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Manuais

Funcionamento dos Recibos de Adiantamento a Clientes

O Decreto-lei nº 197/2012 de 24 de Agosto introduziu inúmeras alterações às regras de Faturação, nomeadamente no que diz respeito à emissão dos recibos de adiantamento.

De acordo com esta legislação, os recibos de adiantamento deixaram de ser permitidos, sendo substituídos pela emissão de Fatura de recibo de adiantamento, sempre que uma empresa receba valores por conta de bens e serviços ainda não rececionados/efetuados - alínea b) do nº 1 do Artº 29 do CIVA.

De acordo com o estipulado no supra citado decreto-lei, que alterou o Código do Imposto Sobre o Valor Acrescentado, a partir de 1 de Janeiro de 2013, a emissão de faturas passou a ser obrigatória para todos os agentes económicos em qualquer transação que seja efetuada, deixando de ser possível a emissão de qualquer outro documento. A obrigatoriedade de emissão de faturas aplica-se a qualquer transação de qualquer sector de atividade. Caso uma empresa emita um documento que não seja fatura, está a violar a lei e está sujeita a coima que pode atingir os 3750 euros por infração.

O objetivo deste documento é explicar o funcionamento dos Recibos de Adiantamento para Clientes, fornecendo a seguinte informação:

1. Como emitir uma fatura de recibo de adiantamento

2. Como devolver o adiantamento ao Cliente

3. Como regularizar o Adiantamento do Cliente na Fatura Final

1. Como emitir uma Fatura de recibo de adiantamento

Para que seja possível emitir uma fatura de recibo de adiantamento para clientes, é necessário ter uma série de recibos de adiantamento configurada.

1.1. Configuração uma série de faturação de recibos de adiantamentos para clientes

Para configurar a série, acede-se ao ecrã Configuração de Recibos de Adiantamento para Clientes, disponível através no menu Tabelas > Gestão > Configurar recibos de adiantamento para clientes.

No ecrã existem campos de preenchimento obrigatório tais como:

Nome da Série - deve ser preenchido com por exemplo "Fatura"
Tipo para SAF-T - deve ser escolhido o tipo "FT"
Identificador da Série - deve ser dado um nome à escolha de forma a identificar, mais facilmente, a série do documento. Este campo permite apenas a inserção de letras, com o máximo de 10 carateres. Por exemplo "AD"

Além dos campos obrigatórios, deve ser preenchido o campo Código de movimento de c/c com o código de conta corrente de entrada, adequado ao adiantamento, por exemplo, "V/cheque".

Informação

No ficheiro do SAFT este movimento irá ter o mesmo comportamento de uma Fatura ou seja irá ser apresentado no CreditAmount.

Com estas configurações, estão reunidas as condições para emitir uma fatura de recibo de adiantamento a clientes.

1.2. Emissão de uma fatura de recibo de adiantamento a clientes

Para emitir uma Fatura inerente a um adiantamento efetuado por um cliente acede-se ao ecrã Recibos de Adiantamento, disponível através no menu Gestão > Outras Opções de Clientes > Recibos de Adiantamento para Clientes.

Já no ecrã, seleciona-se a série "Fatura" que foi configurada anteriormente e introduz-se um novo registo.

São de preenchimento obrigatório, os seguintes campos:

Cliente
Documento para c/c
Classificação
Local
Descrição
Valor base (valor sem IVA)

Depois de preenchidos todos os campos, basta gravar o documento.

Notas

O campo lógico "Recibo para adiantamento com preço incerto" só deve estar ativo se ao emitir a Fatura não se souber o valor da venda.
Para determinar se o adiantamento é com preço fixado ou não, deve-se sempre perguntar se no momento do adiantamento o preço já tinha sido acordado. Caso a resposta seja negativa, deve ativar essa opção.
Se o produto/serviço estiver enquadrado como isento de IVA, no campo IVA deve inserir 0 (Zero), preenchendo o respetivo motivo de isenção.

