No seguimento do Decreto-Lei nº28/2019, que procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de documentos fiscalmente relevantes, bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA, desenvolvemos o novo produto PHC CS Assinaturas Qualificadas.
A partir da versão 28 do Software PHC CS, passa a existir o novo produto PHC CS Assinaturas Qualificadas, que visa permitir ao utilizador ter acesso a certificados digitais qualificados.
Os certificados digitais qualificados garantem o reconhecimento automático e legal da sua assinatura eletrónica em Portugal e em toda a Comunidade Europeia. Estes certificados são apropriados para assinaturas digitais, onde a prova de identidade e o reconhecimento legal sejam essenciais. A partir de 1 de janeiro de 2021, todas as faturas em XML e PDF enviadas por via eletrónica têm de passar a ter assinatura digital qualificada para serem consideradas legais.
O PHC CS Assinaturas Qualificadas irá conter assinaturas (selos eletrónicos) e um voucher oferta para obter um certificado qualificado junto da entidade certificadora. Poderão ser adquiridos packs de assinaturas extra à PHC, sempre que o utilizador assim o entender.
Neste sentido, passa a ser possível emitir documentos PDF e XML de faturação com a assinatura qualificada.
Também pode usar as assinaturas digitais qualificadas em multi-empresa, sendo distinguido o seu registo através do nº de contribuinte da empresa registado na Ficha Completa da Empresa.
Na aplicação PHC CS Web, existem agora, 2 novos ecrãs para que seja possível proceder com a emissão de documentos assinados:
Configurar Certificado Qualificado - Digital Sign
Este ecrã, disponível a partir do separador Global no menu aplicacional, é composto pelos campos "ID do autorizador" e "Secret do autorizador" e pelo botão "Autorizar", que tem como função autorizar a ligação da aplicação PHC CS Web ao site da DigitalSign.
Os campos "ID do autorizador" e "Secret do autorizador" também estão disponíveis nos parâmetros da aplicação.
Para conseguir preencher estes campos e prosseguir com a configuração, tem que primeiro aceder ao site da DigitalSign, criar uma conta e registar o autorizador, associado ao certificado, através do separador Certificados.
Para concluir a configuração, deve clicar no botão “Autorizar”, ao fazer este passo a aplicação comunica com a DigitalSign, apresentando o ecrã de Login para assim se efetuar o mesmo. A partir daqui é apresentada uma mensagem de sucesso ou insucesso face à respetiva comunicação.
Passa também a ser apresentada a data em que expira o certificado qualificado.
Validades a ter em conta:
- Autorizador: 3 em 3 meses
- Token: Anual
- Certificado: 3 anos
(as definições destas datas são externas à PHC, pelo que podem sofrer alterações)
- A validade do registo do autorizador difere da validade do certificado qualificado, pelo que é necessário renovar com uma maior frequência. Esta data está indicada no site da certificadora, sendo de 3 em 3 meses.
- Associado ao certificado está também o Token, que tem a duração de 1 ano, o mesmo é renovado com a respetiva entidade, neste caso a Digital Sign, após o utilizador tratar do procedimento no site da Digital Sign, deve aceder ao parâmetro “Webservice Certificado Digital Sign: Obter Autorização de Comunicação” e clicar no botão de Renovar Autorização, para que seja feita a validação entre o PHC CS e a entidade.
- O Certificado em si, tem a validade de 3 anos.
NOTA: após cada renovação, é aconselhável reentrar na aplicação.
Validação de Saldos de Assinaturas Qualificadas
Neste ecrã, disponível a partir do separador Global no menu aplicacional, pode consultar o saldo atual disponível e todos os registos que foram assinados através da grelha que está disponível.
Através da grelha, são apresentados os totais de aquisições e de consumos pelo período, ou seja, a partir de determinada data indicada no campo “ver movimentos a partir de” ou "ver movimentos desde sempre".
O “Total de aquisições do período”, mediante a data selecionada, apresenta o total dos packs de assinaturas já adquiridos.
O “Total de consumos do período”, mediante a data indicada, apresenta todos os documentos que consumiram assinaturas, na descrição é possível ver qual a série, nº do documento e o formato (PDF/XML).
Em suma, para conseguir assinar documentos é necessário:
- Estar registado no site da DigitalSign, de forma a obter o ID do Autorizador e o Secret do Autorizador;
- Ser detentor dos módulos PHC CS Assinaturas Qualificadas, PHC CS Documentos Eletrónicos e PHC CS Gestão para CS Web e CS Desktop;
- Ter disponível as chaves abaixo no appsettings:
< add key="INS.ASSINATURAS" value="S"/ >
< add key="INS.ASSINATURAS_SERIE" value=""/ > - Ter o PHC On ativo;
- Ativar o parâmetro no PHC CS Web:
-> Utiliza certificados qualificados - Através do PHC CS Desktop:
- Ativar o parâmetro geral "Utiliza documentos eletrónicos";
- Configurar as séries de faturação para que sejam assinadas, ativando a opção "Documento para assinar digitalmente" e indicar o tipo de documento através da opção que permite selecionar o tipo de documento a assinar, sendo possível escolher em PDF ou XML.
- Validar/Autorizar os dados no ecrã Configurar Certificado Qualificado.
A partir deste momento, passa a ser possível assinar documentos com a assinatura qualificada.
Ecrãs onde é possível usufruir das Assinaturas Qualificadas
-> Faturação
-> Emissão Automática de Documentos Eletrónicos
-> Monitor de Documentos de Faturação
Exemplo de utilização:
1 – Aceder ao ecrã de Faturação;
2 – Emitir uma fatura, a partir de uma série configurada para assinar documentos em formato PDF;
3 – Clicar no botão “Descarregar Doc. Eletrónicos” e selecionar uma das opções apresentadas;
4 – Abrir o PDF que foi descarregado e verificar que o mesmo se encontra assinado.
Nota
- Importa referir que, por cada ficheiro assinado é descontado um ponto ao saldo de assinaturas. Sempre que necessário, podem ser adquiridos packs extra de assinaturas à PHC.
- A configuração de documentos eletrónicos não altera, ao ativar o produto PHC CS Assinaturas Qualificadas, o mesmo sobrepõe-se aos certificados avançados. No entanto, os certificados avançados continuam presentes no software.
Assinaturas Qualificadas em documentos de faturação em formato XML
Os documentos podem ser validados a partir do validador disponível pela Digital Sign para documentos em formato XML.
Nota: Versão mínima do JAVA - 8.
Exemplo de uma série de faturação configurada para XML:
