Neste ecrã, o utilizador detém todas as ferramentas que lhe permitem olhar para os documentos anexados como um todo e organizá-los facilmente.
Dicas
O Monitor de Gestão Documental pode ser acedido a partir do:
- menu aplicacional - nó ´Documentos´
- ecrã Anexos - botão Gestão Documental
- ecrã Pasta de Anexos - botão Opções deste ecrã
Notas
Deverá ter em atenção o seguinte parâmetro geral no nó DocumentosIntranet no PHC CS Web:
Utiliza o Monitor de Gestão Documental com visualizador de anexos
- Parâmetro Utiliza o Monitor de Gestão Documental com visualizador de anexos ativo
Com o parâmetro ativo, irá aceder ao Monitor de Gestão Documental com possibilidade de visualização direta de anexos.
Ao entrar neste monitor tem disponível uma área onde pode afinar a pesquisa utilizando os vários campos que podem ajudar na consulta dos anexos:
Selecione uma tabela - Permite escrever uma tabela existente na tabela de anexos.
Procurar por - Permite procurar anexos que contenham palavras nos seguintes campos dos dados do anexo: resumo, descrição, palavras para procura, tabela de origem, nome completo do ficheiro, utilizador que anexou e data de anexação.
Período - Permite selecionar o período para o qual pretende efetuar a sua pesquisa. Pode selecionar entre datas, e neste caso são apresentados os campos "Data inicial" e "Data final", por ano contabilístico, e posteriormente selecionar o ano contabilistico pretendido, ou nos últimos 12 meses.
Dentro das opções avançadas pode ainda filtrar por pasta, por formato do documento e/ou visualizar apenas os documentos que tenham sido associados a pastas fiscalmente relevantes.
Após o preenchimento destes campos pode então clicar em 
para obter na grelha a lista de todos os anexos de acordo com a sua pesquisa:
A grelha apresenta o resumo do anexo, a data em que o ficheiro foi anexado, o nome do utilizador, a origem e a pasta, assim como a diretoria onde o ficheiro se encontra.
Dicas
Em cada linha da grelha, se clicar em cima do resumo (caso o documento contenha) será reencaminhado para o ecrã Anexos com a informação do respetivo anexo.
Ao clicar em cima da origem do documento (caso o documento contenha) é reencaminhado para o local/ecrã de origem do anexo.
Na última coluna da grelha tem a possibilidade de descarregar o ficheiro ou apagá-lo:
Notas
Apenas os anexos do tipo 1, ou seja, todos os documentos que são guardados na tabela, podem ser descarregados.
Os documentos externos via ligação, ou seja, documentos guardados noutro local como o disco ou dropbox, assim como os links não podem ser descarregados.
A possibilidade de apagar o anexo está relacionada com os acessos do utilizador à tabela de origem.
No lado direito da grelha pode pré-visualizar o anexo, ao clicar em cima da respetiva linha da grelha:
Notas
Nem todos os ficheiros têm um formato suportado pela pré-visualização.
No caso do anexo ser um link não é possível pré-visualizar, assim como ficheiros com extensão docx, xls, zip, pptx, entre outros.
No caso de não ser suportado aparece um icon e a informação de que não é possível pré-visualizar:
Ainda na área da pré-visualização, e para anexos que têm pré-visualização, pode descarregá-lo diretamente através do botão 
.
- Parâmetro Utiliza o Monitor de Gestão Documental com visualizador de anexos inativo
Irá aceder à antiga Gestão Documental, onde pode de imediato pesquisar um anexo.
Texto a procurar: Campo onde o utilizador pode adicionar um texto e efetuar uma procura aos anexos. Permite ao utilizador filtrar a informação e encontrar mais rapidamente o anexo que pretende.
A aplicação vai procurar o texto digitado pelos seguintes campos: Resumo, Descrição, Origem e Palavras para procura.
Existem dois tipos de visualização possíveis em que o utilizador pode ver os seus anexos agrupados por Tabela ou agrupados por Pasta.
Depois de introduzir o texto que pretende encontrar, basta premir o botão 
.
Quando se encontram agrupados por Tabela, a aplicação mostra como nós principais os nós das tabelas e dentro destas as respetivas pastas.
Se existir algum anexo que não se encontre ligado a nenhuma tabela e somente a uma pasta, no modo de visualização por tabela aparece um nó com o nome Sem Tabela que guarda todos os anexos que se encontram nesta situação. Dentro deste nó os anexos encontram-se divididos por pasta:
Quando se encontram agrupados por Pasta, primeiramente, aparecem aqueles que não têm pasta, ou seja, que apenas se encontram ligados a uma tabela. Só depois se encontram os nós relativos às pastas.
Dentro de cada nó os anexos encontram-se ainda divididos por tabela.
Notas
Os anexos que tenham sido protegidos com password no PHC CS Desktop, não aparecem na manutenção de anexos no Documentos Intranet Web.
Visualização dos Anexos
Para visualizar uma lista com os anexos que cada tabela e pasta contêm, é necessário selecionar primeiro a Pasta ou a Tabela pretendida.
Ao selecionar o nó, de imediato ficam visíveis os anexos contidos nesse nó, como mostra a imagem:
Para aceder a cada documento anexado basta premir o link existente na coluna Ficheiro. A aplicação mostra de imediato o conteúdo desse documento.
Dicas
Para que os anexos do Documentos Intranet Web sejam visualizados corretamente, no ficheiro appSettings.config da aplicação Intranet, a key CacheLigado tem de ter obrigatoriamente o valor S.
Para cada anexo é possível visualizar um pequeno Resumo (caso exista), o nome do Ficheiro, a Data em que foi criado e a Versão. É ainda possível apagar anexos através do botão 
.
Ao premir o botão 
acede-se diretamente ao ecrã Anexos em modo de introdução. O tamanho do anexo por defeito do IIS são 4096 kbytes. Esse tamanho pode ser definido e/ou alterado através do web.config no httpRuntime com a chave maxRequestLength, de acordo com o seguinte exemplo: <httpRuntime maxRequestLength=" 4096" />