Para utilizar as funcionalidades do Arquivo Digital Legal e Cegid Docs, siga os passos de configuração:
- Ativação dos Serviços Conectados da Cegid
Em Cegid PHC Desktop, aceda ao ecrã Ficha completa da empresa e no separador "Serviços conectados", preencha o nome e e-mail e clique em “Estabelecer Conexão”.
Após ligação com sucesso, o botão muda para “Atualizar Conexão”.
Para utilização do Cegid Docs, é necessário aceder ao Cegid PHC Web e ativar o parâmetro “Cegid Docs: Usa Cegid Docs para guardar os anexos”. Para utilizar o Arquivo Digital Legal, é também necessário ativar o parâmetro “Arquivo Digital: Usa Arquivo Digital para documentos fiscalmente relevantes (obriga a Cegid Docs) segundo a lei em vigor”.
Nos casos em que o utilizador deseja enviar para o Cegid Docs apenas os anexos que são fiscalmente relevantes, deve ativar o parâmetro “Arquivo Digital: Transfere para o Cegid Docs apenas os documentos fiscalmente relevantes”.
Os parâmetros para utilização do Cegid Docs e do Arquivo Digital Legal estão disponíveis para ativação apenas na versão web.
Notas
Os utilizadores de File Storage que fizerem o upgrade para a versão do Cegid PHC CS ou Cegid PHC Evolution 202504 ou superior não precisam ativar os parâmetros relativos ao Cegid Docs, eles já ficam ativos por defeito.
- Ativação do Cegid Docs e migração de pastas de anexos
Para ativar o Cegid Docs, é necessário efetuar os seguintes passos:
1 . Ativar a ligação aos serviços conectados, no Cegid PHC Desktop,
2 . Aceder ao Cegid PHC Web, e ativar os parâmetros já mencionados no ponto anterior (Parâmetros),
3 . Ir ao ecrã de Gestão de Cegid Docs, clicar em ativar.
É apresentada uma modal onde o utilizador pode selecionar as pastas de anexos existentes no software para enviar para o Cegid Docs. O utilizador pode escolher todas, algumas ou nenhuma, podendo criar as pastas no Cegid Docs mais tarde através do ecrã Pasta de Anexos.
4 . Clicar em ativar.
A partir deste momento, todos os anexos inseridos no software Cegid PHC passam a ser guardados no Cegid Docs.
Notas
Algumas extensões de ficheiros, como os .exe, .msi, .dll, entre outros, não são aceites pelo Cegid Docs até o lançamento desta versão. Quando o utilizador anexar ficheiros com estas extensões, estes serão gravados na base de dados. No caso de o utilizador fazer a migração do File Storage para o Cegid Docs, os anexos com estas extensões ficarão armazenados no File Storage.
Informação
Os utilizadores do Cegid PHC Evolution têm acesso a plataforma do Cegid Docs. Para tal, devem aceder ao Workspace Admin da Cegid e configurar os utilizadores que devem ter acesso ao Docs. Também é possível gerir quais utilizadores têm acesso a cada pasta e quais os respetivos perfis. Para poder visualizar a pasta no próprio contentor no Cegid Docs, é necessário associá-la à respetiva empresa.