Este é o ecrã central do módulo, que pode ser utilizado para realizar todas as introduções e alterações de anexos.

Os acessos a este ecrã são configurados na opção Tabelas com anexos, onde se define quais tabelas podem conter anexos.

Este ecrã pode ser acedido de duas formas:

• Pelo menu principal: Documentos > Gestão Documental.
• Através dos botões disponíveis nos ecrãs das tabelas configuradas em Tabelas com anexos.

Os botões estarão sempre visíveis nos ecrãs das tabelas configuradas para anexos, caso o parâmetro "Não calcula nº de anexos no refrescar dos ecrãs" esteja ativo.

Este parâmetro melhora a performance de navegação entre registos nos ecrãs, pois desativa o cálculo do número de anexos e impede que a mensagem com essa informação seja exibida.

Quando o parâmetro está ativo:

• O botão mantém sempre o mesmo visual, independentemente da quantidade de anexos.

Se o parâmetro estiver inativo, o comportamento dos botões será ajustado conforme descrito abaixo:

O primeiro botão indica que a tabela está configurada para ter anexos mas que ainda não existem anexos, enquanto que o segundo indica que já existem anexos para a tabela. No explicação do botão está a informação de quantos anexos existem para o registo. O acesso a estes botões é definido na opção Tabelas com anexos - Acesso para Consulta. Neste ecrã é possível escolher as seguintes opções:

• Visão Global
• Procurar e filtrar
• Análise individual
• Análise por tabela: permite selecionar a tabela e a pasta dos anexos a visualizar.

. Para uma procura mais personalizada é possível utilizar duas opções:

1. Filtro à tabela de anexos
2. Procura por palavras nos seguintes campos:
   • Resumo
   • Palavras para procura
   • Descrição
   • Descrição do registo de origem

Para realizar a procura:

• Digite o texto desejado.
• Selecione o Modo de procura:
  • Frase: procura a frase completa.
  • Todas as palavras: localiza registos que contenham todas as palavras indicadas.
  • Qualquer palavra: encontra registos que contenham pelo menos uma das palavras.
• Configure a opção Procura contida:
  • Quando ativa, pesquisa por textos que contenham o termo inserido.
  • Quando inativa, pesquisa apenas por textos iniciados pelo termo.
• Clique em Pesquisar.

Organização das pastas:

• As pastas podem ser exibidas como subnós de outras pastas caso sejam dependentes.
• Na ordenação por pasta, as subpastas aparecem organizadas sob a pasta principal.
• Na ordenação por tabela, o mesmo ocorre se a tabela e o tipo de documento forem comuns.
• Anexos sem pasta são exibidos no nó principal.
• As pastas aparecem ordenadas alfabeticamente, desde que o campo Pasta esteja preenchido na opção Manutenção de Anexos.

Sobre versões de documentos:

• É possível criar versões de um mesmo documento.
• Sempre que um documento for impresso ou exportado, ele pode ser anexado automaticamente como uma nova versão, caso a pasta esteja configurada para guardar histórico.
• Por exemplo:
  • A primeira impressão/exportação será a Versão 1.
  • Nas impressões/exportações subsequentes, o número da versão será incrementado.
• Para os IDUs que não necessitem de gestão de versões, basta não configurar a pasta para guardar histórico.

Neste ecrã , apenas aparece a última versão do anexo, como se pode observar na imagem. Todas as opções disponíveis usam a última versão. Para aceder às outras versões deve-se premir o botão . Este botão dá acesso a um ecrã com a lista das versões, onde poderá selecionar o anexo e executar uma das operações disponíveis.

As três últimas colunas do ecrã Gestão Documental informam o utilizador se os anexos já estão no Cegid Docs, se têm anexo original anexado e se o anexo é fiscalmente relevante. 

No caso de ter o Cegid Docs ativo pode ver uma coluna com ícones indicando se o anexo se encontra em Cegid Docs (na nuvem) ou não, mostrando o ícone  ou  respetivamente.

Para utilizadores do Cegid PHC Evolution, a partir do plano Plus, o ícone da nuvem verde passa a ser clicável, permitindo abrir diretamente o anexo armazenado no Cegid Docs num novo separador do navegador.

A visualização do ficheiro depende das permissões de acesso do utilizador à respetiva pasta no Cegid Docs.

Nos casos em que o ícone da nuvem surge a vermelho, significa que o ficheiro não se encontra arquivado no Cegid Docs, não estando disponível qualquer ligação.

Os botões Original e Fisc. Relevante permitem alterar estas informações do anexo diretamente no ecrã de Gestão Documental, sem a necessidade de aceder ao registo individual de cada anexo. 

Como se pode observar, no ecrã de Gestão Documental é possível apenas selecionar um anexo por vez.

Através deste botão acede-se ao ecrã de escolha do ficheiro. Após escolhido o ficheiro é aberto o ecrã de Anexos onde deve ser preenchida a restante informação. 

Através desta opção é possível apagar anexos. O acesso a esta opção é definido na opção Tabelas com anexos - Acesso para Apagar.

Através desta opção é possível alterar o registo do anexo. O acesso a esta opção é definido na opção Tabelas com anexos - Acesso para Alterar. Ao alterar um anexo é verificado se o mesmo não esta a ser alterado por outro utilizador, caso esteja a ser alterado por outro utilizador é apresentada uma mensagem de aviso que o anexo não pode ser alterado enquanto estiver a ser alterado por outro utilizador.

Através desta opção é possível aceder a um ecrã onde é dada informação extra sobre o anexo.

É possível aceder a um menu constituído por uma série de operações:

Para cada anexo é possível, consoante o tipo de acessos definidos, efetuar uma série de operações, são elas: Esta opção permite abrir (visualizar) o anexo. Atenção que se alterar o anexo a partir desta opção as alterações não são gravadas, para isso deve utilizar a opção explicada mais à frente.

Esta opção permite com um só clique enviar o anexo por email. 

No caso de não ter o Cegid Docs ativo, irá surgir este botão para que possa transferir os anexos da base de dados para a diretoria física.

Esta opção permite criar uma cópia do anexo no disco rígido, só se encontra disponível para acessos gravados na base de dados.

Nesta opção é possível configurar uma password para aceder ao anexo. Esta opção é utilizada para anexos gravados dentro da base de dados.

Esta opção permite alterar o anexo. Esta opção só é utilizada para anexos gravados dentro da base de dados.

Esta opção permite consultar o registo de origem do anexo, assim se por exemplo o anexo é uma impressão de uma fatura, ao clicar nesta opção irá poder aceder à fatura emitida. Esta opção só está disponível para os anexos criados a partir de um registo específico.

Nota: Para os anexos cuja tabela seja Projetos (TPO) ou Workflows (WWF), em vez de abrir o respetivo registo, é direcionado para o respetivo monitor.