A integração entre ERP PHC e a versão 10 do EyePeak é realizada através de um conetor, responsável por garantir o fluxo de informação no sentido ERP - > EyePeak .
Este conetor é síncrono, ou seja, sempre que é realizada uma alteração de informação no ERP que tenha de ser sincronizada para o EyePeak, essa sincronização é instantânea e imediata.
Sincronização inicial
Após a instalação correta das aplicações EyePeak (EyePeak Server Console e EyePeak v10) e da configuração dos parâmetros gerais referentes ao EyePeak, o primeiro passo é fazer a sincronização inicial de todos os dados existentes na base de dados com o EyePeak.
Para isso deve aceder ao EyePeak Sincronização, disponível no menu Supervisor.
Este monitor permite a sincronização de dados com a plataforma EyePeak e centraliza a gestão da integração inicial e contínua, garantindo que os utilizadores têm controlo total sobre os dados sincronizados e a visibilidade sobre o estado e eventuais erros do processo.
Tendo a sincronização inicial terminada, em qualquer momento pode aceder ao EyePeak Sincronização e verificar o estado dos dados sincronizados.
Notas
Ao realizar a sincronização inicial, os dados da empresa (sede) são automaticamente sincronizados com o EyePeak, garantindo a atualização da informação entre os sistemas.
Sempre que existam alterações nos Dados da Empresa, do estabelecimento 0 (sede), os dados serão novamente sincronizados ao gravar o registo.
O estado da sincronização pode ser consultado no ecrã EyePeak Sincronização, através dos respetivos logs de sincronização, onde é possível verificar se o processo se encontra Sincronizado, Pendente ou em Erro.
Sincronização de Artigos
No ecrã de Stocks e Serviços, ao criar ou alterar um artigo, se a opção Sincronizar (disponível no separador EyePeak) estiver ativa, o artigo é automaticamente enviado para o EyePeak no momento da sua gravação.
Sempre que um artigo já sincronizado é posteriormente editado ou eliminado, as alterações são automaticamente atualizadas no EyePeak, sendo executada uma nova sincronização para garantir que a informação se mantém consistente entre os sistemas.
Notas
A sincronização de artigos não se aplica a referências do tipo Serviço.
No caso específico dos artigos, é possível definir parâmetros adicionais relacionados com a gestão de stock e a rastreabilidade dos produtos no EyePeak. Para tal, podem ser ativadas as seguintes opções na ficha do artigo:
- Gere números de séries – controlo individual das unidades;
- Gere lotes – controlo de stock por lote;
- Gere data de validade – controlo da validade do artigo.
Podem ainda ser definidos o formato de entrada e o formato de saída do artigo, bem como as respetivas descrições, indicando a forma como o artigo é registado na entrada e movimentado na saída de stock no EyePeak.
Obs.: A informação da Unidade alternativa e Fator de conversão é sincronizada com EyePeak. (Deve preencher a Unidade alternativa para que o Fator de conversão passe para o EyePeak)
Sincronização de Clientes/Fornecedores
No ecrã Clientes/Fornecedores, ao criar ou alterar um cliente/fornecedor, se a opção Sincronizar (disponível no separador EyePeak) estiver ativa, o registo do cliente/fornecedor é automaticamente enviado para o EyePeak no momento da sua gravação.
Opção Sincronizar ativa - O cliente/fornecedor (novo ou existente) é sincronizado com o EyePeak ao Gravar. Após gravação e sincronização, deixa de ser possível inativar esta opção.
Opção Sincronizar inativa - O cliente/fornecedor não é sincronizado. Apenas é possível inativar esta opção na introdução de novos clientes/fornecedores.
O campo ID cliente no EyePeak/ID fornecedor no EyePeak é preenchido automaticamente com a informação recebida do EyePeak.
O campo Nome cliente no EyePeak/Nome fornecedor no EyePeak é um campo opcional que só deve ser preenchido se pretender definir um nome diferente no EyePeak.
Dados dos clientes/fornecedores enviados para o EyePeak
Os seguintes campos do cliente/fornecedor são transmitidos na sincronização:
- Nome
- Estabelecimento (no EyePeak é apresentado no campo Código: CL/FL + nºcliente + _estabelecimento)
- País do Nº Contribuinte
- Nº Contribuinte
- Morada
- Código Postal
- Localidade
- Telefone
- Fax
- Email
A sincronização de Clientes e Fornecedores inclui também a lista de moradas de carga e descarga associadas aos Clientes e Fornecedores no ecrã "Moradas de Carga e Descarga". Esta informação é enviada automaticamente para o EyePeak durante a sincronização, ficando disponível no EyePeak em Terceiros > separador Moradas de Entrega de cada Cliente/Fornecedor.
Cada morada é composta pelos campos: Rua (obrigatório), Número, Código Postal (obrigatório), Localidade (obrigatório) e País.
