Manuais
FAQs sobre a Comunicação de Série à AT

1.De que forma posso comunicar as séries no PHC? 
As séries podem ser comunicadas no PHC de forma manual ou de forma automática. 
Na comunicação automática, via webservice, o PHC vai automaticamente fazer a comunicação no Portal das Finanças e posteriormente preencher o código de validação fornecido pela Autoridade Tributária. 
Deve garantir que existe um utilizador criado no Portal das Finanças configurado para a comunicação das séries. Para criar este utilizador poderá seguir os seguintes passos
Na comunicação manual, o utilizador faz o registo da série diretamente no Portal das Finanças, e posteriormente, preenche o código de validação diretamente no PHC (poderá ver o passo-a-passo no ponto 5 deste documento). 

 

2.Em que gamas do PHC consigo efetuar a comunicação das séries? 
A comunicação das séries é possível em todas as gamas, com o módulo Documentos Eletrónicos e PHC On ativo. 

 

3.Já fiz a comunicação das séries no Portal das Finanças, é necessário fazer alguma configuração do lado do PHC? 
Se a comunicação das séries já foi feita do lado da AT (de forma manual), é necessário colocar o código de validação fornecido pela AT em cada uma das séries do PHC, ou seja, é necessário fazer a comunicação manual no PHC. Poderá consultar o ponto 5 deste documento para verificar os passos a efetuar. 
Após a comunicação da série no PHC, deverá garantir que o campo ‘Código QR’ está colocado no IDU do documento. Este campo inclui não só o Código QR como também o ATCUD. 

 

4.Que parâmetros gerais devem estar preenchidos para a comunicação de séries no PHC? 
Para a comunicação manual, não é necessário preencher parâmetros gerais uma vez que não é efetuada qualquer ligação com o webservice da AT. 
Para a comunicação automática, deverão ser preenchidos os seguintes parâmetros gerais: 

 

 

5.Como posso comunicar as séries de forma automática?  
Poderá consultar esta informação no tópico do Help Center “Como fazer o registo de Séries de Documentos na AT no PHC CS Web”.

 

6.Como posso comunicar as séries de forma manual? 
O primeiro passo é comunicar a série diretamente no Portal das Finanças. Após esta comunicação, irá ser disponibilizado o código de validação que posteriormente deverá ser colocado manualmente no PHC. 

A comunicação manual das séries poderá ser efetuada da seguinte forma: 

#Menu supervisor > séries de documentos na AT > carregar no botão > preencher o início da numeração, a data de início de utilização e o código de validação (ATCUD) que foi fornecido no site da AT > carregar em gravar. 

 

#Caso os parâmetros gerais sobre a comunicação de séries (ver os parâmetros no ponto 4) não estejam preenchidos, é possível também comunicar a série manualmente através da configuração do documento. 
Menu gestão > aceder à configuração do documento > carregar no botão “Registar série AT” > preencher o início da numeração, a data de início de utilização e o código de validação que foi fornecido no site da AT > carregar em gravar. 

 

 

#Ao entrar no PHC, caso existam séries para comunicar, é apresentada a mensagem “Atenção, existem séries de documentos por registar na Autoridade Tributária. Deseja registar agora?”. Se indicar que sim então abrirá o monitor de comunicação de séries permitindo ao utilizador fazer a comunicação das mesmas. 

Em suma, com os parâmetros gerais da comunicação das séries preenchidos, é possível fazer a comunicação manual através do Monitor de Registo de Séries na AT. 
Não tendo os parâmetros gerais preenchidos, poderá fazer a comunicação manual não só através do Monitor de Registo de Séries na AT mas também através da configuração da série. 

 

7.Ao comunicar uma série, a data de início de utilização da série pode ser uma data de dezembro de 2022 ou tem que ser uma data superior a 01.01.2023? 

De acordo com a informação disponibilizada pela AT, na comunicação das séries em utilização, a data prevista de início da utilização da série deverá ser a data da comunicação da série ou a data a partir do qual se prevê começar a utilizar a série. O valor indicado no início previsto de utilização da série deve ser superior ou igual à data atual. 
Desta forma, a data de início de utilização da série deverá corresponder ou à data da comunicação da série ou à data em que o cliente prevê começar a utilizar a série. 

 

8.Como podemos saber se uma determinada série foi ou não comunicada? 

Ao aceder ao menu Gestão e aceder à configuração da série, podemos analisar os botões que existem no menu lateral direito. 

Se aparecer o botão significa que a série ainda não foi comunicada. 

Se aparecer o botão significa que a série já foi comunicada. 

Também podemos verificar a comunicação da série através do menu Supervisor > séries de documentos na AT.  
Aqui podemos verificar a coluna “Estado da série”: 

 
 

-se estiver preenchido com “Por registar” então a série não está registada; 
-se estiver preenchido com “Registada” então a série já está registada na AT. 

Ainda neste monitor, podemos observar o botão disponível na primeira coluna: 
-significa que ainda não está registada; 
-significa que já se encontra registada. 

 

9.É necessário comunicar as séries para 2022? 

A comunicação de séries é obrigatória em 01.01.2023. Contudo, a Autoridade Tributária permite comunicar as séries de 2022. Por este motivo, no PHC, é possível comunicar tanto as séries para 2022 (sendo esta comunicação opcional) como as séries para 2023 (sendo esta comunicação obrigatória). 
 
10. Como saber se a série está comunicada para 2022 ou 2023? 

Acedendo ao Monitor de Registo de Séries na AT (menu supervisor) é possível verificar o estado da série (se foi ou não comunicada) e o ano da série. Para cada ano é apresentada uma linha distinta. 
No exemplo abaixo, conseguimos perceber que a mesma série foi comunicada para 2022 mas não para 2023. 

 

Nota: Também podemos aceder ao monitor e visualizar apenas a série pretendida se acedermos à configuração da série e carregarmos em «Consultar série AT». 

 

 

 

11.Já fiz a comunicação da série no PHC, é necessário fazer alguma configuração adicional? 

Após comunicação da série, é necessário garantir que o campo Código QR se encontra presente no IDU, este campo incluí não apenas o QR Code mas também o ATCUD. 
Assim que uma série é comunicada, os documentos criados após a comunicação vão ficar com o campo ATCUD da tabela FT3 preenchido. 
Assim que esta informação esteja preenchida na tabela FT3 (campo ATCUD) então fica automaticamente preenchida na impressão do documento. 
Alertamos que em documentos com mais do que uma página, o ATCUD deve constar em todas elas e, quando aplicável, imediatamente acima do QR Code. 

 

12.O monitor de registo de séries na AT não aparece no CS Web. 

É necessário aceder ao Monitor de Settings Update para verificar se o parâmetro "Registo de Séries na AT e ATCUD" está instalado. Caso não esteja, deverá ser instalado. 
Após instalação do mesmo, irão surgir os parâmetros gerais relacionados com a comunicação de séries: 
-Webservice para registo de séries: Password 
-Webservice para registo de séries: URL 
-Webservice para registo de séries: Utilizador 

Irá também surgir o Monitor de Registo de Séries na AT no menu Configurações > Administração.  

 

 

13.O monitor de registo de séries na AT não aparece no CS Desktop. 

Para aceder ao monitor de registo de séries deverá aceder ao menu Supervisor > séries de documentos na AT. Esta opção está visível com o módulo de Documentos Eletrónicos e PHC On ativo. Alertamos ainda que para ter acesso ao monitor de registo de séries na AT, o utilizador deverá ter acesso ao módulo Supervisor. 

 

14.Até quando temos de fazer a comunicação das séries à Autoridade Tributária? 

A comunicação das séries deverá ser efetuada até 31.12.2022 uma vez que se trata de uma alteração legal que entra em vigor a 01.01.2023. Assim, todos os documentos emitidos em 2023, devem ser emitidos, em séries já comunicadas à AT. 

 

15.O que acontece se a 01.01.2023 existirem séries sem estarem comunicadas? 

A partir de 01.01.2023, ao tentar gravar um documento numa série que não foi comunicada, caso a base de dados esteja configurada para fazer a comunicação da série via webservice, o PHC vai tentar fazer a comunicação da série. 
Caso não esteja configurada para a comunicação via webservice, deverá ser o utilizador a fazer esta comunicação manualmente para conseguir criar documentos em 2023. 

 

16.O cliente tem a base de dados das lojas e da sede. Na base de dados da sede, importa as faturas das lojas. Onde fazer a comunicação das séries? Na sede ou na loja? 

Nestes cenários, as séries na base de dados da Sede, estarão configuradas como sendo uma série de importação e como tal, não devem ser comunicadas a AT. 
A comunicação das séries, deve ocorrer nas lojas, onde a série está a ser utilizada. 

 
17. Tenho duas bases de dados, que cuidados devo ter na comunicação das séries? 

Tendo duas bases de dados, associadas ao mesmo NIF, deve garantir que o número interno da série do documento (NDOC ou NDOS) é diferente nas duas bases de dados. Não sendo diferente, deverão ser encerradas as séries e criar novas, com diferentes números internos (NDOC ou NDOS) para que as mesmas possam ser comunicadas. Caso o número interno seja o mesmo, depois de comunicarmos numa base de dados, ao tentar comunicar na segunda, é apresentada a mensagem:  

“Ocorreu um erro ao tentar registar a série »2022A153« na AT. 

Não foi possível registar a Série. A Série 2022A153 indicada para o tipo de documento FT já foi registada.” 

 
  

18.Devemos comunicar as séries anuais todos os anos? 

As séries anuais (com a opção "manter número sequencial na mudança de ano" inativa, na configuração da série), ou seja, séries em que a numeração é reiniciada todos os anos, devem ser comunicadas anualmente.  
As séries sequenciais (com a opção "manter número sequencial na mudança de ano" ativa, na configuração da série), ou seja, mantêm a sequência da numeração ano a ano, apenas precisam de ser comunicadas uma vez.  

 

19.Quando é que podemos comunicar as séries para o ano seguinte? 

As séries anuais podem ser comunicadas para o ano seguinte a partir do mês 12 do ano anterior. Por exemplo, a 01.12.2022 surge a possibilidade de comunicar as séries anuais para 2023. 
As séries sequenciais, como apenas são comunicadas uma vez, podem ser comunicadas a qualquer momento. 

Em suma, para séries anuais: 
-antes de dezembro podemos comunicar as séries para o ano corrente. 
-em dezembro podemos comunicar as séries para o ano corrente e para o ano seguinte. 

  

20.As faturas de adiantamento devem ser comunicadas anualmente? 

Nas faturas de adiantamento, neste momento, não existe a opção "manter número sequencial na mudança de ano" na configuração da série. Por este motivo, atualmente, as faturas de adiantamento são séries anuais e não sequenciais, significando que devem ser comunicadas todos os anos. 

 

21.O cliente tem uma série de faturação configurada para ser série anual (opção "manter número sequencial na mudança de ano" na configuração da série está inativa). É possível alterar para uma série sequencial? 

A opção "manter número sequencial na mudança de ano" existente na configuração da série não é possível alterar quando existem documentos na série e/ou após a comunicação da mesma. Nesta situação, poderá analisar a possibilidade de inativar a série, criar uma nova com a opção "manter número sequencial na mudança de ano" ativa e comunicar esta nova série à AT. 

  

22.É possível comunicar as séries de autofaturação via webservice? 

A AT não tem um webservice que permita a comunicação de séries de autofaturação. Por este motivo, as séries de autofaturação, neste momento, apenas são comunicadas manualmente e não via webservice. 

  

23.É realmente necessário ter uma série de faturação para cada fornecedor de autofaturação? 

De acordo com as FAQs da AT é necessário ter uma série de autofaturação para cada fornecedor com acordo de autofaturação. 
Para fornecedores de autofaturação sem acordo, não é necessário ter uma série de autofaturação distinta. Por este motivo, a partir dos executáveis do dia 20.12.2022 deixa de ser obrigatório a criação de uma série para cada um dos fornecedores sem acordo. 

 

24.Como posso criar uma série para cada fornecedor com acordo de autofaturação? 

Esta criação de séries para fornecedores de autofaturação é automática desde que os seguintes parâmetros estejam preenchidos: 

Para preencher estes parâmetros, deverá ter uma série de faturação criada com a opção ”documento para autofaturação” ativa e tipo para SAF-T=FR.

Deverá fazer o mesmo até ter um documento de autofaturação para cada tipo de SAF-T presente em cada um dos parâmetros. 

 

 

Com os parâmetros preenchidos, quando se cria um novo fornecedor, automaticamente são criadas as séries de autofaturação. 
Para fornecedores já existentes, no CS Web > ficha do fornecedor > outras opções > existe a opção “criar séries de autofaturação”. Esta opção vai criar as séries de autofaturação para os fornecedores de autofaturação já existentes. 

 

 

No CS Desktop, atualmente, não existe esta opção. Contudo, disponibilizamos um exemplo de um código que poderão adaptar e utilizar para que as séries de autofaturação sejam criadas automaticamente no CS Desktop para os fornecedores de autofaturação já existentes. 

 

25.Ao comunicar as séries de faturação obtenho a mensagem: 

“Ocorreu um erro ao tentar registar a série »2022A18« na AT. 
Código do erro: 999 
Descrição do erro: Falha ao tentar comunicar com o webservice de registo de séries da AT. Por favor, volte a tentar mais tarde.” 

O que validar: 
1.Verificar se os parâmetros gerais sobre a comunicação das séries (password, utilizador e URL) estão preenchidos e corretamente preenchidos; 
2.Verificar se o PHC Controls está atualizado; 
3.Apagar o certificado da diretoria (CERTIFPHC.FPX) e tentar comunicar para forçar a criação do certificado novamente; 
4.Verificar se existe um utilizador do Portal das Finanças configurado para a comunicação de séries, poderão verificar aqui o passo-a-passo para a criação do utilizador no Portal das Finanças. Temos uma situação em que foi necessário criar um novo utilizador para este caso. 

 

26.Para cenários de teste, por exemplo usando a Mais Ritmo, somos também obrigados a comunicar as séries? 

Os executáveis vão sempre alertar que a série não está comunicada e vão obrigar a comunicação para que se possa faturar. 
Num cenário de testes, ou seja, numa base de dados que não é de produção, poderão eliminar a informação dos parâmetros gerais relacionados com as séries e fazer a comunicação manual da série colocando qualquer informação no código de validação (não precisa de ser um código real). Uma vez que não está configurada a ligação à AT via webservice, o PHC não vai validar se o código de validação que foi colocado manualmente está correto permitindo assim a introdução de novos documentos. 

 

27.Ao abrir o Monitor de Registo de Séries na AT está a ser apresentada a mensagem “Data type mismatch". 

A mensagem em causa está relacionada com a ligação ODBC utilizada. Deverá garantir que está a ser utilizado, o SQL Native Client 11. 

 

28.É possivel anular a comunicação de uma série? 

Após comunicar uma série na AT é possível anular a mesma do lado do Portal das Finanças, contudo, não é possível voltar a comunicar uma série cuja comunicação tenha sido anulada. 
De acordo com o ponto 2.2 do Manual de Integração de Software, a anulação da comunicação da série inviabiliza a utilização futura da mesma. 

 

29.Ao tentar comunicar uma série à AT é apresentada a mensagem “Falha ao comunicar com o webservice de registo de séries da AT. Verifique se os parâmetros começados por ´Webservice Registo de Séries´ estão corretos.”. 

Esta mensagem está relacionada com o preenchimento dos parâmetros gerais relacionados com a comunicação das séries. Deverá então verificar se o parâmetro geral “Webservice Registo de Séries: URL para a comunicação de séries à AT” se encontra preenchido com o seguinte URL https://servicos.portaldasfinancas.gov.pt:422/SeriesWSService 
Deverá ainda garantir que no Portal das Finanças foi criado o utilizador que permite a comunicação de séries via webservice (ver passos aqui) e que os parâmetros gerais “Webservice Registo de Séries: Password para a comunicação de séries à AT” e “Webservice Registo de Séries: Utilizador para a comunicação de séries à AT” estão corretamente preenchidos tendo em conta o utilizador criado na AT. 
Esta mensagem poderá ainda estra relacionada com questão da estrutura de rede do parceiro. Em situações semelhantes, a mensagem em causa estava relacionada com a porta 422. 

 

30.Ao comunicar uma série qual a numeração inicial que vai ficar registada na AT? 

Ao comunicar uma série anual (com a opção "manter número sequencial na mudança de ano" inativa, na configuração da série), ou seja, séries em que a numeração é reiniciada todos os anos, a numeração inicial ficará preenchida com 1. 
Ao comunicar uma série sequencial (com a opção "manter número sequencial na mudança de ano" ativa, na configuração da série), ou seja, mantêm a sequência da numeração do ano anterior na mudança de ano, a numeração ficará preenchida com o número do último documento criado. 

 

31.O cliente utiliza recibos apenas para registo interno pelo que não pretende comunicar a série à Autoridade Tributária, como podemos excluir este recibo da comunicação? 

Uma vez que a comunicação de todas as séries à AT é obrigatória, não existe forma de excluir determinadas séries desta comunicação. Se o cliente pretender utilizar a série em 2023 então a mesma terá, obrigatoriamente de ser comunicada à Autoridade Tributária. 
Contudo, caso exista alguma informação legal que contrarie esta informação, solicito que nos faça chegar a mesma. 
 
32. Criei uma nova série a meio do ano, o que necessito para poder utilizar esta série? 

Se criar uma nova série no decorrer do ano 2023 (ou ano posterior) é necessário comunicar a mesma para conseguir emitir documentos. 
Caso a comunicação da série não seja efetuada não irá conseguir criar documentos nessa mesma série. 
Para facilitar, assim que é criada uma nova série, o PHC questiona se pretende comunicar a mesma. 

 

33.O cliente utiliza contabilidade desfasada (data civil diferente da data fiscal) sendo que o seu ano fiscal inicia em maio. Neste caso, que séries devemos comunicar a 01.01.2023? As de 2022 ou de 2023? 

A obrigação da comunicação das séries refere-se ao ano civil de 2023, independentemente das séries já terem sido utilizadas em 2022, pelo que a 1 de janeiro devem já ter sido comunicadas as séries que estão em uso no ano fiscal (maio de 2022 a maio de 2023). Nesta comunicação deve indicar a último número do documento utilizado em 2022. 
As séries do ano fiscal 2023/2024, devem ser comunicadas antes da sua utilização, nomeadamente antes do início do ano fiscal, que será antes de 1 de maio de 2023. 

 

34.Verifiquei que existe o parâmetro geral “Registo de Séries: URL do portal da AT para registar séries de documentos”. Para que serve este parâmetro? 

 

O parâmetro em causa vem preenchido de base com o URL https://processos.portaldasfinancas.gov.pt/series/
Este parâmetro vai definir para que link do Portal das Finanças é que o utilizador é redirecionado quando carrega no “aqui”: 

 

 

Nota: Caso o parâmetro geral esteja vazio, pode fazer clique direito do rato em cima do parâmetro e clicar em “colocar com o valor p/defeito” para que fique automaticamente preenchido com o valor definido.