A Lista de Anexos permite consultar e gerir os anexos, assim como pré-visualizar, descarregar ou apagar permitindo uma melhor experiência na gestão documental.

Ao entrar na opção Lista de Anexos tem disponível uma área onde pode filtrar a pesquisa utilizando os vários campos que podem ajudar na consulta dos anexos:

Procurar por - Permite procurar anexos que contenham palavras nos seguintes campos dos dados do anexo: resumo, descrição, palavras para procura, tabela de origem, nome completo do ficheiro ou utilizador que anexou.

Selecione uma tabela - Permite escrever uma tabela existente na tabela de anexos.

Período - Permite selecionar o período para o qual pretende efetuar a sua pesquisa. Pode selecionar uma das seguintes opções:

. Entre datas - neste caso são apresentados os campos "Data inicial" e "Data final"

. Por ano contabilístico - caso tenha ativo o módulo Contabilidade

. Nos últimos 12 meses

Pasta - Permite selecionar uma pasta que tenha definido no ecrã Pasta de Anexos.

Formato do documento - Permite selecionar um formato de documento específico.

Ver apenas anexos marcados como fiscalmente relevantes - Ao ativar esta opção apenas serão apresentados os anexos marcados como fiscalmente relevantes.

Após o preenchimento destes campos pode então clicar em para obter na grelha a lista de todos os anexos de acordo com a sua pesquisa:

A grelha apresenta o resumo do anexo, a data em que o ficheiro foi anexado, a origem e a pasta, assim como o nome do ficheiro.

No caso de ter o File Storage ativo pode ainda ver uma coluna com ícones indicando se o anexo se encontra em File Storage (na cloud) ou não, mostrando o ícone  ou respetivamente.

Na última coluna da grelha tem a possibilidade de descarregar o ficheiro ou apagá-lo:

A possibilidade de apagar o anexo está relacionada com os acessos do utilizador à tabela de origem.

Pode pré-visualizar o anexo no lado direito do ecrã ao clicar em cima do ícone  da respetiva linha:

No caso de não ser suportado aparece um ícone e a informação de que não é possível pré-visualizar:

Na opção Lista de Anexos pode descarregar os seus anexos de três formas:
. Na opção de registo de cada linha, através da opção
. No botão que aparece na zona da pré-visualização -
. Ou se pretender descarregar mais do que um anexo em simultâneo, tem disponível as caixas de seleção na 1ª coluna da grelha, podendo selecionar um ou mais anexos e clicar no botão do rodapé :

Pode assim descarregar mais do que um anexo em simultâneo, otimizando o desempenho da aplicação e permitindo o descarregamento com um limite especifico, seja por tamanho ou por quantidade de ficheiros, de forma síncrona.

Os seguintes parâmetros ajudam nesse controlo:

• Anexos: Número máximo de anexos a descarregar de forma síncrona
• Anexos: Tamanho máximo de anexos (em MB) a descarregar de forma síncrona

Estes parâmetros já vem preenchidos por defeito, mas podem ser alterados para os limites de quantidade e tamanho desejados. Se estes limites forem excedidos, os ficheiros serão processados de forma assíncrona, e o utilizador poderá acompanhar através do Monitor de Processamentos Assíncronos.
 
No Monitor de Processamentos Assíncronos, quando o procedimento Descarregar ficheiros é terminado, o arquivo resultante é um ficheiro zip, com a data e hora do início do processo de criação, e fica disponível por um período de 3 dias.

A Gestão de Arquivo Digital permite controlar o arquivo digital e todos os anexos originais em falta nos respetivos documentos fiscalmente relevantes.

Nesta opção tem disponível uma área onde pode filtrar a pesquisa utilizando os vários campos que podem ajudar na consulta dos documentos fiscalmente relevantes:

Tipo de documento - Permite procurar por um tipo de documento em específico.

Período - Permite selecionar o período para o qual pretende efetuar a sua pesquisa. Pode selecionar uma das seguintes opções:

. Entre datas - neste caso são apresentados os campos "Data inicial" e "Data final"

. Por ano contabilístico - caso tenha ativo o módulo Contabilidade

. Nos últimos 12 meses

Ver apenas os documentos sem anexo original - Ao ativar esta opção apenas serão apresentados os documentos que não têm anexados os anexos originais.

Após o preenchimento destes campos pode então clicar em  para obter na grelha a lista de todos os documentos fiscalmente relevantes de acordo com a sua pesquisa:

No cartão que é mostrado pode obter a informação do número de documentos que estão com os anexos originais em falta:

Assim como a informação de quantas séries estão ainda sem desenho de impressão por defeito:

Ao clicar em "aqui" é aberto um pequeno ecrã que mostra as séries sem o desenho de impressão por defeito:

Ao clicar em é reencaminhado para o ecrã de relatórios da respetiva série.

A grelha apresenta a tabela, a série do documento, a data em que foi criado, o nome em que está o documento, a quantidade de ficheiros que tem anexado em cada documento e o estado do arquivo.

A coluna "Estado de arquivo" mostra se o documento já tem anexo original anexado ou não, através da informação ou respetivamente.

No caso de ter o File Storage ativo pode ainda ver uma coluna indicando se o anexo se encontra em File Storage (na cloud), mostrando o repetivo ícone.

Apenas documentos que têm pelo menos um anexo marcado como fiscalmente relevante devem apresentar o ícone na coluna do File Storage:

•  - se todos os ficheiros fiscalmente relevantes estão no File Storage;
•  - se nenhum documento fiscalmente relevante está no File Storage;
•   - sempre que, no total do número de anexos, hajam alguns fiscalmente relevantes que ainda não estão no File Storage mas outros já estão no File Storage;
• vazio - nenhum ficheiro associado ao documento é fiscalmente relevante

Na última coluna da grelha, tem a possibilidade de introduzir os anexos diretamente no documento, através da opção:

Posteriomente o anexo ficará associado ao documento da linha em questão.