O Arquivo Digital Legal é a solução do PHC CS para armazenar de forma segura e legalmente válida todos os documentos fiscalmente relevantes da empresa.

Este recurso permite eliminar a necessidade de manter um arquivo físico, que é exigido por um período de 10 anos, conforme estipulado pela Lei 28/2019.

Com a implementação do Arquivo Digital Legal, as empresas podem organizar de forma eficiente os seus documentos, assegurando o cumprimento das normas legais em Portugal.

 

Sim, o arquivo digital é válido para todas as empresas interessadas.

Em PHC CS, com a aquisição do módulo PHC CS Documentos e subscrição anual do File Storage (min. 10GB) fica preparado para responder aos requisitos legais.

Válido para clientes com as gamas PHC CS Advanced e PHC CS Enterprise.

 

Para começar a utilizar o Arquivo Digital Legal contacte o seu Parceiro PHC, se já for Cliente PHC, peça uma demonstração do módulo PHC CS Documentos.

 

O uso do Arquivo Digital Legal em PHC CS está intrinsecamente ligado ao File Storage, que é o serviço de armazenamento na nuvem oferecido pelo PHC CS. O File Storage permite:
 

• Armazenamento na nuvem: Os anexos de documentos são armazenados na nuvem, eliminando a necessidade de ocuparem espaço na base de dados local.
   
• Redução do tamanho da base de dados: Ao utilizar o File Storage, os anexos deixam de ser gravados na tabela de anexos da base de dados, resultando numa base de dados mais leve e otimizada.
   
• Centralização de ficheiros: Acesso controlado e seguro a todos os ficheiros a partir do seu ERP, de forma fácil e rápida.  


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A licença de PHC CS Documentos Web é necessária pois é nesta plataforma que corre o processo automático que garante a transferência de anexos para o armazenamento, em Microsoft Azure, bem como o acesso à extração para a auditoria de vários anexos.
Além disso, pode ainda gerir o Arquivo Digital Legal com uma visão 360º no ecrã de Gestão de Arquivo Digital.  

 

Ao aceder ao ecrã Gestão de File Storage, o software informará quantos anexos se encontram na base de dados e o tamanho total dos mesmos. Desta forma, fica fácil perceber quanto espaço será preciso adquirir para começar a utilizar a funcionalidade.
O espaço adquirido deve ser a partir de 10GB, sem limite máximo, e sempre adquirido em múltiplos de 10GB.

 

De maneira simples e rápida, sempre que for necessário o cliente pode realizar a extração do Arquivo Digital Legal através do botão com o nome "Extração de Arquivo Digital", no ecrã de Monitor de Gestão Documental.
O Software PHC disponibiliza um ficheiro .zip para download.

 

Sim, com a subscrição de PHC CS Assinaturas Qualificadas os documentos fiscalmente relevantes, ao serem emitidos (impressos ou enviados, papel ou PDF) são assinados automaticamente pelo PHC CS.

 

Se integra as despesas de colaboradores via Recibos Diversos do módulo PHC CS Vencimentos, basta indicar que os anexos das despesas são fiscalmente relevantes.
Para efeitos de Arquivo Digital legal, a integração na contabilidade de todos os Recibos Diversos, do período que está a integrar, deve ser efetuada para um só Documento Contabilístico.

As despesas de funcionários integradas diretamente para Recibos de Vencimento, não são consideradas para efeitos de Arquivo Digital Legal.

 

O Arquivo Digital Legal do PHC CS foi criado para empresas com contabilidade interna, o único acesso ao Arquivo Digital Legal do PHC CS é por login direto, utilizando as credenciais normais de utilizador PHC CS.

 

É necessário digitalizar as faturas ou anexar os PDFs recebidos dos fornecedores, como por exemplo, via email.
E se as faturas forem eletrónicas e em CIUS-PT, é possível com uma licença de PHC CS Gestão Web, receber por e-mail e anexar automaticamente a fatura eletrónica CIUS-PT.

 

Não, o ficheiro permanece na diretoria física.

 

Todos os anexos são transferidos para o File Storage, libertando a base de dados de todo o espaço ocupado. Não existe a opção de manter na base de dados quando ativa a utilização do File Storage.