No seguimento do Decreto-Lei nº28/2019, que procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de documentos fiscalmente relevantes, bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA, desenvolvemos o novo produto PHC CS Assinaturas Qualificadas.
A partir da versão 28 do Software PHC CS, passa a existir o novo produto PHC CS Assinaturas Qualificadas, que visa permitir ao utilizador ter acesso a certificados digitais qualificados.
Os certificados digitais qualificados garantem o reconhecimento automático e legal da sua assinatura eletrónica em Portugal e em toda a Comunidade Europeia. Estes certificados são apropriados para assinaturas digitais, onde a prova de identidade e o reconhecimento legal sejam essenciais. A partir de 1 de janeiro de 2021, todas as faturas em XML e PDF enviadas por via eletrónica têm de passar a ter assinatura digital qualificada para serem consideradas legais.
O PHC CS Assinaturas Qualificadas irá conter assinaturas (selos eletrónicos) e um voucher oferta para obter um certificado qualificado junto da entidade certificadora. Poderão ser adquiridos packs de assinaturas extra à PHC, sempre que o utilizador assim o entender.
Neste sentido, passa a ser possível emitir documentos PDF e XML de faturação com a assinatura qualificada.
Pode usar as assinaturas qualificadas em contexto multiempresa, ou seja, para várias base de dados, sendo distinguido o seu registo através do nº de contribuinte da empresa registado na Ficha Completa da Empresa.
Para adquirir o novo produto, é necessário ter o PHC ON ativo, possuir o módulo PHC CS Documentos Eletrónicos, PHC CS Gestão, PHC CS Terceiros ou PHC CS POS Back. O produto está disponível em todas as gamas.
Nota: Este produto apenas se encontra disponível com os módulos indicados, pelo que, para qualquer outro, não se encontra disponível, como por exemplo para o módulo PHC CS Clientes Corporate.
Na aplicação PHC CS Desktop, existem agora, novos parâmetros no nó Documentos Eletrónicos e ainda um novo ecrã, para que seja possível proceder com a emissão de documentos assinados:
Os novos parâmetros são:
- Utiliza Certificado - Digital Sign
- Webservice Certificado Digital Sign: ID do Autorizador
- Webservice Certificado Digital Sign: Obter Autorização de Comunicação
- Webservice Certificado Digital Sign: Secret
Nota: Estes parâmetros sofreram alterações de nome a partir da v30 e passam a estar associados às entidades externas, estando este exemplo associado à Digital Sign.
Para conseguir parametrizar estes parâmetros e prosseguir com a configuração, tem que primeiro aceder ao site da DigitalSign, criar uma conta e registar o autorizador, associado ao certificado, através do separador Certificados.
Para concluir a configuração, deve preencher os parâmetros do ID do Autorizar e do Secret, com os dados que serão fornecidos pela entidade certificadora, posteriormente no parâmetro de "Obter Autorização de Comunicação" deve clicar no botão “Autorizar”, ao fazer este passo a aplicação comunica com a DigitalSign, apresentando o ecrã de Login para assim se efetuar o mesmo. A partir daqui é apresentada uma mensagem de sucesso ou insucesso face à respetiva comunicação.
(Designação dos parâmetros anterior à v30)
Passa também a ser apresentada a data em que expira o "Token" associado certificado qualificado.
Validades a ter em conta:
- Autorizador: 3 em 3 meses
- Token: Anual
- Certificado: 3 anos
(as definições destas datas são externas à PHC, pelo que podem sofrer alterações)
- A validade do registo do autorizador difere da validade do certificado qualificado, pelo que é necessário renovar com uma maior frequência. Esta data está indicada no site da certificadora, sendo de 3 em 3 meses.
Caso o Autorizador esteja inválido, ao tentar assinar documentos a aplicação apresenta a mensagem: "A autorização para o autorizador selecionado expirou. Renove a autorização para o autorizador selecionado.".
- Associado ao certificado está também o Token, que tem a duração de 1 ano, o mesmo é renovado com a respetiva entidade, neste caso a Digital Sign, após o utilizador tratar do procedimento no site da Digital Sign, deve aceder ao parâmetro “Webservice Certificado Digital Sign: Obter Autorização de Comunicação” e clicar no botão de Renovar Autorização, para que seja feita a validação entre o PHC CS e a entidade.
- O Certificado em si, tem a validade de 3 anos.
NOTA: após cada renovação, é aconselhável reentrar na aplicação.
Validação de Saldos de Assinaturas Qualificadas
Neste ecrã, disponível a partir do menu Supervisor, pode consultar o saldo atual disponível e todos os registos que foram assinados através da grelha apresentada.
Na grelha, são apresentados os totais de aquisições e de consumos pelo período, ou seja, a partir de determinada data indicada no campo “ver movimentos a partir de” ou "ver movimentos desde sempre".
O “Total de aquisições do período”, mediante a data selecionada, apresenta o total dos packs de assinaturas já adquiridos.
O “Total de consumos do período”, mediante a data indicada, apresenta todos os documentos que consumiram assinaturas, na descrição é possível ver qual a série, nº do documento e o formato (PDF/XML).
Em suma, para conseguir assinar documentos é necessário:
- Instalar o Setup;
- Estar registado no site da DigitalSign, de forma a obter o ID do Autorizador e o Secret do Autorizador;
- Aceder aos parâmetros gerais da aplicação, pesquisar por exemplo por "Digital Sign", em seguida surgem os 4 parâmetros necessários para a configuração deste produto, são eles:
- Utiliza Certificado - Digital Sign
- Webservice Certificado Digital Sign: ID do Autorizador
- Webservice Certificado Digital Sign: Obter Autorização de Comunicação
- Webservice Certificado Digital Sign: Secret
- Ativar o parâmetro "Utiliza documentos eletrónicos";
- Preencher o parâmetro: "Diretoria onde deve ser guardado o Documento Eletrónico", que será onde ficam guardados os ficheiros descarregados;
- Configurar as séries de faturação para que sejam assinadas, para tal é necessário escolher no parâmetro da configuração da série “Documento para Assinar Digitalmente” a opção XML ou PDF.
Se selecionar a opção de PDF, deve indicar um IDU válido na opção "Documento PDF".
E ainda, a partir da v30, passou a existir uma nova opção "Tipo de Certificado a assinar digitalmente", a mesma deve ter ativo o "Certificado Digital Sign".
A partir deste momento, passa a ser possível assinar documentos com a assinatura qualificada.
Ecrãs onde é possível usufruir das Assinaturas Qualificadas
-> Faturação
-> Emissão Automática de Documentos Eletrónicos
Exemplo de utilização:
1 – Aceder ao ecrã de Faturação a Clientes
2 – Emitir uma fatura, a partir de uma série configurada para assinar documentos em formato PDF
3 – Clicar no botão “Doc. Eletrónicos” e selecionar uma das opções apresentadas
4 – Abrir o PDF que foi descarregado e verificar que o mesmo se encontra assinado.
Notas:
- Importa referir que, por cada ficheiro assinado é descarregado um ponto ao saldo de assinaturas. Sempre que necessário, podem ser adquiridos packs extra de assinaturas à PHC.
- A configuração de documentos eletrónicos não altera, ao ativar o produto PHC CS Assinaturas Qualificadas, o mesmo sobrepõe-se aos certificados avançados. No entanto, os certificados avançados continuam presentes no software.
- Para os utilizadores que estejam já a utilizar a versão e não pretendam correr o Setup completo, é necessário que seja instalado o PHC Controls, uma vez que é necessário registar a DLL e a mesma precisa da .Net Framework 4.7.2.
- A partir da v30, é obrigatório instalar o PHC Controls desta versão. No entanto, esta nova DLL não irá funcionar em versões anteriores.
Assinaturas Qualificadas em documentos de faturação em formato XML (a partir da v202501)
O que fazer:
- Atualizar o executável para o mais recente;
- Instalar o PHCControls mais atual;
Estes ficheiros estão disponíveis no FTP:
..\FTP\Outros\PHCControls
Os documentos podem ser validados a partir do validador disponível pela Digital Sign para documentos em formato XML.
Nota: Versão mínima do JAVA - 8.
Exemplo de uma série de faturação configurada para XML:
