É a partir do ecrã “Extratos Bancários" ou diretamente do ecrã "Reconciliações Bancárias” que, caso possua o PHC On, poderá efetuar as reconciliações bancárias de forma manual a partir da importação de um extrato bancário ou via Bank Connector.

Este ecrã encontra-se disponível no menu Gestão > Extratos Bancários > Ver reconciliações ou menu Gestão > Reconciliações Bancárias

Este capítulo visa explicar todos os campos que compõem o respetivo ecrã e o seu funcionamento.

Importação pelo Extrato Bancário:

1º Passo – Importação do extrato bancário

Através do ecrã "Extratos Bancários" clique em e navegue para o ecrã  “Reconciliações Bancárias”.

Neste ecrã tem disponível o campo de seleção “Conta de Tesouraria” onde poderá escolher a conta para a qual pretende importar o extrato e o respetivo tipo de importação, diretamente ao banco BCP ou via ficheiro.
Apenas depois da seleção da conta de tesouraria pode importar o extrato bancário.

Na área principal do ecrã tem a possibilidade de arrastar ou de clicar para anexar o ficheiro que contem o extrato bancário.
O ficheiro deverá ter obrigatoriamente uma extensão .CSV. Caso isto não se verifique será apresentada uma mensagem ao utilizador “Desculpe, mas só poderá fazer upload de um ficheiro com as seguintes extensões: csv. Obrigado.” E o ficheiro não será carregado.
Este ficheiro corresponderá a um extrato bancário, e pode ser carregado como é emitido no banco, ou seja, sem necessitar de qualquer tipo de alteração.
Em relação às colunas referentes às datas, a aplicação aceita datas separadas por "/", "-" ou ".", por exemplo, "26/01/2018".

O ficheiro depois de carregado irá ser lido, o que nos levará para o passo seguinte.

2º Passo – Configuração do extrato bancário

Este passo consiste na configuração do ficheiro que foi carregado anteriormente.

Depois de carregado o ficheiro e se este é associado pela 1ª vez à conta de tesouraria, é mostrada uma mensagem “Foram detetadas alterações à configuração do extrato relativamente ao último importado para esta conta. Por favor, redefina as preferências de configuração.”.
Neste caso terá de configurar as respetivas colunas do extrato bancário carregado, ou seja, definir o tipo de cada coluna, através das caixas de seleção disponíveis em cada coluna.

Os tipos de coluna aceites podem ser "Data", "Data Valor", "Descrição", "Sinal", "Valor", "Valor Entrada", "Valor Saída" e "Ignorar Coluna".
No caso de escolher a opção "Ignorar Coluna" (opção selecionada por defeito), a coluna não irá passar para o próximo passo, ou seja, essa coluna é ignorada.
Conforme vai selecionando o tipo de coluna, esta vai ficando com uma cor diferente das restantes, dando realce às colunas já configuradas.

Ao escolher as opções "Data" ou "Data Valor", é apresentada uma formatação sugerida de acordo com as datas presentes no ficheiro. Esta formatação é meramente sugestiva. Para o caso de a formatação estar errada, o utilizador terá que alterar para corresponder ao que está no ficheiro. Estas opções apresentam um texto de ajuda que podem facilitar esta tarefa.
As colunas obrigatórias deverão ter pelo menos uma data ("Data" ou "Data Valor"), uma descrição ("Descrição"), e o valor ("Valor" ou "Valor Entrada" e "Valor Saída”).
Caso falte alguma coluna essencial, é mostrada a mensagem “É necessário selecionar os seguintes tipos de colunas: Descrição, Valor ou Valor Saída e Valor Entrada, e Data ou Data Valor.”

Esta configuração de seleção dos tipos de coluna, tal como o seu formato, será guardada por conta de tesouraria, ou seja, a próxima reconciliação que o utilizador efetuar, não terá que refazer todas estas configurações, sendo apenas necessário avançar, se o ficheiro importado mantiver a mesma estrutura.

Ainda neste passo podemos verificar no topo do ecrã a identificação da conta de tesouraria e respetiva moeda, assim como o nome do ficheiro .CSV importado. Poderá ainda remover o ficheiro importado e assim voltar ao passo anterior.
Após as configurações do ficheiro importado, o utilizador poderá avançar para o terceiro e último passo, clicando em “Avançar”.

3º Passo – Reconciliação dos movimentos

Neste momento o utilizador tem disponíveis 3 botões:

• Gravar - Esta opção navega para o ecrã posicionado no registo que acabou de importar.
• Gravar e Iniciar Reconciliação - Este botão navega para o ecrã de reconciliações com "Conta de tesouraria" preenchida com a conta de tesouraria que foi associada aquando da importação do extrato e "Data da reconciliação" preenchida com a data do extrato. (A data do extrato é a data do último movimento importado)
• Cancelar - Este botão cancela a importação.

Neste passo é avisado o utilizador se o extrato foi importado corretamente ou se existem linhas repetidas em alguma conta.
Se não existirem, a aplicação informa que o extrato foi importado com sucesso. Caso contrário vai mostrar quais são as linhas repetidas e deixar o utilizador selecionar aquelas que realmente quer que fiquem gravadas no software.
As opções de "Gravar" e "Gravar e iniciar reconciliação" estão desabilitadas se tivermos todas as linhas do extrato repetidas e nenhuma na grelha selecionada.
A verificação da repetição das linhas é feita pelos campos: data, data valor, descrição e valor.

Importação via Bank Connector:

Após autenticar a sua ligação ao banco via Bank Connector e existir uma conta de tesouraria associada à mesma é possível importar os movimentos dessa conta.

Para realizar a importação e gravar os movimentos bancários é necessário:

1. Aceder ao ecrã Extratos Bancários

1.1. Clicar no botão Importar

1.2. Selecionar a Conta de Tesouraria associada a uma ligação via Bank Connector, o novo tipo de importação: Via Bank Connector, a Data início e a Data fim

1.3. Clicar em Importar

Após estes passos é apresentado os movimentos bancários entre as datas definidas e é possível gravar estes movimentos através dos três botões:

• Gravar e reconciliar automaticamente - Será encaminhado para o ecrã do Assistente de Reconciliação Bancária 
• Gravar e reconciliar - Poderá iniciar a reconciliação menual no ecrã Reconciliações Bancárias
• Gravar - Esta opção navega para o ecrã posicionado no registo que acabou de importar.

Já no ecrã de Reconciliações bancárias pode efetuar a reconciliação do extrato com os movimentos na aplicação.

No topo do ecrã continua a ter a identificação da conta de tesouraria associada ao extrato, assim como a respetiva moeda. Ao lado temos a data do extrato, que corresponde à data do movimento mais antigo do extrato importado. No caso da Conta de Tesouraria ser em moeda estrangeira, será dada a indicação da respetiva moeda à frente do nome da conta.

Em baixo, são apresentadas três caixas com informações:

• Saldo bancário por reconciliar – valores de entrada e saída do extrato importado
• Saldo de tesouraria por reconciliar – valores de entrada e saída que serão atualizados mediante os movimentos reconciliados
• Saldos – Total bancário e Total de tesouraria. E ainda a Diferença entre o saldo bancário e o saldo de tesouraria.

Seguidamente temos dois separadores: “Por reconciliar” e “Reconciliado”.
No separador "Por reconciliar" encontram-se duas tabelas, onde a primeira corresponde aos movimentos para reconciliar do extrato importado e a tabela do lado direito corresponde aos movimentos de tesouraria por reconciliar.
Nas duas tabelas tem a possibilidade de filtrar os resultados de acordo com as colunas "Data", "Data Valor", "Descrição" e "Valor", assim como fazer a ordenação das mesmas, ao clicar em cima do título de cada coluna.

Pode simplesmente clicar em “Gravar e terminar” e assim é reencaminhado para o ecrã de “Extratos bancários” onde fica posicionado no registo criado, ou pode selecionar os movimentos pretendidos e realizar as reconciliações bancárias.

Por outro lado, pode efetuar a reconciliação dos movimentos.

Cada linha de movimentos das duas tabelas é composta por uma caixa de seleção, a informação do movimento e um botão.

A caixa de seleção tem como objetivo selecionar o(s) movimento(s) para que este(s) possa(m) ser reconciliado(s). Ao ativar esta opção, poderá verificar no rodapé do ecrã (em “por selecionar”), o(s) valor(es) selecionado(s) desse(s) movimento(s) e o que falta selecionar para que possa fazer a reconciliação. Ao selecionar o movimento dos "Movimentos de extrato para reconciliar", no separador "Por reconciliar", e clicar em "Introduzir mov. De Tesouraria", é apresentado o ecrã dos "Movimentos em Contas de Tesouraria".

Apenas quando o valor "por selecionar" se encontra a zeros é que pode reconciliar os movimentos, e nesse caso, a informação “por selecionar” é substituída por o botão “Reconciliar os selecionados”.
Ao clicar neste botão pode verificar que nas duas tabelas são removidos os movimentos previamente selecionados e o separador “Reconciliado" é atualizado, mostrando uma pequena notificação de quantas reconciliações foram efetuadas.

Em relação aos botões disponíveis em cada linha, no caso dos movimentos para reconciliar referentes ao extrato, temos um botão “X” que permite a remoção do movimento dessa tabela, aparecendo numa outra tabela que está disponível e pode ser consultada ativando a opção “Ver movimentos ignorados”.
Neste caso vai aparecer uma notificação de quantos movimentos estão ignorados. Este procedimento pode ser reversivo, clicando no respetivo movimento para restaurar esse movimento e este vai voltar a poder ser reconciliado, aparecendo novamente nos movimentos de extrato.

No caso dos movimentos de tesouraria, tem um botão no final de cada linha que permite a navegação para o respetivo movimento, e assim permite alterar alguns dados do movimento.

O separador “Reconciliado" contém todos os movimentos que já foram reconciliados.
Este separador é composto também por duas tabelas, do lado esquerdo aparece a tabela dos movimentos de extrato reconciliados e do lado direito os movimentos da tesouraria reconciliados.

Na tabela dos movimentos do extrato reconciliados tem a possibilidade de filtrar os resultados de acordo com os filtros: "Hoje", "Último extrato", "Últimos 30 dias", "Ano atual", "Não guardado" e "Desde sempre".

A tabela do lado direito só é preenchida quando o utilizador carregar no botão “>” que se apresenta no final da linha da tabela dos movimentos de extrato reconciliado, e assim irão ser apresentados os movimentos de tesouraria correspondentes à reconciliação efetuada.
No início da linha do movimento existe um botão que permite eliminar o movimento, o qual irá apagar o movimento de extrato reconciliado, assim como os respetivos movimentos de tesouraria reconciliados. Estes movimentos irão regressar as tabelas prévias, ou seja, voltarão a popular as tabelas apresentadas no separador "Por reconciliar".

No rodapé do ecrã temos disponíveis três botões:

• Gravar e terminar – permite a atualização de todos os movimentos de tesouraria e de extrato nas respetivas tabelas. Vai reencaminhar para o ecrã “Extratos Bancários”.
• Cancelar – caso ainda não tenha gravado o extrato bancário, irá ser reencaminhado para o passo 2, apagando todas as ações feitas pelo utilizador no passo 3. Caso contrário é reencaminhado para o ecrã “Extratos Bancários”.
• Introduzir movimento – permite a introdução de um novo movimento de tesouraria no ecrã “Movimentos em Contas Tesouraria”, associado à respetiva conta de tesouraria selecionada previamente. No caso de algum movimento do extrato estar selecionado, o movimento é introduzido com o respetivo valor de entrada ou de saída. Ou seja, se um movimento do extrato com valor 100.00 estiver selecionado, ao introduzir um novo movimento, este movimento será preenchido por defeito com 100.00 no valor de entrada. O mesmo acontece se o valor for negativo, indo refletir-se para o valor de saída.

Ao gravar os movimentos reconciliados, pode verificar que no ecrã “Extratos Bancários” esta informação vai sendo atualizada no texto informativo, permitindo assim ter a informação dos movimentos do extrato assim como os que ainda faltam reconciliar.
No final de todos estarem reconciliados, a opção “Reconciliado” aparece ativa.

Em relação aos acessos, estes são efetuados tendo como referencia a tabela "BA" (Movimentos em Contas de Tesouraria):

• Caso o utilizador não tenha acesso a “Internet.Consultar”, a opção “Extratos Bancários” deixa de estar disponível no menu aplicacional;
• Caso o utilizador tenha acesso a “Internet.Consultar” mas não tenha o acesso “Internet.Introduzir”, após a importação do extrato no ecrã "Reconciliações Bancárias", não é apresentado o botão “Introduzir movimento”;
• Caso o utilizador tenha acesso a “Internet.Consultar” mas não tenha o acesso “Internet.Alterar”, após a importação do extrato no ecrã "Reconciliações Bancárias", não é apresentado o botão que permite alterar o movimento, presente em cada linha da grelha referente aos movimentos de tesouraria.

Desta forma, vai ser possível verificar todos os movimentos bancários reconciliados e por reconciliar, mantendo sempre o total controle sobre os mesmos.