O assistente de E-mails e Sms é composto por sete passos que funcionam do seguinte modo:

1º- Escolha de mensagem
Estão disponíveis duas opções: criar uma nova mensagem (E-mail ou SMS) ou utilizar uma já existente (para tal deve seleccionar a linha correspondente ao E-mail/Sms desejado). Neste último caso poderá utilizar a mensagem tal como está definida ou efectuar alterações à mesma.
Fazendo duplo clique na coluna de nome da mensagem poderá alterar o seu nome ou o estado de privacidade (privada ou pública).

Se forem feitas alterações a um E-mail/Sms (i.e. no passo 2) e posteriormente voltar ao passo 1, seleccionando a opção de criar um novo E-mail/Sms, o programa avisa que existe um modelo em alteração. Se o utilizador confirmar que deseja continuar serão perdidas as alterações efectuadas anteriormente.

O botão permite imprimir a listagem dos E-mails/Sms existentes.

Se o utilizador desejar poderá visualizar uma listagem contendo apenas os E-mails/Sms criados por si, activando a check-box Ver somente os privados.

2º- Selecção de tabelas
Este passo surge, quando existem tabelas seleccionadas na Configuração do Assistente de E-mails (desde que o utilizador possua acesso de consulta às mesmas) e serve para indicar onde terão origem os E-mails/Sms. Na listagem de campos comuns, depois de refrescar o seu conteúdo através do respectivo botão , serão apresentados os campos comuns às tabelas seleccionadas (caso sejam seleccionadas diversas tabelas) ou os campos que constituem a tabela escolhida.

NOTA: O Assistente de E-mails e SMS permite a utilização de tabelas do utilizador seguindo as mesmas regras de utilização das tabelas acima mencionadas.

Para seleccionar/desseleccionar uma tabela deve dar um clique com o rato ou premir a Tecla de espaço. Para seleccionar/desseleccionar diversas tabelas deve fazer CTRL + Clique ou CTRL + Tecla de espaço.

As descrições dos campos têm sempre como base a primeira tabela seleccionada na listagem de tabelas. Qualquer dúvida acerca de diferenças entre os campos deve ser tirada com apoio do dicionário de dados.

3º- Aplicação de filtros em tabelas
Neste passo poderá aplicar um filtro a cada tabela escolhida no passo 2. Para tal, deve escolher uma tabela e clicar em para definir o filtro a aplicar. Fazendo clique direito no mesmo botão poderá visualizar os resultados obtidos com os filtros que já existem.

4º- Opções de envio
Para envio de E-mails:
Neste passo o utilizador deve preencher os campos Para/To: (obrigatório), Cc: e Bcc: arrastando os campos comuns para o local desejado ou escrevendo directamente o nome do campo (conforme indicado na barra de estado no fundo do ecrã) e separando os campos inseridos com ponto e vírgula (;).
Uma vez seleccionada uma tabela (2º- Selecção de tabelas), não é recomendável digitar endereços de E-mail directamente nos campos Para/To, isto porque o assistente de E-mails não relaciona os campos da tabela com a informação digitada, ou seja, os campos não irão reflectir os valores da tabela (campos identificados por §).
No entanto é possível enviar E-mails digitando os endereços respectivos nos campos descritos, se o utilizador não tiver seleccionado qualquer tabela.
Podem enviar-se e-mails, a partir do assistente de e-mails, com os campos CC: e/ou BCC: preenchidos e a opção Formato HTML seleccionada.

Nota:
Por exemplo a tabela de Documentos de facturação não possui um campo de endereço de E-mail, pelo que, para se seleccionar esta tabela, é necessário criar previamente um campo de utilizador para o efeito.

Cc: é o endereço de E-mail para onde vai uma cópia do mesmo, sem conhecimento do(s) destinatário(s) incluídos em Para/To:.
O campo Bcc: permite enviar o E-mail a alguém sem que os destinatários inseridos nos campos Para/To e Cc: tenham conhecimento.
Fazendo duplo clique num dos campos comuns coloca-o de imediato no final do campo Para/To:.
O modo de envio permite definir se os E-mails serão enviados simultaneamente para os diversos destinatários (assinalar a opção Todos de uma só vez) ou um de cada vez (assinalar a opção Um a um).

É possível proceder ao envio de email em formato HTML, contudo, o formato apenas é visível após envio do mesmo. Quando se clica no botão de previsão as tags aparecem em formato texto.

Se não for seleccionada a opção de envio em formato HTML é possível activar a check-box Apresenta o E-mail para confirmação ao enviar, ou seja, quando o utilizador clicar em Terminar no passo 7, poderá visualizar o E-mail antes do envio.

Se o modo de envio escolhido for Um a um poderá activar a check-box Cc e Bcc só no 1º E-mail, evitando assim que os destinatários incluídos nestes campos recebam cópias do E-mail.

Caso seja assinalada a opção Ao enviar regista na correspondência, irá surgir um campo em que deve indicar qual o tipo de referência do E-mail para a gestão de correspondência.

