Manuais
Assinaturas Qualificadas no PHC CS Desktop

No seguimento do Decreto-Lei nº28/2019, que procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de documentos fiscalmente relevantes, bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA, desenvolvemos o novo produto PHC CS Assinaturas Qualificadas.    
 
A partir da versão 28 do Software PHC CS, passa a existir o novo produto PHC CS Assinaturas Qualificadas, que visa permitir ao utilizador ter acesso a certificados digitais qualificados. 
 
Os certificados digitais qualificados garantem o reconhecimento automático e legal da sua assinatura eletrónica em Portugal e em toda a Comunidade Europeia. Estes certificados são apropriados para assinaturas digitais, onde a prova de identidade e o reconhecimento legal sejam essenciais. A partir de 1 de janeiro de 2021, todas as faturas em XML e PDF enviadas por via eletrónica têm de passar a ter assinatura digital qualificada para serem consideradas legais. 
 
O PHC CS Assinaturas Qualificadas irá conter assinaturas (selos eletrónicos) e um voucher oferta para obter um certificado qualificado junto da entidade certificadora. Poderão ser adquiridos packs de assinaturas extra à PHC, sempre que o utilizador assim o entender. 
 
Neste sentido, passa a ser possível emitir documentos PDF e XML de faturação com a assinatura qualificada. 

Pode usar as assinaturas qualificadas em contexto multiempresa, ou seja, para várias base de dados, sendo distinguido o seu registo através do nº de contribuinte da empresa registado na Ficha Completa da Empresa.

Para adquirir o novo produto, é necessário ter o PHC ON ativo, possuir o módulo PHC CS Documentos Eletrónicos, PHC CS Gestão, PHC CS Terceiros ou PHC CS POS Back. O produto está disponível em todas as gamas.

Nota: Este produto apenas se encontra disponível com os módulos indicados, pelo que, para qualquer outro, não se encontra disponível, como por exemplo para o módulo PHC CS Clientes Corporate.
 
Na aplicação PHC CS Desktop, existem agora, novos parâmetros no nó Documentos Eletrónicos e ainda um novo ecrã, para que seja possível proceder com a emissão de documentos assinados:

Os novos parâmetros são: 

  • Utiliza Certificado - Digital Sign
  • Webservice Certificado Digital Sign: ID do Autorizador
  • Webservice Certificado Digital Sign: Obter Autorização de Comunicação
  • Webservice Certificado Digital Sign: Secret

Nota: Estes parâmetros sofreram alterações de nome a partir da v30 e passam a estar associados às entidades externas, estando este exemplo associado à Digital Sign. 

Para conseguir parametrizar estes parâmetros e prosseguir com a configuração, tem que primeiro aceder ao site da DigitalSign, criar uma conta e registar o autorizador, associado ao certificado, através do separador Certificados.

  

Para concluir a configuração, deve preencher os parâmetros do ID do Autorizar e do Secret, com os dados que serão fornecidos pela entidade certificadora, posteriormente no parâmetro de "Obter Autorização de Comunicação" deve clicar no botão “Autorizar”, ao fazer este passo a aplicação comunica com a DigitalSign, apresentando o ecrã de Login para assim se efetuar o mesmo. A partir daqui é apresentada uma mensagem de sucesso ou insucesso face à respetiva comunicação. 

(Designação dos parâmetros anterior à v30)

Passa também a ser apresentada a data em que expira o "Token" associado certificado qualificado. 

 

Validades a ter em conta:

  1. Autorizador: 3 em 3 meses
  2. Token: Anual
  3. Certificado: 3 anos

(as definições destas datas são externas à PHC, pelo que podem sofrer alterações)

  • A validade do registo do autorizador difere da validade do certificado qualificado, pelo que é necessário renovar com uma maior frequência. Esta data está indicada no site da certificadora, sendo de 3 em 3 meses.
    Caso o Autorizador esteja inválido, ao tentar assinar documentos a aplicação apresenta a mensagem: "A autorização para o autorizador selecionado expirou. Renove a autorização para o autorizador selecionado.".
     
  • Associado ao certificado está também o Token, que tem a duração de 1 ano, o mesmo é renovado com a respetiva entidade, neste caso a Digital Sign, após o utilizador tratar do procedimento no site da Digital Sign, deve aceder ao parâmetro “Webservice Certificado Digital Sign: Obter Autorização de Comunicação” e clicar no botão de Renovar Autorização, para que seja feita a validação entre o PHC CS e a entidade.
     
  • O Certificado em si, tem a validade de 3 anos. 

NOTA: após cada renovação, é aconselhável reentrar na aplicação. 

 

Validação de Saldos de Assinaturas Qualificadas 

Neste ecrã, disponível a partir do menu Supervisor, pode consultar o saldo atual disponível e todos os registos que foram assinados através da grelha apresentada. 

Na grelha, são apresentados os totais de aquisições e de consumos pelo período, ou seja, a partir de determinada data indicada no campo “ver movimentos a partir de” ou "ver movimentos desde sempre".  

O “Total de aquisições do período”, mediante a data selecionada, apresenta o total dos packs de assinaturas já adquiridos. 

“Total de consumos do período”, mediante a data indicada, apresenta todos os documentos que consumiram assinaturas, na descrição é possível ver qual a série, nº do documento e o formato (PDF/XML).  

Em suma, para conseguir assinar documentos é necessário:
 

  • Instalar o Setup;
  • Estar registado no site da DigitalSign, de forma a obter o ID do Autorizador e o Secret do Autorizador;
  • Aceder aos parâmetros gerais da aplicação, pesquisar por exemplo por "Digital Sign", em seguida surgem os 4 parâmetros necessários para a configuração deste produto, são eles:
    • Utiliza Certificado - Digital Sign
    • Webservice Certificado Digital Sign: ID do Autorizador
    • Webservice Certificado Digital Sign: Obter Autorização de Comunicação
    • Webservice Certificado Digital Sign: Secret
  • Ativar o parâmetro "Utiliza documentos eletrónicos";
  • Preencher o parâmetro: "Diretoria onde deve ser guardado o Documento Eletrónico", que será onde ficam guardados os ficheiros descarregados;
  • Configurar as séries de faturação para que sejam assinadas, para tal é necessário escolher no parâmetro da configuração da série “Documento para Assinar Digitalmente” a opção XML ou PDF.
    Se selecionar a opção de PDF, deve indicar um IDU válido na opção "Documento PDF".
    E ainda, a partir da v30, passou a existir uma nova opção "Tipo de Certificado a assinar digitalmente", a mesma deve ter ativo o "Certificado Digital Sign".


A partir deste momento, passa a ser possível assinar documentos com a assinatura qualificada.  
 
Ecrãs onde é possível usufruir das Assinaturas Qualificadas 
-> Faturação 
-> Emissão Automática de Documentos Eletrónicos 

Exemplo de utilização: 

1 – Aceder ao ecrã de Faturação a Clientes 

2 – Emitir uma fatura, a partir de uma série configurada para assinar documentos em formato PDF 

3 – Clicar no botão “Doc. Eletrónicos” e selecionar uma das opções apresentadas 

4 – Abrir o PDF que foi descarregado e verificar que o mesmo se encontra assinado. 

 
 
Notas: 
- Importa referir que, por cada ficheiro assinado é descarregado um ponto ao saldo de assinaturas. Sempre que necessário, podem ser adquiridos packs extra de assinaturas à PHC. 
 
- A configuração de documentos eletrónicos não altera, ao ativar o produto PHC CS Assinaturas Qualificadas, o mesmo sobrepõe-se aos certificados avançados. No entanto, os certificados avançados continuam presentes no software. 

- Para os utilizadores que estejam já a utilizar a versão e não pretendam correr o Setup completo, é necessário que seja instalado o PHC Controls, uma vez que é necessário registar a DLL e a mesma precisa da .Net Framework 4.7.2.

- A partir da v30, é obrigatório instalar o PHC Controls desta versão. No entanto, esta nova DLL não irá funcionar em versões anteriores.

 

Assinaturas Qualificadas em documentos de faturação em formato XML (a partir da v30)

Para que os documentos XML estejam devidamente assinados, é necessário correr um aplicativo em Java, caso o utilizador ainda não tenha instalado.

O que fazer:

  • Atualizar o executável para o mais recente;
  • Copiar a pasta do DSS (Digital Signature Service) para a diretoria da aplicação;
  • Instalar o aplicativo Java "Eclipse Temurin JDK with Hotspot 16.0.2+7 (x64)" caso ainda não tenha instalado - Validar através da opção "Adicionar ou Remover Programas", disponível no Windows;
  • Instalar o PHCControls, da v30;

Estes ficheiros estão disponíveis no FTP:
..\FTP\Outros\XML-Assinaturas Qualificadas
..\FTP\Outros\PHCControls


Os documentos podem ser validados a partir do validador disponível pela Digital Sign para documentos em formato XML.

Nota: Versão mínima do JAVA - 8.

Exemplo de uma série de faturação configurada para XML: