Este é o ecrã central do módulo, utilizado para realizar todas as introduções e alterações de anexos.

Os acessos a este ecrã são configurados na opção Tabelas com anexos, onde se define quais tabelas podem conter anexos.

Este ecrã pode ser acedido de duas formas:

• Pelo menu principal: Documentos > Gestão Documental.
• Através dos botões disponíveis nos ecrãs das tabelas configuradas em Tabelas com anexos.

Os botões estarão sempre visíveis nos ecrãs das tabelas configuradas para anexos, caso o parâmetro "Não calcula nº de anexos no refrescar dos ecrãs" esteja ativo.

Este parâmetro melhora a performance de navegação entre registos nos ecrãs, pois desativa o cálculo do número de anexos e impede que a tooltip com essa informação seja exibida.

Quando o parâmetro está ativo:

• O botão mantém sempre o mesmo visual, independentemente da quantidade de anexos.

Se o parâmetro estiver inativo, o comportamento dos botões será ajustado conforme descrito abaixo:

O primeiro botão indica que a tabela está configurada para ter anexos mas que ainda não existem anexos, enquanto que o segundo indica que já existem anexos para a tabela. No tooltip do botão está a informação de quantos anexos existem para o registo. O acesso a estes botões é definido na opção Tabelas com anexos - Acesso para Consulta. Neste ecrã é possível escolher as seguintes opções:

• Visão Global
• Procurar e filtrar
• Análise individual
• Análise por tabela: permite selecionar a tabela e a pasta dos anexos a visualizar.

. Para uma procura mais personalizada é possível utilizar duas opções:

1. Filtro à tabela de anexos
2. Procura por palavras nos seguintes campos:
   • Resumo
   • Palavras para procura
   • Descrição
   • Descrição do registo de origem

Para realizar a procura:

• Digite o texto desejado.
• Selecione o Modo de procura:
  • Frase: procura a frase completa.
  • Todas as palavras: localiza registos que contenham todas as palavras indicadas.
  • Qualquer palavra: encontra registos que contenham pelo menos uma das palavras.
• Configure a opção Procura contida:
  • Quando ativa, pesquisa por textos que contenham o termo inserido.
  • Quando inativa, pesquisa apenas por textos iniciados pelo termo.
• Clique em Pesquisar.

Organização das pastas:

• As pastas podem ser exibidas como subnós de outras pastas caso sejam dependentes.
• Na ordenação por pasta, as subpastas aparecem organizadas sob a pasta principal.
• Na ordenação por tabela, o mesmo ocorre se a tabela e o tipo de documento forem comuns.
• Anexos sem pasta são exibidos no nó principal.
• As pastas aparecem ordenadas alfabeticamente, desde que o campo Pasta esteja preenchido na opção Manutenção de Anexos.

Sobre versões de documentos:

• É possível criar versões de um mesmo documento.
• Sempre que um documento for impresso ou exportado, ele pode ser anexado automaticamente como uma nova versão, caso a pasta esteja configurada para guardar histórico.
• Por exemplo:
  • A primeira impressão/exportação será a Versão 1.
  • Nas impressões/exportações subsequentes, o número da versão será incrementado.
• Para os IDUs que não necessitem de gestão de versões, basta não configurar a pasta para guardar histórico.

Neste ecrã , apenas aparece a última versão do anexo, como se pode observar na imagem. Todas as opções disponíveis usam a última versão. Para aceder às outras versões deve-se premir o botão . Este botão dá acesso a um ecrã com a lista das versões, onde poderá selecionar o anexo e executar uma das operações disponíveis.

As três últimas colunas do ecrã Gestão Documental informam o utilizador se os anexos já estão no File Storage, se têm anexo original anexado e se o documento é fiscalmente relevante. 

Os botões Original e Fisc. Relevante permitem alterar estas informações do anexo diretamente no ecrã de Gestão Documental, sem a necessidade de aceder ao registo individual de cada anexo. 

No caso de ter o File Storage ativo pode ver uma coluna com ícones indicando se o anexo se encontra em File Storage (na nuvem) ou não, mostrando o ícone  ou  respetivamente.

No caso de ter arquivo digital pode ver uma coluna "Anexo original" e outra "Fisc. Relevante" com checkbox indicando se o anexo possui original e/ou é considerado fiscalemnte relevante. 

Como se pode observar, no ecrã de Gestão Documental apenas aparece um documento para seleção, apesar de na pasta estar indicado que existem dois documentos.

No ecrã de Anexos o utilizador pode visualizar e gerir todas as versões dos anexos. Ao alterar um anexo é gravado um novo anexo com o documento alterado.

Através deste botão acede-se ao ecrã que permite <%= TopicLink([localizar o ficheiro],[criar anexo]) %> para anexar. Após escolhido o ficheiro é aberto o ecrã de Anexos onde deve ser preenchida a restante informação. Se pretender informação sobre os campos a preencher clique <%= TopicLink([aqui],[manutenção de anexos]) %>. O acesso a esta opção é definido na opção Tabelas com anexos - Acesso para Introduzir.

Através desta opção é possível apagar anexos. O acesso a esta opção é definido na opção Tabelas com anexos - Acesso para Apagar.

Através desta opção é possível alterar o registo do anexo. O acesso a esta opção é definido na opção Tabelas com anexos - Acesso para Alterar. Ao alterar um anexo é verificado se o mesmo não esta a ser alterado por outro utilizador, caso esteja a ser alterado por outro utilizador é apresentada uma mensagem de aviso que o anexo não pode ser alterado enquanto estiver a ser alterado por outro utilizador.

Através desta opção é possível aceder a um ecrã onde é dada informação extra sobre o anexo.

É possível aceder a um menu constituído por uma série de operações:

A opção Histórico de Consultas do anexo permite visualizar uma listagem com o histórico do anexo em causa. Este histórico não é mais que os dados das consultas e alterações a determinado anexo guardado em tabela, esta opção apenas está disponível para os anexos guardados em tabela. Caso esteja a utilizar as versões dos anexos, este histórico é apresentado por versão. No ecrã de Gestão Documental é sempre visualizado o histórico da última versão, para se visualizar o histórico das versões anteriores terá que aceder ao ecrã de versões e selecionar a versão que pretende e no menu de opções e clicar na opção de Histórico de Consultas. Se possuir <%= TopicLink([PHC ON],[O que é o PHC ON]) %> poderá obter mais informação sobre, o histórico dos Anexos, carregando aqui e saiba mais sobre o Monitor "Gestão Documental", carregando aqui. A opção Ver conteúdo do Documento Eletrónico permite visualizar uma listagem com os ficheiros que constituem o documento eletrónico. A listagem indica qual dos ficheiros (xml ou pdf) foi assinado. Para ter esta opção disponível é necessário possuir o <%= TopicLink([módulo de Documentos Eletrónicos],[Módulo de Documentos Eletrónicos]) %>.

Para cada anexo é possível, consoante o tipo de acessos definidos, efetuar uma série de operações, são elas: Esta opção permite abrir (visualizar) o anexo. Atenção que se alterar o anexo a partir desta opção as alterações não são gravadas, para isso deve utilizar a opção explicada mais à frente.

Esta opção permite com um só clique enviar o anexo por email. 

No caso de não ter o File Storage ativo, irá surgir este botão para que possa transferir os anexos da base de dados para a diretoria física.

Esta opção permite criar uma cópia do anexo no disco rígido, só se encontra disponível para acessos gravados na base de dados.

Nesta opção é possível configurar uma password para aceder ao anexo. Esta opção é utilizada para anexos gravados dentro da base de dados.

Esta opção permite alterar o anexo. Esta opção só é utilizada para anexos gravados dentro da base de dados.

Esta opção permite consultar o registo de origem do anexo, assim se por exemplo o anexo é uma impressão de uma fatura ao clicar nesta opção irá poder aceder à ficha do cliente a que foi emitida a fatura. Esta opção só está disponível para os anexos criados a partir de um registo específico. Nota: Para os anexos cuja tabela seja Projetos (TPO) ou Workflows (WWF), em vez de abrir o respetivo registo, é direcionado para o respetivo monitor.