O que é o Arquivo Digital Legal?
O Arquivo Digital Legal é a solução do PHC CS para armazenar de forma segura e legalmente válida todos os documentos fiscalmente relevantes da empresa.
Este recurso permite eliminar a necessidade de manter um arquivo físico, que é exigido por um período de 10 anos, conforme estipulado pelo Decreto-Lei n.º 28/2019.
Com a implementação do Arquivo Digital Legal, as empresas podem organizar de forma eficiente os seus documentos, assegurando o cumprimento das normas legais em Portugal.
Está disponível para todas as empresas?
Sim, o arquivo digital é válido para todas as empresas interessadas.
Em PHC CS, com a aquisição do módulo PHC CS Documentos e subscrição anual do File Storage (min. 10GB) fica preparado para responder aos requisitos legais.
Válido para clientes com as gamas PHC CS Advanced e PHC CS Enterprise.
A solução Arquivo Digital Legal aplica-se para gabinetes de contabilidade, que tem a seu cargo várias empresas?
Não. A solução de Arquivo Digital Legal do PHC CS é para empresas de mid-market com contabilidade interna e suportada no módulo Gestão (e Contabilidade para o arquivo digital completo, i.e. incluindo os documentos recebidos).
Como começar a usar o Arquivo Digital Legal?
Para começar a utilizar o Arquivo Digital Legal contacte o seu Parceiro PHC, se já for Cliente PHC, peça uma demonstração do módulo PHC CS Documentos.
O uso do
Arquivo Digital Legal em
PHC CS está intrinsecamente ligado ao
File Storage, que é o serviço de armazenamento na nuvem oferecido pelo
PHC CS. O
File Storage permite:
- Armazenamento na nuvem: Os anexos de documentos são armazenados na nuvem, eliminando a necessidade de ocuparem espaço na base de dados local.
- Redução do tamanho da base de dados: Ao utilizar o File Storage, os anexos deixam de ser gravados na tabela de anexos da base de dados, resultando numa base de dados mais leve e otimizada.
- Centralização de ficheiros: Acesso controlado e seguro a todos os ficheiros a partir do seu ERP, de forma fácil e rápida.
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Porque precisa de licença PHC CS Documentos Web para ter acesso ao Arquivo Digital Legal e ao File Storage?
A licença de PHC CS Documentos Web é necessária pois é nesta plataforma que corre o processo automático que garante a transferência de anexos para o armazenamento, em Microsoft Azure, bem como o acesso à extração para a auditoria de vários anexos.
Além disso, pode ainda gerir o Arquivo Digital Legal com uma visão 360º no ecrã de Gestão de Arquivo Digital.
Qual o espaço que deve adquirir para começar a utilizar o File Storage?
Ao aceder ao ecrã Gestão de File Storage, o software informará quantos anexos se encontram na base de dados e o tamanho total dos mesmos. Desta forma, fica fácil perceber quanto espaço será preciso adquirir para começar a utilizar a funcionalidade.
O espaço adquirido deve ser a partir de 10GB, sem limite máximo, e sempre adquirido em múltiplos de 10GB.
Como disponibilizar o Arquivo Digital Legal para a Autoridade Tributária?
De maneira simples e rápida, sempre que for necessário o cliente pode realizar a extração do Arquivo Digital Legal através do botão com o nome "Extração de Arquivo Digital", no ecrã de Monitor de Gestão Documental.
O Software PHC disponibiliza um ficheiro .zip para download.
Os documentos emitidos são assinados digitalmente antes de serem guardados?
Sim, com a subscrição de PHC CS Assinaturas Qualificadas os documentos fiscalmente relevantes, ao serem emitidos (impressos ou enviados, papel ou PDF) são assinados automaticamente pelo PHC CS.
Posso arquivar faturas anexas nas despesas de colaboradores ou Documentos de Tesouraria?
Se integra as despesas de colaboradores via Recibos Diversos do módulo PHC CS Vencimentos, basta indicar que os anexos das despesas são fiscalmente relevantes.
Para efeitos de Arquivo Digital legal, a integração na contabilidade de todos os Recibos Diversos, do período que está a integrar, deve ser efetuada para um só Documento Contabilístico.
As despesas de funcionários integradas diretamente para Recibos de Vencimento, não são consideradas para efeitos de Arquivo Digital Legal.
Quando a integração contabilística das compras é efetuada ao final do mês, a referência do anexo é alterada para cumprir com a codificação legal?
A referência do Transaction-ID é obrigatória na extração para auditoria por parte da AT, e não no nome que está na base de dados do software. O Transaction-ID é indicado no índice da extração, associado a cada documento de compra. Esta menção no índice permite responder aos requisitos legais.
O contabilista pode aceder ao Arquivo Digital Legal da empresa?
O Arquivo Digital Legal do PHC CS foi criado para empresas com contabilidade interna, o único acesso ao Arquivo Digital Legal do PHC CS é por login direto, utilizando as credenciais normais de utilizador PHC CS.
De que forma podemos arquivar digitalmente os documentos que recebemos em papel, por exemplo, faturas de fornecedores?
É necessário digitalizar as faturas ou anexar os PDFs recebidos dos fornecedores, como por exemplo, via email.
E se as faturas forem eletrónicas e em CIUS-PT, é possível com uma licença de PHC CS Gestão Web, receber por e-mail e anexar automaticamente a fatura eletrónica CIUS-PT.
A nova rotina de transferência de anexos de seguida, de diretoria física para base de dados elimina os ficheiros da diretoria física quando transfere?
Não, o ficheiro permanece na diretoria física.
Os anexos mantêm-se na base de dados depois de copiados para o File Storage? Temos opção para decidir se ficam apenas no File Storage?
Todos os anexos são transferidos para o File Storage, libertando a base de dados de todo o espaço ocupado. Não existe a opção de manter na base de dados quando ativa a utilização do File Storage.
O armazenamento de documentos no File Storage é seguro ou posso perder ficheiros?
O File Storage é o armazenamento dos anexos para efeito de arquivo digital, dentro da UE, de acordo com os requisitos legais. O sistema de armazenamento em Microsoft Azure garante, mediante as condições da Microsoft, mecanismos de redundância com replicação inclusiva para outros servidores, no caso de desastre em servidores Microsoft.
A visualização do badge, que indica se está ou não com arquivo digital, não aparece nos pagamentos e talões de depósito?
Não aparece.
O badge é uma funcionalidade de "Controlo de estado de arquivo digital legal". Só é possível nas tabelas que o software tem controlo de relevância fiscal, ou seja, os documentos incluídos no ficheiro SAF-T(PT) e também Compras. Só aí é que o software sabe que há efetivamente um registo no software que corresponde a um documento fiscal legal, e como tal tem de haver um anexo a indicar que é o original. Documentos de faturação, Dossiers, Compras, Recibos a clientes, Recibos de Adiantamento e Adiantamentos a Fornecedor.
São as mesmas tabelas que têm controlo de estado no Monitor de Gestão de Arquivo Digital (opção disponível através do menu ou no Monitor de Gestão Documental).
Caso os documentos já tenham anexos associados e ainda não tenham sido impressos, ao imprimir à posteriori não é colocado o anexo do documento? Se a impressão não estiverem como impressão por defeito não anexa?
Há duas funcionalidades de anexação automática ao imprimir:
- Funcionalidade do módulo PHC CS Documentos desktop, existente na configuração de séries em desktop (ao imprimir anexar)
- Funcionalidade do Arquivo Digital Legal, que anexa ao imprimir, mesmo sem a configuração no IDU (ponto anterior) ativa, disponível em desktop e em web, mas só anexa se:
- i) ainda não houver nenhum anexo marcado como original, dado que assume que já está o original
ii) se a impressão for de "ORIGINAL"
iii) se a impressão for o IDU ou Report por defeito - para não anexar outra impressão que possa ser um draft ou outro layout que não para efeitos fiscais.