No PHC CS Web, com PHC On ativo, é possível produzir o ficheiro anual, em formato XML, de comunicação de inventários para submeter na Autoridade Tributária.
Ano fiscal
Este campo permite selecionar o ano.
Data para inventário
Neste campo deve ser definido o último dia do mês de dezembro do ano a reportar.
Portaria
Esta opção permite escolher qual a Portaria que vai utilizar para produzir o ficheiro, entre as seguintes: Portaria n.º 2/2015 ou Portaria n.º 126/2019.
Atualizar data fechada
Ao ativar este campo, após descarregar o ficheiro, o parâmetro “Data fechada nos docs. de faturação, compras, recibos, pagamentos, adiantamentos, processos e docs. de tesouraria” em ambiente desktop, será preenchido com o dia seguinte ao colocado no campo “Data para inventário”.
Todos os armazéns
Esta opção, surge ativa por defeito, e ao estando ativa recolhe os dados dos inventários de todos os armazéns.
Armazéns
Este campo só surge quando a opção “Todos os armazéns” está inativa e permite definir quais os armazéns que contêm artigos a incluir o ficheiro.
Ao clicar neste campo surge a listagem com todos os armazéns, podendo escolher apenas um armazém ou vários.
Após escolher os armazéns, ao clicar em 
é apresentada a listagem com a referência, tipo para inventário, descrição, código do produto, quantidade, unidade, preço unitário e o valor total de todos os artigos a serem incluídos no ficheiro. Caso existem erros, nomeadamente se os campos "Unidade", "Descrição" e "Tipo para inventário" não estiverem preenchidos não é apresentada a listagem.
Notas
- As colunas “Preço” e “Total” apenas surgem quando a portaria escolhida é Portaria n.º 126/2019
- O inventário é calculado à data e são considerados os artigos que não estejam marcados como de serviços, assim como são excluídos os artigos com o tipo para inventário igual a "O - Outros." e cujo stock seja igual ou inferior a 0.
- Um artigo que esteja inativo, mas que tenha stock tem de ser igualmente comunicado à AT.
Ao clicar em 
é descarregado o ficheiro em formato XML para submeter no Portal das Finanças.
O ficheiro XML é constituído pelo Cabeçalho (StockHeader) e pela Tabela de Inventário (Stock).
O Cabeçalho (StockHeader) é constituído pelos seguintes campos:
| Elemento | Nome do campo no PHC | Descrição | Notas PHC |
| FileVersion | | | A versão a utilizar do esquema XML será a que se encontra disponível no endereço http://www.portaldasfinancas.gov.pt |
| TaxRegistrationNumber | e1.ncont | | Número de Contribuinte do Estabelecimento Sede da Ficha Completa da Empresa |
| FiscalYear | | | Ano selecionado no campo "Ano fiscal" do ecrã de Comunicação de Inventário de Existências à AT. |
| EndDate | | | Data selecionada no campo "Data do Inventário"do ecrã de Comunicação de Inventário de Existências à AT. |
| NoStock | | | Assume o valor de "false". |
A Tabela de Inventário (Stock) é constituída pelos seguintes campos:
| Elemento | Nome do campo no PHC | Descrição | Notas PHC |
| ProductCategory | stobs.tipoprod | Identificador do tipo de produto. Deve ser preenchido com uma das seguintes letras: M – mercadorias; P – matérias-primas, subsidiárias e de consumo; A – produtos acabados e intermédios; S – subprodutos, desperdícios e refugos; T – produtos e trabalhos em curso B - ativos biológicos; | |
| ProductCode | st.ref | Código único do produto na lista de produtos. Este código deverá corresponder ao mesmo código utilizado no ficheiro SAF-T (PT) da faturação, quando aplicável. No caso de tipos de produtos não transacionáveis e que sejam inexistentes ao nível da tabela de Produtos do SAF-T (PT), deverá garantir-se uma codificação única para cada produto. | |
| ProductDescription | st.design | Descrição do produto | |
| ProductNumberCode | st.codigo | Código EAN. Deve ser utilizado o código EAN (código de barras) do produto. Quando este não existir, preencher com o valor do campo “Identificador do Produto” | Se o campo "Código de Barras" (st.codigo) não estiverpreenchido, é preenchido com o valor do campo "Referência" (st.ref). |
| ClosingStockQuantity | st.stock | Quantidade de existência final relativa ao período a que reporta. | |
| UnitOfMeasure | st.unidade | Unidade de medida usada (exemplo: Kg, Cm, M3, Unidades) | |
| ClosingStockValue | Campo calculado | Valor da existência final relativa ao período a que reporta. (Valor total relativo à quantidade indicada.) | Exportado apenas na Portaria nº 126/2019. Este campo é calculado tendo por base o preço vezes a quantidade existente. |