Manuais
Como fazer reconciliações bancárias automaticamente

O Assistente de Reconciliação Bancária permite efetuar de forma automática a reconciliação bancária dos movimentos bancários do extrato com os movimentos de tesouraria do sistema.

Este assistente encontra-se disponível a partir do ecrã Assistente de Reconciliação Bancária (Menu > Gestão) com o PHC On ativo e com acesso de alterar as tabelas Movimentos em Contas de Tesouraria (tabela BA) e Extratos Bancários (tabela BX).

 

Ao aceder ao Assistente de Reconciliação Bancária surgem os campos "Conta de Tesouraria" e "Data de reconciliação".

 

Após escolher a conta ao clicar no botão  irão surgir os campos para efetuar a configuração da reconciliação automática:

 

Os seguintes campos são opcionais:

Data: Esta validação compara, para movimentos com o mesmo valor, se os movimentos têm a mesma data ou diferença entre datas, dentro da tolerância de dias definida.

Tolerância de dias (Data): Este campo fica visível se o campo anterior estiver ativo. Com valor 0, as datas dos movimentos a reconciliar tem de ser iguais. Com valores diferentes de 0 as datas dos movimentos a reconciliar podem ser diferentes até ao limite de dias definido pela tolerância.

Data valor: Esta validação compara, para movimentos com o mesmo valor, se os movimentos têm a mesma data valor ou diferença entre datas valor, dentro da tolerância de dias definida.

Tolerância de dias (Data valor): Este campo fica visível se o campo anterior estiver ativo. Com valor 0, as datas valor dos movimentos a reconciliar tem de ser iguais. Com valores diferentes de 0 as datas dos movimentos a reconciliar podem ser diferentes até ao limite de dias definido pela tolerância.

Nível de precisão na descrição: Este campo permite escolher o nível de semelhança entre a descrição do movimento bancário do extrato e a descrição do movimento de tesouraria do sistema. Com valor "Igual", as descrições dos movimentos têm de ser iguais. Com valor "Semelhante", as descrições dos movimentos têm de ser de acordo com o valor da parametrização. Com valor "Muito Semelhante", as descrições dos movimentos têm de ser de acordo com o valor da parametrização mais 20% de precisão.

Se este campo estiver vazio, o nível de precisão na descrição vai ter em consideração o que está definido no parâmetro "Reconciliação bancária: Precisão na correspondência da descrição (%)", que por defeito tem o valor "10". O valor da parametrização permite regular o valor da semelhança na correspondência das descrições da reconciliação bancária. A percentagem selecionada (de 0 a 80) vai influenciar a precisão da correspondência das descrições dos Movimentos bancários do extrato e Movimentos de tesouraria do sistema.

Seleciona os movimentos mais antigos: Se ativo, no caso de existir mais do que uma correspondência para o mesmo valor serão selecionados os movimentos por ordem cronológica, do mais antigo para o mais recente. Se inativo, no caso de existir mais do que uma correspondência para o mesmo valor será selecionado o primeiro movimento com o valor da correspondência.

 
Notas
Todas estas configurações podem ser definidas na conta de tesouraria. Desta forma, ao selecionar a "Conta de Tesouraria, estas configurações são automaticamente preenchidas no passo da "Configuração da reconciliação automática" do assistente.

 

Após escolher as opções e clicar em  surge o passo dos movimentos reconciliados automaticamente.

 

Neste passo são apresentadas as correspondências automáticas entre os movimentos bancários do extrato com os movimentos de tesouraria do sistema que tenham o mesmo valor ou semelhante no movimento e que cumpram com os critérios definidos no passo anterior.

Os movimentos disponíveis para picagem automática serão todos os movimentos que estiverem por reconciliar desde sempre até à data da reconciliação.

 

Informação
 
  • Não poderão ser reconciliados movimentos de datas posteriores à data de reconciliação com movimentos de datas anteriores à reconciliação.
  • Ao desselecionar linhas, são atualizados os valores dos gráficos "Valor total a reconciliar" e "Valor total a não reconciliar".

Ao clicar em , a aplicação passa para o passo "Recibos e Pagamentos".

 

Aqui, o utilizador tem a possibilidade de reconciliar os vários movimentos do extrato bancário, selecionando para cada movimento um dos seguintes métodos de reconciliação:  

  1. Pendentes encontrados 
  2. Novo recibo 
  3. Novo pagamento 

 

1. Passo”Recibos e pagamentos” - Método de reconciliação “Pendentes encontrados”:

1.1. Permite processar recibos ou pagamentos que estejam emitidos pelo mesmo valor que o movimento do extrato bancário mas que ainda não estejam processados. 

Os passos para este método são os seguintes: 
1.1.1. Selecionar o movimento na grelha “Movimentos bancários do extrato” 
1.1.2. Selecionar o método de reconciliação “Pendentes encontrados” 
1.1.3. Na grelha com os pendentes encontrados, selecionar o recibo/ pagamento. Nesta altura aparece simultaneamente uma mensagem "Pronto para lançar” e na linha do movimento bancário onde estava “Valide os dados do documento”, passa a estar “Pronto para lançar 

 

1.2. Permite criar um novo recibo, a partir de um documento de faturação que tem o mesmo valor que o movimento do extrato bancário ou criar um novo pagamento a partir de um documento de compra que tem o mesmo valor que o extrato bancário. 

Os passos para este método são os seguintes: 
1.2.1. Selecionar o movimento na grelha “Movimentos bancários do extrato” 

1.2.2. Selecionar o método de reconciliação “Pendentes encontrados” 
1.2.3. Na grelha com os pendentes encontrados, selecionar a fatura / compra, a série do recibo/pagamento a emitir e selecionar a opção “Dar como pronto para lançar”

Tanto o novo recibo como o novo pagamento serão processados ao ser terminado o processo do assistente de reconciliação bancária e o correspondente movimento no extrato bancário ficará reconciliado. 

 

2. Passo”Recibos e pagamentos” - Método de reconciliação “Novo recibo”:
Permite criar um novo recibo, tal como se o utilizador estivesse no ecrã “Recibos c/c” e reconciliá-lo ao movimento do extrato bancário.


Os passos para este método são os seguintes:

2.1.Selecionar o movimento que pretende reconciliar na grelha com os movimentos do extrato bancário 

2.2. selecionar o método de reconciliação “Novo recibo”. 
2.2.1. Identificar o cliente para o qual pretende emitir o recibo 

2.2.2. Selecionar os documentos de c/c que pretende incluir no recibo

Neste método o assistente de reconciliação verifica sempre se o valor do movimento do extrato bancário é igual ao valor do recibo a emitir. 
Caso não seja igual, então não é possível dá-lo como pronto para lançar e avançar no assistente. 
Caso contrário, ao selecionar a opção “Dar como pronto para lançar”, o movimento do extrato bancário fica “Pronto para lançar” e no final do assistente será criado e processado o recibo bem como reconciliado o respetivo movimento bancário. 

Informação

A opção "Novo recibo" tem em conta se a série de recibos c/c está disponível no PHC CS WEB, ou seja, apenas estão disponíveis as séries de recibos c/c com a configuração "WEB: É acessível a partir do gestão web" ativa. Caso nenhuma das séries de recibos c/c tenha a configuração "WEB: É acessível a partir do gestão web" ativa, a opção "Novo recibo" não está disponível no campo "Método de Reconciliação".

 

3. Passo”Recibos e pagamentos” - Método de reconciliação “Novo pagamento”:

Permite criar um novo pagamento, tal como se o utilizador estivesse no ecrã “Pagamentos de c/c” e reconciliá-lo ao movimento do extrato bancário. 

Os passos para este método são os seguintes: 

3.1. Selecionar o movimento que pretende reconciliar na grelha com os movimentos do extrato bancário  

3.2. Selecionar o método de reconciliação “Novo pagamento” 
3.2.1. Identificar o fornecedor para o qual pretende emitir o pagamento  

3.2.2. Selecionar os documentos de c/c que pretende incluir no pagamento

Neste método o assistente de reconciliação verifica sempre se o valor do movimento do extrato bancário é igual ao valor do pagamento a lançar. 
Caso não seja igual, então não é possível dá-lo como pronto para lançar e avançar no assistente. 
Caso contrário, ao selecionar a opção “Dar como pronto para lançar”, o movimento do extrato bancário fica “Pronto para lançar” e no final do assistente será criado e processado o pagamento, bem como reconciliado o respetivo movimento bancário. 


 

Ao clicar em , a aplicação avança para o passo "Tesouraria".

 

Neste passo, ao escolher cada um dos movimentos bancários do extrato, será possível criar o respetivo: 

  • Documento de Tesouraria - esta opção fica disponível se o parâmetro “Utiliza Movimentos ou Documentos de Tesouraria” estiver configurado com “Documento de tesouraria” 
  • Movimento de Tesouraria – esta opção e fica disponível se o parâmetro “Utiliza Movimentos ou Documentos de Tesouraria” estiver configurado com “Movimento de tesouraria” 
  • Transferência conta – conta - esta opção está disponível independentemente do parâmetro “Utiliza Movimentos ou Documentos de Tesouraria”, dependendo apenas do utilizador ter ou não acesso às transferencias conta-conta. 

 
 
Ao selecionar qual o tipo de movimento que se pretende criar e reconciliar - Movimento de Tesouraria, Documento de Tesouraria ou Transferência Conta-Conta, o utilizador deverá preencher a informação para o tipo de movimento selecionado, e por fim, selecionar a opção “Dar como pronto para lançar”. 
 
Nessa altura, caso não haja erros de validação, surgirá na linha do movimento do banco a indicação “Movimento de tesouraria pronto para lançar”, “Documento de tesouraria pronto para lançar” ou “Transferência conta-conta pronta para lançar”, conforme o tipo de movimento selecionado. 

 

Ao clicar em , a aplicação avança para o passo "Faturas - Recibo".

Neste passo é possível criar faturas recibo e e reconciliá-las de forma automática com movimentos de valores recebidos nos movimentos do extrato bancário.
Para tal, em 1º lugar tem de se selecionar o movimento do extrato bancário que se pretende reconciliar e criar a correspondente fatura-recibo. Em seguida há que preencher os seguintes campos:

  • Série de faturação - Neste campo seleciona-se a série de fatura recibo a emitir
  • Nome – Neste campo coloca-se o nome do cliente a emitir a fatura recibo
  • Número - nº do cliente. Este campo preenche-se de forma automática ao ser preenchido o campo “Nome”
  • Estabelecimento – Estabelecimento do cliente. Este campo preenche-se de forma automática ao ser preenchido o campo “Nome”
  • Referência - Neste campo indica-se a referência que se pretende colocar na fatura- recibo
  • Taxa de IVA – Este campo é preenchido automaticamente com a taxa de IVA que está definida na ficha do cliente. Se não existir informação na ficha do cliente, então é preenchido com o IVA que está configurado na ficha da referência selecionada. No entanto, caso pretenda, o utilizador poderá selecionar nesse campo uma outra taxa de IVA.
  • Motivo de isenção - Este campo é de preenchimento obrigatório, caso no campo “Taxa de IVA” tenha sido selecionada a taxa de IVA igual a 0%.

    Depois de preenchidos os campos anteriormente indicados, ao selecionar a opção “Dar como pronto para lançar”, o respetivo movimento bancário do extrato fica marcado com “Documento faturação pronto para lançar”.

 


 
Por fim, ao selecionar a opção “Terminar e Reconciliar”, () é apresentada a mensagem:

 

A partir desta mensagem, o utilizador navega de forma automática para o monitor de processamentos assíncronos.  

Ao aceder ao separador “Terminado”, e selecionar o tipo de processamento “Reconciliações bancárias”, será apresentado o resultado do processamento.