O que é o Arquivo Digital Legal?
O Arquivo Digital Legal é a solução do Cegid PHC Evolution e do Cegid PHC CS para armazenar de forma segura e legalmente válida todos os documentos fiscalmente relevantes da empresa.
Este recurso permite eliminar a necessidade de manter um arquivo físico, que é exigido por um período de 10 anos, conforme estipulado pelo Decreto-Lei n.º 28/2019.
Com a implementação do Arquivo Digital Legal, as empresas podem organizar de forma eficiente os seus documentos, assegurando o cumprimento das normas legais em Portugal.
Está disponível para todas as empresas?
Sim, o arquivo digital é válido para todas as empresas interessadas.
Em Cegid PHC Evolution, nos planos Cegid PHC Evolution Plus, Cegid PHC Evolution Advanced, Cegid PHC Evolution Premium e Cegid PHC Evolution Ultimate, através da integração com o Cegid Docs, com 1GB de armazenamento incluído.
Em Cegid PHC CS, nos planos Cegid PHC CS Corporate, Cegid PHC CS Advanced e Cegid PHC CS Enterprise, com a aquisição do módulo Cegid PHC CS Documentos e subscrição anual de packs de armazenamento Cegid Docs (min. 1GB) fica preparado para responder aos requisitos legais.
O que é o armazenamento na cloud via Cegid Docs?
O Cegid Docs é uma plataforma de arquivo digital que armazena informação num único local e facilita a gestão e partilha estruturada de todos os documentos.
Uma vez importados, os documentos podem ser acedidos a qualquer altura e de forma ágil.
Através desta aplicação Cegid de armazenamento na cloud poderá:
- Fazer upload simples de documentos a partir do ERP
- Fazer o arquivo da documentação da empresa
- Estar em conformidade com a legislação em vigor
- Garantir a integração com a contabilidade
- Armazenar a informação de forma segura
Esta aplicação Cegid permite assim desmaterializar processos e agilizar métodos de trabalho, garantindo a conformidade com a legislação (Decreto Lei n.º 28/2019).
Pode obter mais informação sobre o Cegid Docs nesta
página. O que permite a integração entre o Cegid PHC Evolution / CS e o Cegid Docs?
O uso do Arquivo Digital Legal em Cegid PHC Evolution e Cegid PHC CS está intrinsecamente ligado ao Cegid Docs que é a aplicação de armazenamento na nuvem oferecido pela Cegid. O Cegid Docs permite:.
- Armazenamento na nuvem: Os anexos de documentos são armazenados na nuvem, eliminando a necessidade de ocuparem espaço na base de dados local.
- Redução do tamanho da base de dados: Ao utilizar o Cegid Docs, os anexos deixam de ser gravados na tabela de anexos da base de dados, resultando numa base de dados mais leve e otimizada.
- Centralização de ficheiros: Acesso controlado e seguro a todos os ficheiros a partir do seu ERP, de forma fácil e rápida. Acesso a todos os seus documentos armazenados no Cegid Docs em qualquer lugar e altura.
Quais são exatamente os requisitos comerciais para poder utilizar o Arquivo Digital Legal do Cegid PHC Evolution e do Cegid PHC CS através do Cegid Docs?
Pode consultar os requisitos comerciais completos da solução de Arquivo Digital Legal do Cegid PHC Evolution e do Cegid PHC CS no seguinte
artigo.
Porque preciso de licença Cegid PHC CS Documentos Web para ter acesso ao Arquivo Digital Legal e ao Cegid Docs?
A licença de Cegid PHC CS Documentos Web é necessária pois é nesta plataforma que corre o processo automático que garante a transferência de anexos para o Cegid Docs, em Microsoft Azure, bem como o acesso à extração para a auditoria de vários anexos.
Além disso, pode ainda gerir o Arquivo Digital Legal com uma visão 360º no ecrã de Gestão de Arquivo Digital.
O que acontece ao Cegid PHC File Storage?
A solução de armazenamento na nuvem Cegid PHC File Storage será descontinuada com o lançamento da versão 202504 do Cegid PHC CS e do Cegid PHC Evolution. Neste sentido, nesse momento, deixarão de ser comercializados os packs de 10GB de Cegid PHC File Storage, passando a ser comercializados packs de 1GB de Cegid Docs.
O que acontece ao armazenamento de Cegid PHC File Storage que adquiri e aos documentos que lá tenho atualmente?
Os GB de armazenamento na nuvem Cegid PHC File Storage que adquiriu até ao momento da ativação do Cegid Docs serão automaticamente transferidos para o Cegid Docs no momento da ativação.
Terá também a possibilidade de transferir facilmente os documentos que tem atualmente no Cegid PHC File Storage (ou na base de dados ou no disco) para o Cegid Docs. Pode ver como fazê-lo no seguinte
artigo.
Qual o espaço que devo adquirir para começar a utilizar o Cegid Docs?
Ao aceder ao ecrã Gestão de Cegid Docs o software informará quantos anexos se encontram na base de dados e o tamanho total dos mesmos. Desta forma, fica fácil perceber quanto espaço será preciso adquirir para começar a utilizar a funcionalidade.
O espaço adquirido deve ser a partir de 1GB, sem limite máximo, e sempre adquirido em múltiplos de 1GB.
Quais as diferenças na utilização do Cegid Docs entre os clientes de Cegid PHC Evolution e de Cegid PHC CS?
A principal diferença na utilização do Cegid Docs entre os clientes Cegid PHC Evolution e os clientes Cegid PHC CS prende-se com o acesso à aplicação do Cegid Docs: os clientes Cegid PHC Evolution têm acesso à aplicação web do Cegid Docs e ao espaço de armazenamento na nuvem, enquanto os clientes Cegid PHC CS têm acesso apenas ao espaço de armazenamento na nuvem.
Além disso, um cliente Cegid PHC Evolution tem à sua disposição 1GB de armazenamento incluído na sua licença, enquanto um cliente Cegid PHC CS não tem.
É possível fazer o Arquivo Digital Legal completo de documentos emitidos e de documentos recebidos?
Sim, é.
No Cegid PHC Evolution pode facilmente fazer o Arquivo Digital Legal de documentos recebidos de duas formas:
- Através da integração na Contabilidade nativa do Cegid PHC Evolution, caso tenha o módulo Cegid PHC Evolution Contabilidade.
- Através da aplicação do Cegid Docs, caso opte por não fazer a contabilidade no Cegid PHC Evolution.
No Cegid PHC CS pode fazer o Arquivo Digital Legal de documentos recebidos apenas através da integração na Contabilidade nativa do Cegid PHC CS com o módulo Cegid PHC CS Contabilidade (ver FAQ “Quais as diferenças na utilização do Cegid Docs entre os clientes de Cegid PHC Evolution e de Cegid PHC CS?”).
Ambos os produtos estão totalmente preparados para fazer o Arquivo Digital Legal de documentos emitidos, para os quais a informação contabilística já não é obrigatória.
Os documentos emitidos são assinados digitalmente antes de serem guardados?
Sim, com a subscrição de Cegid PHC Evolution Assinaturas Qualificadas ou Cegid PHC CS Assinaturas Qualificadas os documentos fiscalmente relevantes, ao serem emitidos (impressos ou enviados, papel ou PDF) são assinados automaticamente pelo Cegid PHC Evolution ou pelo Cegid PHC CS.
Posso arquivar faturas anexas nas despesas de colaboradores ou Documentos de Tesouraria?
Se integra as despesas de colaboradores via Recibos Diversos do módulo Cegid PHC Evolution Vencimentos ou Cegid PHC CS Vencimentos, basta indicar que os anexos das despesas são fiscalmente relevantes.
Para efeitos de Arquivo Digital legal, a integração na contabilidade de todos os Recibos Diversos, do período que está a integrar, deve ser efetuada para um só Documento Contabilístico.
As despesas de funcionários integradas diretamente para Recibos de Vencimento, não são consideradas para efeitos de Arquivo Digital Legal.
A solução Arquivo Digital Legal aplica-se para gabinetes de contabilidade, que tem a seu cargo várias empresas?
Não. A solução de Arquivo Digital Legal do Cegid PHC Evolution e do Cegid PHC CS é para empresas de mid-market com contabilidade interna e suportada no módulo Gestão (e Contabilidade para o arquivo digital completo, i.e. incluindo os documentos recebidos).
De que forma podemos arquivar digitalmente os documentos que recebemos em papel, por exemplo, faturas de fornecedores?
É necessário digitalizar as faturas ou anexar os PDFs recebidos dos fornecedores, como por exemplo, via email.
E se as faturas forem eletrónicas e em CIUS-PT, é possível com uma licença de Cegid PHC Evolution Gestão Web ou Cegid PHC CS Gestão Web, receber por e-mail e anexar automaticamente a fatura eletrónica CIUS-PT.
A rotina de transferência de anexos de seguida, de diretoria física para base de dados elimina os ficheiros da diretoria física quando transfere?
Não, o ficheiro permanece na diretoria física.
Os anexos mantêm-se na base de dados depois de transferidos para o Cegid Docs? Temos opção para decidir se ficam apenas no Cegid Docs?
Existe a possibilidade de definir que apenas envia para o Cegid Docs os documentos fiscalmente relevantes, mantendo-se os documentos não fiscalmente relevantes a serem armazenados na base de dados. No entanto, os documentos que forem enviados para o Cegid Docs não se mantém na base de dados, libertando-a.
A visualização do badge, que indica se determinado documento está ou não arquivado digitalmente, não aparece nos pagamentos e talões de depósito?
Não aparece.
O badge é uma funcionalidade de "Controlo de estado de arquivo digital legal". Só é possível nas tabelas que o software tem controlo de relevância fiscal, ou seja, os documentos incluídos no ficheiro SAF-T(PT) e também Compras. Só aí é que o software sabe que há efetivamente um registo no software que corresponde a um documento fiscal legal, e como tal tem de haver um anexo a indicar que é o original. Documentos de faturação, Dossiers, Compras, Recibos a clientes, Recibos de Adiantamento e Adiantamentos a Fornecedor. São as mesmas tabelas que têm controlo de estado no Monitor de Gestão de Arquivo Digital (opção disponível através do menu ou no Monitor de Gestão Documental).
Caso os documentos já tenham anexos associados e ainda não tenham sido impressos, ao imprimir à posteriori não é colocado o anexo do documento? Se a impressão não estiverem como impressão por defeito não anexa?
Há duas funcionalidades de anexação automática ao imprimir:
- Funcionalidade dos módulos Cegid PHC Evolution Documentos desktop ou Cegid PHC CS Documentos desktop, existente na configuração de séries em desktop (ao imprimir anexar)
- Funcionalidade do Arquivo Digital Legal, que anexa ao imprimir, mesmo sem a configuração no IDU (ponto anterior) ativa, disponível em desktop e em web, mas só anexa se:
a) ainda não houver nenhum anexo marcado como original, dado que assume que já está o original
b) se a impressão for de "ORIGINAL"
c) se a impressão for o IDU ou Report por defeito - para não anexar outra impressão que possa ser um draft ou outro layout que não para efeitos fiscais.
Como garantir que não utilizo o Cegid Docs real ao fazer testes?
Se precisar de fazer testes ao Arquivo Digital Legal com Cegid Docs do Cegid PHC Evolution ou do Cegid PHC CS deve garantir que:
- Está a utilizar uma base de dados de teste, e
- Não tem a empresa da base de dados de teste configurada com o mesmo NIF da empresa real, de forma que os ficheiros de teste não se misturem com os ficheiros reais e não sejam exportados aquando da produção do ficheiro de arquivo digital, por exemplo.