O ecrã Pasta de Anexos no Cegid PHC Evolution / CS Web foi desenvolvido para simplificar a anexação de documentos a uma pasta específica. Esta funcionalidade permite criar pastas, que funcionam como grupos, usados para organizar os anexos adicionados às tabelas.

Os utilizadores podem manter os seus documentos de forma estruturada e segura, com a criação de pastas hierárquicas e controlo de acessos flexíveis.

É possível aceder ao ecrã Pastas de Anexos através do Menu > Documentos > Pasta de Anexos.

Pasta

Neste campo define-se o nome da pasta, que posteriomente poderá ser escolhida ao introduzir ou alterar um anexo. 

Sub-Pasta

Este campo permite criar pastas dentro de outras, o que permite uma maior organização dos documentos anexados.

Pasta para efeitos do arquivo digital

Ao ativar esta opção, os anexos criados nesta pasta, quer automaticamente através de impressão ou manualmente, serão identificados para SAF-T no resumo do anexo, bem como no nome do ficheiro.

• Se utilizar o Arquivo Digital + Cegid Docs (a partir da versão 202504. Até à versão 202503: File Storage), ao selecionar esta opção, os campos "Original" e "Fiscalmente relevante" serão automaticamente ativados ao introduzir um anexo, sendo o campo "Original" editável.
• Assim que ativar o parâmetro "Arquivo Digital: Usa Arquivo Digital para documentos fiscalmente relevantes (obriga a File Storage) segundo a lei em vigor" até à versão 202503, a partir da versão 202504, passa a utilizar-se o Cegid Docs sendo o parâmetro equivalente: "Arquivo Digital: Usa Arquivo Digital para documentos fiscalmente relevantes (obriga a Cegid Docs) segundo a lei em vigor", automaticamente os anexos que estavam no Cegid PHC Evolution / CS Desktop e no Cegid PHC Evolution / CS Web são considerados para o Arquivo Digital, desde que tenham sido anexados em pastas fiscalmente relevantes, ou seja, pastas que estejam marcadas com a opção "Pasta para efeitos do Arquivo Digital". Os anexos que estejam em pastas que não são fiscalmente relevantes, não são considerados para o Arquivo Digital. 

Acessos

Cada pasta pode ter os seguintes seguintes tipos de acesso:

. Sem controlo de acessos

. Acesso privado a um utilizador

. Acesso X à tabela Y

. Utilizadores de um perfil

Exemplo: Existe um utilizador X que faz parte do perfil de Administrativos e existe um registo na opção Tabelas com Anexos para a tabela de Clientes, com todos os acessos para este tipo de perfil. Desta forma o utilizador X pode consultar todos os anexos que possam existir para a tabela de Clientes.

Supondo que existam duas pastas criadas nesta opção que são:

Documentos de Word - acesso por tipo de perfil = Administrativos

Documentos de PDF - acesso por tipo de perfil = Técnicos

Na tabela de Clientes existem anexos classificados como sendo da Pasta "Documentos de Word" e outros como sendo da pasta "Documentos de PDF", assim o utilizador X só irá poder gerir os anexos da tabela de clientes que estejam classificados como pertencendo à pasta "Documentos de Word".

Se o Cegid Docs estiver ativo, o ecrã Pasta de Anexos passa a disponibilizar funcionalidades adicionais de integração com o Cegid Docs.

Nestes casos, é apresentado um botão para criar as pastas no Cegid Docs, bem como indicadores visuais em forma de nuvem, que permitem identificar rapidamente os anexos sincronizados com a plataforma.

Após a ativação, a criação de pastas de anexos no Cegid Docs passa a ser feita manualmente pelo utilizador através do botão, disponível no ecrã Pasta de Anexos, tanto na zona de opções relacionadas com o registo como nas Próximas ações.

Ao ativar o Cegid Docs são criadas duas pastas:

• Uma para anexos fiscalmente relevantes

• Uma para anexos não fiscalmente relevantes

Sempre que os anexos não tenham uma pasta associada, são automaticamente ligados a uma destas pastas, consoante o tipo de documento (fiscalmente relevante ou não).

Identificação visual no ecrã Pasta de Anexos

- indica que a pasta foi criada no Cegid Docs

 - indica que a pasta ainda não foi criada no Cegid Docs

Mover anexos associados a uma pasta

Ao criar uma nova pasta no Cegid Docs que já tenha anexos associados, é possível movê-los para a nova pasta:

Ao clicar em , será apresentada uma modal a questionar se pretende mover os ficheiros para a nova pasta:

- Se selecionar Sim, os ficheiros são transferidos para a nova pasta, deixando de estar associados à pasta anteriormente atribuída

- Se selecionar Não, os ficheiros permanecem na pasta anterior, sem serem movidos