Ao criar uma morada de carga e descarga e associar à tabela CL ou FL, ao gravar o registo é automaticamente sincronizado.
Sincronização de Famílias de Artigos
No ecrã Famílias de Artigos, no momento da gravação, esta é sincronizada automaticamente com o EyePeak. Não é possível indicar se pretende ou não sincronizar determinada Família de Artigos.
O campo Referência da Família é a chave de identificação do registo no EyePeak e por isso, quando a integração com o EyePeak está ativa, não é possível alterá-lo após ser criado.
Se for necessário alterar uma referência já sincronizada deve ser criada uma nova família de artigos.
Ao alterar/eliminar uma família de artigos a sincronização também é efetuada e a informação é alterada/eliminada do lado do EyePeak.
Sincronização de Armazéns
No ecrã de Armazéns, ao criar ou alterar um armazém, se a opção Gere armazém (disponível no separador EyePeak) estiver ativa, a informação do armazém é automaticamente enviada para o EyePeak no momento da sua gravação.
- O campo Morada, é destinado para fazer a ligação com as moradas criadas no ecrã "Moradas de Carga e Descarga". Este campo é apresentado apenas quando a check "Gere armazém" está ativa, sendo o seu preenchimento obrigatório.
Ao clicar na lupa, é apresentada uma listagem de moradas filtrada exclusivamente por registos cuja origem é "Outras", permitindo ao utilizador selecionar a morada pretendida.
Caso a morada que pretende escolher não exista pode escrever essa morada no campo e irá aparacer a seguinte mensagem "Não foi possível encontrar Morada. Para criar clique aqui".
Ao clicar em "aqui" será redirecionado para o ecrã "Moradas de Carga e Descarga" em modo introdução.
Pode indicar toda a informação para criar a morada e após a gravação da nova morada, a aplicação retorna automaticamente ao documento que estava em introdução (Nomes de Armazéns), com a morada recém-criada já preenchida no campo correspondente.
- O campo Nº do armazém é a chave de identificação do registo no EyePeak. Por este motivo, quando a integração com o EyePeak está ativa, não é possível alterar este campo após o armazém ter sido criado.
- O campo Nome do Armazém é um campo obrigatório na sincronização com o EyePeak, no entanto, não é exigido no Cegid PHC. Desta forma, para evitar problemas durante o processo de sincronização, se o armazém for criado sem nome no Cegid PHC, no momento da sincronização o armazém será criado no EyePeak com o nome "Armazém + nº".
Ao alterar e/ou apagar um armazém, a sincronização também é efetuada para o EyePeak garantindo a coerência da informação entre as duas plataformas.
Sincronização de Países
No ecrã de Países, cada registo é enviado automaticamente para o EyePeak no momento em que é gravado, não existindo a opção de exclusão individual do país.
O campo Nome abreviado é a chave de identificação do registo no EyePeak. Por este motivo, quando a integração com o EyePeak está ativa, não é possível alterar este campo após o país ter sido criado.
Ao alterar e/ou apagar um país a sincronização também é efetuada para o EyePeak garantindo a coerência da informação entre as duas plataformas.
Dicas
A opção Sincronizar está ativa automaticamente nos Artigos, Famílias, Armazéns, Clientes e Fornecedores já existentes e como na criação de novos registos.
Esta opção permite que a informação seja sincronizada e disponibilizada no EyePeak, garantindo a gestão centralizada e a correta transferência de todos os dados relevantes entre o ERP e a plataforma EyePeak.
Integração de Inventário Físico do EyePeak
O Inventário Físico recebido via integração com o EyePeak fica identificado com um badge azul com o texto "Gerado no EyePeak" abaixo da barra de botões, permitindo ao utilizador identificar claramente a origem do inventário.
De forma a assegurar a integridade e coerência entre o Cegid PHC e a contagem física realizada no EyePeak, existem as seguintes restrições relativamente à alteração/edição após a importação deste tipo de inventário no ERP:
Não é possível apagar o inventário.
Não é possível eliminar linhas no inventário.
Não é possível introduzir novos artigos no inventário pelo que os botões das linhas "Adicionar linha", "Copiar de xls" e "Adicionar artigo" não se encontram disponíveis.
Não é possível alterar os seguintes campos das linhas:
- Referência
- Designação
- Stock
- Armazém
- Unidade
Apenas é permitido alterar os seguintes campos das linhas:
- Data
- Hora (apenas disponível quando o parâmetro "Utiliza valorização de Stocks por Data e Hora quando o custeio de stock é "Preço de Custo Ponderado" está ativo)
- Centro Analítico
- Localização Geral
- Custo Unitário
Sincronização de Séries de Documentos
No Monitor de Configurações, a sincronização permite enviar automaticamente as séries de documentos de faturação, compras, dossiers criadas ou alteradas no ERP para o EyePeak, garantindo consistência entre os sistemas.