2. Como devolver o adiantamento ao cliente

Para anular um documento de venda do tipo Fatura tem de se emitir uma Nota de Crédito, e relacioná-la com o documento que pretendemos anular.

2.1. Configuração uma série de nota de crédito de recibos de adiantamentos para clientes

No ecrã existem campos de preenchimento obrigatório tais como:

Nome da Série - deve ser preenchido com por exemplo "Nota de Crédito"
Tipo para SAF-T - deve ser escolhido o tipo "NC"
Identificador da Série - deve ser dado um nome à escolha de forma a identificar, mais facilmente, a série do documento. Este campo permite apenas a inserção de letras, com o máximo de 10 carateres. Por exemplo "NCAD"

Além dos campos obrigatórios, deve ser preenchido o campo Código de movimento de c/c com o código de conta corrente de saída adequado ao adiantamento, por exemplo, "Devolução".

Além disso, deve ser ativada a opção Série para devolução de Recibos de Adiantamento.

Com estas configurações, estão reunidas as condições para emitir uma Nota de crédito de adiantamento a clientes.

2.2. Emissão de uma Nota de crédito de recibo de adiantamento a clientes

Para emitir uma Nota de crédito correspondente à devolução do adiantamento ao cliente, acede-se ao ecrã Recibos de Adiantamento, disponível através no menu Gestão > Outras Opções de Clientes > Recibos de Adiantamento para Clientes.

Já no ecrã, seleciona-se a série "Nota de crédito" que foi configurada anteriormente e introduz-se um novo registo:

Seleciona-se o o Cliente para o qual se pretende emitir a Nota de crédito;
Seleciona-se a opção "Selecionar recibos de adiantamento" (irá abrir o ecrã Documentos a regularizar que apresenta todos os adiantamentos não regularizados, efetuados pelo cliente);
Seleciona-se a(s) Fatura(s) de adiantamento para a qual se pretende emitir a Nota de Crédito no ecrã Documentos a regularizar e seleciona-se a opção "Gravar".

A Nota de crédito é automaticamente preenchida com os valores da fatura e se não houver alterações a efetuar, basta preencher o Motivo de Retificação e gravar a Nota de Crédito.

Informações

Ao gravar o registo, é atualizado o valor do campo "Valores já regularizados" a crédito no movimento de origem, e é criado um novo movimento de c/c auto-regularizado a débito.
Na tesouraria é criado um registo com o valor de saída no banco definido no recibo.
Na integração dos "Recibos de Adiantamento", quando estes têm valor negativo, são lançados os movimentos contrários aos do documento original.
O ficheiro SAFT tem em conta esta série, lançando os valores como DebitAmount, e integrando os campos de DocumentTotals.

Validações gerais

Não é permitido lançar uma devolução de adiantamento com valor superior (em absoluto) ao que não está regularizado;
As séries de devolução de Recibos de Adiantamento apenas permitem lançamentos com origem em Adiantamentos;
Não é permitido alterar uma série de faturação/devolução com documentos lançados;
É permitido anular registos quer de um recibo de adiantamento quer de uma série de devolução: os movimentos são apagados, mas o registo mantem-se - Deve-se ter em conta que se já tiver enviado o ficheiro SAF-T de faturação para o mês em causa, o mesmo não será afetado. A anulação deve ser evitada para prevenir uma discrepância entre os documentos e o ficheiro SAF-T;
Nas séries configuradas como "Série para devolução de Recibos de Adiantamento", isto é, nas Notas de crédito, é obrigatório que a "Classificação" seja do tipo de recebimentos (ex: R10001) por se tratar de uma anulação, sendo para isso necessário lançar um movimento de tesouraria com valor no campo de saída e com classificação de entrada, à semelhança do que ocorre quando incluímos uma Nota de Crédito num Recibo;
Não é permitido escolher outro tipo que não "NC" quando a série é de devolução;
Não é permitido emitir registos desta série na "Emissão automática de Recibos";
Não é permitido lançar valores positivos numa série de devolução.

Nota técnica

Quando, em modo Touch, o utilizador tenta inserir um registo numa série de devolução, é despoletada a mensagem "Desculpe, mas uma série configurada para devolução de Recibos de Adiantamento não está disponível em modo Touch." e é impedido de o fazer. No PHC CS Web não são listadas as séries configuradas para devolução.

3. Como regularizar o adiantamento do cliente na fatura final

As regularizações dos adiantamentos efetuam-se nas faturas, sendo que no momento da emissão da fatura com regularizações de adiantamentos, deve também ser emitida uma nota de crédito correspondente às regularizações efetuadas.

Para ser possível a emissão automática da Nota de Crédito ao regularizar um adiantamento numa Fatura, na versão 2014 (com executável posterior a 15.04.2013) e versões seguintes, é disponibilizada uma série de documentos de faturação - "N/C Adiantamento" - com as seguintes configurações:

Não movimenta conta corrente;
Não integra automaticamente na contabilidade;
Não lança na tesouraria;
Não movimenta stocks;
Utiliza motivos de isenção nas linhas;
Tipo para SAF-T: "NC"

Este documento é emitido automaticamente ao assinar a Fatura, e tem como designação "N/C Adiantamento" (caso já exista uma série com esse título a mesma é inserida com o nome "N/C Adiant. PHC").

Para regularizar um adiantamento, após inserir os dados do cliente e linhas dos artigos numa fatura no ecrã de Faturação, é necessário aceder ao separador "Regularizações" e selecionar a opção "Introduzir". Nesse momento é aberta a janela Documentos de faturação, que permite visualizar todos os registos de adiantamentos, não regularizados, efetuados pelo cliente, e selecionar, linha a linha, o(s) adiantamento(s) que se pretende regularizar na Fatura que está a ser preparada. Depois de ativar a(s) linha(s) pretendida(s) deve-se selecionar a opção "Gravar" e o valor será regularizado na fatura.

Quando a Fatura se encontra finalizada e a mesma é gravada e assinada, a aplicação emite ao mesmo tempo que a Fatura uma Nota de crédito "N/C Adiantamento", que tem como objetivo anular o movimento de Adiantamento.

É de salientar, que quando este automatismo não estiver configurado, é possível emitir a Nota de Crédito para a regularização de adiantamento, a partir da opção "Emitir N/C Adiantamento" disponível no separador "Regularizações" do ecrã de Faturação.

Importante

Esta série de Nota de crédito não é, nem deve ser utilizada, para documentos importados nem para documentos produzidos externamente

Informação

A emissão da Nota de crédito automática só é efetuada ao assinar, ou seja:

Quando se grava e o documento é assinado;
Quando é assinado ao imprimir;
Quando é assinado no respetivo botão.

Dicas

É possível navegar para a Nota de crédito emitida, selecionando a opção "Consultar N/C Adiantamento" no separador "Regularizações do ecrã de Faturação.

Nota final

A nota de crédito de adiantamento deverá ter o mesmo tratamento de regularização de IVA de uma nota de crédito "normal", pois de acordo com o nº 5 do Artigo 78º do CIVA, quando o valor tributável de uma operação ou o respetivo imposto sofrerem retificação para menos, a regularização a favor do sujeito passivo só pode ser efetuada quando este tiver na sua posse prova de que o adquirente tomou conhecimento da retificação ou de que foi reembolsado do imposto, sem o que se considera indevida a respetiva dedução. Com a emissão da nota de crédito não é necessário que esta tenha obrigatoriamente de ser assinada pelo cliente, basta comprovar que ele teve conhecimento da sua existência sendo aceites diversos meios de prova, por exemplo, transferência bancária, recibo do fax, envio eletrónico e solicitar o recibo de leitura (Decreto-Lei n.º 28/2019), etc.