Manuais
Como fazer o registo de Séries de Documentos na AT no PHC CS Desktop

De acordo com as novas regras de faturação e segundo o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, "os sujeitos passivos devem comunicar por via eletrónica à AT, antes da sua utilização, a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado".

 

A obtenção do código de validação das séries de documentos pode ser feito de duas formas:

1. Via manual, em que os sujeitos passivos devem comunicar diretamente no site da AT os seguintes dados:

  • O identificador da série do documento;
  • O tipo de documento, de acordo com as tipologias documentais definidas;
  • O início da numeração sequencial a utilizar na série;
  • A data prevista de início da utilização da série para o qual é solicitado o código de validação.

2. Via webservice, em que os sujeitos passivos comunicam através do PHC CS de forma automática.

 

O registo das séries de documentos na Autoridade Tributária (AT) é essencial para o preenchimento do ATCUD - Código Único do Documento. Assim, este código é composto pelo código de validação e pelo número sequencial do documento. Trata-se de um código que permite identificar univocamente um documento, independentemente do seu emitente, do tipo de documento e da série utilizada.

O "ATCUD" é reportado no ficheiro SAF-T e incluído no "Código QR". Deve estar presente nos documentos impressos e eletrónicos imediatamente acima do "Código QR". Em documentos com mais do que uma página, o "ATCUD" deve estar incluído em todas elas.

 

Tópicos Relacionados
Para obter outras informações sobre campos ou áreas relacionadas com o registo de séries de documentos na AT, aceda ao tópico pretendido:
  • Configuração de Documentos de Faturação
  • Configuração de Recibos de Conta-corrente para Clientes
  • Configuração de Recibos de Adiantamentos
  • Configuração de Dossiers
  • Códigos de Conta-corrente
  • Código QR no CS Desktop
  • FAQS – Código QR e as soluções PHC

 

É no Monitor de Registo de Séries na AT ( Menu Supervisor > Séries de documentos na AT ) que é possível consultar as séries por registar e registadas na AT.


É constituído pelos seguintes campos:

  • Ver todas as séries: Selecionar esta opção para ver todas as séries de todas as tabelas.
  • Ver apenas: Selecionar esta opção para ver apenas a série da tabela escolhida.
  • Ver apenas as séries por registar na AT: Selecionar esta opção para ver apenas as séries por registar. (Está ativa ao entrar pela primeira vez no monitor)

      Em cada série é possível verificar a seguinte informação:

  • Registar/Corrigir: Botão de Registar ou Corrigir o código de validação de cada série (via manual).
  • Estado da Série: A série está "Por registar" ou "Registada".
  • Nome da série: Nome do documento na série.
  • Tipo de documento: Tipo para SAF-T
  • Identificador da série: Identificador do documento na série.
    • Quando a numeração sequencial dos documentos é reiniciada com a mudança de ano (Séries anuais): "Ano + Identificador atribuído pela aplicação + Código da série".
    • Quando a numeração dos documentos mantém a sequência independentemente da mudança de ano (Séries contínuas): "Identificador atribuído pela aplicação + Código da série".
    • Excepções: Séries de faturação e de recibos c/c (Séries contínuas): "Código da série" <> Séries de recibos c/c (Séries anuais): "Ano + Código da série".
  • Ano da série: Ano que corresponde a série anual. Se série que mantém a numeração sequencial na mudança do ano, surge a palavra "Contínua".
  • Data de início de utilização: Data prevista para o início da utilização da série. Está pré-preenchido com a data do início do ano quando série anual e no caso de série contínua surge com a data atual no momento do registo (É possível alterar).
  • Início da numeração: Início da numeração do documento na série. Está pré-preenchido com "1" quando série anual e no caso de série contínua surge o último número do documento emitido nessa série (É possível alterar).
  • Código de validação (AT): Código atribuído pela AT no momento do registo da série.
  • Tabela: Tabela que corresponde a série, que pode ser: "Documentos de Faturação", "Dossiers Internos", "Recibos de c/c para Clientes", "Recibos de Adiantamentos" e "Documentos de Autofaturação".

 

Informação
Monitor de Registo de Séries na AT está disponível em todas as Gamas e se o utilizador tiver acesso ao módulo Supervisor. Para poder registar ou alterar a série neste monitor, o utilizador deverá ter acesso de Introduzir em "Séries de documentos na AT ".
 
Dicas
No que respeita ao registo ou consulta das séries de documentos, pode, em alternativa, fazê-lo através dos ecrãs de configurações de séries de documentos, tais como: Configuração de Documentos de Faturação, Configuração de Recibos de c/c para Clientes, Configuração de Recibos de Adiantamento para clientes, Configuração de Dossiers Internos e Códigos de Movimentos de Conta Corrente.

