De acordo com as novas regras de faturação e segundo o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, "os sujeitos passivos devem comunicar por via eletrónica à AT, antes da sua utilização, a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado".

A obtenção do código de validação das séries de documentos pode ser feito de duas formas:

1. Via manual, em que os sujeitos passivos devem comunicar diretamente no site da AT os seguintes dados:

• O identificador da série do documento;
• O tipo de documento, de acordo com as tipologias documentais definidas;
• O início da numeração sequencial a utilizar na série;
• A data prevista de início da utilização da série para o qual é solicitado o código de validação.

2. Via webservice, em que os sujeitos passivos comunicam através do PHC CS de forma automática.

O registo das séries de documentos na Autoridade Tributária (AT) é essencial para o preenchimento do ATCUD - Código Único do Documento. Assim, este código é composto pelo código de validação e pelo número sequencial do documento. Trata-se de um código que permite identificar univocamente um documento, independentemente do seu emitente, do tipo de documento e da série utilizada.

O "ATCUD" é reportado no ficheiro SAF-T e incluído no "Código QR". Deve estar presente nos documentos impressos e eletrónicos imediatamente acima do "Código QR". Em documentos com mais do que uma página, o "ATCUD" deve estar incluído em todas elas.

Tópicos Relacionados

Para obter outras informações sobre campos ou áreas relacionadas com o registo de séries de documentos na AT, aceda ao tópico pretendido:

• Configuração de Documentos de Faturação
• Configuração de Recibos de Conta-corrente para Clientes
• Configuração de Recibos de Adiantamentos
• Configuração de Dossiers
• Códigos de Conta-corrente
• Código QR no CS Desktop
• FAQS – Código QR e as soluções PHC

É no Monitor de Registo de Séries na AT ( Menu Supervisor > Séries de documentos na AT ) que é possível consultar as séries por registar e registadas na AT.

É constituído pelos seguintes campos:

• Ver todas as séries: Selecionar esta opção para ver todas as séries de todas as tabelas.
• Ver apenas: Selecionar esta opção para ver apenas a série da tabela escolhida.
• Ver apenas as séries por registar na AT: Selecionar esta opção para ver apenas as séries por registar. (Está ativa ao entrar pela primeira vez no monitor)

      Em cada série é possível verificar a seguinte informação:

• Registar/Corrigir: Botão de Registar ou Corrigir o código de validação de cada série (via manual).
• Estado da Série: A série está "Por registar" ou "Registada".
• Nome da série: Nome do documento na série.
• Tipo de documento: Tipo para SAF-T
• Identificador da série: Identificador do documento na série.
  • Quando a numeração sequencial dos documentos é reiniciada com a mudança de ano (Séries anuais): "Ano + Identificador atribuído pela aplicação + Código da série".
  • Quando a numeração dos documentos mantém a sequência independentemente da mudança de ano (Séries contínuas): "Identificador atribuído pela aplicação + Código da série".
  • Excepções: Séries de faturação e de recibos c/c (Séries contínuas): "Código da série" <> Séries de recibos c/c (Séries anuais): "Ano + Código da série".
• Ano da série: Ano que corresponde a série anual. Se série que mantém a numeração sequencial na mudança do ano, surge a palavra "Contínua".
• Data de início de utilização: Data prevista para o início da utilização da série. Está pré-preenchido com a data do início do ano quando série anual e no caso de série contínua surge com a data atual no momento do registo (É possível alterar).
• Início da numeração: Início da numeração do documento na série. Está pré-preenchido com "1" quando série anual e no caso de série contínua surge o último número do documento emitido nessa série (É possível alterar).
• Código de validação (AT): Código atribuído pela AT no momento do registo da série.
• Tabela: Tabela que corresponde a série, que pode ser: "Documentos de Faturação", "Dossiers Internos", "Recibos de c/c para Clientes", "Recibos de Adiantamentos" e "Documentos de Autofaturação".

1. Para registar as séries de documentos, Via MANUAL, o utilizador deve seguir os seguintes passos:

1.1. Aceda ao Monitor de Registo de Séries na AT ( Menu Supervisor > Séries de documentos na AT ).

1.2. Escolha a série que está "Por registar" e clique no botão de Registar.

1.3. É aberto em modo de introdução o ecrã Registo de séries na AT em que os seguintes campos estão pré-preenchidos:

• Série
• Identificador da série
• Tipo de documento
• Número de certificado
• Início da numeração
• Data de início de utilização
• Código de validação: Este campo está vazio e deve preencher com o código atribuído pela AT no momento do registo da série no portal da AT.

1.4. Depois de todos os campos preenchidos pode clicar em "Gravar" e assim é possível realizar a emissão de faturas e de documentos fiscalmente relevantes cumprindo com os requisitos exigidos.

1.5. Ao emitir um documento, os campos "Código QR" e "ATCUD" devem estar presentes nos documentos impressos e eletrónicos. O "ATCUD" deve estar imediatamente acima do "Código QR" e em documentos com mais do que uma página, deve estar incluído em todas elas.

2. Para registar as séries de documentos, Via WEBSERVICE, o utilizador deve seguir os seguintes passos:

2.1. Aceda ao ecrã de Parâmetros ( Menu Sistema > Parâmetros > Nó Documento Eletrónico ) e configure os seguintes parâmetros:

- Webservice Registo de Séries: Password para a comunicação de séries à AT

- Webservice Registo de Séries: URL para a comunicação de séries à AT

- Webservice Registo de Séries: Utilizador para a comunicação de séries à AT

2.2. Aceda ao Monitor de Registo de Séries na AT ( Menu Supervisor > Séries de documentos na AT ).

2.3. Neste monitor, na listagem de séries apresentada, deve selecionar a(s) série(s) que pretende registar (Por registar) e clicar no botão "Registar séries" que se encontra no rodapé do ecrã.

2.4. Se a(s) série(s) selecionada(s) registada(s) com sucesso, surge informação com o respetivo código de validação, sendo este atualizado na coluna "Código de validação (AT)" e ficando com o estado "Registada" e com um "Aloquete".

2.5. Ao emitir um documento fiscalmente relevante, se a série já se encontrar registada de forma manual e se ainda não foi validado o registo via webservice, ao gravar, a aplicação valida se o código de validação está correto.

• Se o código de validação estiver correto o documento é gravado.
• Se o código de validação estiver errado, surge mensagem a informar e não é possível gravar o documento.

2.6. A partir do ano que é obrigatório o registo de séries na AT, se a série não estiver registada, ao gravar um documento fiscalmente relevante, a aplicação vai tentar registá-la na AT via webservice.

• Caso a série seja registada com sucesso o documento é gravado.
• Se a série não for registada, é apresentada uma mensagem e o documento não é gravado. Não é possível emitir o documento enquanto não registar a série corretamente.

2.7. Os campos "Código QR" e "ATCUD" devem estar presentes nos documentos impressos e eletrónicos. O "ATCUD" deve estar imediatamente acima do "Código QR" e em documentos com mais do que uma página, deve estar incluído em todas elas.