Gerir espaço de armazenamento
O ecrã de Gestão de Cegid Docs apresenta um cartão de informação que permite ao utilizador monitorizar e gerir o espaço de armazenamento de forma eficiente:
Este cartão apresenta de forma imediata o espaço utilizado e o espaço contratado. O cartão apresenta também o número total de ficheiros existentes no Cegid Docs, incluindo os ficheiros que se encontram no “Trash” (reciclagem).
Nota: Todos os anexos apagados no Cegid PHC são enviados para o Trash do Cegid Docs, com exceção dos attachments. Quando os ficheiros são attachments, estes são excluídos definitivamente.
Configurar notificações
No ecrã de Gestão de Cegid Docs é possível configurar notificações para quando o espaço de armazenamento no Cegid Docs atinge um limite pré-definido.
Com esta funcionalidade, os utilizadores poderão receber notificações, garantindo que a capacidade de armazenamento seja gerida de forma eficiente.
Informação
Esta funcionalidade apenas está disponível para utilizadores que são administradores do package Documentos Intranet.
Para conseguir configurar as notificações deve seguir os seguintes passos:
1. Aceder ao ecrã Gestão de Cegid Docs;
2. Clicar no botão 
;
3. Defina o valor limite restante de espaço de armazenamento (em GB) a partir do qual deseja receber a notificação.
4. Selecione o perfil a notificar.
Notas
Todos os utilizadores associados a esse perfil receberão a notificação.
Para poder receber esta notificação tem de definir como pretende ser notificado no ecrã Gestão de Avisos.
Neste ecrã tem disponivel na configuração geral o Cegid Docs com a descrição Armazenamento interno, onde pode definir se pretende ser notificado por aviso interno, email ou notify. Por defeito, recebe sempre a notificação por aviso interno.
No caso de já ter atingido o limite pré-definido nas configurações, ao enviar um anexo para o Cegid Docs, seja manual ou automaticamente, o administrador do package Documentos Intranet e os utilizadores associados ao perfil definido irão receber uma notificação com a seguinte mensagem:
"O espaço disponível no Cegid Docs é igual ou inferior a xxGB. Se necessário, adquira um pacote adicional de espaço.".
Notas
Esta notificação só irá aparecer aos utilizadores uma vez por dia, mesmo que o utilizador atinja o limite várias vezes diariamente.
Botão Informações
O ecrã de Gestão de Cegid Docs permite aos utilizadores acederem a informações detalhadas sobre as empresas criadas no Cegid Docs, que estão associados ao mesmo container.
Esta funcionalidade oferece uma visão clara sobre as empresas, incluindo dados como o nome da empresa, o NIF da mesma e o espaço utilizado em Cegid Docs.
Informação
Esta funcionalidade apenas está disponível para utilizadores que são administradores do package Documentos Intranet.
Para conseguir aceder à informação deve seguir os seguintes passos:
1. Aceder ao ecrã Gestão de Cegid Docs;
2. Clicar no botão 
;
3. Abre uma modal onde terá acesso aos seguintes dados: