicação apenas está preparada para uma única faturação de excessos por contrato e contador, ou seja, a faturação dos excessos é feita com quantidade 1 onde o preço unitário é igual ao total;
-
Depois da emissão dos documentos de faturação os campos Última Leitura Faturada e Data da Última Leitura Faturada nos Contratos não são automaticamente atualizados. Caso pretenda tem de os preencher manualmente.
Nota:
-
Se ativar as opções "Outros documentos", "Contratos de Suporte", "período de vigência" e " Só excesso", é apresentado o seguinte resultado nas colunas "Preço", "Excedente por unidade" e "Quantidade":
.Coluna "Preço" - surge o valor definido no contrato;
.Colunas "Excedente por unidade" e "Quantidade"- surge a diferença entre as colunas "Última leitura" e "Qtt incluída no contrato" sem os valores da "Última Leitura Faturada".
InterOp Tarefas Agendadas Esta opção só se encontra disponível se o utilizador tiver o módulo InterOp devidamente instalado.
Serve para emitir as faturas correspondentes às Tarefas Agendadas, para que as mesmas possam ser faturadas, tem que:
os artigos de custo introduzidos estarem marcados para faturar;
a tarefa estar executada;
a tarefa ter uma sociedade atribuída;
a sociedade ter um cliente associado.
É possível definir um
filtro à tabela de Sociedades e à tabela de tarefas, para que possa personalizar a emissão automática de faturação.
Clínica Marcações Esta opção só se encontra disponível se o utilizador tiver o módulo Clínica devidamente instalado.
Ao ativar a opção o utilizador pode faturar todas as marcações configuradas para o efeito. As tabelas de comissões das faturas emitidas são automaticamente atualizadas com a informação que se encontra na respetiva ficha da referência utilizada.
É de salientar que apenas se pode faturar automaticamente às Entidades se o Paciente não for um
paciente genérico.
Uma vez ativa vai disponibilizar as seguintes opções:
Entre Datas - Permite definir um intervalo entre as datas que pretende faturar.
Marcações efetuadas - Com esta opção ativa o utilizador apenas vai faturar as marcações cujo Estado da Marcação indique que estas foram efetuadas.
Separar faturas por cliente Ao ativar esta opção, permite efetuar a faturação separada por utente, permitindo assim uma maior facilidade no processo de validação por parte das entidades que comparticipam os atos médicos.
Filtro de Entidades - Local onde poderá efetuar um filtro à tabela de Entidades.
Filtro de Marcações - Local onde poderá efetuar um filtro à tabela de Marcações.
Nota: Na emissão da Fatura quando a mesma for emitida o campo "F?" (Faturado) dos atos Médicos no ecrã de marcações, correspondente às Entidades é automaticamente atualizado.
Formação
-
Inscrições
Esta opção só está disponível se o módulo de Formação estiver instalado. Serve para emitir documentos de faturação a partir das inscrições.
Ao ativar a opção Inscrições, ficará disponível as seguintes opções:
Entre Datas - Permite definir um intervalo entre as datas que pretende faturar.
Filtro de Clientes - Onde poderá efetuar um filtro à tabela de Clientes.
Filtro de Inscrições - Onde poderá efetuar um filtro à tabela de Inscrições.
Notas:
-
As faturas para serem emitidas precisam de ter o clique em "Ignorar a existência de Stock para Faturar", isto porque as Referências definidas na Formação devem ser do tipo SERVIÇOS.
Para que se encontrem documentos disponíveis para emitir é necessário que se tenha definido através da aplicação Formação o seguinte:
Definir no ecrã Unidade, página Referências quais as referências para que se pretende faturar, existindo duas opções consoante a Unidade seja em Horário Normal ou Horário Pós-Laboral. De seguida ir ao ecrã de Módulos e criar o(s) módulo(s) para a Unidade e aqui indica-se em que tipo de Horário o Módulo irá ser administrado por fim no ecrã de Inscrições, fazem-se as Inscrições para o Módulo que se pretende, neste ecrã é necessário que o clique "É para Faturar" esteja ativo.
Na emissão da Fatura quando a mesma for emitida com sucesso o campo "Faturado" do ecrã de Inscrições é automaticamente atualizado.
-
Ao efetuar a Emissão Automática de Faturação de Contratos de Suporte, Tarefas agendadas, Marcações do Clínica e das Inscrições dos Formandos, é preenchido o motivo de isenção de imposto nos documentos de faturação emitidos.
Caso o tipo de documento a emitir não utilize motivo de isenção nas linhas, é copiado o motivo de isenção da ficha de cliente para o cabeçalho do documento de faturação. Caso o tipo de documento a emitir utilize motivo de isenção nas linhas, é copiado o motivo de isenção da ficha do artigo para as linhas.
-
Ao emitir um documento de faturação são efetuadas as seguinte validações:
- se o documento de destino for do tipo 1 ou 2, o utilizador é impedido de continuar com a gravação caso o valor total do documento tenha sinal negativo.
- se o documento de destino for do tipo 3, o utilizador é impedido de gravar o registos caso o documento em que o valor total do documento tenha sinal positivo.
- se o documento de destino for do tipo 4 ou do tipo 5 e o tipo para SAFT for igual a "DC" ou "FC, o utilizador é impedido de continuar a gravação do registo se o valor total do documento for negativo, ou o documento não possuir linhas, ou se o somatório de quantidades for zero e o somatório dos valores for diferente de zero.
Ocupação
Esta opção só está disponível se tiver a Ocupação e se usar a
Ocupação horária.
Serve para faturar automaticamente
Reservas e
Estadias.
Entre as datas - Permite definir um intervalo entre as datas que pretende faturar.
Filtro de Reservas - Local onde poderá efetuar um filtro à tabela de Reservas.
Filtro de Estadias - Local onde poderá efetuar um filtro à tabela de Estadias.
Faturação PersonalizadaEsta opção só se encontra disponível para as aplicações da gama Advanced e Enterprise.
A Faturação Personalizada tem como objetivo a criação de expressões em xbase de forma a serem utilizadas na emissão automática de faturação.
Caso possua uma das gamas referidas anteriormente, a opção fica disponível se existirem registos no ecrã Configuração de Faturação Personalizada. Para mais informações consulte o tópico
Configuração de Faturação Personalizada que se encontra no manual de Supervisão.
Para ativar basta clicar no campo
F?.
Nota:Ao efetuar a Emissão Automática de Faturação a partir da Faturação Personalizada, é preenchido o campo motivo de isenção de imposto nos documentos de faturação emitidos.
Caso na configuração da Faturação Personalizada estejam preenchidos os campos motiseimp e codmotiseimp (do cursor teste) e o tipo de documento não utilize motivo de isenção nas linhas, os valores colocados na configuração passam para o cabeçalho do documento.
Caso na configuração da Faturação Personalizada estejam preenchidos os campos linmotiseimp e codlinmotiseimp e o tipo de documento utilize motivo de isenção nas linhas, os valores dos campos linmotiseimp e codlinmotiseimp passam para as linhas do documento de faturação.
Se nenhum destes campos estiverem preenchidos na configuração da faturação personalizada, então a aplicação copia os dados da ficha de cliente para o cabeçalho e os dados da ficha de artigo para as linhas.
Data de EMISSÃOPermite especificar uma data para constar nos documentos de faturação a emitir.
Atenção, que sempre que emitir documentos de faturação a aplicação tem em conta a data definida no
parâmetro Data fechada nos docs. de faturação, compras, recibos, pagamentos, adiantamentos, processos e docs. de tesouraria, fazendo com que não seja possível emitir documentos de faturação anteriores a essa data.
Quando são emitidos documentos de Faturação por esta via, se a
Configuração do documento o indicar, passa a constar nas linhas da fatura na coluna "Data de entrega" com data efetiva de entrega do documento de origem, ou na falta desta, a data do documento de origem.
Nota: Apenas os utilizadores que tenham
acesso às opções de configuração podem alterar o campo Data de Emissão.
Adicionar aos documentos a emitirServe para indicar que a última emissão deve ser adicionada à que já existe. Desta forma poderá emitir documentos de faturação baseados em vários tipos de Dossiers ou em Dossiers e Documentos de faturação.
Opções especiais
Agrupado por Cliente
Ao selecionar esta opção irá surgir uma caixa de seleção com as três hipóteses de separação e automaticamente a opção Um documento emitido por cada um de origem deixará de estar selecionada. Se selecionar a opção Um documento emitido por cada um de origem então deixará de estar selecionada a nova opção Agrupado por Cliente.
Tipos de separação:
-
Desconto Financeiro - Ao escolher esta opção, a separação será efetuada pelo desconto financeiro.
-
Referência Interna - Ao escolher esta opção, a separação será efetuada pela referência interna.
-
Desconto Financeiro & Referência Interna - Ao escolher esta opção, a separação será efetuada tendo em conta o desconto financeiro e referência interna.
Notas:- A opção de Separado por "Ref. Interna" aplica-se à referência interna do cabeçalho dos documentos. Não se aplica à referência interna das linhas dos documentos, caso exista.
- Se o utilizador escolher Separado por "Desconto Financeiro", o campo da referência interna (do cabeçalho) do(s) documento(s) criado(s) fica vazio, uma vez que podemos estar a agrupar guias de remessa com referências internas diferentes. Caso a ficha do cliente tenha definida uma referência interna, então nesta situação em vez de ficar uma referência interna (no cabeçalho) do documento vazia fica a referência interna do cliente.
- O mesmo se passa com o desconto financeiro se selecionarmos Separado por Ref. Interna. Neste caso o campo do desconto financeiro do(s) documento(s) criado(s) fica vazio, uma vez que podemos estar a agrupar guias de remessa com descontos financeiros diferentes.
Exemplos:
Exemplo1: Se existir três documentos de faturação (Tipo: Guias de Remessa) que tenham o mesmo cliente, e com descontos e referência interna com os seguintes valores:
Guia 1: Ref. Interna "A" e Desconto "5%"
Guia 2: Ref. Interna "A" e Desconto "10%"
Guia 3: Ref. Interna "B" e Desconto "10%"
Escolhendo a opção separar por Desconto Financeiro: emite duas faturas (primeira: Guia 1; segunda: Guia 2 e 3).
Escolhendo a opção separar por Referência Interna: emite duas faturas (primeira: Guia 3; segunda: Guia 2 e 1).
Escolhendo as duas opções: emite três faturas.
Exemplo 2: Se existir dois documentos de faturação que tenham o mesmo cliente, e com descontos e referência interna com os seguintes valores:
Guia 1: Ref. Interna "A"; Desconto 5%
Guia 2: Ref. Interna "A"; Desconto 10%
Escolhendo a opção separar por "Ref. Interna": emite um documento de faturação com Ref. Interna "A" e desconto vazio.
Exemplo 3: Se existir dois documentos de faturação que tenham o mesmo cliente, e com descontos e referência interna com os seguintes valores:
Guia 1: Ref. Interna "A"; Desconto 5%
Guia 2: Ref. Interna "B"; Desconto 5%
Escolhendo a opção separar por "Desconto financeiro": emite um documento de faturação com Ref. Interna vazia e Desconto financeiro 5%.
Um documento emitido por cada um de origemPermite definir se por cada documento de origem vai ser emitido um documento de faturação, ou se vários documentos de origem do mesmo cliente são agrupados num só documento de faturação.
É ainda possível definir a ordenação dos documentos por número do cliente, nome do cliente, número do documento de origem e data do documento de origem.
Se optarmos pela ordenação por n.º de documento de origem, o software primeiro verificará o ano dos documentos de origem, sendo que primeiro irá faturar os do ano n-1, e só depois os do ano n pela ordenação por n.º de documento. Por exemplo:
14/10/n - Dossier Interno n.º 1 - Fatura n.º 3
31/12/n-1 - Dossier Interno n.º 2 - Fatura n.º 1
12/10/n - Dossier Interno n.º 3 - Fatura n.º 4
08/10/n - Dossier Interno n.º 4 - Fatura n.º 5
31/12/n-1 - Dossier Interno n.º 5 - Fatura n.º 2
Nota: Se possuir o módulo Crm Comercial e utilizar os dados do negócio nos Documentos de Faturação e Dossiers Internos, com esta opção ativa a informação do negócio passa para os Documentos de Faturação emitidos.
Incluir no documento destino o nome e n.º do doc. de origemEsta opção serve para indicar que deve ser incluído no documento de faturação o nome, número e data do documento de origem.
Ignorar a existência de Stock para faturarPermite ignorar a existência ou não de Stock para emitir documentos de faturação.
Caso esta opção esteja desativada e o utilizador emitir os documentos de faturação a partir de Dossiers (encomendas), então serão faturadas todas as encomendas que no momento possam ser satisfeitas.
Não emitir para movimentos com quant. ou valor igual a zero.Esta opção impede a emissão de documentos de faturação se os mesmos tiverem a quantidade ou o valor igual a zero.
Não emitir para clientes com plafond ultrapassadoPermite impedir a emissão de documentos para clientes que estejam numa das seguintes condições:
- que ultrapassarem o valor do
plafond de crédito,
- que ultrapassarem o limite máximo de dias de crédito;
- que estejam definidos com a opção Faturação Cancelada.
Não emitir abaixo de preço de custoImpede a emissão de linhas de documentos com valores abaixo do preço de custo.
Juntar estabelecimentos com subtotalizador e emitir para a sedeEsta opção permite obter subtotais de vários estabelecimentos, isto é, totalizar a sede e as filiais no documento de faturação.
Utilizar o preço de custo atualNa fatura fica registado o preço de custo ponderado atual e não o preço que estava no documento original.
O preço de custo dos compostos é calculado com base na soma do dos componentesEsta opção quando ativa, permite passar/calcular para o documento o custo do produto composto resultante da soma dos custos dos produtos componentes.
Totalizar por referência (Nota: não atualiza produtos compostos)Esta opção só é visível quando se fatura a partir de documentos de faturação e permite totalizar o documento por referência, ou seja, se a mesma referência surgir diversas vezes será totalizada numa só linha.
Caso o documento de origem tenha descontos em valor, ao ativar esta opção, no documento de destino o desconto em valor passa a 0 (zero), sendo preenchida a coluna "Desc.1" (%) com a percentagem relativa ao desconto.
Utilizar só o Stock do armazém número XEsta opção serve para definir o armazém cujo Stock vai ser "utilizado" na emissão dos documentos de faturação.
Passa os componentes do documento originalEsta opção não se encontra disponível para a emissão de faturação de
Outros documentos.
Ao faturar um dossier interno, tendo esta opção ativa, significa que os componentes visíveis nesse dossier interno (origem), serão copiados para o documento de faturação.
Os componentes apresentam no documento de faturação emitido as quantidades indicadas nos respetivos componentes do documento de origem, ou seja, as quantidades que surgem como "Quantidade Pedida" têm o mesmo valor do documento original.
Ao faturar um dossier, tendo esta opção inativa, significa que serão copiados para o documento de faturação (destino), os componentes do Artigo composto (tal como definido na tabela de stocks e serviços) do dossier de origem.
Na Emissão Automática de Faturação, quando os documentos de origem são "Documentos de Faturação" ou "Dossiers Internos", é controlada a disponibilidade de stock dos componentes dos produtos compostos.
-
Se a opção "Passa os componentes do Documento Original" estiver ativa, serão inseridas no novo documento, quer as linhas dos artigos compostos, quer as dos respetivos componentes (idêntico ao documento de origem).
Para que sejam inseridas no novo documento, quer as linhas dos artigos compostos, quer as dos respetivos componentes, a opção "Totalizar por referência" terá que estar inativa.
Se esta opção estiver ativa, ao "preparar" a faturação automática, será verificada a disponibilidade de stock dos componentes indicados nos documentos de origem. Quando não existe disponível em stock as quantidades suficientes dos componentes indicados no documento, então no documento a ser criado pela faturação automática, a quantidade do artigo composto e dos componentes são ajustadas em função do componente que apresente a menor quantidade disponível em stock.
No caso de um ou mais componentes indicados no documento de origem apresentarem um stock nulo ou negativo, então ao "Preparar" a faturação automática surgirá uma mensagem, indicando a impossibilidade da emissão, dado que ao ajustar a quantidade do artigo composto em função do componente que apresente a menor quantidade disponível em stock (quantidade "0", ou negativa), a quantidade a emitir do artigo composto passava também a ser nula ou negativa.
O recalculo que altera as quantidades dos componentes e do produto composto, irá manter a proporcionalidade entre as quantidades dos componentes e do artigo composto.
Se o parâmetro Na emissão de Faturação permite alterar na Preparação estiver ativo, ao alterar a quantidade de um composto, são recalculadas as quantidades dos componentes respetivos. A estrutura do composto é a definida no documento de origem (dossier interno), caso o documento de origem seja um documento de faturação então a estrutura do composto é a definida no Ficheiro de artigos.
-
Se esta opção "Passa os componentes do Documento Original" estiver inativa, serão inseridas no novo documento, as linhas dos artigos compostos e os respetivos componentes (conforme o ficheiro de Stocks e Serviços e não de acordo com os componentes do documento de origem).
Para que sejam inseridas no novo documento, quer as linhas dos artigos compostos, quer as dos respetivos componentes, a opção "Totalizar por referência" terá que estar inativa.
Se esta opção estiver inativa, ao "preparar" a faturação automática, será verificada a disponibilidade de stock dos componentes dos artigos compostos, conforme a composição dos artigos compostos no ficheiro de Stocks e Serviços.
Quando não existe disponível em stock, as quantidades suficientes dos componentes dos artigos compostos (conforme a composição dos artigos compostos no ficheiro de Stocks e Serviços) então no documento a ser criado pela faturação automática, as quantidades do artigo composto e dos componentes são ajustadas em função do componente que apresente a menor quantidade disponível em stock.
No caso de um ou mais componentes dos artigos compostos (conforme a composição dos artigos compostos no ficheiro de Stocks e Serviços) apresentarem um stock nulo ou negativo, então ao "Preparar" a faturação automática surgirá uma mensagem, indicando a impossibilidade da emissão, dado que ao ajustar a quantidade do artigo composto em função do componente que apresente a menor quantidade disponível em stock (quantidade "0" ou negativa), a quantidade a emitir do artigo composto passava também a ser nula ou negativa.
O recalculo que altera as quantidades dos componentes e do produto composto, irá manter a proporcionalidade entre as quantidades dos componentes e do artigo composto.
Quando se tem ativa a opção Percentagem mínima de satisfação, que se encontra na pasta A partir de, a opção Passa os componentes do documento original, tem o seguinte comportamento:
-
Se a opção estiver ativa - São verificados os stocks dos componentes que passam do documento de origem, que podem não ser a estrutura completa.
Dentro dos componentes existentes são calculados os stocks e a quantidade máxima do Produto Composto.
-
Se a opção estiver inativa - É calculada a quantidade máxima do Produto Composto, para a qual existe stock de todos os seus componentes, sendo a estrutura calculada e inserida pelo software. Perdendo a ligação com o documento de origem, caso utilize a quantidade 2 está não será atualizada.
Fechar os dossiers totalmente faturadosEsta opção aparece disponível ao utilizador, quando este tem
acessos para fechar dossiers, quando a emissão automática de faturação é a partir de "Dossier Internos" e quando o
parâmetro Não processa imediatamente os Documentos de Faturação (reinstalar triggers) está inativo.
Quando esta opção está ativa, então após serem emitidos os documentos de faturação, serão verificados todos os dossiers internos que deram origem a esses documentos emitidos. Serão fechados todos os dossiers de origem, em que a quantidade fornecida (qtt2) das referências indicadas nesses dossiers seja maior ou igual que a quantidade principal (qtt) dessas referências. No caso de se faturar um dossier que contenha produtos compostos, para efeitos do fecho do dossier de origem, apenas serão verificadas as quantidades (qtt e qtt2) dos artigos do dossier que não sejam componentes. Isto é: no caso de um dossier possuir um componente, cuja quantidade fornecida (qtt2) não seja maior ou igual que a quantidade principal (qtt), este facto não será impeditiva para que se verifique o fecho do dossier aquando da faturação automática do mesmo.
Regularizar créditos associadosEsta opção quando ativa, passa a incluir nos Documentos de Faturação gerados (configurados como
regulariza adiantamentos), não só os Recibos de Adiantamento para Clientes mas todos os valores a crédito do cliente (ex: Notas de Crédito). Caso o cliente tenha dois ou mais valores a crédito, a aplicação vai buscar os valores mais antigos (por data e número do documento).
A aplicação guarda o valor desta opção, ou seja, quando marca esta opção, saí do ecrã de Emissão Automática e volta a entrar, a opção continua ativa, facilitando assim o trabalho de estar sempre a ativar a opção quando entra no ecrã de Emissão Automática de Faturação.
Esta opção está disponível para a emissão a partir de qualquer tipo de documento.
Antes de emitir automaticamente os diversos documentos de faturação, deverá clicar no botão
Preparar, obtendo assim uma listagem dos documentos que poderão ser emitidos.
Neste ecrã pode visualizar os documentos que contemplam todos os pressupostos definidos anteriormente. Estes documentos aparecem agrupados por cliente, para visualizar existem várias hipóteses:
Clicar nos botões
para abrir os nós ou
para fechar os nós;
Posicionar em cima do nó e clicar na barra de espaços (serve para abrir e também para fechar);
Desta forma pode-se visualizar para determinado cliente quais os documentos e dentro destes quais as suas linhas.
Por defeito, todos os documentos e respetivas linhas aparecem com um visto,
, se o utilizador não quiser emitir um documento de faturação para determinado documento ou para certas linhas do documento basta retirar o visto.
Caso pretenda marcar ou desmarcar todos os documentos de faturação, terá que selecionar um item qualquer da lista de documentos e com clique direito no mouse escolher a opção
Marcar Todos ou
Desmarcar Todos ou se selecionar o primeiro registo do ecrã (registos encontrados) e desclicar esta opção irá desmarcar todos os registos.
Na preparação se o documento tem subscrição ativa, só mostra os pagosAo ativar esta opção, na preparação de documentos com subscrição, aquando da emissão de documentos de faturação, apenas serão visualizados os documentos que já possuam uma transação de paypal verificada com paga.
Não acede à internet para verificar se possui subscrição ativaNa preparação de documentos para emissão de instalações, será verificada se a subscrição Paypal se encontra ativa. Ao ativar esta opção não será efetuada nenhuma ligação à internet para verificação do estado da subscrição.
Em
Parâmetros de Faturação, quando ativada a opção "Na emissão automática de Faturação permite alterar na Preparação", o utilizador poderá alterar a Quantidade a emitir dos documentos, bem como os descontos, na Preparação da Emissão Automática de Faturação.
Neste ecrã de Preparação existe um botão que permite
imprimir o resultado da preparação.
Após clicar em
OK volta ao ecrã inicial onde pode
Emitir os documentos de faturação.
Quando se acaba de emitir os documentos, surge uma pergunta ao utilizador para poder imprimir de seguida todos os documentos de faturação emitidos.
Existe ainda a hipótese de voltar a consultar sem ter que Preparar de novo, para isso basta clicar em
Observar.
Nota: Tendo um documento de origem com desconto financeiro o documento destino não irá ter desconto financeiro. Só acontece quando se emite um documento de faturação a partir de outro documento de faturação. Não é aplicado para dossiers internos e outros documentos.
As opções "Um documento emitido por cada um de origem" e "Juntar estabelecimentos com subtotalizador e emitir para a sede", não podem ser escolhidas em simultâneo.
Nota: Quando os artigos a ser considerados para a faturação automática têm quantidades cativadas, são verificadas essas quantidades conforme o seguinte exemplo:
- A encomenda de cliente nº 1 é de 100 unidades do artigo XPTO.
- A encomenda de cliente nº 2 é de 200 unidades do artigo XPTO, em que 100 unidades estão cativadas.
- O Stock Atual do artigo é de 104 unidades, Reservado para Clientes 310 unidades, Encomendado a Fornecedores 106 e na Quantidade Cativada 100.
- Ao efetuar a emissão automática de faturação, é dada a informação ao utilizador, que a encomenda do cliente nº 1 vai ser satisfeita parcialmente, por não haver stock suficiente no armazém.
Assim, é emitido um documento de faturação para parte da encomenda de cliente nº 2 relativo às 100 unidades cativas e um documento de faturação de 4 unidades para a encomenda de cliente nº 1, pois são as unidades que restam no stock.