Para utilizar as funcionalidades do Arquivo Digital e File Storage no PHC CS Web e PHC CS Desktop, é importante compreender os passos necessários para configurar corretamente a aplicação, garantindo que o processo de gestão documental fique preparado para funcionar de forma eficaz e conforme as exigências legais.
Para começar a utilizar o Arquivo Digital Legal e o File Storage no PHC CS Web e PHC CS Desktop, são necessárias algumas configurações.
1 - Deve adquirir um package de File Storage.
O File Storage é um armazenamento na cloud (MS Azure) para os anexos do PHC CS. É obrigatório para arquivo digital legal, com subscrição anual (packs de 10 GB).
2 - Para ter acesso ao Arquivo Digital, o utilizador deve estar configurado como administrador do package Documentos Intranet.
Esta configuração é feita no ecrã Utilizadores, ao ativar a opção “Este utilizador é administrador do package Documentos Intranet”.
3 - Ativar/Preencher os seguintes parâmetros em PHC CS Web:
- File Storage: Chave de acesso
- File Storage: Usa File Storage para guardar os anexos
- Arquivo Digital: Usa Arquivo Digital para documentos fiscalmente relevantes (obriga a File Storage) segundo a lei em vigor
- Arquivo Digital: Transfere para o File Storage apenas os documentos fiscalmente relevantes (opcional): ao ativar este parâmetro, apenas os anexos marcados como fiscalmente relevantes serão enviados para o Arquivo Digital Legal. Demais anexos serão guardados na base de dados ou diretoria física.
Pode aceder diretamente aos parâmetros ou aceder ao ecrã Gestão de File Storage, onde lhe é apresentada uma mensagem, devendo clicar na hiperligação parâmetros gerais:
4 - Ativar o File Storage
Deve ativar e configurar o File Storage diretamente através da aplicação PHC CS Web. Os passos são:
- No menu aplicacional, aceder ao ecrã Gestão de File Storage.
- É apresentada a seguinte mensagem: Para utilizar esta funcionalidade, é necessário ativar o File Storage.
- Clique na hiperligação da mensagem para proceder à ativação.
- É apresentada a seguinte informação:
Nesta mensagem, a aplicação faz uma previsão de quanto espaço será necessário para todos os anexos que atualmente estão na base de dados. Informa também da quantidade de ficheiros que ainda estão em diretoria física e que será necessário tranferir para a base de dados.
- Clique em
para ativar o file storage e começar a guardar os seus anexos em segurança no File Storage do PHC CS. - No caso dos parâmetros e configurações estarem corretos, é recebida a mensagem de que o File Storage é ativado com sucesso.
Informação
Após a ativação do File Storage com sucesso, no PHC CS Web, todos os seus anexos passarão a ser armazenados no File Storage. Os anexos anteriores à data de ativação podem ser transferidos a qualquer momento no ecrã Gestão de File Storage.
No PHC CS Desktop continuará a ter a possibilidade de armazenar em diretoria física, desde que os anexos não sejam marcados como fiscalmente relevantes.
5 - Transferir os anexos armazenados em base de dados
A qualquer momento a partir da ativação do File Storage é possível enviar os anexos que estão armazenados na base de dados para o File Storage, através do ecrã Gestão de File Storage.
Bloqueio de acesso ao File Storage:
No PHC CS Web e PHC CS Desktop, o acesso ao File Storage depende da subscrição ativa deste serviço.
Quando a subscrição não é renovada ou o pagamento não é realizado, a funcionalidade do File Storage é bloqueada.
Com o bloqueio do File Storage, o utilizador perde acesso às funcionalidades do File Storage, nomeadamente o acesso a guardar anexos no File Storage, apagar, descarregar, consultar ou visualizar anexos já armazenados na nuvem.
Sempre que tentar efetuar alguma destas ações, o utilizador será informado com a seguinte mensagem:
"O seu acesso ao File Storage foi bloqueado. Contacte o seu Administrador de Sistema."
Apesar do bloqueio, o utilizador continuará a ter acesso ao ecrã de Gestão de File Storage, no entanto, a funcionalidade de transferir anexos para a nuvem estará desativada até que a subscrição seja regularizada.
Para restabelecer o acesso ao File Storage e recuperar todas as funcionalidades, o utilizador deve entrar em contacto com o Administrador de Sistema para regularizar o pagamento da subscrição.
Após o pagamento, o acesso será desbloqueado, permitindo o uso pleno do File Storage.
Informação
O Azure Firewall é um serviço de segurança de rede gerido e baseado na nuvem, que oferece proteção para os recursos na Rede Virtual do Azure. Este serviço permite que as suas aplicações e dados no Azure sejam resguardados contra ameaças externas e internas, garantindo um nível elevado de segurança. No entanto, em alguns casos, os navegadores (browsers) podem bloquear o acesso aos recursos do Azure devido a políticas de firewall implementadas na sua rede local. Esse bloqueio pode ocorrer especialmente quando a comunicação com os serviços do Azure é considerada como uma potencial ameaça pela firewall.
Para resolver este problema e permitir o acesso necessário aos serviços do Azure, é recomendada a inclusão da exceção na configuração da sua firewall:
*.blob.core.windows.net
Essa regra de exceção permitirá que o tráfego para o armazenamento do Azure (Blob Storage) seja autorizado, evitando interrupções no acesso aos recursos da sua Rede Virtual do Azure.