Condições para Sincronização
Uma série só é enviada para o EyePeak quando todas as condições seguintes estão cumpridas:
- Parâmetros gerais para a integração com o EyePeak estão ativos e configurados (EyePeak: Utiliza integração)
- A série tem a opção Sincronizar ativa
- A série ainda não está sincronizada (evita envios repetidos)
Funcionamento Automático
- Ao alterar uma série, isto força uma nova sincronização
- Ao gravar a série, se cumprir as condições, a série é enviada automaticamente para o EyePeak
Eliminação de Séries
Quando uma série é eliminada no ERP:
- O sistema remove automaticamente a série também do EyePeak
Notas
A eliminação das séries só ocorre se a série não tiver documentos associados.
Campos relevantes do EyePeak nas séries:
- Sincronizar, ao ativar define se os documentos da série devem ser integrados com o EyePeak.
- Exportar, define se os documentos da série são enviados do ERP para o EyePeak (disponível apenas quando a sincronização está ativa).
- Tipo de Documento no EyePeak, identifica o tipo de documento a utilizar no EyePeak durante a integração (obrigatório quando a sincronização está ativa).
- Motivo de Devolução, define o motivo associado a documentos de devolução no EyePeak (obrigatório para notas de crédito)
Notas
O Motivo de Devolução é apenas aplicado para tipos de séries de documentos de faturação.
Campos bloqueados após sincronização
Quando o estado das séries é dado como "Sincronizado com sucesso":
- Não é possível editar os campos:
- Sincronizar
- Exportar
- Tipo de Documento no EyePeak
Validações do Sistema
Antes de gravar uma série:
- Se a sincronização estiver ativa:
- O campo Tipo de Documento no EyePeak é obrigatório
- O campo É um dossier de produção não pode estar ativo em simultâneo
- Para notas de crédito:
- O campo Motivo de Devolução é obrigatório
Identificação no EyePeak
Cada série é identificada por:
- Código = TD + Nº do Documento nas séries de documentos de Faturação.
- Código = TS + Nº do Documento nas séries de dossiers internos.
- Código = CM1 + Nº do Código de Conta Corrente
Sincronização de Documentos
A sincronização de documentos de faturação, compras e dossiers internos com o EyePeak é efetuada automaticamente para as séries configuradas para exportar, permitindo a criação e atualização de documentos entre os dois sistemas.
Condições para Sincronização
Para que a integração funcione corretamente, é necessário garantir:
- A integração com o EyePeak deve estar ativa e corretamente configurada;
- Série de documentos configurada no separador "EyePeak":
- Sincronizar: ativo
- Exportar (ERP > EyePeak): ativo
- Tipo de documento: definido
Seguir os seguintes passos:
- No Cegid PHC crie um documento para uma série com as configurações acima descritas;
- Certifique-se de que o documento cumpre as seguintes condições para sincronização:
- O documento possui um número válido;
- O documento contém pelo menos uma linha válida que cumpra as seguintes condições:
- Referência preenchida;
- Quantidade diferente de zero;
- Sem artigos de serviço.
- Clique em Gravar para finalizar o documento;
- O sistema sincronizará automaticamente o documento com o EyePeak, atribuindo-lhe um estado de sincronização visível no documento.
Estados de sincronização
- Sincronizado EyePeak (verde): O documento foi enviado com sucesso para o EyePeak;
- Pendente EyePeak (azul): O documento ainda não foi sincronizado;
- Erro EyePeak (vermelho): Ocorreu uma falha na sincronização.
Se a sincronização estiver desativada na série, não será apresentado qualquer estado relacionado com o EyePeak no documento.
Edição de documentos sincronizados
Quando um documento já sincronizado é alterado e gravado novamente, as alterações são automaticamente sincronizadas com o EyePeak.
O estado do documento será Sincronizado EyePeak, caso não ocorram erros.
Eliminação de documentos sincronizados
Não é permitido apagar um documento que já tenha sido sincronizado com o EyePeak.
Tratamento de erros de sincronização
Quando ocorre um erro na comunicação com o EyePeak, o documento ficará com o estado Erro EyePeak;
Os detalhes do erro podem ser consultados no monitor de sincronização - EyePeak Sincronização -> Logs Sincronização;
O documento pode ser reenviado para o EyePeak através do monitor de sincronização.
Notas
Ao copiar ou duplicar um registo de dossier, documento de faturação ou compras, os campos específicos e referentes ao EyePeak são limpos no novo registo para garantir que o novo registo não herde dados incorretos, duplicados ou com referências ao registo de origem.
Informação
- Os parâmetros de configuração do EyePeak estão disponíveis em todas as geografias, exceto Espanha, e para todos os planos CS e Evolution.
- Se tiver ativo o módulo Logística em Cegid PHC Desktop, os parâmetros não irão estar disponíveis.