Para envio de SMS:
Neste passo o utilizador deve preencher o campo Telemóvel, arrastando os campos comuns para o local desejado ou escrevendo directamente o nome do campo e separando os campos inseridos com ponto e vírgula (;).
Uma vez seleccionada uma tabela (2º- Selecção de tabelas), não é recomendável digitar números de telemóvel directamente no campo Telemóvel, isto porque o assistente não relaciona os campos da tabela com a informação digitada, ou seja, os campos não irão reflectir os valores da tabela (campos identificados por §).
No entanto é possível enviar Sms digitando os números respectivos no campo descrito, se o utilizador não tiver seleccionado qualquer tabela.

O modo de envio permite definir se os Sms são enviados simultaneamente para os diversos destinatários (assinalar a opção Todos de uma só vez) ou um de cada vez (assinalar a opção Um a um).


5º- Descrição do assunto/ corpo da mensagem
Para e-mail:
Este passo é constituído por dois campos: assunto e corpo do E-mail, sendo este último obrigatório.
No preenchimento de ambos pode usar os campos comuns das tabelas (disponíveis se existirem tabelas seleccionadas - passo 2), arrastando os campos comuns para o local desejado ou escrevendo directamente o nome do campo (conforme indicado na barra de estado no fundo do ecrã) e separando os campos inseridos com ponto e vírgula (;).
A opção Visualizar/Alterar HTML está disponível se no Passo 4 - Opções de envio... tiver a opção Formato HTML activa.
Ao activar a opção Visualizar/Alterar HTML é mostrado o editor de html onde poderá visualizar e alterar a mensagem.
Clicando no botão de previsão poderá visualizar o resultado final do E-mail criado, convertendo os campos nele incluídos. Na impossibilidade destes serem convertidos mantêm-se com o aspecto original (i.e. se tiver sido assinalada a opção Todos de uma só vez).


Ao desdobrar os campos comuns indicados em Para/To: ou Bcc: é efectuada uma verificação dos mesmos, sendo excluídos do resultado final do E-mail aqueles que não estiverem correctamente configurados. No final é apresentada uma listagem com os erros encontrados.
Na previsão é possível personalizar o assunto e o corpo de cada E-mail enviado, assim como apagar registos, contudo estas alterações serão perdidas se posteriormente alterar as tabelas, filtros, os campos Para/To: ou Bcc:, o assunto ou o corpo do E-mail, ou ainda o modo de envio.
Fazendo duplo clique num dos campos comuns coloca-o de imediato no final do Corpo do E-mail.

O botão permite obter uma listagem dos E-mails a enviar.

Nota:
Os restantes ícones de carácter geral existentes no lado direito do ecrã de previsão do E-mail encontram-se explicados nas opções globais

Para SMS:
Este passo é constituído pelo campo Mensagem, para o seu preenchimento pode usar os campos comuns das tabelas (disponíveis se existirem tabelas seleccionadas - passo 2), arrastando os campos comuns para o local desejado ou escrevendo directamente o nome do campo (conforme indicado na barra de estado no fundo do ecrã) e separando os campos inseridos com ponto e vírgula (;).
Clicando no botão de previsão poderá visualizar o resultado final do Sms criado, convertendo os campos nele incluídos.

6º- Ficheiros anexos ao E-mail
Indicação dos ficheiros a anexar ao(s) E-mail(s) enviado(s).
No primeiro campo deve indicar, escrevendo directamente a localização do ficheiro e o seu nome ou procurando através do botão , o ficheiro a anexar.
O botão permite adicionar à listagem o ficheiro mencionado no campo acima.
O botão permite retirar o anexo seleccionado da listagem.

7º- Confirmação
E-mails:
Neste passo é dada por terminada a preparação e são enviados os respectivos E-mails, com ou sem apresentação dos mesmos consoante a escolha do utilizador (passo 4 - check-box Apresenta o E-mail para confirmação ao enviar). Excepto para o formato HTML, em que não existe apresentação final de E-mails.
É possível efectuar alterações no momento da apresentação do E-mail para confirmação.

No ecrã correspondente ao passo 7, caso o corpo do E-mail não possa ser todo visível em simultâneo fica activa uma barra de deslocamento que permite visualizar o restante texto.
O botão permite obter a previsão do(s) E-mail(s) criado(s) e no ecrã de previsão é possível apagar registos através do botão .

Para enviar o(s) E-mail(s) deve clicar em .

Nota:
Só pode dar por terminado o wizard se existir pelo menos um endereço no campo Para/To: e se o Corpo do E-mail estiver preenchido.

Sms:
Neste passo é dada por terminada a preparação e são enviadas as respectivas mensagens Sms, com ou sem apresentação dos mesmos consoante a escolha do utilizador.
O botão de previsão permite obter a previsão do(s) Sms(s) criado(s) e no ecrã de previsão é possível apagar registos através do botão .

Para enviar o(s) Sms(s) deve clicar em .


Esta opção só se encontra disponível caso tenha definido o acesso ao Assistente de e-mail e Sms.

Se possuir PHC ON poderá obter mais informação sobre como optimizar a comunicação da sua empresa, carregando aqui.