O ecrã Pasta de Anexos no PHC CS Web foi desenvolvido para simplificar a anexação de documentos a uma pasta específica. Esta funcionalidade permite criar pastas, que funcionam como grupos, usados para organizar os anexos adicionados às tabelas.
Os utilizadores podem manter os seus documentos de forma estruturada e segura, com a criação de pastas hierárquicas e controlo de acessos flexíveis.
Informação
Para o funcionamento em PHC CS Web ter ativo o módulo Documentos Intranet.
É possível aceder ao ecrã Pastas de Anexos através do Menu > Documentos > Pasta de Anexos.
Pasta
Neste campo define-se o nome da pasta, que posteriomente poderá ser escolhida ao introduzir ou alterar um anexo.
Sub-Pasta
Este campo permite criar pastas dentro de outras, o que permite uma maior organização dos documentos anexados.
Pasta para efeitos do arquivo digital
Ao ativar esta opção, os anexos criados nesta pasta, quer automaticamente através de impressão ou manualmente, serão identificados para SAF-T no resumo do anexo, bem como no nome do ficheiro.
- Se utilizas o Arquivo Digital + File Storage, ao selecionar esta opção, os campos "Original" e "Fiscalmente relevante" serão automaticamente ativados ao introduzir um anexo, sendo o campo "Original" editável.
- Assim que ativar o parâmetro "Arquivo Digital: Usa Arquivo Digital para documentos fiscalmente relevantes (obriga a File Storage) segundo a lei em vigor", automaticamente os anexos que estavam no PHC CS Desktop e no PHC CS Web são enviados para o Arquivo Digital, desde que tenham sido anexados em pastas fiscalmente relevantes, ou seja, pastas que estejam marcadas com a opção "Pasta para efeitos do Arquivo Digital". Os anexos que estejam em pastas que não são fiscalmente relevantes, não são enviados para o Arquivo Digital.
Notas
Para ter o File Storage ativo necessita de adquirir um package com espaço para o File Storage e ativar os respetivos parâmetros "File Storage: Chave de acesso" e "File Storage: Usa File Storage para guardar os anexos".
Acessos
Cada pasta pode ter os seguintes seguintes tipos de acesso:
. Sem controlo de acessos
. Acesso privado a um utilizador
. Acesso X à tabela Y
. Utilizadores de um perfil
Exemplo: Existe um utilizador X que faz parte do perfil de Administrativos e existe um registo na opção Tabelas com Anexos para a tabela de Clientes, com todos os acessos para este tipo de perfil. Desta forma o utilizador X pode consultar todos os anexos que possam existir para a tabela de Clientes.
Supondo que existam duas pastas criadas nesta opção que são:
Documentos de Word - acesso por tipo de perfil = Administrativos
Documentos de PDF - acesso por tipo de perfil = Técnicos
Na tabela de Clientes existem anexos classificados como sendo da Pasta "Documentos de Word" e outros como sendo da pasta "Documentos de PDF", assim o utilizador X só irá poder gerir os anexos da tabela de clientes que estejam classificados como pertencendo à pasta "Documentos de Word".