 

1. Para registar as séries de documentos, Via MANUAL, o utilizador deve seguir os seguintes passos:

1.1. Aceda ao Monitor de Registo de Séries na AT ( Menu Supervisor > Séries de documentos na AT ).

1.2. Escolha a série que está "Por registar" e clique no botão de Registar.

1.3. É aberto em modo de introdução o ecrã Registo de séries na AT em que os seguintes campos estão pré-preenchidos:

  • Série
  • Identificador da série
  • Tipo de documento
  • Número de certificado
  • Início da numeração
  • Data de início de utilização
  • Código de validação: Este campo está vazio e deve preencher com o código atribuído pela AT no momento do registo da série no portal da AT.

 

Notas
 

- Se a série do documento tem a opção "Manter número sequencial na mudança de ano" ATIVA, isto é, a numeração dos documentos mantém a sequência independentemente da mudança de ano, apenas necessita de ser registada uma única vez na AT, dispensando a necessidade de registo todos os anos.

- Se a série do documento tem a opção "Manter número sequencial na mudança de ano" INATIVA, isto é, a numeração sequencial dos documentos é reiniciada com a mudança de ano, tem de ser registada na AT todos os anos.

 

1.4. Depois de todos os campos preenchidos pode clicar em "Gravar" e assim é possível realizar a emissão de faturas e de documentos fiscalmente relevantes cumprindo com os requisitos exigidos.

1.5. Ao emitir um documento, os campos "Código QR" e "ATCUD" devem estar presentes nos documentos impressos e eletrónicos. O "ATCUD" deve estar imediatamente acima do "Código QR" e em documentos com mais do que uma página, deve estar incluído em todas elas.

 

 

2. Para registar as séries de documentos, Via WEBSERVICE, o utilizador deve seguir os seguintes passos:

 

2.1. Aceda ao ecrã de Parâmetros ( Menu Sistema > Parâmetros > Nó Documento Eletrónico ) e configure os seguintes parâmetros:

- Webservice Registo de Séries: Password para a comunicação de séries à AT

- Webservice Registo de Séries: URL para a comunicação de séries à AT

- Webservice Registo de Séries: Utilizador para a comunicação de séries à AT

 

Informação
 

O processo de registo e validação de séries via webservice na AT, está disponível em todas as Gamas, com Módulo Documentos Eletrónicos e PHC ON ativo.

O registo das séries de compras de Autofaturação não está disponível por via Webservice. Só é possível o seu registo de forma manual.

 

2.2. Aceda ao Monitor de Registo de Séries na AT ( Menu Supervisor > Séries de documentos na AT ).

2.3. Neste monitor, na listagem de séries apresentada, deve selecionar a(s) série(s) que pretende registar (Por registar) e clicar no botão "Registar séries" que se encontra no rodapé do ecrã.

2.4. Se a(s) série(s) selecionada(s) registada(s) com sucesso, surge informação com o respetivo código de validação, sendo este atualizado na coluna "Código de validação (AT)" e ficando com o estado "Registada" e com um "Aloquete".

 

2.5. Ao emitir um documento fiscalmente relevante, se a série já se encontrar registada de forma manual e se ainda não foi validado o registo via webservice, ao gravar, a aplicação valida se o código de validação está correto.

  • Se o código de validação estiver correto o documento é gravado.
  • Se o código de validação estiver errado, surge mensagem a informar e não é possível gravar o documento.

 

2.6. A partir do ano que é obrigatório o registo de séries na AT, se a série não estiver registada, ao gravar um documento fiscalmente relevante, a aplicação vai tentar registá-la na AT via webservice.

  • Caso a série seja registada com sucesso o documento é gravado.
  • Se a série não for registada, é apresentada uma mensagem e o documento não é gravado. Não é possível emitir o documento enquanto não registar a série corretamente.

 

2.7. Os campos "Código QR" e "ATCUD" devem estar presentes nos documentos impressos e eletrónicos. O "ATCUD" deve estar imediatamente acima do "Código QR" e em documentos com mais do que uma página, deve estar incluído em todas elas.

 

Notas

1 - No "Monitor de Registo de Séries na AT" são apresentadas, somente, as séries que tenham preenchido o seu "Tipo para SAF-T".

2 - No que respeita às séries de documentos, foram criadas novas regras ligadas ao seu registo na AT. Deste modo:

- Séries registadas não podem ser eliminadas;

- Séries registadas e sem documentos emitidos não podem ser alteradas nas seguintes configurações: "Tipo de documento para SAF-T", "Série para documentos importados" e "Manter número sequencial na mudança de ano";

- "Série para documentos importados" não pode ser registada na AT;

- "Série para recuperação de dados" pode ser registada na AT.

3 - O registo de séries à AT para o ano X+1 fica disponível em dezembro do ano X.


 

Informação
 
Pode consultar, ainda, as questões frequentes relacionadas com Séries/ATCUD no portal das finanças.